Die Metamorphose des Hotel Arena

Das Hotel Arena ist ein charmantes Hotel am Oosterpark in Amsterdam. Das Hotel öffnete 1992 seine Pforten als Übernachtungsmöglichkeit für junge Leute aus der ganzen Welt. Seitdem hat das Hotel vier Sterne erworben und ist zu einem multifunktionalen Veranstaltungsort mit Hotel, Restaurant, Bar und Club gewachsen.

Ernst Pleijsier ist Financial Controller beim Hotel Arena. Er ist mitverantwortlich für die Finanzen des Hotels. Vor einiger Zeit stellte seine Abteilung fest, dass die für die Lohnverwaltung, Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung eingesetzte Software nicht den Anforderungen des Unternehmens entsprach. Daher wurde eine neue Kombination aus zwei Softwarepaketen gewählt: Nmbrs und Dyflexis.

Wachstumsfähiges Planungs- und Zeiterfassungssoftware

Innerhalb von zwei Jahren hat das Hotel eine große Expansion vorgenommen: ein ganz neuer Flügel mit Studios wurde gebaut, ein neues Restaurant eröffnet und der Innenhof renoviert Die Expansion führte auch zu einem Anstieg von neuen Mitarbeitern. „Wir sind fast fünfzig Prozent gewachsen“, erzählt Ernst in einem der neuen Zimmer des Hotels. Mittlerweile arbeiten 120 Vollzeit-, Teilzeit- und Aushilfskräfte dafür, dass alle Gäste im Hotel Arena eine unvergessliche Zeit erleben. Durch das enorme Wachstum des Teams standen Ernst und seine Abteilung vor einer neuen Herausforderung: Wie kann man die Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung für so viele neue Mitarbeiter effizient organisieren?

„Wir sind im Vergleich zu den Vorjahren um fast fünfzig Prozent gewachsen.“

Für die Stundenerfassung wurde ein anderes Softwarepaket verwendet. Leider bot diese Software nicht die gewünschten Anwenderfreundlichkeit. Ernst erklärt uns: „Mit der alten Software konnten wir nur die Zeit erfassen“. Sie beinhaltetet auch ein Planungssoftware, die wir aber nicht für ausreichend hielten, da wir mit vielen unregelmäßigen Schichten zu tun haben.“ Gleichzeitig wurde auch die Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung dem steigenden Bedürfnis nach Effizienz und Komfort nicht gerecht. Deshalb machten sich Ernst und sein Team auf die Suche nach einer zukunftssicheren Lösung.

Verbindung zwischen Planung und Abrechnungssystem

Ernst und sein Team stießen schnell auf Nmbrs und Dyflexis. Nmbrs für die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung und Dyflexis für die einfache Planung von Schichten und die schnelle Erfassung von Arbeitszeiten. Sie schauten sich die Möglichkeiten beider Systeme ausgiebig an, bevor sie sich für einen Wechsel entschieden.

„Mit Nmbrs und Dyflexis haben wir eine Kombination gefunden, mit der wir sehr flexibel arbeiten können“

Am Ende zeigte sich, dass beide Softwarepakete gut für die Bedürfnisse der Organisation geeignet waren. Ernst erklärt, warum die Wahl auf Nmbrs und Dyflexis fiel: „Mit Nmbrs und Dyflexis haben wir eine Kombination gefunden, die es uns erlaubt, sehr flexibel zu arbeiten. Als Beispiel nennt er die Kopplung der beiden Softwares: „Alle möglichen Echtzeit-Kopplungen, die miteinander verbunden sind, sorgen dafür, dass man viel schneller arbeiten kann.“ Außerdem ist es für uns auch von Vorteil, dass beide Anwendungen sehr benutzerfreundlich sind und mit einer App arbeiten.

Alles in einer Planungssoftware

Kurz nach der Integration von Dyflexis verzeichnete das Management des Hotels Arena eine große Verbesserung der Effizienz. Was Ernst besonders auffällt, ist die Benutzerfreundlichkeit des Systems: „Es ist sehr intuitiv. Man kann es gut interpretieren, ohne ein Handbuch lesen zu müssen.“

Weitere Verbesserungen betreffen vor allem die Prozesse rund um die Planung, die Erfassung der Arbeitszeiten und die Lohnauszahlung. Dyflexis ist laut Ernst sehr zugänglich: „Früher mussten wir die Stunden in einem System registrieren und separate Dienstpläne in Excel führen. Mit Dyflexis ist es einfach: Man macht einen Zeitplan, stellt ihn online, und die Mitarbeiter können sich einfach ein- und ausstempeln.

„Es gibt uns die Möglichkeit, die richtigen Mitarbeiter in Bezug auf Kosten und Zeitplan viel gezielter einzuplanen. Das ist definitiv ein Vorteil!“

Dyflexis hilft auch allen Personalplanern, das Personal gezielter einzusetzen, ergänzt Ernst. Er erklärt, dass es für Personalplaner eine Herausforderung ist, die besten Leute einzuplanen, aber gleichzeitig im vorgegebenen Budget zu bleiben. Früher erwies sich dies als sehr schwierig im Hotel ….  Das lag daran, dass Excel nicht den Komfort bot, den die Planer brauchten: „Wenn man einen Dienstplan in Excel macht, dann setzt man den ersten Mitarbeiter ein, der an einem Tag kommt, anstatt sofort zu sehen, wen man am besten einsetzen kann.“ Der Financial Controller erklärt, dass Dyflexis genau in diesem Bereich eine Lösung bietet: „Es gibt Ihnen die Möglichkeit, die richtige Person viel gezielter in Bezug auf Kosten und Planung einzuplanen. Das ist definitiv ein Vorteil.“

Auch der Prozess der Lohnabrechnung sei viel übersichtlicher geworden: „Die Software zeigt sehr deutlich die Schritte an, die zu erledigen sind, bevor man mit der Lohnzahlung beginnen kann.“ Das System zeigt zum Beispiel an, wann bestimmte Arbeitszeiten noch genehmigt werden müssen: „Das erspart uns viel Arbeit, weil die Mitarbeiter beispielsweise hinterher nicht sagen können: ‚An diesem Tag habe ich gearbeitet, aber meine Stunden wurden nicht erfasst‘.

Bereit für weiteres Wachstum

Die Umstrukturierung des Hotels bedeutete auch, dass der Prozess der Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung überarbeitet werden musste. Dyflexis hat dazu beigetragen, diese Prozesse wesentlich zu rationalisieren. Ernst sagt: „Es ist viel effizienter geworden. Dank dieser Effizienzsteigerung ist das Hotel Arena bereit, in den kommenden Jahren weiter zu wachsen


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Ernst Pleijsier

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