Modexpress empfängt, lagert und versendet Waren für bekannte Mode- und Lifestyle-Marken. Das Unternehmen bietet die vollständige globale Abwicklung der Lieferkette. Zu den bekannten Namen, die ihre Dienste in Anspruch nehmen, gehören Suitsupply und Scapino. Man ist aber auch gerne für kleine und mittlere Unternehmen da, die ihre Geschäftstätigkeit erweitern oder auslagern möchten. Die Kunden sind hauptsächlich traditionelle Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen. Wie geht ein Supply-Chain-Anbieter mit der Digitalisierung und den sich ändernden Kundenanforderungen um? Und wie kann er eine gleichbleibend hohe Dienstleistungsqualität gewährleisten? Wir sprachen mit Pieter van der Vorst, HR-Manager bei Modexpress am Standort Alphen aan den Rijn.
Service en Engagement
„Modexpress gibt es seit 1996, damals noch unter dem Namen ‚FashionWheels‘. Nach einer Fusion und einer Namensänderung im Jahr 2013 sind wir seit 2017 wieder völlig unabhängig. 2018 haben wir uns in Modexpress umgetauft“, sagt Pieter. Mehr als 25 Jahre nach der Gründung hat Modexpress sechs Standorte, 500 Mitarbeiter und 150 Kunden weltweit. Rund 80 % der Kunden stammen aus dem Einzelhandel und dem E-Commerce. Die Strategie des Unternehmens lautet, ein engagierter Partner für anspruchsvolle Kunden zu sein und alle Mitarbeiter einzubeziehen. „Um dies zu erreichen, sind wir proaktiv und sehen Herausforderungen als Chancen. Indem wir nicht nur etwas wagen, sondern auch langfristig dranbleiben, erzielen wir Erfolge.“
Pieter spricht mit Begeisterung über neue Entwicklungen in seinem Unternehmen: „Wir bauen derzeit ein brandneues, weitgehend automatisiertes Lager in Helmond. Das tun wir, um mit der Marktnachfrage mitzuziehen: Die Paketzustellung und die damit verbundenen Prozesse müssen immer schneller werden. Um dieser Geschwindigkeit gerecht zu werden, arbeiten wir fünf bis sechs Tage pro Woche und automatisieren so viele Prozesse wie möglich. Aber um weiterhin einen persönlichen Service zu bieten, bleibt ein Teil der Arbeit direkt beim Menschen.“
Eine Spezialität von Modexpress ist der Transport von hängenden Kleidungsstücken. Diese Art des Transports benötigt mehr Platz als gefaltete Kleidung in Kartons. Um hängende Kleidungsstücke ordentlich zu transportieren, arbeitet Modexpress mit angepassten LKW, die speziell für diesen Zweck ausgerüstet sind. In den Niederlanden ist Modexpress fast der einzige Anbieter, der hängende Kleidungsstücke auf diese Weise transportiert. Darüber hinaus bietet Modexpress seinen Kunden nicht nur Standardprozesse, sondern auch individuelle Lösungen an. „Wir haben eine hauseigene Textilreinigung und können Textilien mit Preisschildern versehen. So bieten wir unseren Kunden einen Mehrwert.“
Einsatzplanung in weniger als der Hälfte der Zeit
Die Erstellung von Dienstplänen für sechs Filialen, 500 Mitarbeiter und 150 Kunden mag kompliziert erscheinen, aber natürlich macht Modexpress das schon länger. „Wir müssen das Rad nicht neu erfinden. Seit März 2020 ist Dyflexis ein willkommener Ersatz für unser früheres Planungs- und Zeiterfassungssystem. Das System ermöglicht es uns, unsere Arbeit schneller und besser als bisher zu erledigen.“
“Die Schichtplanung mit Dyflexis wird von zwei Teilzeitangestellten erledigt, die zusammen 160 Stellenprozent benötigen. Das ist eine Zeitersparnis von mehr als der Hälfte!”
„Früher erhielten wir unsere Aufträge erst kurz vor dem Versand. Die Mengen oder das Versanddatum stimmten nicht immer. Das machte es schwierig, die richtige personelle Besetzung zu ermitteln. Außerdem arbeiteten wir lediglich mit einem Zeiterfassungssystem. Dafür beschäftigten wir sechs Teilzeitplaner, insgesamt 4 Vollzeitstellen. Seit wir mit Dyflexis arbeiten benötigen wir nur noch zwei Teilzeitangestellte, zusammen 160 Stellenprozente. Das ist eine Zeitersparnis von mehr als der Hälfte! Die Planer arbeiten an unseren beiden größten Standorten in Helmond. Hier arbeiten zwischen 130 und 140 Personen. Sie erstellen auch die Einsatzpläne für die beiden kleineren Standorte mit weniger als 30 Mitarbeitern. Am Standort Alphen aan den Rijn erledigt der Supervisor die Planung selbst.“
“Verschiedene Zeitarbeitsfirmen können ihre Arbeitskräfte bei Modexpress mit Dyflexis problemlos selbst einteilen.”
Auf die Frage, wie anspruchsvoll es ist, aus Distanz für mehrere Standorte zu planen, sagt Pieter: „Es ist ganz einfach. Um alle Schichten zu besetzen, arbeiten wir mit mehreren Zeitarbeitsfirmen zusammen. Jede dieser Agenturen hat eine eigene Abteilung in unserem System. So können sie den Einsatz ihrer Leute mühelos planen. Zeitarbeiter nutzen genau wie unsere Angestellten die Dyflexis-App für ihre Schichtplanung.“
Gut für Kunden und Mitarbeiter
„Dyflexis passt gut zu unserem Betriebsklima. Wir legen großen Wert auf eine nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit. Es ist wichtig, dass jeder gerne zur Arbeit geht, eine gute Work-Life-Balance trägt dazu bei.“ Die Funktionalitäten der Software machen es den Planern noch leichter, den Lagermitarbeitern zwischen den Schichten ausreichend Erholung zu gönnen: Sie erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn die Planung nicht mit den gesetzlichen Vorschriften übereinstimmt. In der App sehen die Mitarbeiter sofort, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, wie viel Urlaub sie noch haben und wie viel Freizeitausgleich sie zugute haben. „Wir arbeiten hauptsächlich mit Standarddienstplänen, so dass man immer weiß, wo man steht. Allerdings verlangen wir, dass jeder einmal alle vier Wochen am Wochenende arbeitet.“
“Dank Dyflexis verbessern wir unsere Abläufe sowohl intern als auch extern.”
„Früher haben wir ausschließlich Daten aus den Vorjahren verwendet, um Vorhersagen über die Auslastungszeiten zu treffen. Heute nutzen wir die Verknüpfung von Dyflexis mit unserem BI-Tool, um so effizient wie möglich zu arbeiten.“ Alle verfügbaren Informationen im Tagesbericht können zur Lenkung des Betriebs genutzt werden. Pieter: „Damit sparen wir unter anderem Personalkosten. Eine gute Prognose und Planung sind entscheidend für flexibles und effizientes Arbeiten. Jetzt haben wir immer genügend Mitarbeiter im Einsatz. Das ist nicht nur für uns, sondern auch für den Kunden von Vorteil. Dank Dyflexis verbessern wir unsere Abläufe sowohl intern als auch extern.“
Ziele verwirklichen mit Dyflexis
Die Wirtschaft, gesellschaftliche Entwicklungen und natürlich die Jahreszeit sind externe Faktoren, die Modexpress stark beeinflussen. E-Commerce ist im Wachstum begriffen. Um mit dieser digitalen Entwicklung Schritt zu halten, wird die Infrastruktur in den neuen Räumlichkeiten so eingerichtet, dass sie für den Empfang, die Lagerung und die Verarbeitung von Waren sowohl für den E-Commerce als auch für den Einzelhandel geeignet ist. „Wir konzentrieren uns jetzt vor allem darauf, durch Automatisierung effizienter zu arbeiten. Auf diese Weise können wir unsere stündliche Paketkapazität erhöhen! Gleichzeitig schließen wir unseren am wenigsten effizienten Standort. Das schafft Raum für eine kundenorientiertere Arbeitsweise. Wir zentralisieren auch die Bearbeitung aller hängenden Kleidungsstücke, das erledigen wir nur noch am Hauptsitz. Der Markt in den Niederlanden ist ziemlich gesättigt. Unser nächster Wachstumsschritt führt uns ins Ausland. Mit unserer effizienteren Arbeitsweise, die wir zum Teil Dyflexis zu verdanken haben, werden wir dieses Ziel schneller erreichen.“
„Wir sind sehr zufrieden mit Dyflexis. Die Zeiterfassung ist nicht nur für uns transparent, sondern auch für unsere Kunden. Denn sie verlangen einen nachvollziehbaren Nachweis der geleisteten Stunden pro Tätigkeit. Dank der Zeiterfassung von Dyflexis bieten wir unseren Kunden eine fundierte Zeit- und Preisabrechnung an. Dies passt zu unserer Strategie, ein transparenter und engagierter Partner für alle unsere Kunden zu sein.“
