Jansen Foodservice: Persönlicher Service und Automatisierung gehen Hand in Hand

Jansen Foodservice wurde in den 1960er Jahren gegründet und ist ein echtes Familienunternehmen. Seit zwei Generationen setzen sich Familienmitglieder für den Betrieb ein und der Sohn des Firmengründers leitet heute die Geschicke des Unternehmens. Jede neue Generation leistet ihren eigenen Beitrag zur Weiterentwicklung der Geschäftstätigkeiten. Dank verschiedenen Übernahmen wuchs Jansen Foodservice zum heutigen etablierten Unternehmen heran. In weniger als 20 Jahren hat sich die Zahl der Mitarbeiter verzehnfacht, man beschäftigt heute 170 Angestellte. Wie hat Jansen Foodservice es trotz dieses Wachstums geschafft, ein persönlicher, serviceorientierter und unkomplizierter Gastronomie-Großhändler zu bleiben? Kay Heezen, Financial Controller bei Jansen Foodservice, sagt: „Unsere familiäre Arbeitskultur und ein geeignetes Workforce-Management-System haben sich als gute Kombination bewährt.“

Persönlicher Service

„Was Jansen Foodservice so besonders macht, ist die außergewöhnlich hohe Dienstleistungsbereitschaft. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Vertriebsmitarbeiterin bis zum LKW-Fahrer, arbeiten immer mit den gleichen Kunden zusammen. Das schafft nicht nur eine persönliche Bindung, sondern sorgt auch dafür, dass wir die Wünsche und Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden kennen. Das ist sowohl für uns als auch für den Kunden von unschätzbarem Wert. Unsere rund 1.750 Kunden stammen hauptsächlich aus den Niederlanden. Wir beliefern Cateringunternehmen, Fast-Food-Restaurants, Firmen, Kantinen, Vereine und Schulen. Wir sind jederzeit für sie da: Wurden bei der Bestellung bestimmte Produkte vergessen? Dann sorgen wir dafür, dass diese umgehend geliefert werden, vorzugsweise noch am selben Tag. Wir verladen Produkte nach dem FIFO-Prinzip und in unserer Produktionsanlage werden aus frischem Obst, Gemüse und Kartoffeln kundenspezifische Produkte vorbereitet. Da wir diese Produkte geschnitten liefern, kann ein Restaurant sein Mise-en-Place beschleunigen.“

Kay Heezen an der Arbeit bei Jansen Foodservice

Mühsame Kleinarbeit optimal digitalisiert

„Früher erstellten wir unsere Zeitpläne in Excel und verwendeten eine separate Zeiterfassungssoftware. Wir mussten regelmäßig manuelle Anpassungen vornehmen, was unbeabsichtigt zu Fehlern führte. Diese mussten wiederum manuell korrigiert werden. Obwohl wir damals noch ein kleines Unternehmen waren, hat uns das so viel Zeit gekostet, dass wir nach einer Alternative gesucht haben.“

„Dyflexis ist enorm flexibel und komplett auf die Bedürfnisse unserer Organisation abgestimmt.”

„Im Jahr 2021 sind wir durch eine Übernahme von 90 auf 150 Mitarbeiter gewachsen. Dieser Schritt machte uns noch bewusster, wie wichtig eine exakte Arbeitszeiterfassung ist. Nur damit bekommt man seine Organisation in den Griff. Wir sind an vier Standorten tätig: in den drei Großhandelsniederlassungen und in der Obst-, Gemüse- und Kartoffel-Produktionsanlage. Wir arbeiten regelmäßig mit freien Schichten und setzen pro Standort zehn bis fünfzehn Abend- und Wochenendkräfte ein. Nicht jede Planungs- und Zeiterfassungssoftware ist dafür geeignet, aber Dyflexis ist enorm vielseitig und lässt sich ganz nach unseren Wünschen und Bedürfnissen einrichten. Jetzt arbeiten wir mit Standarddienstplänen und freien Schichten am Wochenende. Früher mussten wir ständig Leute anrufen, um freie Schichten zu besetzen, jetzt melden sich unsere Leute selbst über die App für die Schichten an. So löst sich das Besetzungsproblem oft von selbst. Das funktioniert sehr gut, da wir die Leute nicht mehr zuweisen müssen.“

„Dank Dyflexis löst sich das Besetzungsproblem von selbst.”

“Die Dyflexis-App zeigt an, wann man eingeplant ist und wie viele Stunden man gearbeitet hat. Dank dieser Transparenz gibt es praktisch keine Diskussionen mehr, ob geleistete Stunden korrekt erfasst worden sind. Das liegt auch daran, dass wir auf Anraten von Dyflexis von Anfang an klare Rundungsregeln aufgestellt haben. Außerdem kann man immer sehen, wie viele Urlaubstage und Überstunden man noch hat, was sehr praktisch ist! Abgesehen davon, dass diese Art der Planung viel Zeitersparnis bringt, sind unsere Mitarbeiter mit der Transparenz bei den Arbeitszeiten sehr zufrieden.“

 

Schnelles Wachstum erfordert reibunglose Integrationen

„Wir arbeiteten bereits mit KAB und Nmbrs. KAB empfahl uns Dyflexis als neues Planungs- und Zeiterfassungssystem. Ich bin immer noch froh, dass wir diesen guten Rat befolgt haben. Nach der Einführung von Dyflexis lief alles viel effizienter: Die Software gewährleistet eine enorme Anpassungsfähigkeit. Diese Flexibilität leistet einen wichtigen Beitrag an unser Wachstum. Durch die Integration mit Nmbrs und KAB sind die Mitarbeiterdaten in unserem System immer aktuell. Früher musste ich neue Mitarbeiter in drei verschiedenen Systemen erfassen. Jetzt mache ich das nur noch in Nmbrs, das die Mitarbeiterdaten dann automatisch an Dyflexis weiterleitet. So benötige ich nur noch die Hälfte der Zeit für die Erfassung neuer Kolleginnen und Kollegen! Ich kann sogar Leute bereits einplanen, wenn ein Anstellungsvertrag noch nicht ganz vollständig ist. Auf diesem Weg erhält die Person direkten Zugang zur App und somit zur Schichtplanung. So entstehen keine unnötigen Verzögerungen.“

„Früher habe ich die geleisteten Stunden exportiert und musste sie von Hand prüfen, was mich jedes Mal vier Stunden gekostet hat. Jetzt genehmige ich die Arbeitszeiterfassung einfach und schnell in Dyflexis und brauche dafür nur noch eineinhalb Stunden. Mit einem Tastendruck leiten wir die korrekte Zeiterfassung an Nmbrs und KAB weiter. Eine einwandfreie Lohnabrechnung ist somit gewährleistet. Dank dieser Zeitersparnis kann ich mich jetzt mehr auf die Erstellung von Analysen zur Unterstützung der operativen Geschäftstätigkeiten konzentrieren.“

 

Jansen Foodservice in Doetinchem, Niederlande

Investion in Innovation

Jansen Foodservice ist ein fortschrittliches Unternehmen. Was mit persönlichen Lieferungen in der Region begann, wuchs durch Übernahmen und Investitionen in innovative Entwicklungen und Software zu einem stolzen Unternehmen heran. Ein gutes Workforce Management leistet einen wichtigen Beitrag zum Erfolg.

„Dyflexis trägt zu unserem Service bei, denn das System ermöglicht es unseren vier Standorten, schnell und mühelos miteinander zu kommunizieren. So sind unsere Mitarbeiter immer auf dem Laufenden. Dyflexis gewährt uns einen vertieften Einblick in die Geschäftsergebnisse und strafft die internen Prozesse. Dadurch können wir unseren Kunden noch mehr Service bieten.“

„Solange sich Dyflexis weiterentwickelt, kann unser Unternehmen weiter wachsen.”

„Wir investieren derzeit in Voice Pick, um unsere Lager weitgehend zu automatisieren. Mit Voice Pick tragen unsere Lageristinnen und Lageristen beim Kommissionieren Kopfhörer. Gleichzeitig geben sie mündlich an, wie viele Kartons oder Stückzahlen sich noch in einem Regal befinden. Dies ermöglicht eine sofortige Bestandsaufnahme. Diese neue Arbeitsweise ist etwas gewöhnungsbedürftig, aber sie sorgt dafür, dass Kommissionierfehler vermieden werden. Das Ergebnis ist ein höherer Prozentsatz an First Time Right, was uns noch effizienter und zuverlässiger macht. In Dyflexis sehen wir dann, welche Vorteile das System uns bringt. Vielleicht benötigen wir weniger Mitarbeiter pro Schicht oder wir können mehr mit Wochenend- und Abendkräften arbeiten.“

Demnächst werden wir unser Dyflexis-System um noch mehr Integrationen erweitern. Unser Telefonsystem wird mit Dyflexis verknüpft, damit wir Personen automatisch als anwesend oder abwesend melden können. Wir werden auch eine Verbindung zu PowerBI herstellen, damit wir unsere KPI weiter vervollständigen können. So können wir die Geschäftsergebnisse gezielter im Auge behalten. Dank unseren heutigen KPI-Dashboards wissen wir bereits, wann die meisten Aufträge eingehen. Dies ist ein nützliches Tool zur Vorhersage arbeitsintensiver Zeiträume. Davon machen wir bei der Planung dankbar Gebrauch. Auf diese Weise haben wir für den erwarteten Ansturm immer die richtigen und vor allem genügend Mitarbeiter einsatzbereit. Wie Sie sehen, sind wir ständig auf der Suche nach Innovationen und schöpfen alle Möglichkeiten, die uns Workforce Management bietet, voll aus. Wir sind immer offen für neue Funktionalitäten, wenn sie unser Geschäft, unsere Mitarbeiter und natürlich auch unseren Service fördern. Solange sich Dyflexis weiterentwickelt, kann unser Unternehmen weiter wachsen.“