Jansen Foodservice: persoonlijke service en automatisering gaan hand in hand

Kay Heezen

Jansen Foodservice bestaat sinds de jaren 60 en is een echt familiebedrijf. Al twee generaties werken familieleden vol trots in het bedrijf: momenteel is de zoon van de oprichter de huidige directeur. Iedere nieuwe generatie levert hun unieke bijdrage aan de ontwikkeling van het bedrijf. Mede door verschillende overnames groeide Jansen Foodservice uit tot de gevestigde naam die het nu is. In nog geen twintig jaar tijd vertienvoudigden ze het aantal medewerkers: inmiddels zijn er 170 mensen in dienst. Hoe blijven ze ondanks deze groei de persoonlijke, servicegerichte en nuchtere horecagroothandel? Kay Heezen, Financial Controller bij Jansen Foodservice, vertelt: “Een familiaire werkcultuur en een passend Workforce Management systeem blijken een gouden combinatie.”

Persoonlijke service

“Wat Jansen Foodservice zo bijzonder maakt, is onze uitzonderlijke service. Onze medewerkers, van vertegenwoordiger tot vrachtwagenchauffeur, werken altijd met dezelfde klanten samen. Naast dat dit een persoonlijke band schept, zorgt het er ook voor dat wij altijd de wensen en behoeftes per klant weten. Dit is van onschatbare waarde voor zowel ons als voor henzelf. In totaal hebben wij zo’n 1750 klanten, voornamelijk in Oost-Nederland. Dit varieert van restauratief, fastfood, bedrijven, lunchrooms, verenigingen en scholen. We doen alles voor ze: Zijn ze per ongeluk vergeten om bepaalde artikelen te bestellen? Dan zorgen wij ervoor dat we deze zo snel mogelijk, het liefst nog dezelfde dag, leveren. Ook laden we producten FIFO in en maken we in onze eigen AGF-productie (aardappels, groente en fruit) allerlei producten op maat. Deze bereiden we met verse ingrediënten en maken we volgens de specifieke wensen van de klant. Omdat wij deze producten gesneden aanleveren, versnelt een restaurant hun mise-en-place.”

Kay Heezen aan het werk bij Jansen Foodservice

Van handwerk naar een digitale match made in heaven

“Eerst maakten we planningen in Excel en gebruikten we losse tijdregistratiesoftware. We maakten regelmatig handmatige aanpassingen, waardoor er onbedoelde fouten ontstonden. Deze corrigeerden we vervolgens ook weer handmatig. Ondanks dat we toen nog een kleine organisatie waren, kostte het ons zoveel tijd dat we hier echt een alternatief voor zochten.”

“Dyflexis is enorm flexibel en is volledig ingericht naar de behoeftes van onze organisatie.”

“In 2021 groeiden we dankzij een overname van 90 naar 150 medewerkers. Toen voelden we al helemaal de noodzaak om duidelijk inzicht te krijgen in hoeveel iemand precies werkt. Door dit in kaart te brengen, krijg je meer grip op je organisatie. In totaal hebben wij vier vestigingen: drie groothandels en één AGF-productiehal. We werken regelmatig met open diensten en hebben per vestiging tien à vijftien avond- en weekendhulpen. Niet iedere plannings- en urenregistratiesoftware is hiervoor een juiste match, maar Dyflexis is enorm flexibel en volledig in te richten naar onze wensen en behoeftes. Nu werken we met standaardroosters en open diensten in de weekenden. Voorheen belden en appten we mensen constant om deze open diensten in te vullen, nu reageren mensen zelf via de app om zich hiervoor in te schrijven. Het bezettingsprobleem lost zich dus vaak vanzelf op. Dit werkt prettig, je hoeft geen mensen meer aan te wijzen.”

“Dankzij Dyflexis lost het bezettingsprobleem zich vanzelf op.”

De Dyflexis app laat zien wanneer je gepland staat en hoeveel uur je gewerkt hebt. Dankzij deze duidelijkheid zijn er vrijwel geen discussies meer of de gewerkte uren wel kloppen. Dat komt mede doordat we op advies van Dyflexis vanaf begin af aan duidelijke afrondregels instelden. Ook ziet iemand altijd in hoeveel vakantie en tijd-voor-tijd diegene nog heeft, erg handig! Naast dat deze manier van plannen veel tijd bespaart, zijn medewerkers erg blij met de duidelijkheid rondom hun werkrooster.”

 

Soepele integraties faciliteren snelle groei

“We werkten al samen met KAB en Nmbrs. Toen we een planning- en urenregistratiesysteem zochten, raadde KAB ons Dyflexis aan. Ik ben nog steeds blij dat we hun advies destijds overnamen. Na de implementatie van Dyflexis verliep alles een stuk efficiënter: de software zorgt er namelijk voor dat we altijd flexibel blijven. Flexibiliteit is een belangrijk element in onze groei. Door de integratie met Nmbrs en KAB, staan altijd de meest actuele medewerkergegevens in ons systeem. Voorheen voerde ik nieuwe medewerkers in drie verschillende systemen in. Nu doe ik dit alleen in NMBRS, waarna deze de medewerker informatie automatisch doorstuurt naar Dyflexis. Hierdoor ben ik de helft minder tijd kwijt aan nieuwe collega’s toevoegen! Ook als iemands contract nog niet helemaal rond is, kan ik hen al wel inroosteren. Diegene heeft dan ook direct toegang tot de app en dus ook de planningen. Dit helpt ons om de groei en snelheid in het bedrijf te houden.”

“Eerst maakte ik exports van de gewerkte uren en moest ik deze met de hand controleren, daar was ik wel vier uur per keer mee bezig. De urenregistratie accorderen doe ik nu makkelijker en sneller in Dyflexis en kost me slechts anderhalf uur. Met één druk op de knop versturen we de correcte urenregistratie naar Nmbrs en KAB. Vervolgens verloopt de verloning foutloos. Dankzij deze tijdsbesparing focus ik mij nu meer op het maken van analyses, die ik inzet bij het aansturen van de bedrijfsvoering.

Jansen Foodservice in Doetinchem

Investeren om te innoveren

Jansen Foodservice doet hun naam eer aan. Waar het allemaal begon met persoonlijke leveringen met busjes door de hele regio, groeide het bedrijf door overnames en innovatieve ontwikkelingen en software. Een goede Workforce Management oplossing is hier onderdeel van.

“Dyflexis draagt bij aan onze dienstverlening doordat we met het systeem intern snel, kort en bondig communiceren tussen alle vier de vestigingen. Zo houden we ons personeel op de hoogte van wat er speelt. Dankzij Dyflexis krijgen we meer inzicht in bedrijfsresultaten en stroomlijnen we interne processen. Hierdoor bieden we nog meer service aan onze klanten.”

“Zolang Dyflexis zich blijft ontwikkelen, kan onze organisatie blijven groeien.”

“Op dit moment investeren we in Voice Pick om onze magazijnen grotendeels te automatiseren. Met Voice Pick verzamelen onze magazijnmedewerkers met een koptelefoon op de klantorders. Tegelijkertijd geven ze mondeling aan hoeveel dozen of stuks er nog in een schap liggen: hierdoor is er direct een voorraadinventarisatie. Deze nieuwe manier van werken is even wennen, maar zorgt ervoor dat we pickfouten voorkomen. Dit resulteert uiteindelijk in een hoger percentage First Time Right, waardoor we nog efficiënter en betrouwbaarder werken. In Dyflexis zien we vervolgens wat dit qua voordeel oplevert. Wellicht hebben we minder medewerkers per shift nodig of kunnen we meer met weekend- en avondhulpen werken.”

Binnenkort breiden we ons Dyflexis systeem uit met nog meer integraties. Zo koppelen we onze telefooncentrale, zodat we iemand automatisch op aanwezig of afwezig kunnen zetten. Ook koppelen we met PowerBI zodat we onze KPI’s verder aanvullen. Daarmee sturen we gerichter aan op bedrijfsresultaten. We weten al vanuit onze huidige KPI-dashboarden wanneer de meeste orders binnenkomen. Dit is een handige tool bij het voorspellen van een drukke periode. Hier maken we dankbaar gebruik van tijdens het plannen. Zo hebben we altijd de juiste en vooral voldoende mensen op de werkvloer om de verwachte drukte aan te kunnen. Zoals je merkt, blijven we constant innoveren en maken we volop gebruik van alle mogelijkheden die Workforce Management ons biedt. We staan altijd open voor nieuwe functionaliteiten als die ons bedrijf, onze medewerkers en natuurlijk onze service vooruithelpen. Zolang Dyflexis zich blijft ontwikkelen, kan onze organisatie blijven groeien.”


Ontdek hoe u kunt besparen