Für viele Firmen hat Unternehmenswachstum oberste Priorität. Doch in der Praxis tut man sich schwer, dieses Ziel zu erreichen. Dies ist bei der Eetgemak Groep nicht der Fall. Das Unternehmen ist in den letzten Jahren von 200 auf 500 Mitarbeiter gewachsen – bei gleichbleibender Besetzung in der Personalabteilung. Eine clevere Digitalisierung machte dies möglich.
Die Eetgemak Groep ist aus einem Gemüseladen hervorgegangen. Dieser Charakterzug ist immer noch erkennbar: Die Frische der Zutaten steht bei der Zubereitung und beim Angebot der bedarfsgerecht zubereiteten Gerichte zentral. Das ist erstaunlich, wenn man weiß, dass täglich fast 30.000 Mahlzeiten geliefert werden.
Fakten zur Eetgemak Groep
Mitarbeiter: 500
Besteht aus: 4 Marken
Niederlassungen: an verschiedenen Standorten in den Niederlanden
Produktionsteam: Köche, Ernährungsberater, Produktionsmitarbeiter und Lebensmittelassistenten
Schlüsselbegriffe: frisch, bedarfsgerecht, schmackhaft und nachhaltig
Eetgemak hat sich auf die Zubereitung von frischen, nahrhaften und bedarfsgerechten Gerichten für Kunden spezialisiert, die für ihre Gäste oder sich selbst nicht kochen möchten oder können. Abnehmer sind unter anderem die Altenpflege, Krankenhäuser und die Psychiatrie. Hotels und Restaurants, die mit Personalmangel zu kämpfen haben oder große Gruppen bewirten, gehören ebenfalls zum Kundenstamm.
Zum Eetgemak-Konzept gehören noch weitere Komponenten. FoodforCare liefert ausgewogene Mahlzeiten für die Rehabilitation von Patienten. Eetkomeet bietet gesunde Mahlzeiten für Kitas. Vers voor Thuis schließlich bietet schmackhafte Mahlzeiten für zu Hause an, die vom Verbraucher nur noch aufgewärmt werden müssen.
Ohne präzise Planung geht nichts
Da die Kunden jeden Tag ihre Mahlzeiten benötigen, ist die Produktionsstätte der Eetgemak Groep rund um die Uhr in Betrieb. Auch an Wochenenden und Feiertagen. Es wird in einer Tagesschicht und einer Abend-/Nachtschicht gekocht. Neben dem Küchenteam stehen noch viele weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einsatz. Unter anderem die Abteilungen Empfang, Verpackung und Transport. In den beiden großen Krankenhäusern, in denen sie auch Servicedienstleistungen erbringen, bietet Eetgemak den ganzen Tag über Speisen und Getränke an. Da ist eine genaue Schichtplanung und verlässliche Zeiterfassung absolut unverzichtbar.
Früher entstanden zwischen der Personalabteilung und Mitarbeitern manchmal Diskussionen über Arbeitszeiten und Urlaub. Es war auch nicht immer klar, wie der Dienstplan genau aussah. Daniël Wolffensperger, Personalleiter der Eetgemak Groep: „Wir arbeiteten mit Planern pro Standort und erstellten die Zeiterfassung und Dienstpläne in Excel-Tabellen. Das funktioniert gut, solange man ein kleines Unternehmen ist. Aufgrund unseres starken Wachstums wurde es nach und nach zu einem Tagesjob. Wir sahen ein, dass wir anfangen mussten, cleverer zu arbeiten. Wir überlegten uns, wie wir unsere Prozesse in möglichst kurzer Zeit optimieren können. Auf diese Frage gab es nur eine richtige Antwort: durch Digitalisierung.“
Entlastung ist entscheidend
Durch die Digitalisierung des Planungsprozesses und der Zeiterfassung werden die Mitarbeiter entlastet. Sie müssen sich nur noch ein- und ausstempeln. Das macht die Arbeit auch transparenter, so der Personalleiter. „Wir haben uns für die Workforce-Management-Software von Dyflexis entschieden. Damit werden unter anderem die geleisteten Arbeitsstunden und die freien Tage erfasst, was für die Mitarbeiter sehr übersichtlich ist.“
Bei Eetgemak hat man beschlossen, dass Abteilungsleiter oder direkte Assistenten für die Schichtplanung zuständig sind. Nur die Krankenhausteams haben einen eigenen Planer. „Diesen Bereich kann die Personalabteilung nicht selbst machen“, sagt Robin Dijkhuizen, Personalberater des Unternehmens. „Es gibt viele Dinge, die wir berücksichtigen müssen. Denken Sie an Produktionsspitzen. Das wissen die Abteilungen selbst am Besten.“
Die Genehmigung von Zeitplänen und Zeiterfassung hingegen obliegt immer der Personalabteilung. Dijkhuizen: „Wir wandeln die erfassten Stunden in Lohnstunden um. Indem wir die manuellen Erfassung durch eine digitalisierte Lösung ersetzt haben, ist dieser Prozess einfacher und weniger fehleranfällig geworden.“
Die Vorteile der Arbeit mit Dyflexis
Daniël Wolffensperger ist von den Vorteilen, die die Dyflexis-Technologie der Eetgemak Groep bietet begeistert. Dazu gehören:
Skalierbar: Die Software von Dyflexis wächst mit dem Anwender mit. So kann die Eetgemak Groep einen neuen Kunden problemlos in die Lösung einbinden.
Intuitiv: Die Anwendung ist einfach zu bedienen. In der mobilen App oder in der Desktop-Anwendung finden Mitarbeiter mühelos die gewünschten Informationen.
API für Personal- und Gehaltsabrechnungssoftware: BCS ist mit Dyflexis verknüpft. Damit wurde die Gehaltsabrechnung erheblich vereinfacht.
Partnership: Die Eetgemak Groep sieht Dyflexis nicht nur als Lieferant, sondern auch als Partner. Wenn komplexe Fragen auftauchen, hilft Dyflexis, die richtige Lösung zu finden.
Innovativ: Die Dyflexis-Software wird kontinuierlich weiterentwickelt. So integriert die Eetgemak Group regelmäßig neue, hilfreiche Funktionen für ihre Anwender.
Beratung: Dyflexis berät Kunden proaktiv. So werden die Kunden beispielsweise über Änderungen in der Arbeitsgesetzgebung und -vorschriften sowie über neue Trends informiert. Die Eetgemak Groep erfährt zeitnah, wie sie mit Dyflexis darauf einspielen kann oder wie Dyflexis mit diesen Änderungen umgeht.
Verknüpfung mit Personal- und Gehaltsabrechnungssoftware
Die Dienstpläne und die komplette Urlaubsverwaltung der Eetgemak Groep stehen in Dyflexis. Dank einer API ist Dyflexis auch mit der Personal- und Gehaltsabrechnungssoftware BCS verbunden. Alle erfassten Arbeitsstunden, die sich finanziell auswirken, werden in BCS eingetragen. Dies vereinfacht eine äußerst komplexe Aufgabe des Unternehmens.
„Wir sind in mehreren Branchen tätig und haben mit nicht weniger als vier verschiedenen Tarifverträgen zu tun“, erklärt Wolffensperger. „Darüber hinaus haben wir zehn verschiedene Gruppen, die Unregelmäßigkeitszuschläge erhalten. Die Höhe dieser Zulagen hängt davon ab, wann ein Mitarbeiter zum Unternehmen gestoßen ist und welche Bedingungen wir in den Arbeitsverträgen vereinbart haben. Auch für den Bereitschaftsdienst gelten unterschiedliche Vereinbarungen.“
„Die Verknüpfung von Dyflexis mit BCS vereinfacht diesen komplexen Gesamtprozess. Damit können wir den variablen Teil des Gehalts mit allen festen Lohnbestandteilen abgleichen. So gewährleisten wir für alle Angestellten eine korrekte Gehaltsabrechnung.“
Alles im Griff
Als Beispiel für die Partnerschaft mit Dyflexis nennt Wolffensperger die Hilfe bei der Herstellung von Verknüpfungen mit anderen Anwendungen. Man stellt sich dies als Standardprozess vor, es ist jedoch anspruchsvoller, als man meint. Dann ist es sehr hilfreich, wenn man die Verknüpfungen in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Lieferanten herstellen kann.
„Ein Nebeneffekt dieser Verknüpfung ist, dass wir ein Stück Self-Service bekommen haben.“ Man sieht dem Personalleiter an, dass er damit sehr zufrieden ist. Die Systematik für die Gehaltsabrechnung wurde kürzlich geändert. Während Dyflexis diesen Prozess bis anhin vollständig einrichtete, nimmt die Eetgemak Groep die Änderungen neuerdings selbst vor.
„Bisher mussten wir eine E-Mail schicken, um Änderungen vorzunehmen, jetzt richten wir sie selbst ein. Während wir bei Dyflexis die Zuschläge selbst beeinflussen und abstimmen, machen wir das bei BCS auf der Ebene der Lohnbestandteile. Dadurch haben wir den Prozess im Griff, auch wenn anschließend noch eine Überprüfung erforderlich ist.“
Welche Vorteile hat es, Zuschläge selbst zu bearbeiten? „Wir sparen viel Zeit. Da man weniger von Menschen abhängig ist, gewinnt man an Zuverlässigkeit. Ein Programm macht im Grunde genommen keine Fehler. Das kann man von Menschen nicht behaupten – egal, wie gut die Absichten sind.“
Die Vorteile der Dyflexis-App
Die Frage nach den Vorteilen der Arbeit mit Dyflexis nach Aufgabenbereich beantwortet Wolffensperger wie folgt:
- „Unsere Mitarbeiter*innen bekommen einen genauen Einblick in ihre Daten. Sie können alle Stunden und Urlaubstage einsehen und kontrollieren. Das Zeiterfassungssystem ist für alle präzise und transparent.“
- In Bezug auf die Personalplanung lobt er die Dyflexis-Software für ihre Benutzerfreundlichkeit. „Schichtplanung ist eine komplexe Arbeit, und mit dem Tool kann man in kürzerer Zeit für mehr Personen planen.“
- „Ich denke, dass die Eetgemak Groep nur dank der Verknüpfung von Dyflexis mit der Gehaltsabrechnung das Wachstum von 200 auf 500 Mitarbeiter mit gleichbleibender Besetzung der Personalabteilung schaffen konnte. Ich wage zu behaupten, dass Dyflexis zu unserem Wachstum beigetragen hat.“
Offen für neue Entwicklungen
Nutzt die Eetgemak Groep alle Funktionalitäten von Dyflexis? „Nein, ich bin sicher, dass wir noch viel mehr herausholen können. Wir sind offen für neue Entwicklungen, aber aufgrund von Übernahmen und starkem Wachstum ändert sich gerade Vieles im Unternehmen. Deshalb behalten wir die vertraute Arbeitsweise vorerst bei. Aber wer weiß, was die Zukunft bringen wird“, meint Wolffensperger abschließend.
