Für Van Dijk Banket ist es ein Kinderspiel

Im Gespräch mit: Hermien Mulder und Jeroen Koeling

Mit Leidenschaft und Liebe zur Backkunst produziert Van Dijk Banket köstliche Kuchen, Kekse und Schokolade. Die Bäckerei arbeitet nach traditionellen Methoden, produziert aber im großen Stil. Mit einem eingespielten Team von 90 Mitarbeitern beliefert das Unternehmen viele große Supermarktketten in den Niederlanden und im Ausland mit erstklassigen Backwaren. Bei Kaffee und Kuchen sprachen wir mit Hermien Mulder und Jeroen Koeling über ihre Erfahrungen mit Dyflexis.

Hermien ist verantwortlich für die Personaleinsatzplanung bei Van Dijk Banket. Sie kümmert sich um Personalmanagement, Personalplanung, Gesundheits- und Sicherheitsfragen, sowie Schulungen. Nach mehr als zwölf Jahren im Unternehmen kennt sie das Van Dijk Banket wie ihre Westentasche. Ihr Kollege Jeroen Koeling ist für das Controlling und die Steuerung wichtiger Geschäftsprozesse verantwortlich. Mit der Mentalität „Messen ist Wissen“ behält er die Produktionskosten genau im Auge. Ein wichtiger Teil davon sind die Personalkosten. Deshalb hat Jeroen viel mit den Mitarbeitern von Van Dijk Banket zu tun. Seit zwei Jahren nutzen Hermien und Jeroen nun schon Dyflexis, um ihre Aufgaben richtig zu erledigen.

Herausforderungen

In den Produktionshallen neben dem Hauptsitz der Van Dijk Banket arbeiten mehr als 60 Mitarbeiter. Sie arbeiten an einer der vier Produktionslinien, an denen Marzipan, Mokka-Damen, Torten und Kekse hergestellt werden. Für Hermien und Jeroen ist es eine große Herausforderung, alle Mitarbeiter flexibel zu planen und gleichzeitig die Personalkosten im Auge zu behalten. Das liegt unter anderem an dem hohen Druck, unter dem sie arbeiten müssen. Jeroen erklärt: „Es ist sehr hektisch. Das kenne ich von meiner früheren Arbeit. Wenn dort etwas schief ging, wurde ein Knopf gedrückt und alles kam zum Stillstand, aber das ist hier nicht möglich. Die Kekse können nicht im Ofen gelassen werden.“ Ein Gleichgewicht zwischen dem richtigen Personalbestand und den Personalkosten zu finden, ist für van Dijk Banket daher essentiell.

„In der Vergangenheit haben wir mindestens eineinhalb Tage mit der Planung verbracht.“

Die Planung für die Produktionsmitarbeiter wurde früher in Excel vorgenommen. Hermien erzählt uns, dass sie damit nicht sehr glücklich waren: „Zuerst haben wir mindestens anderthalb Tage mit der Planung verloren. Das lag vor allem daran, dass alles manuell eingegeben werden musste. In Excel macht man oft Fehler, da es sehr leicht ist, jemanden doppelt einzuplanen oder zu vergessen.

Zusätzlich wurden die Arbeitszeiten mit Hilfe von Stundenzetteln erfasst. Diese wurden dann manuell in den Computer eingegeben. Auch dies nahm viel Zeit in Anspruch und verursachte oft Fehler. „Ich habe zweieinhalb Tage an der Planung und den Stunden gearbeitet“, berichtet uns Hermien. Da der Prozess der Planung und Zeiterfassung schwierig war, führte dies dazu, dass Jeroen die Personalkosten nur schwer im Auge behalten konnte.

Lösungen

Hermien und Jeroen machten sich auf die Suche nach einer Software, die ihren Wünschen entsprach. Einerseits sollte die Software Hermien die Arbeit abnehmen. Andererseits sollte sie Jeroen auch mehr Einblick in die Personalkosten geben. Auf der Suche nach einer optimalen Lösung fanden sie Dyflexis. Nach einer Demo von Dyflexis war einer der Direktoren sofort begeistert. Er wollte so schnell wie möglich die neue Software im Unternehmen implementieren. „Je früher, desto besser“, berichtet uns Hermien.

„Damit kann ich pro Produktionslinie sehen, was die geplanten und geleisteten Stunden sind.“

Inzwischen nutzt Van Banket Dyflexis intensiv für die Planung und Zeiterfassung. Die Benutzerfreundlichkeit des Systems ermöglichtes es Hermien einige ihrer Aufgaben an einen der Teamleiter übertragen. Er ist nun für die Personalplanung verantwortlich. Dadurch kann Hermien eine Führungsrolle übernehmen und hat mehr Zeit für andere Aufgaben.

Die Zeiterfassung erfolgt nun durch die Mitarbeiter selbst über eine Stempeluhr mit Fingerscan. Die Stunden werden zunächst von den Teamleitern genehmigt oder abgelehnt, danach muss Hermien nur noch das letzte Häkchen setzen. Auf diese Weise kann sie bestimmte Aufgaben delegieren, behält aber trotzdem die Zeiterfassung im Auge.

Außerdem hat Jeroen viel mehr Einblick in die Personalkosten bekommen und Tools zur deren Anpassung erhalten. Er nutzt die Auswertungsberichte in Dyflexis, um die Personalkosten zu analysieren. „So kann ich sehen, was die geplanten und geleisteten Stunden pro Produktionslinie sind“, sagt er.

Ergebnisse

Die Ergebnisse sind erstaunlich. Früher hat Hermien eineinhalb Tage pro Woche mit der Planung verbracht. Das gehöre der Vergangenheit an, sagt sie: „Jetzt verbringen wir etwa 6 Stunden pro Woche mit der Planung. Auch die Zeit, die sie für die Zeiterfassung aufwendet, ist deutlich weniger geworden. Früher hat sie dafür einen Tag gebraucht, aber jetzt verbringt sie kaum noch Zeit damit: „Das hat sich jetzt auf eine halbe Stunde pro Woche reduziert. Diese Zeitersparnis ist zum Beispiel darauf zurückzuführen, dass die Urlaubsanträge jetzt online gestellt werden können. Das spart eine Menge Zeit, da das Personal nicht mehr an meinem Schreibtisch stehen muss, um zu fragen, ob sie frei haben können „, erzählt uns Hermien

„Mit der Planung verbringen wir jetzt etwa 6 Stunden pro Woche“

Darüber hinaus kann Jeroen eine Menge interessanter Daten aus dem System extrahieren. Er nutzt diese Daten, um die Prozesse anzupassen. Dyflexis zeigt ihm zum Beispiel, welche Leute er am besten einplanen kann: „Früher wurde auch mal ein Maschinenführer als Verpackungsarbeiter eingesetzt, aber durch Dyflexis haben wir realisiert, dass wir solche teuren Leute nicht in diesen Positionen einsetzen sollten.“ Mit dieser Erkenntnis kann er die Budgets in Dyflexis anpassen und beim nächsten Mal hohe Kosten vermeiden.

„Früher wurde auch mal ein Maschinenführer als Verpackungsarbeiter eingesetzt, aber durch Dyflexis haben wir realisiert, dass wir solche teuren Leute nicht in diesen Positionen einsetzen sollten.“

Hermien und Jeroen sind auch sehr begeistert von der Benutzerfreundlichkeit des Systems. Jeroen sagt über die Auswertungsberichte: „Mit nur einem Mausklick kann man viele wertvolle Auswertungsberichte einsehen und es ist sehr logisch aufgebaut!

Nichts steht Ihnen mehr im Weg

Mit Dyflexis ist die Planung und Zeiterfassung ein Kinderspiel geworden. Zum einen spart Hermien dadurch viel Zeit, zum anderen erhält Jeroen dadurch mehr Einblick in die Personalkosten. Auf diese Weise können sie eine flexible Planung gewährleisten, aber auch die Personalkosten im Auge behalten. Mit anderen Worten: Nichts hindert Van Dijk Banket daran, weiterhin das zu tun, was sie am besten können: köstliche Backwaren herzustellen.


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Hermien Mulder & Jeroen Koeling

Van Dijk Banket