De metamorfose van Hotel Arena

Hotel Arena is een karakteristiek hotel gelegen aan het Oosterpark in Amsterdam. Het hotel opende haar deuren in 1992 als sleep-in voor jongeren uit alle windstreken. Inmiddels heeft het hotel vier sterren verworven en is het uitgegroeid tot multifunctionele horecagelegenheid met hotel, restaurant, bar en club.

Ernst Pleijsier is Financial Controller bij Hotel Arena. Hij is medeverantwoordelijk voor de financiële gezondheid van het hotel. Enige tijd geleden constateerde zijn afdeling dat de software die werd gebruikt voor de loonadministratie, planning en urenregistratie niet goed aansloot bij de wensen van het bedrijf. Daarom werd er gekozen voor een nieuwe combinatie van twee softwarepakketten: Nmbrs en Dyflexis.

 

Groeibestendig planning- en urenregistratiesysteem

In twee jaar tijd werd het hotel flink uitgebreid: er werd een hele nieuwe vleugel met studio’s aangebouwd; er werd een nieuw restaurant geopend en de patio werd onder handen genomen. Door de uitbreiding nam ook het aantal nieuwe werknemers toe. “We zijn bijna vijftig procent gegroeid ten opzichte van twee jaar geleden”, vertelt Ernst ons in één van de nieuwe ruimtes in het hotel. Inmiddels werken er 120 fulltimers, parttimers en uitzendkrachten om ervoor te zorgen dat alle gasten van Hotel Arena een onvergetelijke tijd tegemoet gaan. Door de enorme groei van het team kwamen Ernst en zijn afdeling voor een nieuwe uitdaging te staan: hoe kunnen de planning, urenregistratie en verloningen voor zoveel nieuwe medewerkers efficiënt georganiseerd worden?

 

“We zijn bijna vijftig procent gegroeid ten opzichte van twee jaar geleden.”

 

Voor de urenregistratie werd voorheen een ander pakket gebruikt. Helaas bood deze software niet het gemak waar men naar op zoek was vertelt de Financial Controller. Hij legt uit: “De oude oplossing is een oplossing waarmee je alleen maar de urenregistratie kan doen. Ze bieden ook wel een planningstool, maar die vonden wij niet voldoen. Zeker niet omdat wij te maken hebben met veel onregelmatige shifts.” Tegelijkertijd sloot ook de software voor de loonadministratie niet aan op de toenemende behoefte aan efficiëntie en gemak. Daarom gingen Ernst en zijn team op zoek naar een toekomstbestendige oplossing.

 

Koppeling tussen planning en loonadministratiesysteem

Al snel kwam men uit bij Nmbrs en Dyflexis. Nmbrs voor het verwerken van de loonadministratie en Dyflexis om gemakkelijk diensten te plannen en snel werktijden te registreren. Er werd door Ernst en zijn team uitgebreid gekeken naar de mogelijkheden van beide systemen voordat er werd besloten om over te stappen naar andere software.

 

“In Nmbrs en Dyflexis hebben we een combinatie gevonden waarbij we zo flexibel kunnen zijn als we zelf maar willen.”

 

Uiteindelijk bleek dat beide pakketten goed aansloten bij de behoeftes van de organisatie. Ernst legt uit waarom er werd gekozen voor Nmbrs en Dyflexis: “In Nmbrs en Dyflexis hebben we een combinatie gevonden waarbij we zo flexibel kunnen zijn als we zelf willen.” Als voorbeeld noemt hij de koppeling tussen de twee pakketten: “Allerlei real-time koppelingen die met elkaar praten zorgen ervoor dat je veel sneller kan werken.” Daarnaast was er ook de wens om te gaan werken in een online omgeving: “Een online omgeving en apps zijn meer van deze tijd,” voegt Ernst toe.

 

Alles in één roosterpakket

Al kort nadat Dyflexis in gebruik is genomen ervaart het management van Hotel Arena verbeteringen ten opzichte van de oude situatie. Één van de dingen die Ernst het meest opvalt is de gebruiksvriendelijkheid van het systeem: “Het is heel intuïtief ingericht. Je kan er zonder een handleiding gelezen te hebben een invulling aan geven die goed is.”

Andere verbeteringen hebben vooral betrekking op de processen rondom het plannen, registreren van werktijden en uitkeren van lonen. Dyflexis is bijvoorbeeld erg toegankelijk volgens Ernst: “Voorheen moesten we uren registreren in één systeem en moesten we in Excel apart roosters bijhouden. Met Dyflexis is het fijne: je maakt een rooster; je zet het online; mensen klokken in en uit en je hebt meteen alles in één pakket.”

 

“Het geeft je de kans om veel gerichter de juiste persoon in te roosteren qua kosten en planning. Dat is absoluut een voordeel!”

 

Ook helpt Dyflexis alle roostermakers om gerichter personeel in te zetten, vult Ernst aan. Hij legt uit dat het voor roostermakers een uitdaging is om de beste mensen in te roosteren, maar tegelijkertijd binnen het vastgestelde budget te blijven. In de oude situatie bleek dit erg lastig te zijn. Dit kwam doordat Excel niet het gemak bood dat planners nodig hadden: “Als je in Excel een rooster maakt, dan zet je op een dag de eerste werknemer die omhoog komt in plaats van dat je direct ziet wie je het beste neer kan zetten.” De Financial Controller vertelt dat Dyflexis juist op dit vlak uitkomst biedt: “Het geeft je de kans om veel gerichter de juiste persoon in te roosteren qua kosten en planning. Dat is absoluut een voordeel.”

Ook het verloningsproces is een stuk overzichtelijker geworden, zo blijkt: “De software geeft erg duidelijk aan welke stappen er ondernomen moeten worden voordat je lonen kunt gaan uitkeren.” Zo geeft het systeem bijvoorbeeld aan wanneer bepaalde kloktijden nog goedgekeurd moeten worden: “Dit bespaart ons veel werk omdat mensen niet achteraf kunnen zeggen: ‘ik heb toen gewerkt, maar mijn uren staan er niet in.’ Dat voorkomen we nu.”

 

Klaar om verder te groeien

De metamorfose van het hotel heeft ervoor gezorgd dat er ook opnieuw gekeken moest worden naar het proces rondom planning, urenregistratie en verloning. Dyflexis heeft er mede voor gezorgd dat deze processen een stuk gestroomlijnder kunnen verlopen. Hierover zegt Ernst: “Het is een stuk efficiënter geworden.” Door deze efficiëntieslag is Hotel Arena klaar om de komende jaren verder te groeien.


hotel arena hospitality logo planningsoftware dyflexis

Ernst Pleijsier

HOTEL ARENA