Klimbos Nederland heeft de leukste klimparken van Nederland. De naam verklapt het al: in dit vrijetijdspark kun je naar hartenlust klimmen tussen de bomen. Met zeven tot elf verschillende routes (de een net wat spannender dan de ander) hang je gerust drie uur lang in de touwen. In 2009 opende Klimbos Nederland haar eerste locatie in Apeldoorn. En met succes: inmiddels hebben ze vijf vestigingen en houden ze hun ogen open voor andere bossen om nieuwe avonturen te creëren. Wat is het geheim van het succes van Klimbos Nederland en welke rol speelt Workforce Management hierin? Dyflexis sprak met Ciaran Barsema, Directeur en mede-eigenaar en Dylan van Ginkel, Operationeel Manager van Klimbos Nederland bij hun locatie in Gooi-Eemland.
Elke dag de beste buitenbeleving
De meeste vrijetijds- of sportlocaties zijn buiten met sportvelden of zelfs alleen binnen. Klimbos Nederland is daarin uniek: Hun klimroutes lopen dwars door bestaande bossen en zijn volledig buiten. Dit is één van de redenen waarom hun medewerkers iedere keer met plezier naar werk toe gaan. Dylan: “Wij werken elke dag in de natuur. Deze groene werkomgeving is wel even iets anders dan je standaard kantoorbaan. Die dagelijkse buitenbeleving is echt bijzonder, zowel voor onze medewerkers als voor onze gasten.”
De verschillende klimroutes hebben ieder hun eigen hoogtes en uitdagingen. Zo kun je als gast de route kiezen die het best bij jou past. Ciaran: “Het spreekt voor zich dat veiligheid bij ons voorop staat, zonder dat dit voor gasten direct merkbaar is. Zij moeten het vooral leuk hebben en genieten van de natuurlijke omgeving, wij zorgen wel voor de rest.” De klimuitrustingen zijn van de hoogste kwaliteit en alle instructeurs doorlopen eerst een interne opleiding Klimbos Nederland investeert continue in onderhoud, nieuwe elementen en klantbeleving. De hands-on mentaliteit en gastvriendelijkheid van medewerkers draagt hier enorm aan bij. Dylan: “Wij gaan voor een 10.”
Flexibiliteit komt van drie kanten
Buiten werken heeft zo z’n voordelen, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Zo beïnvloedt het weer dagelijks het aantal bezoekers dat komt klimmen. Dylan vertelt: “De zomer is voor ons echt de piekperiode qua drukte. Dan roosteren we logischerwijs de meeste mensen in. Maar ook in de andere jaargetijden zijn we afhankelijk van het weer. Op basis van het weer, gecombineerd met onze werkervaring, maken wij een passende personeelsbezetting.”
Ciaran: “Wel hebben we vaker last van de weersvoorspelling dan van het weer zelf. Als mensen zien dat het gaat regenen, komen ze minder snel opdagen. Terwijl het ook pas ’s avonds kan gaan regenen in plaats van tijdens de drie uur dat je aan het klimmen bent.” De weersvoorspelling en de interpretatie hiervan beïnvloeden direct de drukte. Daar wil je als bedrijf natuurlijk zo snel mogelijk op inspelen, om over- of onderbezetting te voorkomen. Ciaran: “We merken ook dat het weer de laatste jaren steeds grilliger wordt: het kan sneller omslaan. Als het daardoor op de dag zelf rustiger blijkt te zijn dan verwacht, delen we soms diensten door de helft. Zo draaien collega’s allebei een halve dienst en stellen we niemand teleur omdat ze wel zijn ingeroosterd maar niet hoeven te werken.”
“De flexibiliteit van de software functionaliteiten sluit aan bij de flexibiliteit van onze bedrijfsvoering.”
Het seizoen duurt vanaf de voorjaarsvakantie tot eind november. Dylan: “In de zomer hebben we 150 medewerkers in dienst, in de winter schalen we af naar 90 personen. Omdat Dyflexis zo’n gebruiksvriendelijk systeem is, is af- en opschalen heel makkelijk.” De flexibiliteit van de software functionaliteiten sluit aan bij de flexibiliteit van hun bedrijfsvoering. Ciaran: “Dat is echt wat onze organisatie nodig heeft. Zo spelen we goed in op de verwachte drukte per dag en per seizoen. We hebben een deel vaste medewerkers en werken verder met flexkrachten. Vaste medewerkers hebben hun standaard beschikbaarheid en oproepkrachten geven dit per periode aan. Veel van hen zijn studenten die dit als bijbaan doen. Zij vinden het fijn om hun werkrooster af te stemmen op wisselende lesroosters. Ook voor hen is die flexibiliteit dus gunstig.”
“Dyflexis is ook perfect om medewerkers per locatie uit te wisselen.”
Het hoofdkantoor plant de managers in per locatie. Als Operationeel Manager werkt Dylan zelf bij alle vijf de bossen. Overal gaat het er net even wat anders aan toe. Dylan: “Die afwisseling houdt mijn werk leuk. Per vestiging maken de locatiemanagers de planningen voor hun medewerkers daar, maar het komt ook voor dat medewerkers per locatie wisselen. Dit is allemaal goed te plannen en te combineren in één systeem.” Op basis van de opgegeven beschikbaarheid maken de locatiemanagers de werkroosters. In Dyflexis zien zij direct wie wanneer kan werken, dit maakt het plannen nog makkelijker. Dylan: “We maken roosters voor een langere periode en werken veel met open diensten.”
“Een goed werkrooster draagt bij aan een hoge medewerkerstevredenheid.”
Ciaran: “We maken dankbaar gebruik van de Dyflexis app. Medewerkers ontvangen pushmeldingen van open diensten en bepalen zelf of ze willen werken. Dankzij Dyflexis krijgen wij de roosters altijd rond en komt iedereen eerlijk aan de beurt.”
Dylan: “Onze werksfeer is sociaal, informeel en laagdrempelig. Hierdoor hebben we een hoge medewerkerstevredenheid. Rekening houden met hun voorkeuren qua werkdagen doet daar nog een schepje bovenop. Ons personeel ís ons bedrijf en wij vinden het belangrijk dat iedereen met plezier werkt. Allereerst natuurlijk voor het welzijn van ons personeel, maar zeker ook voor onze gasten. 90% van de klantervaring komt van onze medewerkers. Een goed humeur moet je faciliteren.”
De keuze voor het beste systeem
Klimbos Nederland gebruikt Dyflexis sinds 2022. Dylan: “Hiervoor gebruikten we 13 jaar lang een ander systeem, dit lieten we in 2009 bouwen. Het was heel statisch en totaal niet flexibel. Het werkte wel maar qua informatievoorziening was het beperkt. Op een gegeven moment was het erg verouderd dus zochten we iets anders.” De overstap naar nieuwe software beïnvloedt het gehele bedrijf, van de directeur tot managers en medewerkers. Om met iedereen rekening te houden, verzamelden Dylan en Ciaran eerst alle wensen en behoeftes per afdeling. Met al deze informatie benaderden zij verschillende softwarepartijen en vroegen demo’s aan. Ciaran: “We deden gedegen onderzoek omdat we er zeker van wilden zijn dat we de juiste keuze maakten. Zo’n software implementatie en het wennen aan een nieuw systeem kost tijd, dus dan wil je het in één keer goed doen. Anders kun je een jaar later van voren af aan beginnen. Na de verschillende demo’s kwamen we tot een top drie. Wij wogen alle voors en tegens tegen elkaar af. Dyflexis bleek qua functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid de beste match voor onze behoeftes.”
Deze goede voorbereiding van Klimbos Nederland werpt zijn vruchten af. Dylan: “We zijn erg tevreden. Verandering blijft lastig, maar de implementatie van Dyflexis verliep soepel. In het begin wilden we nog schaduwdraaien met ons oude systeem, maar dat bleek helemaal niet nodig. Dyflexis past meer bij de tijd van nu, vooral door de app. We hebben veel jonge mensen in dienst en zij doen toch al alles via hun telefoon.”
Duidelijke data voor efficiënte bedrijfsvoering
Naast de planning- en urenregistratie, gebruikt Klimbos Nederland de andere software functionaliteiten voor hun bedrijfsvoering. Dankzij de data uit Dyflexis krijgen ze inzicht in efficiëntie en personeelskosten. Vooral voor de lokale bedrijfsvoering is het nuttig dat je altijd de actuele gegevens bij de hand hebt. Ciaran: “Voor ons zit nu de grootste uitdaging om efficiënter te zijn op rustige dagen. Omdat je managers zelf bepalen hoe laat diensten starten en eindigen, proberen ze uit wat het best werkt. In Dyflexis zie je direct wat het effect is van diensttijden op je personeelskosten.”
“Voor de bedrijfsvoering is het heel nuttig dat je altijd de actuele gegevens bij de hand hebt.”
Op de dag zelf sturen managers bij waar nodig: Als het drukker wordt dan blijven medewerkers langer, als het rustig is dan gaan ze eerder naar huis. Zo bepalen managers welke diensttijden het best passen bij hoe de dag verloopt. Deze keuze blijft een combinatie van data, dynamiek en ervaring. Dylan: “De efficiëntie hiervan beoordelen we achteraf op basis van de best practices die uit de data naar voren komt. Deze bevindingen delen locatiemanagers met elkaar. Zo blijven we als organisatie continue verbeteren en groeien.”
