How to: Workforce Management

Workforce management is een term die je steeds vaker hoort, maar wat betekent het eigenlijk? Workforce management gaat over het optimaliseren van het personeelsbestand. Het heeft als doel de juiste persoon, op de juiste plek, op het juiste tijdstip te plaatsen. Het is van belang dat bedrijven een personeelsbestand hebben dat bestaat uit de optimale mix van flexibele en vaste medewerkers, die inzetbaar zijn op zowel de lange als korte termijn. Hierdoor hebben bedrijven precies de juiste mate van flexibiliteit om zo efficiënt en effectief mogelijk te opereren. Doordat dit best nog wel eens een ingewikkeld proces kan zijn, verdiepen veel bedrijven zich hier niet genoeg in. Het gevolg is dat er inefficiënt gewerkt wordt en dat bedrijven op de lange termijn in de knel komen met hun planning. Met goede workforce management kan dit voorkomen worden. Wij nemen vier belangrijke fasen van workforce management met u door: voorspellen, plannen, inroosteren en analyseren.

Voorspellen
Het succes van een goede planning valt of staat met een goede voorspelling van de personeelsbehoefte op korte en lange termijn. Wanneer deze voorspellingen niet kloppen is ook de planning irrelevant. Op basis van data uit de voorgaande perioden kunnen voorspellingen gedaan worden over toekomstige behoeften. Kijk eens terug naar de omzet in dezelfde maand vorig jaar en bereken op basis hiervan hoeveel werk nodig zal zijn om je klanten tevreden te houden. Voorspellingen helpen naast het maken van een goede planning ook de werving, selectie en training. Stel je eens voor: je bent eigenaar van een lunchroom. Het is juni en de zomermaanden staan voor de deur. Op basis van de omzet tijdens juli en augustus vorig jaar kun je voorspellen dat het een stuk drukker gaat worden. Zal uw huidige personeelsbezetting bestand zijn tegen deze toegenomen drukte?

Plannen
Vervolgens wordt er bepaald hoeveel medewerkers er nodig zijn om het werk gedaan te krijgen en wie van de medewerkers het werk kan uitvoeren. Op dit moment is Laura de enige barista op zaterdag, maar er is voorspeld dat het in de zomermaanden drukker zal worden. Eigenlijk moeten er dan minstens twee baristas op de werkvloer staan om te zorgen dat de gasten niet te lang op hun cappuccino hoeven te wachten. Wellicht dat het dan een goed idee is om een nieuwe barista aan te nemen, of Tim een barista cursus te laten volgen.

Inroosteren
Op basis van een goed overzicht van uw personeelsbehoefte op korte en lange termijn heeft u ervoor gezorgd dat u het geschikte personeel tot uw beschikking heeft. De volgende stap is het personeel zo efficiënt mogelijk inroosteren. Laura en Tim kunnen nu in de maand juli elke zaterdag ingeroosterd worden als barista. Tijdens het maken van een goede planning moet er rekening gehouden worden met talloze verschillende factoren zoals contracten, budgetten, kwalificaties en beschikbaarheid. Hierdoor is het werken met een simpel Excel spreadsheet bijna onmogelijk. Kies daarom voor een gebruiksvriendelijk planningsysteem waarin alle gegevens die nodig zijn makkelijk worden bijhouden.

Analyseren
Uiteindelijk is het belangrijk dat u de planning blijft monitoren. Hoe sneller u een afwijking van de planning opspoort, hoe effectiever u kunt bijsturen om uw planning zo efficiënt mogelijk te houden. Daarnaast is het belangrijk om na te gaan of u voorspellingen juist waren en of klanttevredenheid gewaarborgd is gebleven.