Preston Palace is al sinds 1990 een begrip in Nederland. Naast de heerlijke hotelkamers heeft Preston Palace ook een breed scala aan activiteiten en restaurants. Doordat ze zoveel faciliteiten onder één dak hebben, biedt Preston Palace een unieke all inclusive ervaring. Dit maakt tegelijkertijd het managen van alle verschillende faciliteiten een uitdaging. Want hoe ga je als toonaangevend bedrijf om met een continue groei? Hoe ga je een duurzame relatie aan met zowel gasten als met je ruim 600 medewerkers? Hiervoor is een aangename werkcultuur cruciaal. Wij spraken Sebastiaan de Korte, Operationeel Directeur bij Preston Palace.
Genieten van het hotel en de restaurants
Workforce Management draagt bij aan tevreden bezoekers en medewerkers
“We boden altijd al een breed aanbod aan entertainment, maar een paar jaar geleden kozen we ervoor om ons meer te specialiseren. Ons huidige doel is om innovatief en vooruitstrevend te zijn. Binnen de mogelijkheden van all inclusive bieden we een zo luxe mogelijke beleving. Hoewel we als resort geschikt zijn voor alle soorten gasten, richten we ons voornamelijk op gezinnen en families met kinderen. Speciaal voor hen organiseren we entertainment zoals musicals en magic shows. We bieden voor ieder wat wils! Wij zijn voor iedereen hét all inclusive resort in Twente en ver daarbuiten.”
“Preston Palace is net een dorp. Gasten en medewerkers komen bij ons thuis.”
“In 1992 openden we het hotel met een groot bijbehorend restaurant. In 1995 breidden we uit met de Preston Hall en in 1997 met het subtropisch zwembad. Een aantal jaar later kwamen daar een kermis, extra hotelkamers, een bioscoop, luxe wellness, een bowlingbaan en nieuwe restaurants bij. Inmiddels hebben we dertien verschillende faciliteiten en bij elkaar twaalf bars en restaurants. Eerst maakte elke afdeling handmatig hun eigen planning in Excel en op whiteboards. Hierdoor werkten we met handgeschreven uitschrijflijsten per afdeling, die onze nachtreceptie inboekte in Excel. Vervolgens exporteerde de loonadministratie dit weer naar hun eigen database. Dit was allemaal erg omslachtig en kostte ons veel tijd. Met Dyflexis is alles gekoppeld en beheren we de urenregistratie vanuit één centraal punt. We zien real time wat er op elke afdeling speelt. Omdat we hierdoor minder handmatige handelingen verrichten, scheelt het ons veel tijd en reduceert het de foutmarge.
Ook onze medewerkers zijn blij met de overstap naar Dyflexis: Via de app ziet iedereen altijd hun gewerkte uren en verlof in. Dit schept duidelijkheid en mensen weten waar ze aan toe zijn. Medewerkersgeluk staat bij ons hoog in het vaandel: we zijn een grote, maar platte organisatie. Eigenlijk zijn we net een dorp. Iedereen kent elkaar en we willen dat iedereen met plezier werkt. Als medewerkers gelukkig zijn, stralen ze dit ook weer uit naar onze gasten. We willen iedereen het gevoel geven dat ze bij ons thuis komen. Tevreden gasten en medewerkers zijn onze twee grootste pijlers. Daarom wilden we grip krijgen op geplande en gewerkte uren. Niet alleen om praktischer salarissen uit te betalen, maar ook om inzicht te krijgen in hoe efficiënt onze verschillende afdelingen draaien. Een Workforce Management systeem als Dyflexis helpt hierbij.”
Uiteten met het hele gezin bij Preston Palace
Meer inzicht en flexibiliteit
“Onze salarisadministrateur De Jong en Laan raadde Dyflexis aan. De implementatie verliep soepel. Onze medewerkers volgden een training. Ze pakten het snel op en waren enthousiast om er mee aan de slag te gaan. Vooral de app is erg gebruiksvriendelijk. Daarin vraag je gemakkelijk verlof aan of ruil je een dienst met een collega.”
“Ook maken we met met terugwerkende kracht rapportages van afdelingen. Zo krijgen we inzicht in de kosten en efficiëntie. Dit maakt het makkelijk om budgetten in de gaten te houden en we ontvangen een waarschuwing als we hier overheen gaan. Behalve dat Dyflexis duidelijkheid schept en makkelijk werkt, besparen we ook tijd en geld.”
“Dankzij Dyflexis besteden we wekelijks 20% minder tijd aan het maken van planningen.”
“Maar dat is niet de enige reden waarom we een Workforce Management systeem zochten: Eerst bestond onze horeca voornamelijk uit buffetrestaurants, nu heeft de helft van de keukens een eigen kaart en specialiteiten. Ook bieden we sinds kort roomservice aan. Dit past perfect binnen onze visie om een luxe all inclusive resort te zijn. Door deze transitie van buffet naar à la carte en roomservice, hebben we ook langere openingstijden. Hier hebben we niet alleen meer medewerkers voor nodig, maar vragen we ook om flexibiliteit en specialisatie. Dankzij Dyflexis maken we passende werkroosters voor elke afdeling en plannen we multidisciplinaire medewerkers flexibel in.”
Medewerkers zien hun eigen rooster in via de Dyflexis app
Een duurzame toekomst dankzij Dyflexis
“Door alle uitbreidingen en extra service groeiden we de afgelopen jaren hard. Dyflexis ondersteunt onze groei door koppelingen met ons personeelsbestand in Visma Nmbrs. Dit versoepelt de integratie van nieuwe collega’s. Inmiddels hebben we ruim 600 medewerkers. Dankzij Dyflexis centraliseren we onze werkzaamheden en houden we overzicht over alle afdelingen. We voegen makkelijk nieuwe afdelingen, medewerkers en roosters toe. Hierdoor zijn we flexibeler en schakelen we sneller.”
“Door onze groei is er altijd iets nieuws te beleven.”
“De toekomst ziet er rooskleurig uit. We werken hard aan meer hotelkamers en een nieuw restaurant. Tegelijkertijd blijven we ook onze faciliteiten uitbreiden. Er is dus altijd iets nieuws te beleven! Maar waar gasten écht voor terug blijven komen, zijn onze steevaste gastvriendelijkheid en hartelijke service.”
