Was brauche ich für die Aktivierung?

DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt Den DATEV Lohnaustauschdatenservice, bestellt und eingerichtet über die MyDATEV Mandantenregistrierung Dyflexis mit aktivierter DATEV-Schnittstelle Stimmen Sie die Einrichtung mit Ihrer Steuerkanzlei ab: Die Zugriffsrechte werden gemeinsam vergeben.

Die Bidirektionale DATEV-Schnittstelle ist live: Was sich für Ihre Lohnabrechnung ändert

Posted on 25/08/2026 by inesrossler

Seit Anfang August ist die bidirektionale Schnittstelle zwischen DATEV und Dyflexis live. Stammdaten laufen jetzt automatisch von DATEV nach Dyflexis, die erfassten Bewegungsdaten von Dyflexis zurück nach DATEV. Sie arbeiten bereits mit einem der beiden Systeme und fragen sich, was das für Sie bedeutet? Hier lesen Sie, was sich in der Praxis ändert.

Was ist die bidirektionale DATEV-Schnittstelle?

Bisher lief der Datenaustausch in eine Richtung: Am Ende der Lohnperiode übergab Dyflexis die geleisteten Arbeitszeiten an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Alles andere blieb Handarbeit. Stammdaten wurden in beiden Systemen parallel gepflegt.

Die bidirektionale Schnittstelle schließt den Kreis. Über den DATEV Lohnaustauschdatenservice werden Personalstamm- und Vertragsdaten direkt aus DATEV in die Personalakte in Dyflexis synchronisiert. Kein Nachtippen, keine doppelte Pflege, kein Rätselraten, welcher Stand der aktuelle ist.

Welche Vorteile bringt die Schnittstelle?

Korrekturen, die gar nicht erst entstehen

Ein Zahlendreher fällt selten im selben Monat auf. Er fällt auf, wenn Mitarbeitende ihre Abrechnungen lesen und dann folgen Nachberechnung, Korrekturmeldung und ein unangenehmes Gespräch. Weil Stunden, Zuschläge und Zulagen nicht mehr abgetippt, sondern übergeben werden, verschwindet die Fehlerquelle vor der Abrechnung statt danach.

Neue Mitarbeitende sind sofort planbar
Wer heute in DATEV angelegt wird, steht kurz darauf mit Vertragsart, Vertragsstunden und Funktion in der Dyflexis-Personalakte und kann eingeplant werden. In Branchen mit hoher Fluktuation ist das der Unterschied zwischen „ab nächster Woche im Dienstplan“ und „sobald jemand die Daten nachgetragen hat“.

Der Monatsabschluss schrumpft von Tagen auf Minuten
Excel-Liste exportieren, Werte übertragen, Änderungen nachpflegen, alles noch einmal gegenlesen: Dieser ganze Block entfällt. Die Zeit, die dabei frei wird, steckt Ihr Team in Arbeit, die tatsächlich Wirkung hat.

Weniger Rückfragen zwischen Kanzlei und Mandant
Beide Seiten schauen auf dieselbe Datenbasis. Fragen wie „Woher kommen diese zwölf Stunden SFN-Zuschlag?“ klären sich von selbst, weil sich jeder Wert bis zur erfassten Schicht zurückverfolgen lässt. Das entlastet nicht nur die Lohnbuchhaltung, sondern hilft auch bei der Nachweispflicht zur Arbeitszeiterfassung.

Sicherer Datenaustausch
Stamm- und Bewegungsdaten werden über eine gesicherte Verbindung aus dem DATEV-Rechenzentrum ausgetauscht, nicht per E-Mail oder Datei. Dyflexis ist zusätzlich nach ISO 27001 zertifiziert.

Wäscherei Heim über Ihre
DATEV Schnittstelle

„Wir bekommen viel weniger Nachfragen zur Lohnabrechnung. Alle sehen ihre Stunden in der App, melden sich bei Unstimmigkeiten sofort und beantragen Urlaub direkt dort. Das erspart beiden Seiten jede Menge Papierkram.“

Cindy Schmidt, Geschäftsfeldleiterin, Wäscherei Heim

Häufggestellte Fragen

DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt
Den DATEV Lohnaustauschdatenservice, bestellt und eingerichtet über die MyDATEV Mandantenregistrierung
Dyflexis mit aktivierter DATEV-Schnittstelle

Stimmen Sie die Einrichtung mit Ihrer Steuerkanzlei ab: Die Zugriffsrechte werden gemeinsam vergeben.

Aus DATEV kommen die Personalstamm- und Vertragsdaten, inklusive Tätigkeit, Vertragsart, Vertragsstunden sowie Lohn- und Gehaltsdaten. Aus Dyflexis gehen die Bewegungsdaten zurück: geleistete Arbeitszeit, Fehlzeiten, Überstunden, SFN-Zuschläge, Fahrtkosten und individuelle Zulagen.

Nein. Stammdaten werden in DATEV gepflegt und automatisch nach Dyflexis übertragen. Eine doppelte Pflege ist nicht mehr nötig.

Ja. Der Austausch läuft über den DATEV Lohnaustauschdatenservice und damit über eine gesicherte Verbindung aus dem DATEV-Rechenzentrum. Dyflexis ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Die Kanzlei erhält vollständige und konsistente Daten, ohne manuelle Stammdatenpflege. Die Abrechnung selbst bleibt unverändert in DATEV.

Jede Dyflexis-Umgebung synchronisiert automatisch dreimal täglich. Zu jedem dieser Zeitpunkte werden die Mitarbeiterdaten aus DATEV abgerufen und in Dyflexis aktualisiert. Eine Synchronisierung lässt sich aber auch manuell in Dyflexis auslösen, wenn Änderungen früher verfügbar sein sollen.

Die Schnittstelle ist im Suite-Paket enthalten, ab 5,50 € pro Mitarbeiter und Monat.

Wie aktiviere ich die Schnittstelle?

Sie nutzen Dyflexis bereits? Melden Sie sich bei unserem Support. Wir richten die Schnittstelle gemeinsam mit Ihnen ein.

Sie arbeiten mit DATEV, aber noch nicht mit Dyflexis? Dann sehen wir uns in einem Beratungstermin an, was die Schnittstelle in Ihrem Betrieb konkret bringt.

Jetzt Beratung planen

Skillmanagement: Bessere Personalplanung und leistungsfähigere Teams

Posted on 01/05/2026 by annickvandijk

Wenn Unternehmen wachsen, stehen sie früher oder später vor der Frage: Wie setze ich meine Mitarbeitenden nicht nur effizient ein, sondern nutze ihre Stärken wirklich aus? Anfangs gelingt das oft noch intuitiv. Sie kennen Ihr Team gut und verteilen Aufgaben nach Erfahrung und Gefühl. Doch wenn Teams wachsen, sich Rollen verändern und Qualitätsanforderungen steigen, stößt dieser Ansatz schnell an seine Grenzen. Was fehlt, ist die Übersicht über die vorhandenen Fähigkeiten. Skillmanagement – auch Kompetenzmanagement genannt – schafft Abhilfe.

Die meisten Unternehmen wissen bereits viel über ihre Mitarbeitenden. Sie speichern zum Beispiel Informationen zur Wochenarbeitszeit, Verfügbarkeit, zu Funktionen und zur Leistung. Was oft fehlt, ist jedoch ein klarer Überblick über die konkreten Fähigkeiten im Team.

Welche Kompetenzen sind vorhanden?

Wie stark sind sie ausgeprägt?

Und decken die vorhandenen Skills das ab, was das Unternehmen braucht?

Und so bleibt viel Potenzial ungenutzt. Nicht, weil es fehlt, sondern weil es nicht erkannt wird. Genau hier setzt Skillmanagement an. Alle Kompetenzen im Team werden digital in einer Übersicht erfasst. Das bringt Struktur ins bestehende Wissen, macht Fähigkeiten sichtbar und zeigt Entwicklungsmöglichkeiten auf. Und Sie? Setzen Ihr Personal ab sofort noch effektiver ein.

Nicht nur wissen, wer verfügbar ist – sondern, was Ihr Team wirklich kann

Warum Skillmanagement Unternehmen stärkt

Wenn Unternehmen einen Überblick über die Fähigkeiten ihrer Belegschaft haben, treffen sie Entscheidungen anders. Nicht mehr nach Bauchgefühl, sondern auf Basis von Daten.

Führungskräfte erkennen besser, wie ihre Teams wirklich aufgestellt sind.

Die HR-Abteilung kann die Personalentwicklung gezielter vorantreiben.

Im Alltag wird schneller deutlich, wo Risiken oder Chancen liegen.

Skillmanagement wirkt sich positiv auf das gesamte Unternehmen aus: Teams werden besser aufeinander abgestimmt und Mitarbeitende stärker nach Fähigkeiten eingesetzt. Das verbessert nicht nur Qualität und Effizienz , sondern zeigt auch, wo Wachstum möglich ist.

Und vielleicht noch wichtiger: verborgene Talente werden erkennbar. In vielen Mitarbeitenden steckt nämlich mehr, als ihre Jobbeschreibung erkennen lässt. Werden diese Kompetenzen transparent, eröffnen sich neue Möglichkeiten für Wachstum, Entwicklung und einen optimalen Personaleinsatz.

Digitales Kompetenzmanagement hat viele Vorteile. Einer der größten: Wissen, das bislang nur in einzelnen Köpfen vorhanden war, wird breiter zugänglich. Setzten Führungskräfte früher ausschließlich auf ihre Erfahrung („Ich weiß, wer das kann“), vermittelt Skill Management Software heute ein objektives Bild. Das sorgt für konsistentere Personalentscheidungen und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Standorten.

Kompetenzmanagement 2.0 macht Unternehmen auch besser skalierbar. Wer genau weiß, welche Fähigkeiten vorhanden sind und welche fehlen, kann besser für die Zukunft planen: durch Weiterbildungen, die Entwicklung interner Talente oder gezielte Neueinstellungen.

Vom Bauchgefühl zum effizienten Kompetenzmanagement

Kompetenzlücken zeigen, wo Wachstum möglich ist

Skillmanagement macht auch fehlende Fähigkeiten sichtbar. So erkennen Unternehmen, wo Risiken liegen und wo Wachstum möglich ist. Nicht nur auf Mitarbeiterebene, sondern auch für Abteilungen und Standorte. Statt nur auf Probleme zu reagieren, können Führungskräfte vorausschauend handeln. Sie erkennen, wo Wissen fehlt, wo es zu stark auf einige wenige konzentriert ist und wo Personalentwicklung am meisten bringt. Skill Management Software ist also nicht nur ein weiteres Tool, sondern die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.

Modernes Kompetenzmanagement verändert auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihr Personal entwickeln. Unspezifisches Feedback und breit gestreute Entwicklungspläne gehören der Vergangenheit an. Skill Management Software zeigt genau, welche Fähigkeiten schon vorhanden sind und welche noch entwickelt werden sollten. Dadurch wird Wachstum greif- und messbar.

Mitarbeitende wissen besser, wohin sie sich entwickeln können.

Führungskräfte können sie besser begleiten.

Unternehmen steuern Personalentwicklung und Talentaufbau gezielter.

Und die Personalentwicklung? Wird fest im Arbeitsalltag verankert.

Kompetenzmanagement 2.0: Personalentwicklung neu betrachtet

Warum Skillmanagement und Workforce Management zusammengehören

Noch wirkungsvoller wird Skillmanagement im Zusammenspiel mit Workforce Management. Die Personaleinsatzplanung richtet sich dann nicht nur nach Verfügbarkeit, sondern auch danach, wer für eine bestimmte Aufgabe, Rolle oder Situation am besten geeignet ist. Das verbessert betriebliche Entscheidungen genauso wie die Qualität der Ausführung.

Langfristig entsteht aus der Kombination von Skill- und Workforce Management ein neuer Ansatz: die Personaleinsatzplanung auf Basis von Fähigkeiten. Unternehmen schauen nicht mehr nur auf die Personalstärke, sondern auch darauf, wie Teams zusammengesetzt sind und welche Fähigkeiten noch fehlen. So werden sie flexibler und reagieren schneller auf Veränderungen.

Viele Unternehmen kennen das Problem: Mitarbeiterdaten sind auf verschiedene Systeme und Dateien verteilt. Skill Management Software bündelt diese Informationen in einer zentralen Übersicht. Das schafft Transparenz und spart Zeit. Wer Fähigkeiten, Leistung und Entwicklungschancen zusammen betrachtet, erhält ein vollständigeres Bild von Mitarbeitenden und Teams. So lassen sich Personalentscheidungen konsistenter und gezielter treffen.

Alle Mitarbeiterinformationen an einem Ort

Skillmanagement: Daten effektiv nutzen

Skill Management Software versorgt Unternehmen mit belastbaren Daten. Ihr volles Potenzial entfalten sie aber erst, wenn sie auch genutzt werden. Unternehmen, die vorhandene Kompetenzen wirklich im Blick haben, können:

schneller und besser auf Veränderungen reagieren,

sich zielgerichteter weiterentwickeln und

Qualität und Wachstum stärker fördern.

So verschiebt sich der Fokus vom Reagieren zum Vorausdenken. Es geht nicht mehr nur darum, aktuelle Herausforderungen zu lösen, sondern sich auf das vorzubereiten, was morgen kommt. Genau hier wird Skillmanagement relevant – nicht als zusätzlicher Prozess, sondern als Grundlage dafür, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden und sich selbst für die Zukunft fit machen.

Die 9 Felder Matrix: Talentmanagement für Non-Desk- und Fronteline-Teams

Posted on 01/05/2026 by wouter

Personaleinsatzplanung ist längst mehr als einfach nur Dienstpläne erstellen: Es geht um Talentmanagement. Und genau dabei hilft Ihnen die 9 Felder Matrix, auch bekannt als 9 Box Grid, Talent-Matrix oder Performance Potential Matrix. Sie erhalten damit eine einfach verständliche, visuelle Übersicht über Ihre Mitarbeitenden und können Einsatz, Personalentwicklung und auch die Nachfolge zielgerichtet managen.

Was ist die 9 Felder Matrix?

Die 9 Felder Matrix ist ein Bewertungsmodell, das Mitarbeitende anhand von zwei Aspekten einschätzt: ihrer Leistung und ihrem Potenzial. Stärken, Entwicklungsmöglichkeiten und mögliche Herausforderungen werden so schnell deutlich. Eine gute Basis für Personalgespräche und -entscheidungen.

Seinen Ursprung hat die auch 9 Box Grid genannte Matrix in den 1970er Jahren: Die Unternehmensberatung McKinsey entwickelte sie für den US-amerikanischen Konzern General Electric. Ursprünglich als strategisches Tool zur Leistungsbewertung gedacht, ist das 9 Grid Modell heute längst weiterentwickelt und fest im Talentmanagement verankert.

Dyflexis hat eine Variante der Talent-Matrix entwickelt, die besser zu Non-Desk- und Frontline-Mitarbeitenden passt: Leistung im Verhältnis zu Einstellung & Verhalten. Dadurch sehen Sie auch, wie die Person mit anderen zusammenarbeitet, ob sie Verantwortung übernimmt, andere unterstützt und zur Stabilität im Team beiträgt.

Genau wie die klassische Talent-Matrix hat auch das 9 Grid Modell von Dyflexis zwei Achsen mit jeweils drei Niveaus: niedrig, mittel und hoch. Eine Achse misst die Leistung, die andere die Einstellung und das Verhalten eines Teammitglieds. Damit weichen wir bewusst vom klassischen 9 Grid Modell ab, denn Potenzial lässt sich bei vielen Frontline-Rollen nur schwer erfassen. Deutlich erkennbar ist aber, ob jemand Absprachen einhält, andere unterstützt, auch in stressigen Phasen verlässlich bleibt, Verantwortung übernimmt und gut ins Team passt. Und genau diese Kriterien beeinflussen unmittelbar die Arbeitsleistung und Dynamik im Team ebenso wie die Erfahrung der Kunden mit Ihrem Unternehmen.

Einstellung & Verhalten: Wie arbeitet eine Person im Team?

Wofür kann ich die die 9 Felder Matrix konkret nutzen?

Mit der 9 Felder Matrix machen Sie Kompetenzen sicht- und greifbar. Das Modell unterstützt Sie beim Talentmanagement, bei der Nachfolgeplanung, bei Personalgesprächen sowie bei konkreten Entscheidungen über Coachings, Schulungen oder Weiterbildungen. Dank der übersichtlichen Grafik sehen Sie schneller, wo Potenzial steckt, wo Risiken liegen und auf wen Sie sich im Team verlassen können.

Besonders wertvoll ist die Performance Potenzial Matrix für Mitarbeitergespräche. Sie hilft Ihnen, genauer hinzuschauen und die richtigen Themen anzusprechen. Bringt jemand gute Leistung, sorgt aber gleichzeitig für Unruhe im Team? Dann sollten Sie gemeinsam daran arbeiten. Erzielt jemand noch nicht die besten Ergebnisse, arbeitet aber sehr zuverlässig, lernt schnell und unterstützt das Team? Dann können Sie dieses Entwicklungspotenzial gezielt nutzen.

Wie nutzen Sie 9 Box Grid in der Praxis?

9 Box Grid ist ganz einfach in der Anwendung. Führungskräfte müssen die Matrix nicht selbst ausfüllen. Stattdessen beurteilen Sie einfach die Leistung eines Teammitglieds mit 1, 2 oder 3 Sternen. Und bewerten danach genauso die Einstellung und das Verhalten der Person. Das System sortiert sie dann automatisch im passenden Feld des 9 Box Grid ein.

Der Vorteil: Führungskräfte geben ihre Einschätzung ohne großen Aufwand ab – ohne lange Texte oder aufwendige Bewertungen. Das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für eine klare, visuelle Übersicht über das Team.

Doch Übersicht ist nicht alles. Das volle Potenzial entfaltet die Performance Potential Matrix im Mitarbeitergespräch. Nutzen Sie die Bewertung als Anlass, um Leistung, Teamfähigkeit und Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen und legen Sie gemeinsam konkrete Schritte fest. Wenn Sie das regelmäßig wiederholen, sehen Sie in der Matrix schnell, wie sich Mitarbeitende entwickeln.

Das volle Potenzial entfaltet 9 Box Grid im Mitarbeitergespräch.

Was sind die Vorteile der 9 Felder Matrix?

Einfach & schnell bewerten – ohne Papierchaos

Führungskräfte bewerten Mitarbeitende digital. Keine langen Formulare, keine ausführlichen Berichte, keine lose Zettelwirtschaft mehr. Einfach Sterne für Leistung sowie Einstellung & Verhalten vergeben und schon zeigt Ihnen die 9 Felder Matrix ein klares Bild. Das spart Zeit und macht es einfach, Bewertungen regelmäßig durchzuführen.

Komplettes Bild des gesamten Unternehmens

Wer Leistung sowie Einstellung & Verhalten zusammen betrachtet, erhält ein vollständigeres Bild. Sie erkennen nicht nur, wer gute Ergebnisse liefert, sondern auch, wer das Team stärkt. So können Sie die Qualität von jeder Abteilung und jedem Standort gezielt steuern.

Veränderungen
früh erkennen

Die 9 Felder Matrix lässt sich schnell und einfach ausfüllen. Dadurch können Sie Ihr Personal häufiger beurteilen. Einige Unternehmen Organisationen machen das bereits quartalsweise. So erkennen Sie früh, wo es Rückschritte gibt und wer zusätzliche Aufmerksamkeit braucht. Das hilft Ihnen, rechtzeitig gegenzusteuern und gezielt Gespräche zu führen.

Möchten Sie eine Performance Potential Matrix in Ihrem Unternehmen einsetzen? Wir tauschen uns gern mit Ihnen aus und entwickeln gemeinsam einen Ansatz, der zu Ihren Abläufen passt.

Bigger Together: Die Geschichte hinter unserem neuen Branding

Posted on 04/03/2026 by cashinfelaar

Bei Dyflexis sind wir überzeugt: Fortschritt entsteht nie allein. Wachstum entsteht, wenn Technologie, Menschen und Zusammenarbeit zusammenkommen. Deshalb präsentieren wir unsere neue Markenidentität – mit einem klaren Leitgedanken: Bigger Together.

Unsere neue Branding spiegelt wider, wer wir heute sind, wofür wir stehen und wohin wir uns entwickeln. Es ist mehr als eine visuelle Erneuerung – es ist Ausdruck unserer Vision für Workforce Management, Talententwicklung und langfristige Partnerschaften.

Warum ein Rebranding?

Dyflexis hat sich in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt. Was einst als Software für Planung und Zeiterfassung begann, ist heute eine leistungsstarke Workforce-Management-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Organisation effizienter zu steuern.

Doch die Arbeitswelt verändert sich schnell. Unternehmen betrachten nicht mehr nur Dienstpläne und Arbeitszeiten, sondern zunehmend auch Skills, Entwicklung und Talente.

Deshalb gehen wir den nächsten Schritt.

Unsere neue Markenidentität unterstützt eine umfassendere Vision: eine Plattform, die Unternehmen nicht nur hilft, ihre Workforce optimal einzusetzen, sondern auch das Talent in ihrer Organisation zu erkennen und weiterzuentwickeln.

Bigger Together: der Kern unserer Marke

Der Gedanke Bigger Together steht im Mittelpunkt unserer neuen Marke.

Er beschreibt unsere Überzeugung, dass Wachstum entsteht, wenn Menschen, Technologie und Organisationen sich gegenseitig stärken. Workforce Management bedeutet nicht nur Prozesse oder Software. Es geht um Menschen, die zusammenarbeiten, Teams, die sich entwickeln, und Organisationen, die vorankommen wollen.

Mit Dyflexis helfen wir Unternehmen, das Beste aus ihren Teams herauszuholen. Nicht nur durch intelligentere Planung, sondern auch durch Einblicke in Talente, Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.

Wir sind überzeugt: Unternehmen werden stärker, wenn Mitarbeitende ihre Fähigkeiten entfalten und weiterentwickeln können. Wenn individuelles Wachstum und gemeinsamer Erfolg zusammenkommen, entsteht echter Fortschritt.

Bigger Together bedeutet daher nicht nur Zusammenarbeit, sondern gemeinsames Wachstum.

Von Workforce Management zu Talentoptimierung

Die Rolle von Workforce Management verändert sich. Früher lag der Fokus vor allem auf Dienstplanung und Zeiterfassung. Heute verschiebt sich der Schwerpunkt zunehmend hin zu Skills, Erkenntnissen und Talententwicklung.

Dyflexis entwickelt sich deshalb von einer klassischen WFM-Lösung zu einer umfassenderen Plattform, die sowohl operative Effizienz als auch menschliches Potenzial unterstützt.

Unser Ziel ist klar: Unternehmen dabei zu helfen, ihre Mitarbeitenden nicht nur effizient einzusetzen, sondern ihnen auch zu ermöglichen, ihr volles Potenzial zu entfalten.

Mit anderen Worten: Unternehmen sollten nicht nur wissen, wann jemand arbeitet, sondern auch was jemand kann, was er entwickeln möchte und welches Potenzial vorhanden ist.

„Bigger Together ist kein Slogan – es ist die Art und Weise, wie wir mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden zusammenarbeiten.“

Matthijs van den Ende – CEO Dyflexis

Die Perspektive unseres CEO

Für CEO Matthijs ist diese Entwicklung ein logischer nächster Schritt.

„Wir bewegen uns von Planung zu Performance. Von Zeiterfassung zu Talentoptimierung. Das ist kein Feature-Update, sondern ein strategischer Wandel.“

Unternehmen stehen heute vor neuen Herausforderungen. Der Arbeitsmarkt ist angespannt, Talente sind knapp und Mitarbeitende erwarten mehr Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Deshalb werden Einblicke in Fähigkeiten und Kompetenzen immer wichtiger.

„Die Zukunft von Workforce Management dreht sich nicht nur darum, wann jemand arbeitet, sondern darum, was jemand kann. Skills werden zur neuen Währung in Organisationen – und Dyflexis ermöglicht genau das.“

Die neue Markenidentität unterstreicht diese Richtung und zeigt, wohin sich Dyflexis entwickelt: zu einer Plattform, die Unternehmen dabei hilft, das Beste aus ihren Mitarbeitenden herauszuholen.

„Bigger Together ist kein Slogan – es ist die Art und Weise, wie wir mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden zusammenarbeiten.“

Die drei Säulen unserer Marke

Power
made simple

Workforce Management kann komplex sein. Planung, Zeiterfassung, Kommunikation und Integrationen greifen ineinander.

Dyflexis vereinfacht diese Prozesse mit einer leistungsstarken und integrierten Plattform. Unsere Technologie schafft Übersicht, vereinfacht Abläufe und ermöglicht effizientere Zusammenarbeit.

Weniger Komplexität – mehr Fokus auf Menschen und Leistung.

Built for
progress

Organisationen entwickeln sich ständig weiter. Teams wachsen, Prozesse verändern sich und neue Erkenntnisse entstehen.

Deshalb ist Dyflexis darauf ausgelegt, Fortschritt zu ermöglichen. Unsere Plattform liefert Daten, Einblicke und Tools, die Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und vorausschauend zu planen.

Nicht nur für heute, sondern auch für morge

Partnership with personality

Bei Dyflexis glauben wir, dass Technologie allein nicht ausreicht. Echter Erfolg entsteht durch Zusammenarbeit.

Wir arbeiten eng mit unseren Kunden und Partnern zusammen, hören zu, denken mit und entwickeln Lösungen gemeinsam weiter.

Wir sind nicht nur ein Softwareanbieter – wir sind ein Partner an Ihrer Seite.

Gemeinsam werden wir stärker. Bigger Together.

Dyflexis wird offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner der DATEV eG

Posted on 17/12/2025 by markvankuik

Aktuelle und zukünftige bidirektionale Integration schafft durchgängige und automatisierte Prozesse in der Lohn- und Personaldatenverarbeitung.

Düsseldorf/Nürnberg, Dezember 2025 – Dyflexis ist ab sofort offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner. Durch die technisch geprüfte Anbindung an das DATEV-Ökosystem profitieren gemeinsame Kunden von einem durchgängigen Datenaustausch zwischen Dyflexis und DATEV. Personal- und Lohndaten lassen sich künftig direkt, sicher und effizient synchronisieren. Doppelte Erfassungen und manuelle Kontrollschritte gehören damit der Vergangenheit an. Die offizielle Partnerschaft mit DATEV festigt die Zusammenarbeit langfristig und gewährleistet die kontinuierliche Weiterentwicklung der Schnittstelle.

Bereits heute nutzen zahlreiche Unternehmen die automatische Anbindung zwischen Dyflexis und DATEV. Monatlich übertragen sie ihre erfassten Arbeitsstunden direkt aus Dyflexis an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Das erspart doppelte Eingaben und manuelle Prüfungen – die Lohnabrechnung wird dadurch schlanker, mit einem digitalen Datenkreislauf ohne Medienbrüche.

Erweiterung ab 2026: Bi-direktionaler Datenaustausch

Ab Januar 2026 bietet Dyflexis seinen Kunden eine bidirektionale Schnittstelle an. Über den DATEV Lohnaustauschdatenservice werden dann auch Mitarbeiterstammdaten automatisch von DATEV nach Dyflexis übertragen. Am Monatsende sendet Dyflexis die aktuellen Arbeitszeit- und Lohndaten zurück an DATEV. So entsteht ein durchgängiger, automatisierter Datenfluss, der Fehler minimiert, Prozesse beschleunigt und Zeit spart. Dabei werden bei der Schnittstelle sowohl DATEV LODAS als auch DATEV Lohn und Gehalt unterstützt.

Unternehmen profitieren von einer deutlich geringeren administrativen Belastung. Teams gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, während DATEV-Kanzleien schneller über vollständige und konsistente Daten verfügen, und das ganz ohne manuelle Stammdatenpflege.

Partnerschaftliche Entwicklung

Dyflexis möchte sich herzlich bedanken beim gesamten DATEV-Team für die wertvolle Unterstützung und die stets konstruktive Zusammenarbeit bei der Entwicklung der Schnittstelle.

Auch in Zukunft wird Dyflexis die Kooperation mit DATEV gezielt weiter ausbauen. Mit der Einführung der bidirektionalen Verbindung zwischen DATEV und Dyflexis im Jahr 2026, setzt Dyflexis ein starkes Zeichen für eine zukunftssichere, vollautomatisierte und digitale Lohn- und Personalprozesskette.

„Ruhe, Geschwindigkeit und bessere Arbeit“

„Mit dieser Schnittstelle beseitigen wir Reibungsverluste in Prozessen, die bislang unnötig komplex waren“, erklärt Bastiaan Schoonhoven, CCO von Dyflexis. „Der automatische und zuverlässige Datenaustausch schafft Ruhe, steigert die Geschwindigkeit und verbessert die Qualität der Arbeit. Genau die Verbesserung, auf die unsere gemeinsamen Kunden vertrauen.“

Wie automatische Dienstplanung die Hotellerie entlastet

Posted on 17/12/2025 by cashinfelaar

Die Personalplanung ist eine der wichtigsten, aber auch zeitaufwändigsten Aufgaben für Hoteliers. Vor allem in einer Branche, die von schwankenden Gästezahlen, saisonalen Anforderungen und häufig wechselnden Mitarbeitenden geprägt ist, muss die Dienstplanung nicht nur schnell, sondern auch fehlerfrei erfolgen. Die Lösung für diese Herausforderung liegt in der automatisierten Dienstplanung. Doch wie funktioniert diese Technologie und warum ist sie die Zukunft des Workforce Managements in der Hotellerie?

Was ist automatische Dienstplanung?

Automatische Dienstplanung ist der Prozess, bei dem Software auf Basis festgelegter Kriterien automatisch Dienstpläne für Mitarbeitende erstellt. Diese Kriterien können eine Vielzahl von Faktoren umfassen, wie:

Die Anzahl der benötigten Arbeitsstunden
Die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden, einschließlich Urlaubs- und Feiertagswünschen
Die geschätzte Gästezahl und saisonale Nachfrage
Gesetzliche Vorgaben wie Arbeitszeiten und Pausenregelungen
Betriebsinterne Vereinbarungen, z.B. spezifische Arbeitszeitmodelle oder Überstundenregelungen

Im Gegensatz zum manuellen Erstellen von Dienstplänen werden diese Aufgaben automatisiert und damit schneller, effizienter und mit weniger Fehlern erledigt.

Die Vorteile automatisierter Dienstplanung für Hotels

1. Effizienz und Zeitersparnis

Automatisierte Systeme sparen Hoteliers und Personalverantwortlichen eine erhebliche Menge an Zeit. Statt Stunden mit dem manuellen Erstellen von Dienstplänen zu verbringen, erledigt dies die Software in wenigen Minuten. Dies gibt dem HR-Team die Freiheit, sich auf Mitarbeiterschulung und -bindung zu konzentrieren.

2. Fehlerreduktion und weniger Konflikte

Ein häufiges Problem bei Dienstplänen sind etwa doppelt eingeplante Mitarbeitenden oder falsch eingetragene Urlaubszeiten. Dazu kommen auch noch komplexe Tarifvertragregelungen. Automatische Dienstplanung nimmt verschiedene Regelungen für verschiedene Personengruppen in die Planung mit auf. Das minimiert nicht nur Fehler, sondern verbessert auch das Arbeitsklima.

3. Optimale Personaleinsatzplanung

Nicht nur maßgebliche Regeln, die den Einsatz der Mitarbeitenden bestimmen, sondern auch der tatsächliche Bedarf an Mitarbeitenden wird mit der automatischen Dienstplanung abgestimmt. Die Software berücksichtigt dabei sowohl die Nachfrage, beispielsweise Check-Ins, Reservierungen, oder lokale Events, als auch die Qualifikationen der Mitarbeitenden. So kommt es weder zu Überbesetzungen noch Engpässen.

4. Maßgeschneiderte Lösungen für Mitarbeitende

Automatische Dienstpläne berücksichtigen auch die individuellen Vorlieben der Mitarbeitenden, etwa zu Arbeitszeiten oder Urlaubszeiten. Diese Flexibilität führt zu einer höheren Zufriedenheit und einer besseren Work-Life-Balance.

5. Kosten- und Ressourcenersparnis

Durch die Reduktion von Überstunden und die Minimierung von Personalengpässen können Hotels signifikante Kosten sparen. Indem die Planung dynamisch auf Veränderungen reagiert, lassen sich auch unerwartete Personalbedarfe schnell abdecken, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen. Im Nachgang werden anhand von detaillierted Analysen weiter Verbesserungspotenzial aufgedeckt.

Automatische Dienstplanung vs. traditionelle Planung

In traditionellen Systemen wird der Dienstplan oft noch manuell erstellt. Dies ist zeitaufwändig, fehleranfällig und bietet wenig Flexibilität. Mitarbeitende müssen ihre Verfügbarkeiten und Wünsche oft per E-Mail oder Papierformular einreichen, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen kann. In der automatisierten Diesntplanung hingegen werden die Daten in Echtzeit verarbeitet, und der Dienstplan wird sofort angepasst, wenn sich etwas ändert, beispielsweise bei unvorhergesehenen Krankheitsausfällen oder Änderungen im Gästeaufkommen.

Automatische Systeme nutzen fortschrittliche Algorithmen und Echtzeit-Daten, um die bestmögliche Planung zu erstellen. Das bedeutet, dass das System schnell auf Änderungen, seien es längere Schichten, einen Wetterumschwung oder eine last-minute Stornierung, reagieren kann.

Fazit: Warum automatische Dienstplanung die Hotellerie entlastet

Automatische Dienstplanung ist mehr als nur ein Trend – sie ist eine notwendige Entwicklung im Workforce Management für Hotels. Mit der Einführung von automatisierten Systemen können Hotels nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch ihre Mitarbeitenden effizienter einsetzen. Die Technologie sorgt für eine transparente, fehlerfreie und flexible Personalplanung, die den Anforderungen eines dynamischen Marktes gerecht wird.

Die Lösung von Dyflexis zeigt, wie Hotels die Vorteile der automatisierten Dienstplanung nutzen können, um ihre Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden zu erfüllen. Wer heute auf die digitale Zukunft setzt, schafft die Grundlage für den Erfolg im Personalmanagement von morgen.

Datensicherheit bei Dyflexis: Wie wir Ihre Daten schützen

Posted on 27/11/2025 by markvankuik

Wir wissen, dass Datensicherheit für das Vertrauen unserer Kunden von fundamentaler Bedeutung ist. Jeden Tag verarbeitet unsere Plattform sensible Informationen über Mitarbeiter, Zeitpläne und Geschäftsabläufe. Deshalb gehen wir über die Einhaltung von Vorschriften hinaus und integrieren wir Sicherheit in jede Ebene unseres Produkts. In diesem Artikel zeigen wir auf, wie Dyflexis die Sicherheit Ihrer Daten durch zertifizierte Prozesse, sichere Authentifizierungsmethoden und europäisches Datenhosting gewährleistet.

1. Sicherer und müheloser Zugriff mit Single Sign-On (SSO)

Dyflexis unterstützt Single Sign-On (SSO), um eine sichere und nahtlose Anmeldung zu ermöglichen.

Mit SSO können Mitarbeiter mit ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten, wie Microsoft Azure AD oder Google Workspace, auf Dyflexis zugreifen, anstatt separate Passwörter zu erstellen.

Dies bietet wesentliche Vorteile:

Zentrale Benutzerverwaltung für IT-Administratoren
Weniger Passwörter, die man sich merken muss und die potenziell verloren gehen können
Hohe Sicherheit durch Authentifizierungssysteme auf Unternehmensebene

SSO verbindet Benutzerfreundlichkeit mit robustem Schutz und reduziert das Risiko von Passwortdiebstahl oder unbefugtem Zugriff.

2. Zertifizierte Informationssicherheit: ISO 27001 und ISO 9001

Wir sind sowohl nach ISO 27001 als auch nach ISO 9001 zertifiziert, international anerkannte Standards, die unser Engagement für Informationssicherheit und Qualitätsmanagement bestätigen.

– ISO 27001 stellt sicher, dass wir den Umgang mit Informationen systematisch handhaben und dass unsere Prozesse kontinuierlich überwacht und verbessert werden.

– ISO 9001 belegt unser Engagement für gleichbleibende Qualität und operative Exzellenz.

Diese Zertifizierungen garantieren, dass Dyflexis strenge Sicherheitsprotokolle befolgt und weltweit anerkannte Best Practices einhält. Die Zertifikate sind für Sie über dyflexis.com/iso-zertifikate aufrufbar.

3. Datenspeicherung innerhalb Europas

Alle Daten von Dyflexis werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert.

Unsere Hosting-Partner erfüllen die höchsten Sicherheits- und Zuverlässigkeitsstandards und entsprechen vollständig der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Indem wir alle Kundendaten in Europa speichern, stellen wir sicher, dass Ihre Informationen durch strenge europäische Datenschutzgesetze geschützt sind und niemals in Länder mit niedrigeren Datenschutzstandards übertragen werden.

4. Zusätzlicher Schutz durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Um die Kontosicherheit weiter zu erhöhen, unterstützt Dyflexis die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

Wenn diese aktiviert ist, müssen Benutzer zusätzlich zu ihrem Passwort ihre Identität mit einem zweiten Faktor, z. B. einer Authentifizierungs-App, bestätigen.

Selbst wenn ein Passwort kompromittiert wird, verhindert 2FA unbefugten Zugriff und bietet so einen zusätzlichen wichtigen Schutz.

Fazit

Sicherheit und Zuverlässigkeit stehen im Mittelpunkt aller Tätigkeiten von Dyflexis.

Durch zertifiziertes Sicherheitsmanagement, europäisches Datenhosting und moderne Authentifizierungsmethoden stellen wir sicher, dass Ihre Geschäftsdaten jederzeit geschützt sind.

Weitere Informationen zu unseren Sicherheitsrichtlinien und Zertifizierungen finden Sie über dyflexis.com/abg/datenschutzerklaerung . Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich direkt an unser Team über info@dyflexis.de.

Wie digitale Planung die Produktion entlastet

Posted on 25/08/2025 by wouter

In Produktionsbetrieben zählt jede Minute. Maschinen laufen im Takt, Rohstoffe und Transportmittel sind genau auf die Produktionslinien abgestimmt. Aber was ist eigentlich mit dem wichtigsten Mittel- Ihren Mitarbeitenden? Da läuft es oft weniger nach Plan, und das kostet. Nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch einiges an Personalausgaben.

Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Fachkräftemangel

Die produzierende Industrie in Deutschland, speziell der Maschinenbau, ist eine der innovativsten und umsatzstärksten Branchen. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln) schätzt, dass KI und digitale Tools die Produktivität in der Industrie jährlich um 0,9 bis 1,2 Prozent steigern können.

Gleichzeitig nimmt aber die Zahl der Maschinenbaustudenten und Beschäftigten seit 2018 ab (Technik + Einkauf, 2025). Hinzukommt noch, dass die Arbeitsunfähigkeitsquote in vielen herstellenden Branchen überdurchschnittlich hoch ist (Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung, 2024). Es gibt also eine heikle Balance zwischen Arbeitslast und Personaleinsatz. Zu viel eingeplantes Personal sprengt Ihr Budget. Zu wenig (durch Ausfall, Unverfügbarkeit oder unerwarteter Nachfrageschwankung) kostet Ihnen aber an Umsatz. Nicht zu vergessen, dass die Motivation und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden bei ungleich verteilter Arbeitslast leidet.

Eines ist also dadurch klar: es ist eine komplexe Situation mit hoher Fluktuation. Effizienz entsteht eben nicht nur durch bessere Maschinen, sondern auch durch optimierte Planung von den Produktionsteams.

Wenn die Planung klemmt, zahlt die Produktion doppelt

Ein Praxisbeispiel macht deutlich, wie teuer ineffiziente Planung ist:

Ein erfahrener Maschinenführer fällt krankheitsbedingt aus. Wird kurzfristig eine Leihkraft engagiert, entstehen insgesamt Mehrkosten von bis zum 2,5-fachen des regulären Gehalts (Nesus, 2025). Zusätzlich sinkt die Produktivität in den ersten Wochen um bis zu 25 %, da Einarbeitung notwendig ist.

Beispielrechnung:

Regulärer Monatslohn: 2.747 €
Leihkraft mit verbundenen Kosten (Ø 2,5x): 6.870 €
Produktivitätsverlust (25 %): 1.717 €
Einarbeitungskosten (10 Stunden à 35 €): 350 €

Gesamtkosten: 8.937 € vs. 2.747 € bei einer regulären Besetzung.

Und das für nur einen Mitarbeiterausfall pro Monat – die versteckten Kosten summieren sich schnell zu einem sechsstelligen Betrag pro Jahr.

Gut geplant ist halb gespart

Trotz der hohen Kosten, die mit ineffizienter Planung verbunden sind, arbeiten rund 40% der Produktions- und Logistikunternehmen noch mit Excel-Dienstplänen. Von der heiklen Datensicherheitslage einmal abgesehen, bietet Excel keine Echtzeit- Einblicke, braucht bei Änderungen viel Nacharbeit und hält auch keine Tarifregelungen im Blick.

Die komplexe Planungsrealität lässt sich einfach nicht mehr in Excel-Sheets einbauen. Vor allem eine vorrausschauende und flexible Planung lässt sich ohne eine intuitive Software nicht umsetzen.

Software als Effizienz-Booster

Hier setzt Dyflexis an. Unsere Workforce-Management-Software macht Schichtplanung (und auch rollierende Schichtplanung) dynamisch, intelligent und datengestützt:

Für Betriebsleiter bedeutet es:

Produktionslinien bleiben besetzt, auch bei kurzfristigen Ausfällen.
Personalbedarf wird automatisch an Produktionsprognosen gekoppelt.
Urlaub, Unverfügbarkeit und Abwesenheit werden nahtlos verarbeitet
Arbeitszeiten werden transparent erfasst

Für die Personalabteilung bedeutet es:

Schichten werden fair verteilt, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
Gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten werden automatisch eingehalten.
Die gesamte Planung wird dokumentiert, was für interne Analysen wertvoll ist.

Fazit: Technologie ist eine Pflicht, keine Kür

In der deutschen Produktion wird Effizienz meist über Maschinen definiert. Aber was nützen die besten Anlagen, wenn keine Fachkraft anwesend ist, um sie zu bedienen?

Ein modernes Workforce Management System deshalb kein Add-On, sondern die Grundlage für skalierbare, nachhaltige und kontinuierliche Produktionslinien.

Maschinenbau, Lebensmittelproduktion und Textilindustrie stehen vor den gleichen Herausforderungen: Fachkräftemangel, hohe Abwesenheitsquoten, und komplexen Schichtmodellen. Wer die Planung digitalisiert, ist diesen Herausforderungen Schritte voraus.

Wir beraten Sie gerne, wie die Planung in Ihrem Betrieb am besten digitalisiert werden kann. Nehmen Sie Kontakt mit unseren ExpertInnen auf.

Rollierende Schichtpläne für Produktion und mehr

Posted on 18/08/2025 by wouter

Rollierender Schichtplan für optimale Effizienz

Ein gut geölter rollierender Schichtplan ist essenziell für Unternehmenden in dem produzierenden Gewerbe, wie zum Beispiel der Maschinenbau, oder die Lebensmittel- und Textilproduktion. Lücken im Dienstplan oder ein schlecht durchdachtes Schichtmodell fühen zu Unterbrechungen der Produktion- und das kostet.

Warum ein rollierender Schichtplan?

Ein statischer Dienstplan stößt schnell an Grenzen. Wenn Änderungen vorgenommen werden, wird der ganze Plan durcheinander geworfen und führt zu Unübersichtlichkeit für Planende und Mitarbeitende. Ein rollierender Schichtplan, auch Rollplan oder Rahmenplan genannt, verteilt Schichten und freie Tage dynamisch über einen festgelegten Zeitraum. Das bedeutet: Mitarbeitende rotieren automatisch durch Früh-, Spät- und Nachtschichten, und die Produktion bleibt trotz Änderungen stabil. Sie haben eine optimlen Arbeitsrhytmus und trotzdem Flexibilität, und garantieren, dass Ihre Maschinen nie stillstehen.

Mit der richtigen Software können Sie den Schichtzyklus Ihres Betriebs einfach einrichten. Das bildet den Grunddienstplan: Gruppen von Mitarbeitern werden in dem angegeben Zyklus über einen bestimmten Zeitraum automatisch eingeplant. Sie können dann auf Basis von Qualifikationen und Verfügbarkeit bestimmen, welche Mitarbeitende Sie in welche Teams einteilen möchten.

Änderungen einfach durchgeben

Natürlich kommt es vor, dass Änderungen während dem Zyklus vorgenommen werden müssen. Mitarbeitende müssen kurzfristig weg, möchten eine Schicht tauschen, oder fallen für längere Zeit aus. Das bedeutet normalerweise viel Arbeit und schlimmsten Falls eine Unterbrechung Ihrer Produktion. Nicht mit der richtigen Planungssoftware! Mit Dyflexis können Sie Änderungen ganz einfach in dem rollierenden Schichtplan vornehmen. Nicht nur einmalige Anpassungen, sondern auch strukturelle Änderungen können durch den gesamten Zyklus automatisch ausgerollt werden. Und: Urlaub wir automatisch berücksichtigt, damit die Kontinuität Ihrer Produktion garantiert bleibt.

Die vorteile auf einen blick

Automatisierte Verteilung: Alle Mitarbeitenden wechseln regelmäßig zwischen Schichten, und einmal eingerichtet, läuft der Zyklus automatisch durch. Kein händisches Neuverteilen von Woche zu Woche mehr!
Flexibilität: Änderungen lassen sich schnell integrieren und durch den Zyklus implementieren, ohne den gesamten Rollplan neu zu schreiben.
Kontinuität: Produktionslinien laufen weiter, auch bei kurzfristigen Ausfällen. Mitarbeiter bekommen gerechte Schichten zugeteilt.

Wie Software Sie unterstützt

Workforce Management Software erstellt automatisierte rotierende Pläne. Mit wenigen Klicks sind faire Rotationen eingerichtet, Krankmeldungen integriert und Ersatzkräfte eingeplant. Die Software berücksichtigt dabei gesetzliche Vorschriften und individuelle Verfügbarkeiten – fehlerfrei und transparent. Das spart Zeit, reduziert Konflikte und sorgt für reibungslose Abläufe.

So unterstützt Dyflexis Ihre Filiale und Ihr Lager

Posted on 28/04/2025 by cashinfelaar

Ein volles Lager, leere Regale und kein Brötchen in Sicht. Es ist Montagmorgen im Supermarkt, und die Kunden schauen enttäuscht umher. Nicht, weil die Ware fehlt- die liegt ordentlich im Lager. Sondern weil niemand wusste, dass an diesem Tag das Frühschicht-Team im Distributionszentrum eingeteilt war. Zwei Teams, zwei Einsatzpläne, eine verpasste Chance.

Was wie ein Einzelfall wirkt, ist in vielen Handelsunternehmen Alltag: Dort, wo Filialen und Lager parallel arbeiten, kommt es oft zu Planungsfehlern. Häufig arbeiten die Abteilungen mit eigenen Schichtplänen, eigenen Systemen und eigenen Prioritäten. Doch für die Kunden zählt nur eines: dass alles reibungslos läuft. Ohne zentrale Steuerung entstehen Reibungsverluste – zwischen Abteilungen, im Betrieb und letztlich in den Geschäftsergebnissen. Das führt zu Frustration, Ineffizienz und entgangenen Umsätzen.

Das sind die 5 größten Herausforderungen bei getrennten Planungen von Filialen und Lagern:

Keine zentrale Planung
Filialen und Lager haben jeweils ihre eigene Arbeitsbelastung, Dynamik und Personalplanung. Wenn die Einsatzpläne jedoch völlig unabhängig voneinander erstellt werden, fehlt der Überblick über das Gesamtsystem. Das Lager weiß nicht, wann neue Aktionen in den Filialen starten oder wann mehr Nachschub nötig ist. Umgekehrt weiß die Filiale nicht, ob das Lager bereits am Limit arbeitet. Das führt zu Fehleinschätzungen, doppelten Einsätzen oder Lücken in der Besetzung.

Keine gemeinsame Vorbereitung auf Spitzenzeiten
Aktionen wie Feiertage, Sommerschlussverkauf oder der Schulanfang wiederholen sich jedes Jahr. Dennoch werden sie selten gemeinsam vorbereitet. Filialen stocken ihr Personal auf, während das Lager von einer normalen Woche ausgeht. Ohne gemeinsame Forecasts und Kapazitätsplanung entsteht ein Ungleichgewicht: Produkte kommen zu spät an, bleiben im Lager liegen oder sind zu schnell ausverkauft.

Unklare Verantwortlichkeiten
Ohne zentrale Steuerung entstehen Grauzonen zwischen den Abteilungen. Wer passt den Einsatzplan an, wenn Lieferungen sich verzögern? Wer übernimmt Verantwortung bei fehlerhafter Personalplanung während einer Aktion? Die Teams arbeiten in eigenen Silos, und niemand fühlt sich für den Gesamtprozess verantwortlich. Mit negativen Folgen für die Kundenzufriedenheit und die interne Zusammenarbeit.

Doppelte Verwaltung und Fehleranfälligkeit
Verstreute Planungen über verschiedene Systeme hinweg erzeugen Mehraufwand. Abteilungen pflegen eigene Übersichten, kommunizieren per E-Mail oder App und tragen Daten manuell ein. Das erhöht die Fehlerquote: doppelte Buchungen, falsch eingeschätzte Verfügbarkeiten oder vergessene Änderungen. Dabei zählt im Handel jede Minute.

Keine Einblicke, keine Optimierung
Ohne gemeinsame Daten ist es schwer, Ursachen für Probleme zu erkennen. Lag es an zu wenig Personal im Lager oder an falscher Bedarfsschätzung in der Filiale? Ohne Sicht auf die gesamte Prozesskette erkennt man nur die Symptome – nicht die Ursache. Und ohne Ursachenanalyse sind nachhaltige Verbesserungen unmöglich.

Zeit für Technologie mit Gesamtüberblick

Der Einzelhandel ist dynamisch – oft ändern sich die Gegebenheiten täglich oder stündlich. In diesem Tempo reichen Excel-Tabellen oder manuelle Planungen nicht mehr aus. Moderne Workforce-Management-Software integriert die Personalplanung von Filialen und Lagern in einem System. Sie verbindet Daten zu Bestellungen, Lagerbeständen, erwarteter Kundennachfrage und Personalverfügbarkeit, damit Sie jederzeit in Echtzeit reagieren können. So garantieren Sie, dass Ihre Regale stets und besonders zu Stoßzeiten gut aufgestockt sind.

Intelligente Technologie ersetzt Bauchentscheidungen durch datengestützte Planung. Durch die Kombination von Forecasting und Echtzeitdaten entstehen Einsatzpläne, die besser zur Realität auf der Fläche passen – egal ob in der Filiale, im Lager oder beidem. Dabei sollten auch gesetzliche Regeln sowie das ArbZG. oder Compliance-Anforderungen im Hintergrund automatisch berücksichtigt werden.

So unterstützt Sie Dyflexis

Dyflexis Workforce Management wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre operative Steuerung verbessern wollen. Die Software bietet eine nutzerfreundliche Plattform für Filialen und Distributionszentren. Dank automatischer Dienstplanung wird Personal auf Basis von Verfügbarkeit, Vertragsstunden und erwarteter Nachfrage optimal eingeteilt.

Die Personalbedarfsprognose liefert Ihnen die richtigen Einblicke, damit Sie auf Spitzenzeiten optimal vorbereitet sind. Mit Einzelhandels- und Logistikplanung in einer Umgebung vermeiden Sie Kostenüberschreitungen und sorgen jederzeit für die richtige Besetzung. Die benutzerfreundliche Software für den Personaleinsatz hilft dabei, Lohnkosten zu senken, ohne bei Qualität oder Kundenzufriedenheit Kompromisse einzugehen.