Categorie: Blogs

Roostervrije dagen en vakantiedagen zijn allebei dagen dat je niet hoeft te werken. Tot daar de overeenkomsten. Want de regels en richtlijnen rondom de roostervrije dagen en de vakantiedagen, die verschillen wel van elkaar. Hoe zit dat dan precies? Wat is belangrijk om te weten voor werkgevers en werknemers over het verschil tussen vakantiedagen en roostervrije dagen? Daar gaan we in dit artikel op in.

Verschil roostervrije dagen en vakantiedagen

Om het verschil tussen roostervrije dagen en vakantiedagen duidelijk te maken, is het belangrijk om in te zoomen op de betekenis van beide begrippen.

Wat zijn vakantiedagen?

Vakantiedagen zijn vrije dagen die wettelijk bepaald zijn. Zo krijg je wettelijk gezien vier keer het aantal uren dat je (gemiddeld) per week werkt, wat bij een fulltimejob ongeveer neerkomt op 20 vakantiedagen per jaar. Word je ziek? Dan heb je nog steeds recht op vakantiedagen. Dat geldt zelfs als je tijdens je vakantie ziek wordt!

Wat zijn roostervrije dagen?

Roostervrije dagen zijn vrije dagen die ook wel bekend staan als ADV-dagen. De betekenis van ADV is Arbeidsduurverkorting. Dat wil zeggen dat je volgens je contract per week minder werkt dan dat je daadwerkelijk werkt, waardoor je op een later moment roostervrije dagen overhoudt (heb je opgebouwd). Je bouwt geen roostervrije dagen op als je ziek bent (tenzij anders aangegeven in cao of contract).

Verschil ADV en vakantiedagen: ziekte

Er zitten een aantal belangrijke verschillen tussen roostervrije dagen en vakantiedagen.

1.     Verschil ADV en vakantiedagen: wel en niet werken

Een groot verschil tussen roostervrije dagen en vakantiedagen, is dat je vakantiedagen als percentage krijgt over de uren die je reeds gewerkt hebt. Je hebt daar dus in feite niets extra’s voor gedaan, je krijgt deze als een soort ‘bonus’. Daarentegen heb je voor roostervrije dagen wel degelijk gewerkt. Het is een vorm van Tijd-voor-Tijd.

2.     Verschil ADV en vakantiedagen: moment van opname en verval

Vaak wordt in de cao of het contract vastgelegd op welk moment ADV-dagen opgenomen mogen worden. In de meeste gevallen vervallen ze na een jaar. Dit in tegenstelling tot vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen kun je tot een jaar na het kalenderjaar waarin je ze hebt opgebouwd meenemen. Voor bovenwettelijke dagen geldt de termijn van 5 jaar.

3.     Verschil ADV en vakantiedagen: uitbetaling

Wettelijke vakantiedagen mogen nooit uitbetaald worden, behalve aan het einde van je contract. Zolang je dus in dienst bent moet je de uren opnemen, zo niet, dan vervallen ze. Bij ADV kan er wel een afspraak gemaakt worden over uitbetaling.

Voorbeeld verschil vakantiedagen en roostervrije dagen

Het komt regelmatig voor dat men een 38-uren contract heeft, en toch 40 uur per week werkt. Je bouwt dan 2 ADV-uren per week op. Ben je die dag ziek? Dan bouw je ook geen 2 ADV-uren op. Wel bouw je over die 38 uur vakantiedagen op.

Zorgen dat alles goed geregistreerd wordt? Dyflexis!

Zoals je leest zijn er toch wel een aantal cruciale verschillen tussen (ADV) roostervrije dagen en vakantiedagen. Je kunt je vast voorstellen dat het belangrijk is dat alles op de juiste manier gedocumenteerd wordt. Daar komt Dyflexis om de hoek kijken. Met ons Workforce Management Systeem houd je verlofregistratie tot in de puntjes bij. Hierbij worden roostervrije dagen en vakantiedagen op de juiste manier van elkaar gescheiden. Met zo’n automatisering bespaar je veel tijd en geld, en voorkom je fouten!

Meer weten en zelf de voordelen ontdekken? Probeer dan de gratis demo van het Workforce Management Systeem van Dyflexis.

We snappen allemaal het belang van een goede planning. Maar daadwerkelijk een goede planning maken, dat is andere koek. Zeker in bedrijven met personeel is het van belang om goed de plannen, zodat het werk door kan blijven gaan. We geven je een aantal concrete tips, die je helpen om binnen de onderneming goed te plannen.

1.     Stel een (vaste) takenlijst op (of herbekijk)

Je kunt geen goede planning maken als je niet weet wat er gedaan moet worden. Daarom zet je eerst eens alle taken duidelijk op een rijtje. Zo heb je als restaurant personeel nodig in de keuken en bediening, en heb je bij de supermarkt vakkenvullers en kassamedewerkers nodig. Vul zelf maar in! Een aantal vaste taken zijn – ongeacht hoeveel personen je voor een bepaalde functie nodig hebt – altijd noodzakelijk.

2.     Houd rekening met dal- en piekmomenten

Het is logisch dat je op het ene moment meer te doen hebt dan op het andere moment. Bij sommige bedrijven zijn seizoensgebonden trends bijvoorbeeld duidelijk merkbaar. In een goede planning houd je hier rekening mee. Maar dat is wellicht makkelijk gezegd dan gedaan, want hoe weet je nu wat die piek- en dalmomenten zijn? We raden je aan om gebruik te maken van forecasting software, waarmee je op basis van eerdere gegevens voorspellingen kunt doen, als basis voor een goede planning.

3.     Stel een realistische, goede planning op

Het is tijd om daadwerkelijk een planning te maken. Ook hier hoef je nog geen mensen aan taken te koppelen. Je schrijft op welke functies op welke momenten op welke plekken nodig zijn. Hoe je dit doet, verschilt natuurlijk per branche. Een aantal algemene tips.

• Ben realistisch, en houd rekening met werktempo. Zeker wanneer je andere mensen gaat inplannen, kun je niet verwachten dat ze even snel zijn als jij.
• Vergeet niet om voldoende pauzes in je goede planning op te nemen.
• Stel prioriteiten, zodat een concrete werkvolgorde duidelijk wordt.

Houd ook rekening met een back-up. Wat als de planning niet loopt zoals gehoopt? Hoe ga je dat oplossen? Waar mogelijk bouw je wat extra tijd in.

4.     Zorg voor mensen die de planning kunnen realiseren

Had je alleen een planning voor jezelf gemaakt? Dan moet je zorgen dat je zelf aan de slag gaat. Wanneer het echter om een personeelsplanning gaat, dan komt er net iets meer bij kijken. Het is belangrijk om te beseffen dat een goede planning pas écht haalbaar is, als er mensen zijn die de taken op de planning kunnen uitvoeren. Dat begint al bij een goed selectieproces, waarin de verwachtingen helder worden gemaakt. Koppel de juiste personen aan de juiste plekken in de planning. Houd ook hier rekening met een back-up plan, want iemand kan altijd onverwachts ziek zijn.

TIP: Probeer bij het inplannen ook rekening te houden met persoonlijke voorkeuren. Dan is de kans groter dat de planning effectief en efficiënt uitgevoerd wordt.

5.     Automatiseer en reflecteer je goede planning

Een goede planning maken is zo makkelijk nog niet. Het is dan ook slim om regelmatig te reflecteren en bij te stellen waar nodig. Gelukkig hoef je dit niet in je uppie te doen! Automatiseer en profiteer! Bij Dyflexis hebben we het handige Workforce Management Systeem voor je klaarstaan. Hiermee kun je piek- en dalmomenten detecteren, back-ups toevoegen aan de planning en zien waar het juist goed gaat of (mogelijk) misgaat. Zo ga je voor de beste planning, zonder gedoe of zorgen.

Aan de slag met Workforce Management? Vraag een gratis demo aan voor het Workforce Management Systeem van Dyflexis.

Tijd-voor-Tijd, het klinkt als een simpel en logisch begrip. De werknemer werkt het ene moment wat meer, en pakt die tijd op een ander moment terug. Toch is het belangrijk om te weten dat je als werkgever niet klakkeloos de Tijd-voor-Tijd regel mag opnemen. Hier komen de nodige regels en richtlijnen bij kijken. Daarnaast moet je natuurlijk ook nog een manier bedenken om dit alles goed te documenteren. Laten we er eens op inzoomen!

Wat is Tijd-voor-Tijd regeling?

Tijd-voor-Tijd, ook wel TVT (uren) genoemd, betekent dat een werknemer de uren die hij of zij overwerkt, later mag gebruiken om vrij te nemen. Als voorbeeld kan iemand die op vrijdag vrij is een keer komen werken, en een andere week ook de donderdag vrij pakken, dit als Tijd-voor-Tijd. Het kan om hele dagen gaan, maar natuurlijk ook om enkele uren.

Is een Tijd-voor-Tijd regeling verplicht?

Als werkgever mag je gerust aan werknemers vragen om tijdens drukke periodes wat langer door te werken. Ook wanneer iemand ziek is kan dat goed van pas komen. Het geven van TVT-uren is zelfs niet verplicht! Tenzij anders beschreven in de cao of bedrijfsregeling. Toch is het wel slim om dit te doen, om goodwill bij je werknemers te creëren. Je kunt immers niet alleen maar nemen, je moet ook geven om te blijven ontvangen.

TIP: is TVT niet wenselijk binnen het bedrijf? Dan kun je tevens met de werknemer afspreken dat je overuren in geld uitbetaalt. Je kunt optioneel deze keuze bij hen neerleggen.

Er zijn een aantal TVT-regels!

Mocht een werknemer op maandag een uurtje langer doorwerken om de drukte van het weekend weg te werken, dan mag je hem op dinsdag best een uurtje eerder laten gaan. Vooral in kleine organisaties wordt hier niet heel moeilijk over gedaan, zeker niet als het om enkele uurtjes gaat. Toch zijn er wel een aantal aanvullende regels. Neem ze eens door om te zien of ze binnen je organisatie van toepassing zijn.

• Tijd-voor-Tijd mag niet als iemand het minimumloon verdient, omdat diegene door het ‘terug krijgen van tijd’ dan onder het minimum gaat verdienen. Als werkgever dien je overuren uit te betalen.
• Pas ook op als je nét boven het minimum uurloon betaalt, want ook dan kom je met TVT al snel onder het minimumloon uit.

Wanneer opname van TVT-uren?

Je zou denken dat Tijd-voor-Tijd uren een win-win voor beide partijen zijn, maar er zit wel een addertje onder het gras. Werknemers moeten deze uren namelijk binnen maximaal 6 maanden na het einde van de opbouwperiode opnemen. Lukt het niet, dan volgt alsnog uitbetaling. Dit is een wettelijke regel. In de cao kunnen hier overigens uitzonderlijke afspraken over gemaakt zijn.

Goed bijhouden van Tijd-voor-Tijd uren

Nu je weet dat Tijd-voor-Tijd uren binnen een bepaalde periode verplicht opgemaakt of uitbetaald dienen te worden, realiseer je je wellicht het belang van goede documentatie. Onthouden wanneer iemand overwerkt en TVT pakt is immers handmatig niet zo’n handige klus. Een Workforce Management Systeem is een goede oplossing. Hiermee kun je urenregistratie automatiseren . Zo zorg je er als werkgever voor dat alles goed bijgehouden wordt, zodat je met TVT kan omgaan op de manier die wenselijk is.

Wil weten hoe het Workforce Management Systeem je hierbij helpt? Vraag een demo aan en dan ontvang je een persoonlijke rondleiding door de software.

Verplichte vrije dagen zijn dagen waarop werknemers verplicht vrij zijn. Ze worden ook wel officiële feestdagen genoemd, maar het is belangrijk om te weten dat verplichte vrije dagen niet voor iedereen hetzelfde hoeven te zijn. Dit kan namelijk afhangen van je cao. Verplichte vrije dagen zijn in sommige sectoren een lust, in anderen een last. In dit artikel geven we je tips over het omgaan met verplichte vrije dagen en de planning ervan.

Wat zijn verplichte vrije dagen?

Verplichte vrije dagen is wat dat betreft een breed begrip. De een doelt daarmee op de officiële vakantiedagen, waarop de meeste mensen vrij zijn. De ander bedoelt juist het aantal verplichte vakantiedagen per jaar, wat eigenlijk in uren uitgedrukt wordt. Jaarlijks heb je in ieder geval recht op 4 keer het aantal uren dat je per week werkt. In praktijk komt dat neer op 4 weken vakantie per jaar, ervan uitgaande dat je het hele jaar werkzaam bent. Mogelijk heb je meer verplichte vrije dagen, als dat in je cao beschreven staat.

Wanneer zijn de verplichte vrije dagen?

De verplichte vrije dagen kunnen per cao / sector verschillen. In veel sectoren worden de officiële feestdagen als verplichte feestdagen gezien. In ieder geval dagen als nieuwjaar en Pasen. Goede Vrijdag is een uitzondering, dan werken de meeste bedrijven wel door.

Dit zijn de officiële feestdagen:

• Nieuwjaarsdag
• Goede Vrijdag
• 1^e en 2^e paasdag
• Koningsdag
• Bevrijdingsdag
• Hemelvaartsdag
• Pinksteren
• 1^e en 2^e kerstdag

Ben je vrij op officiële feestdagen?

Om te weten of je vrij bent op officiële feestdagen, kijk je in de cao of contract. Ook in het personeelshandboek kunnen hier richtlijnen over instaan. Indien de officiële feestdagen als verplichte vrije dagen gelden, dan krijg je doorbetaald op deze dagen. Zo niet, dan kan de werkgever je vragen om een officiële vrije dag op te nemen indien je vrij wilt zijn. Bij veel bedrijven zien we dat werkgevers deze dag doorbetalen en vrij geven.

Moet je als werkgever verplicht vrij geven?

Nee, dat hoeft niet, tenzij anders vermeld staat in het contract of de cao. In sommige branches is het immers niet wenselijk als (alle) personeelsleden vrij zijn. Een goed voorbeeld is natuurlijk de horeca. Net als ziekenhuizen en andere soorten instanties waar het werk echt geen dag stil kan liggen. Iedereen begrijpt dat.

Vaak belonen werkgevers met een extra vergoeding als iemand op feestdagen of in het weekend werkt. Dit is overigens, tenzij anders aangegeven in contract of cao, geen wettelijke verplichting. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat het niet slim is, want het komt de werknemerstevredenheid en de bereidheid om te werken toch wel echt ten goede.

Moet je als werkgever medewerkers uitbetalen op een feestdag?

Een medewerker maakt op een feestdag aanspraak op doorbetaling van het loon als hij normaal gesproken op die dag arbeid verricht. Bij een onregelmatig arbeidspatroon kan dit worden vastgesteld als de medewerker in de voorgaande 13 weken in ten minste 8 weken op de bewuste dag arbeid heeft verricht. Is er aan het criterium 8 uit 13 voldaan, dan wordt in Dyflexis het loon doorbetaald op basis van het gemiddeld op die dagen gewerkte aantal uren. Bij de bepaling hiervan tellen alle gerealiseerde uren mee als gewerkte dagen.

Hoe plan je verplichte vrije dagen goed in?

Of het nu gaat om verplichte vrije dagen of door werknemers opgenomen vrije dagen, het is altijd goed om de personeelsplanning goed te organiseren. Dat begint al met een planning, waar je op tijd aan begint. Daarnaast is het, vooral op officiële feestdagen en andere events, slim om te zorgen dat je niet te veel personeel inzet. Je wilt immers niet dat zij gaan klagen dat ze ‘eigenlijk voor niks op het werk zijn’. Hier kan forecasting software je bij helpen; op basis van historische gegevens maak je een voorspelling over de optimale bezetting.

Tevens raden we je het Workforce Management Systeem aan. Hiermee doe je niet alleen voorspellingen, maar automatiseer je personeelsbeheer tot in de puntjes. Zo maak je altijd de juiste keuzes en zorg je dat de klussen al geklaard zijn voordat de verplichte vrije dagen aanbreken. Altijd de juiste bezettingsgraad met Dyflexis!

Het inzetten van de juiste hoeveelheid personeel is voor veel bedrijven altijd al een uitdaging geweest. Onderbezetting zorgt er immers voor dat het werk niet af komt, of dat het veel te lang duurt. Overbezetting daarentegen brengt onnodig hoge kosten met zich mee, met het risico dat werknemers elkaar nog gaan afleiden ook. Kortom, de juiste hoeveelheid personeel op de juiste plek, dat is het streven. En daar kan automatisering je bij helpen. We vertellen je hoe, zodat je het ook in kunt zetten in jouw bedrijf.

De juiste bezettingsgraad automatisch berekenen

We vertelden je eerder al over het belang van de juiste bezettingsgraad, omdat zowel onderbezetting als overbezetting onwenselijk zijn en kunnen leiden tot slechtere resultaten voor het bedrijf. De perfecte bezettingsgraad berekenen is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan, omdat er zoveel factoren meespelen. En daar komt automatisering om de hoek kijken, want op basis van historische gegevens kunnen tools je helpen bij het bepalen van de perfecte bezettingsgraad. Automatisch en snel, ja, het kan écht!

Personeel beheren met Workforce Management

Personeelsbezetting goed inrichten begint al bij goede urenregistratie. Deze wordt vervolgens gekoppeld aan andere bedrijfsgegevens, waaronder ook de omzet versus de kosten, en personeelskosten versus winst, et cetera. Op basis daarvan kan de ideale bezettingsgraad berekend worden. Je hebt hier wel de juiste software voor nodig, ook wel slimme software of Business Intelligence tools genoemd. Een goed voorbeeld is de Workforce Management software, een echte aanrader voor efficiënt personeelsbeheer.

Met Workforce Management heb je altijd de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats!

Hoe werkt dat automatiseren dan precies?

Het klinkt natuurlijk interessant allemaal, maar we kunnen ons voorstellen dat je wel benieuwd bent hoe dat dan eigenlijk precies werkt. Allereerst wordt het systeem ingesteld voor je bedrijf, zodat voortaan tal van belangrijke gegevens automatisch bijgehouden worden. Dat scheelt je veel handmatig werk, en verkleint de kans op fouten. Vervolgens worden de historische gegevens dusdanig aan elkaar gekoppeld dat voorspellingen gedaan kunnen worden. Op basis daarvan maak je strategische beslissingen in de bedrijfsvoering, zowel op het gebied van efficiënt personeel beheren als andere strategische keuzes.

Forecasting zorgt voor efficiënte keuzes

Die automatisering waardoor je belangrijke beslissingen kunt maken, noemen we ook wel forecasting. Dit wil zeggen dat je op basis van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens uit het verleden een voorspelling doet. Zo heb je tijdens de vakanties wellicht extra veel personeel nodig (automatisering geeft je concrete aanbeveling) en zijn er daarnaast ook bepaalde periodes dat werknemers vaak ziek zijn of vakantie willen nemen. Middels forecasting zie je tijdig de trends en kun je daar slim op inspelen.

Start met efficiënt beheren van personeel!

Het is goed om zelf eens te ervaren wat automatisering voor je bedrijf kan doen. Het bespaart je veel tijd, misschien ook stress en zorgt ervoor dat je eenvoudiger de juiste persoon op de goede plek zit. Je voorkomt over- en onderbezetting. Wij adviseren je om een demo aan te vragen. Je krijgt een digitale rondleiding in de software, zodat je daarna zelf kan beoordelen of automatisering voor het efficiënt beheren van personeel bij je past.

BI-tooling staat voor Business Intelligence tooling. Zoals de naam wellicht al doet vermoeden is dit een manier om bedrijven naar een hoger niveau te tillen. En dat is inderdaad zo! BI-tooling staat namelijk voor een werkwijze waarbij software gebruikt wordt om gegevens te verzamelen, te verwerken en te analyseren, om op basis daarvan strategische bedrijfsbeslissing te maken. We vertellen er meer over en geven voorbeelden, zodat je het ook zelf in kunt gaan zetten binnen de organisatie.

BI-tooling, wat is dat?

BI-tooling, oftewel Business Intelligence tooling, is het gebruik van softwaretools om gegevens te verzamelen, te verwerken en te analyseren. Hiermee kunnen grote hoeveelheden ruwe en ongestructureerde gegevens dusdanig verwerkt worden dat ze omgezet worden in waardevolle informatie. En op basis van die informatie kunnen dus de strategische bedrijfsbeslissingen genomen worden.

Datagedreven beslissingen maken met BI-tooling

BI-tooling inzetten in het bedrijf is eigenlijk altijd wel een goed idee. Dat komt omdat beslissingen hiermee te onderbouwen zijn: je gebruikt immers historische data voor het maken van bepaalde keuzes. Zo kun je bijvoorbeeld bepaalde prognoses doen over de drukte, voorraad, personeelsbeheer, omzet in bepaalde periodes. En deze informatie aan elkaar koppelen om de bedrijfsvoering optimaal af te stemmen.

Hoe zet je BI-tooling in?

Wellicht wil je zelf aan de slag met BI-tooling, maar heb je geen idee waar je moet beginnen. Begrijpelijk. Goed om te weten is dat er oneindig voor BI-tools op de markt zijn, die ieder hun eigen kracht hebben. Zo heb je misschien wel eens van het bekende Microsoft Power BI gehoord, waarmee je automatische rapportages over de bedrijfsvoering kunt genereren. Hierbij ligt de focus op het eenvoudig delen van informatie met de rest van het team. Ook Qlik is een bekende BI-tool, waarmee je zelf kiest welke data je aan het dashboard wil toevoegen. En zo zijn er nog veel meer BI tools!

Wat zijn de beste BI-tools?

De beste BI-tool hangt maar net af van je bedrijf, je doelstellingen en de problemen (of uitdagingen) waar je tegenaan loopt bij de bedrijfsvoering. Goed om te weten is dat er zowel betaalde als gratis BI-tools op de markt zijn. Houd er rekening mee dat weinig in het leven voor niets is. Het gaat om belangrijke en vertrouwelijke data, dus kies altijd voor een platform dat vertrouwelijk en veilig omgaat met je bedrijfsgegevens.

Voorbeeld BI-tooling inzetten

Bij Dyflexis merken we dat sommige bedrijven specifiek tegen het probleem van goede personeelsplanning aanlopen. We hebben daarom een BI-tool ontwikkelt die hierin ondersteunt. Het scheelt je niet alleen veel stress en tijd, maar zorgt er ook voor dat je omzet groeit, omdat je dus de juiste keuzes maakt op dit gebied. We schetsen een BI-tooling voorbeeld.

Uitdaging: een horecagelegenheid moet zorgen dat de juiste voorraad en de goede hoeveelheid personeel aanwezig is op bepaalde momenten.

BI-tooling: middels onze Workforce Management BI-tool worden historische gegevens en voorspellingen gebruikt om grip te krijgen op de perfecte personeelsplanning en urenregistratie.

Factoren die meegenomen worden: in de analyse wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met periodes dat veel werknemers ziek zijn. Er kunnen zelfs voorspellingen over de voorraad worden gedaan (forecasting) en ook het weerbericht wordt meegenomen en gekoppeld aan eerdere momenten (cross-berekeningen) om de gewenste bezettingsgraad te voorspellen.

Resultaat: Onder- en overbezetting voorkomen, dus perfecte personeelsplanning en voorraad. Zo zijn en blijven klanten tevreden, en gaat de omzet omhoog, door met behulp van BI-tooling de bedrijfsbeslissingen te optimaliseren.

Spreekt BI-tooling je aan en wil je kennismaken met het Workforce Management Systeem van Dyflexis voor het optimaliseren van de personeelsplanning? Neem contact met ons op of vraag een gratis demo aan!

Het verwerken van toeslagen kost over het algemeen veel tijd, het is foutgevoelig en kan bij medewerkers vragen oproepen. Daarom is het slim om toeslagen automatisch te verwerken.

Wat zijn toeslagen?

Toeslagen zijn extra betalingen die medewerkers ontvangen boven op hun standaardsalaris voor het werken onder specifieke omstandigheden of in bepaalde situaties. De exacte regels en bedragen verschillen per land, cao’s, de arbeidsovereenkomst en het bedrijfsbeleid. Hier zijn enkele veelvoorkomende toeslagen op gewerkte uren:

Overurentoeslag

Extra vergoeding voor elk uur dat boven een bepaald aantal uren per week wordt gewerkt. Bijvoorbeeld, als de standaardwerkweek 40 uur is en iemand 45 uur werkt, worden de extra uren als overuren beschouwd en tegen een hoger tarief uitbetaald.

Avond- en nachttoeslag

Medewerkers in bijvoorbeeld de zorg, horeca of magazijnen hebben vaak onregelmatige diensten. Als medewerkers ‘s avonds of ’s nachts werken, kunnen ze recht hebben op een toeslag boven op hun normale loon. Deze toeslagen ontvangen ze dan vanwege de minder gunstige werktijden.

Weekendtoeslag

Werkt je personeel in het weekend? Wellicht hebben ze recht op een toeslag vanwege het werken op een moment dat de meeste anderen vrij zijn.

Feestdagtoeslag

Als medewerkers op feestdagen werken, zoals met Kerstmis of op Nieuwjaarsdag, kunnen ze een toeslag ontvangen. Deze dagen zijn namelijk speciale werkdagen.

Gevaarlijke werkomgevingstoeslag

In sommige sectoren, zoals in de bouw of chemische industrie, ontvangen medewerkers een extra toeslag als ze werken in een risicovolle omgeving of met gevaarlijke stoffen.

Onregelmatigheidstoeslag

Personeelsleden die werken in ploegendiensten of met onregelmatige werktijden kunnen recht hebben op een toeslag.

Overwerktoeslag

Als medewerkers extra uren maken naast hun reguliere werktijden, kunnen ze in aanmerking komen voor een speciale overwerktoeslag.

Wie spelen een rol bij het verwerken van toeslagen?

Als het gaat om het bijhouden van overuren en het verwerken van toeslagen, verschilt het per organisatie wie hier verantwoordelijk voor is.

Medewerkers

Het is de verantwoordelijkheid van je personeel zelf om ervoor te zorgen dat zij hun gewerkte uren nauwkeurig bijhouden en eventuele overuren of extra uren rapporteren aan hun werkgever. Dit gaat heel eenvoudig met bijvoorbeeld de urenregistratie via Dyflexis. Ons kloksysteem houdt de overuren automatisch bij.

De werkgever

De werkgever is verantwoordelijk voor het bijhouden van de uren van hun medewerkers, het berekenen van eventuele toeslagen op basis van de geldende regels en overeenkomsten (zoals cao’s of arbeidsovereenkomsten), en het juist verwerken van deze toeslagen in de salarisadministratie.

Salarisadministratie

In de meeste organisaties verwerkt de salarisadministratieafdeling of een externe salarisadministrateur alle salarissen en toeslagen. Zij zijn verantwoordelijk voor het juist vertalen van bepaalde gewerkte uren naar de toeslagen die van toepassing zijn. De salarisadministratie berekent de toeslagen en regelt de uitbetaling van het juiste bedrag aan personeelsleden.

Het is belangrijk dat werkgevers en medewerkers beide weten wie wanneer recht heeft op bepaalde toeslagen. Dit leggen zij vast in de arbeidsovereenkomst. Twijfel je of heb je vragen over bepaalde toeslagen? Neem dan contact op met je HR-afdeling of met een juridisch adviseur om de specifieke situatie te verduidelijken en te voldoen aan de wettelijke vereisten.

Vanaf nu gaan we het helemaal anders doen!

Er verschillende manieren om toeslagen op gewerkte uren te automatiseren. Dit is afhankelijk van de complexiteit van de berekeningen en de beschikbare technologie.

Regel gebaseerde automatisering

Als de regels voor het berekenen van toeslagen op gewerkte uren relatief eenvoudig zijn, kun je een regel gebaseerde automatiseringsmethode gebruiken. Hierbij schrijf je regels in de vorm van “als-dan” verklaringen om te bepalen wanneer en hoe toeslagen worden toegepast. Deze regels kunnen worden geïmplementeerd in programmeercode of in een spreadsheet.

Tijdregistratiesysteem

Gebruik een tijdregistratiesysteem waar medewerkers hun gewerkte uren kunnen bijhouden. Moderne tijdregistratiesystemen kunnen vaak automatisch toeslagen berekenen op basis van vooraf ingestelde regels en tarieven. Zo’n systeem kan ook rekening houden met variabelen zoals werktijden, overuren, weekendwerk, feestdagen, etc.

Payroll-software

Als je een geavanceerdere automatisering nodig hebt, kun je payroll-software overwegen. Payroll-software is speciaal ontworpen om salarisberekeningen te automatiseren, inclusief toeslagen op gewerkte uren. Het biedt vaak de mogelijkheid om complexe regels in te stellen en geautomatiseerde berekeningen uit te voeren.

API-integratie

Als je bestaande systemen hebt voor tijdregistratie en salarisadministratie, maar ze bieden geen geautomatiseerde toeslagenberekening, kun je proberen om hun functionaliteit uit te breiden door API-integraties te gebruiken. Via API’s kunnen verschillende systemen gegevens uitwisselen, waardoor je de berekening van toeslagen op gewerkte uren kunt automatiseren.

Machine learning

In geval van complexe toeslagberekeningen waarbij verschillende factoren in aanmerking moeten worden genomen, kan machine learning worden toegepast. Door historische gegevens te gebruiken, kan een machine learning-model leren en toeslagen voorspellen op basis van verschillende parameters, zoals werktijden, werkdagen, functie, etc.

Automatisch toeslagen verwerken, waar moet ik op letten?

Het is belangrijk om op te merken dat automatisering van toeslagen op gewerkte uren vereist dat de regels voor het toepassen van toeslagen nauwkeurig worden vastgesteld. Ook moet je zorgvuldig controleren of de geautomatiseerde berekeningen correct ingesteld zijn. Werk daarom samen met een organisatie die ervaring heeft met het instellen van toeslagen. Zeker als je met een complexe cao te maken hebt.

Wil je meer leren over hoe gebruiksvriendelijke WFM-software jouw klant verder kan helpen en jij toeslagen nooit meer handmatig hoeft te berekenen? Meld je dan aan voor een kennismakingsgesprek met onze partnermanager. Klik hier om je aan te melden.

Personeelsplanning is natuurlijk een belangrijke taak binnen organisaties waar meerdere mensen werken. Te weinig capaciteit zorgt er immers voor dat er niet (of lastiger) aan de vraag voldaan kan worden, maar overcapaciteit zorgt daarentegen voor onnodige kosten. In dit artikel zetten we 5 veel voorkomende personeelsplanning fouten op een rijtje. We vertellen je tevens hoe je ze vermijdt. Succes!

1. De verkeerde persoon op de verkeerde plek 

Een bekende personeelsplanning fout is de verkeerde persoon op de verkeerde plek zetten. Denken dat iemand capabel is, terwijl diegene elders beter tot zijn of haar recht komt. Je kunt deze personeelsplanningsfout vermijden door hier al aandacht aan te besteden tijdens het selectieproces. Krijg ten eerste helder wat je zoekt in een werknemer. En zorg er ten tweede voor dat je tijdens het selectieproces achterhaalt of de persoon in kwestie de vastgestelde vaardigheden en capaciteiten bezit. 

2. Onvoldoende anticiperen op seizoensgebonden trends 

Sommige periodes in het jaar zijn extra druk, andere periodes juist extra rustig. Dat geldt eigenlijk in alle sectoren, maar voornamelijk in de horeca en in bedrijven die B2C verkoop doen. Pieken tijdens de feestdagen, volle terrassen in de zomer, noem maar op. Je kunt voldoende anticiperen door gebruik te maken van forecasting software. Die voorspelt op basis van eerdere gegevens, maar ook weersvoorspellingen op basis van afgelopen jaren, hoeveel personeel je op welk moment nodig hebt. 

3. Geen rekening houden met persoonlijke voorkeuren 

Hoewel de planners misschien de baas zijn over de planning, is het toch zeker aanbevolen om rekening te houden met persoonlijke voorkeuren. Laat je werknemers die dan ook zeker aangeven via een roostersysteem. Want werknemers die moeten werken terwijl ze eigenlijk op dat moment niet willen? Dat zorgt zonder twijfel voor een lager moraal! Zo werken ze misschien minder hard, zijn ze gestrest en/of chagrijnig, wat invloed heeft op het resultaat. Deze personeelsplanningsfout vermijden is makkelijk door simpelweg mee te denken. 

4. Te strak plannen zonder back-up 

Je personeel regelmatig laten overwerken omdat je te strak gepland hebt is geen goed idee. Ook dit is slecht voor de moraal en kan op den duur zelfs leiden tot een burn-out, wat je als werkgever uiteraard wil voorkomen. Tevens dien je rekening te houden met uitval voor korte en lange termijn. Wat doe je als iemand last minute ziek is, hoe vang je een zwangerschap of langdurig verzuim op? Denk altijd na over een back-up plan en bouw wat extra ruimte in voor het geval iets langer duurt dan verwacht. 

5. Alles handmatig doen, dus zonder software 

Het gebruik van software kan je helpen om een goede personeelsplanning te maken. Dit handmatig doen brengt veel meer risico’s met zich mee. Het wordt een grote wirwar, en het kost je ook nog eens veel meer tijd dan wanneer je software gebruikt. Workforce Management software is een goede keuze. Bij Dyflexis vraag je een gratis demo aan. We vertellen er hieronder meer over. 

Goede personeelsplanning maken? Workforce Management System! 

Bij Dyflexis hebben we het Workforce Management System opgezet. Deze software voor personeelsplanning helpt je bij het maken van de juiste keuzes voor inroosteren. Op basis van historische gegevens wordt een aanbeveling gedaan. Dit vertaal je naar capaciteit, en vervolgens naar een efficiënt rooster. Ook kijk je naar back-up voor als iemand ziek is, en wordt er rekening gehouden met tal van factoren die invloed kunnen hebben op een goede personeelsplanning. Met Workforce Management kun je de meest gemaakte personeelsplanningsfouten vermijden! 

Aan de slag met Workforce Management? Vraag een gratis demo aan voor het Workforce Management Systeem van Dyflexis.