Een goede bezettingsgraad op personeelsgebied zorgt ervoor dat je niet te maken krijgt met onderbezetting of overbezetting. Het resultaat is dat je de productiestromen optimaal inzet, met de juiste hoeveelheid mensen op de goede plek. Dat is dan weer goed voor het bedrijfsresultaat. Wat zijn de risico’s van onder- en overbezetting, en hoe bepaal je de juiste bezettingsgraad? We vertellen er meer over!
Wat is bezettingsgraad?
De bezettingsgraad is de mate van productiecapaciteit die je gedurende een bepaalde periode benut. Dit wordt weergegeven in een percentage van 0% tot 100%. De ideale bezettingsgraad is 100%, al komt dat in praktijk niet zo snel voor. Je kunt te maken krijgen met onderbezetting en overbezetting. Middels goede personeelsplanning software richt je de bezettingsgraad zo goed als mogelijk in en optimaliseer je deze waar nodig.
Wat is onderbezetting?
Onderbezetting betekent dat er meer werk is dan personeel. Er zijn dus te weinig medewerkers om al het werk uit te voeren. Dat komt bijvoorbeeld door een slechte planning, zieke medewerkers of personeelstekort. Structurele onderbezetting leidt tot hoge werkdruk, dat op zijn beurt weer kan leiden tot uitval (burn-out). En dat slaat uiteindelijk door in de bedrijfsresultaten, daarom is het goed om onderbezetting te voorkomen.
Wat is overbezetting?
Zijn er teveel werknemers voor de taken? Dan ontstaat er juist overbezetting. Voor een korte periode is dat vaak niet zo erg, omdat je dan achterstallige klussen wegwerkt en een nieuwe voorraad aanlegt. Daarentegen brengt structurele overbezetting risico’s met zich mee. Medewerkers gaan zich vervelen en als werkgever betaal je onnodig veel aan personeelskosten. Dat maakt overbezetting onwenselijk.
Hoe bezettingsgraad berekenen?
Voor het berekenen van de bezettingsgraad van personeel heb je twee waardes nodig: De geplande uren en de benodigde uren om te voldoen aan de gewenste capaciteit en kwaliteit. Vervolgens maak je de volgende rekensom, die optimaler is naarmate deze dichter bij 100% uitkomt.
(geplande uren / benodigde uren) x 100 = bezettingsgraad (%)
Hoe kom je tot een goede forecast?
Bij forecasting is het van belang dat je gegevens uit voorgaande jaren kunt gebruiken. Daarom is het belangrijk dat je belangrijke data registreert. We raden je aan om gebruik te maken van software en analytics tools. Beslis welke zaken in jouw bedrijf een forecast verdienen voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering en gebruik de historische gegeven. Op basis van trends, patronen en seizoenseffecten maak je een forecast voor lange termijn (jaar of meer), middellange termijn (kwartaal) en korte termijn (laatste bijstellingen).
Forecasting met de juiste software
Om een goede forecast te maken is software dus belangrijk. Voor personeelsbezetting met foutloze urenregistratie en heldere rapportages adviseren wij het Workforce Management Systeem. Dit is tijdbesparend voor het opstellen van kloppende roosters, maar helpt ook bij het analyseren van eerdere gegevens. Daarnaast is monitoren een belangrijk onderdeel. Zijn medewerkers vaak te laat, willen ze diensten wisselen, et cetera? Allemaal interessant om bij te houden, zodat je weet waarom je bedrijfsvoering wel of niet efficiënt loopt.
Bezettingsgraad gebruiken bij personeelsplanning
Zoals je leest is het van belang om te streven naar een optimale bezettingsgraad. Dat is lastiger gezegd dan gedaan, omdat je soms te maken krijgt met onverwachtse factoren. Zo kan er ineens een drukke of rustige periode zijn, willen medewerkers in een onwenselijke periode vakantie of worden ze (onverwachts) langdurig ziek. Gelukkig is er wel iets dat je kunt doen!
Op basis van historische gegevens uit het verleden is het mogelijk om voorspellingen te doen. Op basis van een Workforce Management Systeem weet je op basis van eerdere gegevens piek- en dalmomenten te voorspellen. En zo weet je wanneer het tijd is om extra personeel in te schakelen en wanneer die vrije week juist goed uitkomt.
Optimale bezetting met forecasts van Dyflexis
Het maken van dergelijke voorspellingen (forecasts) is lastig zonder de juiste registratie. Het is daarom slim om gebruik te maken van software voor planning en capaciteitsmanagement. Een dergelijk systeem houdt alles voor je bij, van verlofaanvragen tot ziektes, piekmomenten in het verleden, et cetera. Deze informatie dient als basis voor het opstellen van een personeelsplanning met de ideale bezettingsgraad.
Dyflexis biedt een efficiënt personeelssysteem, dat kan helpen bij het bepalen van de ideale bezettingsgraad. Plan gerust een vrijblijvend kennismakingsgesprek!
