In Ihrem Unternehmen vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern, wie Überstunden und Zuschläge gehandhabt werden. Doch geben Sie Acht: es gibt grundsätzlich rechtlich bindende Konditionen, die von Arbeitgebern und Arbeitnehmern eingehalten werden müssen. Die Entlohnung der Überstunden und Zuschlägen können daher sehr komplex sein, da mehrere Tarifverträge anwendbar sind oder weil individuelle Vereinbarungen mit den Mitarbeitern getroffen werden. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise einen Freizeitausgleich beanspruchen, oder die Überstunden ausgezahlt bekommen. Ein Arbeitnehmer kann eventuell auch einen Anspruch auf mehrere Zuschläge haben, was die Berechnung der Zuschläge noch anspruchsvoller macht. Zum Glück können Sie es sich viel einfacher machen und wir zeigen Ihnen, wie das geht!
Was für Zuschläge gibt es?
Zuschläge werden zusätzlich zum Bruttogehalt ausgezahlt. Ihre Mitarbeiter erhalten diese Zuschläge, wenn sie an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Zeiten arbeiten. Dies können beispielsweise Nachtzuschläge, Feiertagszuschläge, Wochenendzuschläge und Schichtzuschläge sein. Jedoch werden zwischen diesen Zuschlägen steuerrechtliche Unterschiede gemacht. Laut des Einkommensteuergesetz sind nur Zuschläge für Feiertags-, Sonntags-, und Nachtarbeit steuerfrei und nur für Nachtarbeit besteht ein gesetzlicher Anspruch auf Zuschlag. Alle anderen Zuschläge müssen in einer Betriebsvereinbarung, einem Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag festgehalten werden.
Wie müssen Überstunden gehandhabt werden?
Einen Überstundenzuschlag wird ausgezahlt, wenn Ihre Mitarbeiter mehr arbeiteten als im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Laut Arbeitsgesetz müssen Sie als Arbeitgeber alle Überstunden erfassen und bewerten. Hierbei müssen Sie beachten, dass zwischen Überstunden und Mehrarbeit unterschieden wird. Von Überstunden spricht man, wenn die von Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbarte geltende Arbeitszeit überschritten wird. Überstunden entstehen dann, wenn Sie vom Arbeitgeber angeordnet werden oder vorgeschriebene Pausen nicht gewährleistet werden. Mehrarbeit hingegen ist das Überschreiten von der gesetzlichen oder tariflichen Höchstarbeitszeit. Während Mehrarbeit nur finanziell ausgeglichen werden kann, gibt es für Überstunden auch die Möglichkeit des Freizeitausgleichs.
Wie berechnen Sie derzeit Ihre Zuschläge und Überstunden?
Vielleicht verwenden Sie, wie viele Unternehmen, eine Excel-Datei, um Ihre Zuschläge und Überstunden zu berechnen. Oft ist dies jedoch nicht ideal, da:
- Es oft nur eine Person gibt, die die komplexen Excel-Dateien versteht und wenn diese Person ausfällt, kann es häufig zu Problem kommen.
- Sie viel Zeit mit der Aktualisierung von Excel-Listen verbringen. Des Weiteren müssen Sie diese oft manuell in Ihr Lohnvergütungssystem exportieren und importieren, oder die Daten sogar abtippen. Dies kostet Sie viel Zeit und Aufwand
- Es leicht zu Fehlern kommen kann. Dies geschieht beispielsweise durch das versehentliche Verschieben einer Spalte oder weil Sie Daten falsch kopiert haben
Berechnen Sie die Überstunden und Zuschläge automatisch
Mit einer Workforce-Management-Software, wie z.B. Dyflexis, können Sie sich die Arbeit erheblich erleichtern:
- Sie können per Abteilung wählen, wie Sie mit Überstunden und unregelmäßigen Arbeitszeiten umgehen.
- Zuschläge oder Freizeitausgleich werden automatisch berechnet, verarbeitet und in einer klaren Übersicht dargestellt.
- Die Software führt die Berechnungen durch und Sie müssen die Daten nur einmal eingeben. Nachdem Sie uns die Eckdaten der Zuschläge gegeben haben, werden diese in Ihrer Software verarbeitet, wodurch die diese automatisch die Berechnungen für Sie durchführt. So wird das Fehlerrisiko deutlich minimiert.
- Gelten in Ihrem Unternehmen mehrere Tarifverträge? In diesem Fall können Sie wählen, auf welchen Tarifvertrag Sie die Zuschläge basieren lassen möchten. Gegebenenfalls ist dies auch pro Mitarbeiter möglich.
Überstunden und Zuschläge schnell an Ihre Lohnabrechnungssystem senden
Dyflexis bietet zwei Möglichkeiten um Ihre Monatsstundenübersicht, inklusive allen Stundensorten, Zuschlägen und Überstunden schnell an Ihre Lohnbuchhaltung zu senden:
- Sie könne entweder eine importierbare CSV oder Excel Datei auf Knopfdruck zur Weiterverarbeitung in Ihrem Lohnabrechnungssystem aus Dyflexis herunterladen
- Oder Sie können Dyflexis mit verschiedenen bekannten Lohnabrechnungssystemen verknüpfen lassen. Dann werden alle Stunden, einschließlich der Zuschläge, automatisch an Ihre Gehaltsabrechnung gesendet und keine Exporte und Importe sind mehr nötig.
Sind Sie interessiert, wie Dyflexis Ihnen helfen kann, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden? Wir zeigen es Ihnen gerne!
