Bigger Together: Die Geschichte hinter unserem neuen Branding

Bei Dyflexis sind wir überzeugt: Fortschritt entsteht nie allein. Wachstum entsteht, wenn Technologie, Menschen und Zusammenarbeit zusammenkommen. Deshalb präsentieren wir unsere neue Markenidentität – mit einem klaren Leitgedanken: Bigger Together.

Unsere neue Branding spiegelt wider, wer wir heute sind, wofür wir stehen und wohin wir uns entwickeln. Es ist mehr als eine visuelle Erneuerung – es ist Ausdruck unserer Vision für Workforce Management, Talententwicklung und langfristige Partnerschaften.

Warum ein Rebranding?

Dyflexis hat sich in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt. Was einst als Software für Planung und Zeiterfassung begann, ist heute eine leistungsstarke Workforce-Management-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Organisation effizienter zu steuern.

Doch die Arbeitswelt verändert sich schnell. Unternehmen betrachten nicht mehr nur Dienstpläne und Arbeitszeiten, sondern zunehmend auch Skills, Entwicklung und Talente.

Deshalb gehen wir den nächsten Schritt.

Unsere neue Markenidentität unterstützt eine umfassendere Vision: eine Plattform, die Unternehmen nicht nur hilft, ihre Workforce optimal einzusetzen, sondern auch das Talent in ihrer Organisation zu erkennen und weiterzuentwickeln.

Bigger Together: der Kern unserer Marke

Der Gedanke Bigger Together steht im Mittelpunkt unserer neuen Marke.

Er beschreibt unsere Überzeugung, dass Wachstum entsteht, wenn Menschen, Technologie und Organisationen sich gegenseitig stärken. Workforce Management bedeutet nicht nur Prozesse oder Software. Es geht um Menschen, die zusammenarbeiten, Teams, die sich entwickeln, und Organisationen, die vorankommen wollen.

Mit Dyflexis helfen wir Unternehmen, das Beste aus ihren Teams herauszuholen. Nicht nur durch intelligentere Planung, sondern auch durch Einblicke in Talente, Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.

Wir sind überzeugt: Unternehmen werden stärker, wenn Mitarbeitende ihre Fähigkeiten entfalten und weiterentwickeln können. Wenn individuelles Wachstum und gemeinsamer Erfolg zusammenkommen, entsteht echter Fortschritt.

Bigger Together bedeutet daher nicht nur Zusammenarbeit, sondern gemeinsames Wachstum.

Von Workforce Management zu Talentoptimierung

Die Rolle von Workforce Management verändert sich. Früher lag der Fokus vor allem auf Dienstplanung und Zeiterfassung. Heute verschiebt sich der Schwerpunkt zunehmend hin zu Skills, Erkenntnissen und Talententwicklung.

Dyflexis entwickelt sich deshalb von einer klassischen WFM-Lösung zu einer umfassenderen Plattform, die sowohl operative Effizienz als auch menschliches Potenzial unterstützt.

Unser Ziel ist klar: Unternehmen dabei zu helfen, ihre Mitarbeitenden nicht nur effizient einzusetzen, sondern ihnen auch zu ermöglichen, ihr volles Potenzial zu entfalten.

Mit anderen Worten: Unternehmen sollten nicht nur wissen, wann jemand arbeitet, sondern auch was jemand kann, was er entwickeln möchte und welches Potenzial vorhanden ist.

„Bigger Together ist kein Slogan – es ist die Art und Weise, wie wir mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden zusammenarbeiten.“

Matthijs van den Ende – CEO Dyflexis

Die Perspektive unseres CEO

Für CEO Matthijs ist diese Entwicklung ein logischer nächster Schritt.

„Wir bewegen uns von Planung zu Performance. Von Zeiterfassung zu Talentoptimierung. Das ist kein Feature-Update, sondern ein strategischer Wandel.“

Unternehmen stehen heute vor neuen Herausforderungen. Der Arbeitsmarkt ist angespannt, Talente sind knapp und Mitarbeitende erwarten mehr Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Deshalb werden Einblicke in Fähigkeiten und Kompetenzen immer wichtiger.

„Die Zukunft von Workforce Management dreht sich nicht nur darum, wann jemand arbeitet, sondern darum, was jemand kann. Skills werden zur neuen Währung in Organisationen – und Dyflexis ermöglicht genau das.“

Die neue Markenidentität unterstreicht diese Richtung und zeigt, wohin sich Dyflexis entwickelt: zu einer Plattform, die Unternehmen dabei hilft, das Beste aus ihren Mitarbeitenden herauszuholen.

„Bigger Together ist kein Slogan – es ist die Art und Weise, wie wir mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden zusammenarbeiten.“

Die drei Säulen unserer Marke

Power
made simple

Workforce Management kann komplex sein. Planung, Zeiterfassung, Kommunikation und Integrationen greifen ineinander.

Dyflexis vereinfacht diese Prozesse mit einer leistungsstarken und integrierten Plattform. Unsere Technologie schafft Übersicht, vereinfacht Abläufe und ermöglicht effizientere Zusammenarbeit.

Weniger Komplexität – mehr Fokus auf Menschen und Leistung.

Built for
progress

Organisationen entwickeln sich ständig weiter. Teams wachsen, Prozesse verändern sich und neue Erkenntnisse entstehen.

Deshalb ist Dyflexis darauf ausgelegt, Fortschritt zu ermöglichen. Unsere Plattform liefert Daten, Einblicke und Tools, die Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und vorausschauend zu planen.

Nicht nur für heute, sondern auch für morge

Partnership with personality

Bei Dyflexis glauben wir, dass Technologie allein nicht ausreicht. Echter Erfolg entsteht durch Zusammenarbeit.

Wir arbeiten eng mit unseren Kunden und Partnern zusammen, hören zu, denken mit und entwickeln Lösungen gemeinsam weiter.

Wir sind nicht nur ein Softwareanbieter – wir sind ein Partner an Ihrer Seite.

Gemeinsam werden wir stärker. Bigger Together.

Dyflexis wird offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner der DATEV eG

Aktuelle und zukünftige bidirektionale Integration schafft durchgängige und automatisierte Prozesse in der Lohn- und Personaldatenverarbeitung.

Düsseldorf/Nürnberg, Dezember 2025 – Dyflexis ist ab sofort offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner. Durch die technisch geprüfte Anbindung an das DATEV-Ökosystem profitieren gemeinsame Kunden von einem durchgängigen Datenaustausch zwischen Dyflexis und DATEV. Personal- und Lohndaten lassen sich künftig direkt, sicher und effizient synchronisieren. Doppelte Erfassungen und manuelle Kontrollschritte gehören damit der Vergangenheit an. Die offizielle Partnerschaft mit  DATEV festigt die Zusammenarbeit langfristig und gewährleistet die kontinuierliche Weiterentwicklung der Schnittstelle.

Bereits heute nutzen zahlreiche Unternehmen die automatische Anbindung zwischen Dyflexis und DATEV. Monatlich übertragen sie ihre erfassten Arbeitsstunden direkt aus Dyflexis an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Das erspart doppelte Eingaben und manuelle Prüfungen – die Lohnabrechnung wird dadurch schlanker, mit einem digitalen Datenkreislauf ohne Medienbrüche.

Erweiterung ab 2026: Bi-direktionaler Datenaustausch

Ab Januar 2026 bietet Dyflexis seinen Kunden eine bidirektionale Schnittstelle an. Über den DATEV Lohnaustauschdatenservice werden dann auch Mitarbeiterstammdaten automatisch von DATEV nach Dyflexis übertragen. Am Monatsende sendet Dyflexis die aktuellen Arbeitszeit- und Lohndaten zurück an DATEV. So entsteht ein durchgängiger, automatisierter Datenfluss, der Fehler minimiert, Prozesse beschleunigt und Zeit spart. Dabei werden bei der Schnittstelle sowohl DATEV LODAS als auch DATEV Lohn und Gehalt unterstützt.

Unternehmen profitieren von einer deutlich geringeren administrativen Belastung. Teams gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, während DATEV-Kanzleien schneller über vollständige und konsistente Daten verfügen, und das ganz ohne manuelle Stammdatenpflege.

Partnerschaftliche Entwicklung

Dyflexis möchte sich herzlich bedanken beim gesamten DATEV-Team für die wertvolle Unterstützung und die stets konstruktive Zusammenarbeit bei der Entwicklung der Schnittstelle.

Auch in Zukunft wird Dyflexis die Kooperation mit DATEV gezielt weiter ausbauen. Mit der Einführung der bidirektionalen Verbindung zwischen DATEV und Dyflexis im Jahr 2026, setzt Dyflexis ein starkes Zeichen für eine zukunftssichere, vollautomatisierte und digitale Lohn- und Personalprozesskette.

„Ruhe, Geschwindigkeit und bessere Arbeit“

„Mit dieser Schnittstelle beseitigen wir Reibungsverluste in Prozessen, die bislang unnötig komplex waren“, erklärt Bastiaan Schoonhoven, CCO von Dyflexis. „Der automatische und zuverlässige Datenaustausch schafft Ruhe, steigert die Geschwindigkeit und verbessert die Qualität der Arbeit. Genau die Verbesserung, auf die unsere gemeinsamen Kunden vertrauen.“

Wie automatische Dienstplanung die Hotellerie entlastet

Die Personalplanung ist eine der wichtigsten, aber auch zeitaufwändigsten Aufgaben für Hoteliers. Vor allem in einer Branche, die von schwankenden Gästezahlen, saisonalen Anforderungen und häufig wechselnden Mitarbeitenden geprägt ist, muss die Dienstplanung nicht nur schnell, sondern auch fehlerfrei erfolgen. Die Lösung für diese Herausforderung liegt in der automatisierten Dienstplanung. Doch wie funktioniert diese Technologie und warum ist sie die Zukunft des Workforce Managements in der Hotellerie?

 

Was ist automatische Dienstplanung?

Automatische Dienstplanung ist der Prozess, bei dem Software auf Basis festgelegter Kriterien automatisch Dienstpläne für Mitarbeitende erstellt. Diese Kriterien können eine Vielzahl von Faktoren umfassen, wie:

  • Die Anzahl der benötigten Arbeitsstunden

  • Die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden, einschließlich Urlaubs- und Feiertagswünschen

  • Die geschätzte Gästezahl und saisonale Nachfrage

  • Gesetzliche Vorgaben wie Arbeitszeiten und Pausenregelungen

  • Betriebsinterne Vereinbarungen, z.B. spezifische Arbeitszeitmodelle oder Überstundenregelungen

Im Gegensatz zum manuellen Erstellen von Dienstplänen werden diese Aufgaben automatisiert und damit schneller, effizienter und mit weniger Fehlern erledigt.

Die Vorteile automatisierter Dienstplanung für Hotels

1. Effizienz und Zeitersparnis

Automatisierte Systeme sparen Hoteliers und Personalverantwortlichen eine erhebliche Menge an Zeit. Statt Stunden mit dem manuellen Erstellen von Dienstplänen zu verbringen, erledigt dies die Software in wenigen Minuten. Dies gibt dem HR-Team die Freiheit, sich auf Mitarbeiterschulung und -bindung zu konzentrieren.

2. Fehlerreduktion und weniger Konflikte

Ein häufiges Problem bei Dienstplänen sind etwa doppelt eingeplante Mitarbeitenden oder falsch eingetragene Urlaubszeiten. Dazu kommen auch noch komplexe Tarifvertragregelungen. Automatische Dienstplanung nimmt verschiedene Regelungen für verschiedene Personengruppen in die Planung mit auf. Das minimiert nicht nur Fehler, sondern verbessert auch das Arbeitsklima.

3. Optimale Personaleinsatzplanung

Nicht nur maßgebliche Regeln, die den Einsatz der Mitarbeitenden bestimmen, sondern auch der tatsächliche Bedarf an Mitarbeitenden wird mit der automatischen Dienstplanung abgestimmt. Die Software berücksichtigt dabei sowohl die Nachfrage, beispielsweise Check-Ins, Reservierungen, oder lokale Events, als auch die Qualifikationen der Mitarbeitenden. So kommt es weder zu Überbesetzungen noch Engpässen.

4. Maßgeschneiderte Lösungen für Mitarbeitende

Automatische Dienstpläne berücksichtigen auch die individuellen Vorlieben der Mitarbeitenden, etwa zu Arbeitszeiten oder Urlaubszeiten. Diese Flexibilität führt zu einer höheren Zufriedenheit und einer besseren Work-Life-Balance.

5. Kosten- und Ressourcenersparnis

Durch die Reduktion von Überstunden und die Minimierung von Personalengpässen können Hotels signifikante Kosten sparen. Indem die Planung dynamisch auf Veränderungen reagiert, lassen sich auch unerwartete Personalbedarfe schnell abdecken, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen. Im Nachgang werden anhand von detaillierted Analysen weiter Verbesserungspotenzial aufgedeckt.

 

Automatische Dienstplanung vs. traditionelle Planung

In traditionellen Systemen wird der Dienstplan oft noch manuell erstellt. Dies ist zeitaufwändig, fehleranfällig und bietet wenig Flexibilität. Mitarbeitende müssen ihre Verfügbarkeiten und Wünsche oft per E-Mail oder Papierformular einreichen, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen kann. In der automatisierten Diesntplanung hingegen werden die Daten in Echtzeit verarbeitet, und der Dienstplan wird sofort angepasst, wenn sich etwas ändert, beispielsweise bei unvorhergesehenen Krankheitsausfällen oder Änderungen im Gästeaufkommen.

Automatische Systeme nutzen fortschrittliche Algorithmen und Echtzeit-Daten, um die bestmögliche Planung zu erstellen. Das bedeutet, dass das System schnell auf Änderungen, seien es längere Schichten, einen Wetterumschwung oder eine last-minute Stornierung,  reagieren kann.

Fazit: Warum automatische Dienstplanung die Hotellerie entlastet

Automatische Dienstplanung ist mehr als nur ein Trend – sie ist eine notwendige Entwicklung im Workforce Management für Hotels. Mit der Einführung von automatisierten Systemen können Hotels nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch ihre Mitarbeitenden effizienter einsetzen. Die Technologie sorgt für eine transparente, fehlerfreie und flexible Personalplanung, die den Anforderungen eines dynamischen Marktes gerecht wird.

Die Lösung von Dyflexis zeigt, wie Hotels die Vorteile der automatisierten Dienstplanung nutzen können, um ihre Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden zu erfüllen. Wer heute auf die digitale Zukunft setzt, schafft die Grundlage für den Erfolg im Personalmanagement von morgen.

Datensicherheit bei Dyflexis: Wie wir Ihre Daten schützen

Wir wissen, dass Datensicherheit für das Vertrauen unserer Kunden von fundamentaler Bedeutung ist. Jeden Tag verarbeitet unsere Plattform sensible Informationen über Mitarbeiter, Zeitpläne und Geschäftsabläufe. Deshalb gehen wir über die Einhaltung von Vorschriften hinaus und integrieren wir Sicherheit in jede Ebene unseres Produkts. In diesem Artikel zeigen wir auf, wie Dyflexis die Sicherheit Ihrer Daten durch zertifizierte Prozesse, sichere Authentifizierungsmethoden und europäisches Datenhosting gewährleistet.

 

1. Sicherer und müheloser Zugriff mit Single Sign-On (SSO)

Dyflexis unterstützt Single Sign-On (SSO), um eine sichere und nahtlose Anmeldung zu ermöglichen.

Mit SSO können Mitarbeiter mit ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten, wie Microsoft Azure AD oder Google Workspace, auf Dyflexis zugreifen, anstatt separate Passwörter zu erstellen.

Dies bietet wesentliche Vorteile:

  • Zentrale Benutzerverwaltung für IT-Administratoren
  • Weniger Passwörter, die man sich merken muss und die potenziell verloren gehen können
  • Hohe Sicherheit durch Authentifizierungssysteme auf Unternehmensebene

SSO verbindet Benutzerfreundlichkeit mit robustem Schutz und reduziert das Risiko von Passwortdiebstahl oder unbefugtem Zugriff.

 

2. Zertifizierte Informationssicherheit: ISO 27001 und ISO 9001

Wir sind sowohl nach ISO 27001 als auch nach ISO 9001 zertifiziert, international anerkannte Standards, die unser Engagement für Informationssicherheit und Qualitätsmanagement bestätigen.

ISO 27001 stellt sicher, dass wir den Umgang mit Informationen systematisch handhaben und dass unsere Prozesse kontinuierlich überwacht und verbessert werden.

ISO 9001 belegt unser Engagement für gleichbleibende Qualität und operative Exzellenz.

Diese Zertifizierungen garantieren, dass Dyflexis strenge Sicherheitsprotokolle befolgt und weltweit anerkannte Best Practices einhält. Die Zertifikate sind für Sie über  dyflexis.com/iso-zertifikate aufrufbar.

 

3. Datenspeicherung innerhalb Europas

Alle Daten von Dyflexis werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert.

Unsere Hosting-Partner erfüllen die höchsten Sicherheits- und Zuverlässigkeitsstandards und entsprechen vollständig der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Indem wir alle Kundendaten in Europa speichern, stellen wir sicher, dass Ihre Informationen durch strenge europäische Datenschutzgesetze geschützt sind und niemals in Länder mit niedrigeren Datenschutzstandards übertragen werden.

 

4. Zusätzlicher Schutz durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Um die Kontosicherheit weiter zu erhöhen, unterstützt Dyflexis die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

Wenn diese aktiviert ist, müssen Benutzer zusätzlich zu ihrem Passwort ihre Identität mit einem zweiten Faktor, z. B. einer Authentifizierungs-App, bestätigen.

Selbst wenn ein Passwort kompromittiert wird, verhindert 2FA unbefugten Zugriff und bietet so einen zusätzlichen wichtigen Schutz.

 

Fazit

Sicherheit und Zuverlässigkeit stehen im Mittelpunkt aller Tätigkeiten von Dyflexis.

Durch zertifiziertes Sicherheitsmanagement, europäisches Datenhosting und moderne Authentifizierungsmethoden stellen wir sicher, dass Ihre Geschäftsdaten jederzeit geschützt sind.

Weitere Informationen zu unseren Sicherheitsrichtlinien und Zertifizierungen finden Sie über dyflexis.com/abg/datenschutzerklaerung . Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich direkt an unser Team über info@dyflexis.de.

Wie digitale Planung die Produktion entlastet

In Produktionsbetrieben zählt jede Minute. Maschinen laufen im Takt, Rohstoffe und Transportmittel sind genau auf die Produktionslinien abgestimmt. Aber was ist eigentlich mit dem wichtigsten Mittel- Ihren Mitarbeitenden? Da läuft es oft weniger nach Plan, und das kostet. Nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch einiges an Personalausgaben.

 

Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Fachkräftemangel

Die produzierende Industrie in Deutschland, speziell der Maschinenbau, ist eine der innovativsten und umsatzstärksten Branchen. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln) schätzt, dass KI und digitale Tools die Produktivität in der Industrie jährlich um 0,9 bis 1,2 Prozent steigern können.

Gleichzeitig nimmt aber die Zahl der Maschinenbaustudenten und Beschäftigten seit 2018 ab (Technik + Einkauf, 2025). Hinzukommt noch, dass die Arbeitsunfähigkeitsquote in vielen herstellenden Branchen überdurchschnittlich hoch ist (Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung, 2024). Es gibt also eine heikle Balance zwischen Arbeitslast und Personaleinsatz. Zu viel eingeplantes Personal sprengt Ihr Budget. Zu wenig (durch Ausfall, Unverfügbarkeit oder unerwarteter Nachfrageschwankung) kostet Ihnen aber an Umsatz. Nicht zu vergessen, dass die Motivation und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden bei ungleich verteilter Arbeitslast leidet.

Eines ist also dadurch klar: es ist eine komplexe Situation mit hoher Fluktuation. Effizienz entsteht eben nicht nur durch bessere Maschinen, sondern auch durch optimierte Planung von den Produktionsteams.

 

Wenn die Planung klemmt, zahlt die Produktion doppelt

Ein Praxisbeispiel macht deutlich, wie teuer ineffiziente Planung ist:

Ein erfahrener Maschinenführer fällt krankheitsbedingt aus. Wird kurzfristig eine Leihkraft engagiert, entstehen insgesamt Mehrkosten von bis zum 2,5-fachen des regulären Gehalts (Nesus, 2025). Zusätzlich sinkt die Produktivität in den ersten Wochen um bis zu 25 %, da Einarbeitung notwendig ist.

Beispielrechnung:

  • Regulärer Monatslohn: 2.747 €
  • Leihkraft mit verbundenen Kosten (Ø 2,5x): 6.870 €
  • Produktivitätsverlust (25 %): 1.717 €
  • Einarbeitungskosten (10 Stunden à 35 €): 350 €

Gesamtkosten: 8.937 € vs. 2.747 € bei einer regulären Besetzung.

Und das für nur einen Mitarbeiterausfall pro Monat – die versteckten Kosten summieren sich schnell zu einem sechsstelligen Betrag pro Jahr.

 

Gut geplant ist halb gespart

Trotz der hohen Kosten, die mit ineffizienter Planung verbunden sind, arbeiten rund 40% der Produktions- und Logistikunternehmen noch mit Excel-Dienstplänen. Von der heiklen Datensicherheitslage einmal abgesehen, bietet Excel keine Echtzeit- Einblicke, braucht bei Änderungen viel Nacharbeit und hält auch keine Tarifregelungen im Blick.

Die komplexe Planungsrealität lässt sich einfach nicht mehr in Excel-Sheets einbauen. Vor allem eine vorrausschauende und flexible Planung lässt sich ohne eine intuitive Software nicht umsetzen.

Software als Effizienz-Booster

Hier setzt Dyflexis an. Unsere Workforce-Management-Software macht Schichtplanung (und auch rollierende Schichtplanung) dynamisch, intelligent und datengestützt:

Für Betriebsleiter bedeutet es:

  • Produktionslinien bleiben besetzt, auch bei kurzfristigen Ausfällen.
  • Personalbedarf wird automatisch an Produktionsprognosen gekoppelt.
  • Urlaub, Unverfügbarkeit und Abwesenheit werden nahtlos verarbeitet
  • Arbeitszeiten werden transparent erfasst

Für die Personalabteilung bedeutet es:

  • Schichten werden fair verteilt, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
  • Gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten werden automatisch eingehalten.
  • Die gesamte Planung wird dokumentiert, was für interne Analysen wertvoll ist.

 

Fazit: Technologie ist eine Pflicht, keine Kür

In der deutschen Produktion wird Effizienz meist über Maschinen definiert. Aber was nützen die besten Anlagen, wenn keine Fachkraft anwesend ist, um sie zu bedienen?

Ein modernes Workforce Management System deshalb kein Add-On, sondern die Grundlage für skalierbare, nachhaltige und kontinuierliche Produktionslinien.

Maschinenbau, Lebensmittelproduktion und Textilindustrie stehen vor den gleichen Herausforderungen: Fachkräftemangel, hohe Abwesenheitsquoten, und komplexen Schichtmodellen. Wer die Planung digitalisiert, ist diesen Herausforderungen Schritte voraus.

 

Wir beraten Sie gerne, wie die Planung in Ihrem Betrieb am besten digitalisiert werden kann. Nehmen Sie Kontakt mit unseren ExpertInnen auf.

Rollierende Schichtpläne für Produktion und mehr

Rollierender Schichtplan für optimale Effizienz

Ein gut geölter rollierender Schichtplan ist essenziell für Unternehmenden in dem produzierenden Gewerbe, wie zum Beispiel der Maschinenbau, oder die Lebensmittel- und Textilproduktion. Lücken im Dienstplan oder ein schlecht durchdachtes Schichtmodell fühen zu Unterbrechungen der Produktion- und das kostet. 

Warum ein rollierender Schichtplan?

Ein statischer Dienstplan stößt schnell an Grenzen. Wenn Änderungen vorgenommen werden, wird der ganze Plan durcheinander geworfen und führt zu Unübersichtlichkeit für Planende und Mitarbeitende. Ein rollierender Schichtplan, auch Rollplan oder Rahmenplan genannt, verteilt Schichten und freie Tage dynamisch über einen festgelegten Zeitraum. Das bedeutet: Mitarbeitende rotieren automatisch durch Früh-, Spät- und Nachtschichten, und die Produktion bleibt trotz Änderungen stabil. Sie haben eine optimlen Arbeitsrhytmus und trotzdem Flexibilität, und garantieren, dass Ihre Maschinen nie stillstehen.

Mit der richtigen Software können Sie den Schichtzyklus Ihres Betriebs einfach einrichten. Das bildet den Grunddienstplan: Gruppen von Mitarbeitern werden in dem angegeben Zyklus über einen bestimmten Zeitraum automatisch eingeplant. Sie können dann auf Basis von Qualifikationen und Verfügbarkeit bestimmen, welche Mitarbeitende Sie in welche Teams einteilen möchten.

 

Änderungen einfach durchgeben

Natürlich kommt es vor, dass Änderungen während dem Zyklus vorgenommen werden müssen. Mitarbeitende müssen kurzfristig weg, möchten eine Schicht tauschen, oder fallen für längere Zeit aus.  Das bedeutet normalerweise viel Arbeit und schlimmsten Falls eine Unterbrechung Ihrer Produktion. Nicht mit der richtigen Planungssoftware! Mit Dyflexis können Sie Änderungen ganz einfach in dem rollierenden Schichtplan vornehmen. Nicht nur einmalige Anpassungen, sondern auch strukturelle Änderungen können durch den gesamten Zyklus automatisch ausgerollt werden. Und: Urlaub wir automatisch berücksichtigt, damit die Kontinuität Ihrer Produktion garantiert bleibt.

Die vorteile auf einen blick

  • Automatisierte Verteilung: Alle Mitarbeitenden wechseln regelmäßig zwischen Schichten, und einmal eingerichtet, läuft der Zyklus automatisch durch. Kein händisches Neuverteilen von Woche zu Woche mehr!
  • Flexibilität: Änderungen lassen sich schnell integrieren und durch den Zyklus implementieren, ohne den gesamten Rollplan neu zu schreiben.
  • Kontinuität: Produktionslinien laufen weiter, auch bei kurzfristigen Ausfällen. Mitarbeiter bekommen gerechte Schichten zugeteilt.

Wie Software Sie unterstützt

Workforce Management Software erstellt automatisierte rotierende Pläne. Mit wenigen Klicks sind faire Rotationen eingerichtet, Krankmeldungen integriert und Ersatzkräfte eingeplant. Die Software berücksichtigt dabei gesetzliche Vorschriften und individuelle Verfügbarkeiten – fehlerfrei und transparent. Das spart Zeit, reduziert Konflikte und sorgt für reibungslose Abläufe.

So unterstützt Dyflexis Ihre Filiale und Ihr Lager

Ein volles Lager, leere Regale und kein Brötchen in Sicht. Es ist Montagmorgen im Supermarkt, und die Kunden schauen enttäuscht umher. Nicht, weil die Ware fehlt- die liegt ordentlich im Lager. Sondern weil niemand wusste, dass an diesem Tag das Frühschicht-Team im Distributionszentrum eingeteilt war. Zwei Teams, zwei Einsatzpläne, eine verpasste Chance.

Was wie ein Einzelfall wirkt, ist in vielen Handelsunternehmen Alltag: Dort, wo Filialen und Lager parallel arbeiten, kommt es oft zu Planungsfehlern. Häufig arbeiten die Abteilungen mit eigenen Schichtplänen, eigenen Systemen und eigenen Prioritäten. Doch für die Kunden zählt nur eines: dass alles reibungslos läuft. Ohne zentrale Steuerung entstehen Reibungsverluste – zwischen Abteilungen, im Betrieb und letztlich in den Geschäftsergebnissen. Das führt zu Frustration, Ineffizienz und entgangenen Umsätzen.

 

Das sind die 5 größten Herausforderungen bei getrennten Planungen von Filialen und Lagern:

  1. Keine zentrale Planung

    Filialen und Lager haben jeweils ihre eigene Arbeitsbelastung, Dynamik und Personalplanung. Wenn die Einsatzpläne jedoch völlig unabhängig voneinander erstellt werden, fehlt der Überblick über das Gesamtsystem. Das Lager weiß nicht, wann neue Aktionen in den Filialen starten oder wann mehr Nachschub nötig ist. Umgekehrt weiß die Filiale nicht, ob das Lager bereits am Limit arbeitet. Das führt zu Fehleinschätzungen, doppelten Einsätzen oder Lücken in der Besetzung.

 

  1. Keine gemeinsame Vorbereitung auf Spitzenzeiten

    Aktionen wie Feiertage, Sommerschlussverkauf oder der Schulanfang wiederholen sich jedes Jahr. Dennoch werden sie selten gemeinsam vorbereitet. Filialen stocken ihr Personal auf, während das Lager von einer normalen Woche ausgeht. Ohne gemeinsame Forecasts und Kapazitätsplanung entsteht ein Ungleichgewicht: Produkte kommen zu spät an, bleiben im Lager liegen oder sind zu schnell ausverkauft.

 

  1. Unklare Verantwortlichkeiten

    Ohne zentrale Steuerung entstehen Grauzonen zwischen den Abteilungen. Wer passt den Einsatzplan an, wenn Lieferungen sich verzögern? Wer übernimmt Verantwortung bei fehlerhafter Personalplanung während einer Aktion? Die Teams arbeiten in eigenen Silos, und niemand fühlt sich für den Gesamtprozess verantwortlich. Mit negativen Folgen für die Kundenzufriedenheit und die interne Zusammenarbeit.

 

  1. Doppelte Verwaltung und Fehleranfälligkeit

    Verstreute Planungen über verschiedene Systeme hinweg erzeugen Mehraufwand. Abteilungen pflegen eigene Übersichten, kommunizieren per E-Mail oder App und tragen Daten manuell ein. Das erhöht die Fehlerquote: doppelte Buchungen, falsch eingeschätzte Verfügbarkeiten oder vergessene Änderungen. Dabei zählt im Handel jede Minute.

 

  1. Keine Einblicke, keine Optimierung

    Ohne gemeinsame Daten ist es schwer, Ursachen für Probleme zu erkennen. Lag es an zu wenig Personal im Lager oder an falscher Bedarfsschätzung in der Filiale? Ohne Sicht auf die gesamte Prozesskette erkennt man nur die Symptome – nicht die Ursache. Und ohne Ursachenanalyse sind nachhaltige Verbesserungen unmöglich.

 

Zeit für Technologie mit Gesamtüberblick

Der Einzelhandel ist dynamisch – oft ändern sich die Gegebenheiten täglich oder stündlich. In diesem Tempo reichen Excel-Tabellen oder manuelle Planungen nicht mehr aus. Moderne Workforce-Management-Software integriert die Personalplanung von Filialen und Lagern in einem System. Sie verbindet Daten zu Bestellungen, Lagerbeständen, erwarteter Kundennachfrage und Personalverfügbarkeit, damit Sie jederzeit in Echtzeit reagieren können. So garantieren Sie, dass Ihre Regale stets und besonders zu Stoßzeiten gut aufgestockt sind.

Intelligente Technologie ersetzt Bauchentscheidungen durch datengestützte Planung. Durch die Kombination von Forecasting und Echtzeitdaten entstehen Einsatzpläne, die besser zur Realität auf der Fläche passen – egal ob in der Filiale, im Lager oder beidem. Dabei sollten auch gesetzliche Regeln sowie das ArbZG. oder Compliance-Anforderungen im Hintergrund automatisch berücksichtigt werden.

 

So unterstützt Sie Dyflexis

Dyflexis Workforce Management wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre operative Steuerung verbessern wollen. Die Software bietet eine nutzerfreundliche Plattform für Filialen und Distributionszentren. Dank automatischer Dienstplanung wird Personal auf Basis von Verfügbarkeit, Vertragsstunden und erwarteter Nachfrage optimal eingeteilt.

Die Personalbedarfsprognose liefert Ihnen die richtigen Einblicke, damit Sie  auf Spitzenzeiten optimal vorbereitet sind. Mit Einzelhandels- und Logistikplanung in einer Umgebung vermeiden Sie Kostenüberschreitungen und sorgen jederzeit für die richtige Besetzung. Die benutzerfreundliche Software für den Personaleinsatz hilft dabei, Lohnkosten zu senken, ohne bei Qualität oder Kundenzufriedenheit Kompromisse einzugehen.

 

6 clevere Wege, um Kosten im Einzelhandel zu senken

 

Sinkende Kaufkraft, steigende Kosten und Personalmangel setzen Einzelhändler erheblich unter Druck. Gleichzeitig erwarten Kunden immer noch schnelle Servicezeiten, volle Regale und lange Öffnungszeiten. Wie bleibt man wettbewerbsfähig, ohne auf Qualität oder Marge zu verzichten?

Die Antwort liegt nicht in härterem Arbeiten, sondern in smarter Planung. Viele Kosten, die oft unbemerkt den Gewinn senken, lassen sich einfach kontrollieren. In diesem Blog listen wir 5 clevere Wege, um Kosten zu senken, ohne dabei auf Kundenerlebnis oder Teamzufriedenheit zu verzichten.

 

Überbesetzung kostet

Der Einzelhandel leidet unter extrem dünnen Margen, wodurch selbst kleine Kostenunterschiede große Auswirkungen haben können. Laut dem Handelsverband Deutschland (HDE) lag die durchschnittliche Gewinnmarge im deutschen Einzelhandel 2024 bei etwa 2,5 %. Das macht es für Unternehmen eigentlich unmöglich, kostspielig zu planen. Und trotzdem verlieren viele Einzelhändler unbemerkt Umsatz durch ineffiziente Personalplanung. Zu viel Personal während ruhigeren Zeiten scheint harmlos, führt jedoch schnell zu Kostenüberschreitungen.

 

Unterbesetzung zahlt sich auch nicht aus

Natürlich kann man Kosten sparen, indem man weniger Personal einsetzt. Aber: Unterbesetzung, vor allem zu Stoßzeiten, zahlt sich auch nicht aus. Zu wenig Personal führt zu langen Warteschlangen, verpassten Verkaufschancen und frustrierten Kunden. Das ist besonders in Läden problematisch, in denen das Kundenerlebnis den Unterschied macht.

Wussten Sie...

Wussten Sie…

… dass laut einer Studie von PwC 73% der deutschen Verbraucher schnellen, persönlichen Service im Geschäft erwarten?

Dies unterstreicht, wie wichtig eine durchdachte Personalplanung ist. Unterbesetzung führt zu schlechtem Kundenerlebnis, während Überbesetzung unnötige Kosten verursacht. Die Lösung liegt in der richtigen Balance. Wie halten Sie diese Balance zwischen Service und Effizienz? Wir geben Ihnen 6 Tipps, um Kosteneffizienz in Praxis umzusetzen.

 

1. Mit Echtzeitdaten planen

Setzten Sie historische Verkaufsdaten und Besucherzahlen ein, um Spitzenzeiten wie Feiertage, Schönwetter oder Sonntage im Voraus gut zu planen. So planen Sie datengesteuert und optimal, ganz ohne sich auf Ihr Bauchgefühl verlassen zu müssen.

2.  Automatische Dienstplanung verteilt Schichten optimal

Nicht jeder Person im Team ist in jeder Situation gleichermaßen effektiv. Sie müssen sichergehen, dass Sie nicht nur genug, sondern auch die richtigen Mitarbeitenden vor Ort haben. Automatische Dienstplan-Tools für den Einzelhandel stellen sicher, dass alle Schlüsselpositionen richtig besetzt sind. Zum Beispiel:  erfahrene Kräfte für Kundenberatung, oder einen zusätzlichen Teamleitung bei Aktionsangeboten.

 

3. Kosten reduzieren- aber nicht auf Kosten Ihres Teams

Automatische Dienstplanung stellt auch sicher, dass der Einzelhandel sich immer im Rahmen des ArbZG bewegen. Es werden während der Erstellung des Dienstplan Pausen, Ruhezeiten und auch Überstunden und Gehälter berücksichtigt. So halten Sie Ihr Budget im Blick, aber auch die Work-Life Balance Ihres Teams. Die beste Planung hilft Ihrem Betrieb nichts, wenn Ihr Team nicht gerne zur Arbeit kommt.

4. Mitarbeitende offene Schichten annehmen lassen

Wird es doch einmal unerwartet voll? Dann möchten Sie flexibel darauf reagieren. Mit Dyflexis haben Sie jederzeit einen Überblick über verfügbares Personal und können schnell offene Schichten erstellen. Motivierte Mitarbeitende können dann von der praktischen App aus offene Schichten annehmen und ganz ohne hin- und her-telefonieren Unterstützung anbieten.

5. Personalkosten direkt mit geleisteten Stunden verbinden

Eine verlässliche Übersicht über Arbeitszeiten ist für den Einzelhandel natürlich essenziell, aber nicht genug, um wirklich Kosten zu optimieren. Erst durch die Verbindung von Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung erhalten Sie wirklich detaillierte Einblicke in Lohnkosten pro Filiale, Lager, oder Abteilung. So können Sie gezielt Budgets einhalten, und kosteneffizienter planen.

6. Aus der Vergangenheit lernen

Eine gute Planung endet nicht bei der Erstellung eines Dienstplans. Oft ist der Alltag im Einzelhandel zu beschäftigt, um immer die Planung mit der Realität zu vergleichen. Umso wichtiger, wirklich gute Analysen zur Auswahl zu haben, um wiederkehrende und teure Abweichungen zu erkennen. Gibt es regelmäßig zu viele Überstunden oder zu viele Krankmeldungen zu bestimmten Zeiten? Mit klaren Reports erkennen Sie diese Muster frühzeitig und können Sie während der Planung berücksichtigen und zukünftig vermeiden.

 

Der deutsche Einzelhandel steht unter Druck, aber wer seine Personalplanung gut im Griff hat, hat auch die Kosten im Griff. Es geht längst nicht mehr nur um „arbeiten, arbeiten, arbeiten“, sondern um strategische und datenbasierte Planung. Denn wer weiß, was morgen im Laden passiert, kann darauf reagieren und ist anderen einen Schritt voraus.

Mit einem guten Workforce Management-System bringen Sie Struktur in den dynamischen Alltag im Einzelhandel. Selbst dann, wenn der Druck auf Einzelhändler steigt. Dann helfen Ihnen Tools wie Personalbedarfsprognosen, automatische Dienstplanung und gezielte Analysen, Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

E-Book: Strategisches Personalmanagement für Hotels und Gastro

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre administrativen Kosten um 25% reduzieren können? Und dabei aber auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen? Dann sind Sie fündig geworden. Unser E-Book bietet praktische Tipps rund um das Thema strategisches und datengesteiertes Personalmanagement für Hotel Manager und andere Gastro-Betriebe.

Tauchen Sie ein und erfahren Sie wie Sie mit

  • genauen Personalbedarfsprognosen
  • automatischer Dienstplanung
  • ArbZG.-konformer Zeiterfassung
  • Stundenauswertung und effizienter Lohnabrechnung

Ihre Personalplanung von langwieriger Aufgabe in ein strategisches Wettbewerbsvorteil verwandeln können.

Viel Spaß beim Lesen!

Datengesteuertes Workforce Management – Entdecken Sie die Vorteile von Dyflexis

In der heutigen dynamischen und komplexen Geschäftswelt ist ein effektives Workforce Management entscheidend für maximale Produktivität und optimale Kostenkontrolle.Vorrausschauende Unternehmen profitieren maximal von einem automatisierten Ansatz für die Personalplanung – eine Strategie, die Dyflexis entwickelt hat. Dieser Ansatz basiert auf zwei zentralen Prinzipien: automatisierte Dienstplanung und einer genauen Personalbedarfsprognose.

 

1. Personalbedarfsprognose – Immer die richtigen Besetzung zur richtigen Zeit

Die Personalbedarfsprognose von Dyflexis bietet Unternehmen einen proaktiven Ansatz zur Optimierung der Dienstplanung. Durch die Analyse historischer Daten- auch von externen Systemen- und aktueller Markttrends prognostiziert das System zukünftige Personalbedarfe mit hoher Präzision.

So können Unternehmen frühzeitig auf Spitzenzeiten, saisonale Schwankungen und potenzielle Personallücken reagieren und somit sicherstellen, dass stets die richtige Anzahl an Mitarbeitenden  zur Verfügung steht.

Wichtige Vorteile:

  • Bessere Personalplanung mit datengesteuerten Erkenntnissen:
    Unternehmen können datenbasierte Entscheidungen treffen und ihre Personaleinsatzplanung optimieren.
  • Effizienzsteigerung durch Vermeidung von Über- und Unterbesetzungen:
    Die Software hilft dabei, Personalengpässe und Überbesetzungen zu vermeiden und sorgt für eine reibungslose Betriebsführung.
Forecast voor Automatisch plannen

2. Automatisierte Dienstplanung – Intelligent, nahtlos und effizient

Der Einsatz von automatisierter Dienstplanung garantiert, dass die richtigen Mitarbeitenden auf die richtigen Schichten eingeplant werden. Durch den Einsatz fortschrittlicher Datenanalyse und intelligenter Algorithmen verteile Dyflexis Schichten und erstellt somit Dienstpläne, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden abgestimmt sind.

Dank der Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Fähigkeiten, Verträgen und individuellen Präferenzen sorgt das System nicht nur für eine effiziente, sondern auch eine faire und optimierte Planung. So werden Über- und Unterbesetzungen vermieden und gleichzeitig die betriebliche Effizienz verbessert. Das Ergebnis: zufriedenere Mitarbeiter, produktivere Teams und minimierte Kosten.

Vorteile der automatisierten Dienstplanung:

  • Reduzierung des Zeitaufwands bei der Personalplanung
  • Minimierung des administrativen Aufwands
  • Höhere Genauigkeit und effizientere Ressourcennutzung
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch faire und ausgeglichene Schichtverteilung

Warum Dyflexis?

Dyflexis ist eine speziell entwickelte Softwarelösung zur Effizienzsteigerung und Performance-Optimierung im Workforce Management in verschiedenen Branchen:

Dyflexis kombiniert genaue Personalbedarfsprognose und automatische Dienstplanung auf benutzerfreundliche und intuitive Weise. So haben Sie leistungsstarke und sichere Software, die Ihnen die richtigen Einblicke gibt, um Ihren Betrieb zu optimieren und Ihre Ziele zu erreichen