Author: wouter

In Produktionsbetrieben zählt jede Minute. Maschinen laufen im Takt, Rohstoffe und Transportmittel sind genau auf die Produktionslinien abgestimmt. Aber was ist eigentlich mit dem wichtigsten Mittel- Ihren Mitarbeitenden? Da läuft es oft weniger nach Plan, und das kostet. Nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch einiges an Personalausgaben.

Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Fachkräftemangel

Die produzierende Industrie in Deutschland, speziell der Maschinenbau, ist eine der innovativsten und umsatzstärksten Branchen. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln) schätzt, dass KI und digitale Tools die Produktivität in der Industrie jährlich um 0,9 bis 1,2 Prozent steigern können.

Gleichzeitig nimmt aber die Zahl der Maschinenbaustudenten und Beschäftigten seit 2018 ab (Technik + Einkauf, 2025). Hinzukommt noch, dass die Arbeitsunfähigkeitsquote in vielen herstellenden Branchen überdurchschnittlich hoch ist (Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung, 2024). Es gibt also eine heikle Balance zwischen Arbeitslast und Personaleinsatz. Zu viel eingeplantes Personal sprengt Ihr Budget. Zu wenig (durch Ausfall, Unverfügbarkeit oder unerwarteter Nachfrageschwankung) kostet Ihnen aber an Umsatz. Nicht zu vergessen, dass die Motivation und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden bei ungleich verteilter Arbeitslast leidet.

Eines ist also dadurch klar: es ist eine komplexe Situation mit hoher Fluktuation. Effizienz entsteht eben nicht nur durch bessere Maschinen, sondern auch durch optimierte Planung von den Produktionsteams.

Wenn die Planung klemmt, zahlt die Produktion doppelt

Ein Praxisbeispiel macht deutlich, wie teuer ineffiziente Planung ist:

Ein erfahrener Maschinenführer fällt krankheitsbedingt aus. Wird kurzfristig eine Leihkraft engagiert, entstehen insgesamt Mehrkosten von bis zum 2,5-fachen des regulären Gehalts (Nesus, 2025). Zusätzlich sinkt die Produktivität in den ersten Wochen um bis zu 25 %, da Einarbeitung notwendig ist.

Beispielrechnung:

• Regulärer Monatslohn: 2.747 €
• Leihkraft mit verbundenen Kosten (Ø 2,5x): 6.870 €
• Produktivitätsverlust (25 %): 1.717 €
• Einarbeitungskosten (10 Stunden à 35 €): 350 €

Gesamtkosten: 8.937 € vs. 2.747 € bei einer regulären Besetzung.

Und das für nur einen Mitarbeiterausfall pro Monat – die versteckten Kosten summieren sich schnell zu einem sechsstelligen Betrag pro Jahr.

Gut geplant ist halb gespart

Trotz der hohen Kosten, die mit ineffizienter Planung verbunden sind, arbeiten rund 40% der Produktions- und Logistikunternehmen noch mit Excel-Dienstplänen. Von der heiklen Datensicherheitslage einmal abgesehen, bietet Excel keine Echtzeit- Einblicke, braucht bei Änderungen viel Nacharbeit und hält auch keine Tarifregelungen im Blick.

Die komplexe Planungsrealität lässt sich einfach nicht mehr in Excel-Sheets einbauen. Vor allem eine vorrausschauende und flexible Planung lässt sich ohne eine intuitive Software nicht umsetzen.

Software als Effizienz-Booster

Hier setzt Dyflexis an. Unsere Workforce-Management-Software macht Schichtplanung (und auch rollierende Schichtplanung) dynamisch, intelligent und datengestützt:

Für Betriebsleiter bedeutet es:

• Produktionslinien bleiben besetzt, auch bei kurzfristigen Ausfällen.
• Personalbedarf wird automatisch an Produktionsprognosen gekoppelt.
• Urlaub, Unverfügbarkeit und Abwesenheit werden nahtlos verarbeitet
• Arbeitszeiten werden transparent erfasst

Für die Personalabteilung bedeutet es:

• Schichten werden fair verteilt, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
• Gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten werden automatisch eingehalten.
• Die gesamte Planung wird dokumentiert, was für interne Analysen wertvoll ist.

Fazit: Technologie ist eine Pflicht, keine Kür

In der deutschen Produktion wird Effizienz meist über Maschinen definiert. Aber was nützen die besten Anlagen, wenn keine Fachkraft anwesend ist, um sie zu bedienen?

Ein modernes Workforce Management System deshalb kein Add-On, sondern die Grundlage für skalierbare, nachhaltige und kontinuierliche Produktionslinien.

Maschinenbau, Lebensmittelproduktion und Textilindustrie stehen vor den gleichen Herausforderungen: Fachkräftemangel, hohe Abwesenheitsquoten, und komplexen Schichtmodellen. Wer die Planung digitalisiert, ist diesen Herausforderungen Schritte voraus.

Wir beraten Sie gerne, wie die Planung in Ihrem Betrieb am besten digitalisiert werden kann. Nehmen Sie Kontakt mit unseren ExpertInnen auf.

Rollierender Schichtplan für optimale Effizienz

Ein gut geölter rollierender Schichtplan ist essenziell für Unternehmenden in dem produzierenden Gewerbe, wie zum Beispiel der Maschinenbau, oder die Lebensmittel- und Textilproduktion. Lücken im Dienstplan oder ein schlecht durchdachtes Schichtmodell fühen zu Unterbrechungen der Produktion- und das kostet. 

Warum ein rollierender Schichtplan?

Ein statischer Dienstplan stößt schnell an Grenzen. Wenn Änderungen vorgenommen werden, wird der ganze Plan durcheinander geworfen und führt zu Unübersichtlichkeit für Planende und Mitarbeitende. Ein rollierender Schichtplan, auch Rollplan oder Rahmenplan genannt, verteilt Schichten und freie Tage dynamisch über einen festgelegten Zeitraum. Das bedeutet: Mitarbeitende rotieren automatisch durch Früh-, Spät- und Nachtschichten, und die Produktion bleibt trotz Änderungen stabil. Sie haben eine optimlen Arbeitsrhytmus und trotzdem Flexibilität, und garantieren, dass Ihre Maschinen nie stillstehen.

Mit der richtigen Software können Sie den Schichtzyklus Ihres Betriebs einfach einrichten. Das bildet den Grunddienstplan: Gruppen von Mitarbeitern werden in dem angegeben Zyklus über einen bestimmten Zeitraum automatisch eingeplant. Sie können dann auf Basis von Qualifikationen und Verfügbarkeit bestimmen, welche Mitarbeitende Sie in welche Teams einteilen möchten.

Änderungen einfach durchgeben

Natürlich kommt es vor, dass Änderungen während dem Zyklus vorgenommen werden müssen. Mitarbeitende müssen kurzfristig weg, möchten eine Schicht tauschen, oder fallen für längere Zeit aus.  Das bedeutet normalerweise viel Arbeit und schlimmsten Falls eine Unterbrechung Ihrer Produktion. Nicht mit der richtigen Planungssoftware! Mit Dyflexis können Sie Änderungen ganz einfach in dem rollierenden Schichtplan vornehmen. Nicht nur einmalige Anpassungen, sondern auch strukturelle Änderungen können durch den gesamten Zyklus automatisch ausgerollt werden. Und: Urlaub wir automatisch berücksichtigt, damit die Kontinuität Ihrer Produktion garantiert bleibt.

Die vorteile auf einen blick

• Automatisierte Verteilung: Alle Mitarbeitenden wechseln regelmäßig zwischen Schichten, und einmal eingerichtet, läuft der Zyklus automatisch durch. Kein händisches Neuverteilen von Woche zu Woche mehr!
• Flexibilität: Änderungen lassen sich schnell integrieren und durch den Zyklus implementieren, ohne den gesamten Rollplan neu zu schreiben.
• Kontinuität: Produktionslinien laufen weiter, auch bei kurzfristigen Ausfällen. Mitarbeiter bekommen gerechte Schichten zugeteilt.

Wie Software Sie unterstützt

Workforce Management Software erstellt automatisierte rotierende Pläne. Mit wenigen Klicks sind faire Rotationen eingerichtet, Krankmeldungen integriert und Ersatzkräfte eingeplant. Die Software berücksichtigt dabei gesetzliche Vorschriften und individuelle Verfügbarkeiten – fehlerfrei und transparent. Das spart Zeit, reduziert Konflikte und sorgt für reibungslose Abläufe.

In einer digitalen Welt, in der wir tagtäglich zahlreiche Anwendungen und Plattformen nutzen, ist die Verwaltung von Anmeldedaten zu einer Herausforderung geworden.

Single Sign-On als unverzichtbares Bindeglied

Single Sign-On, kurz SSO, sorgt dafür, dass Benutzer mit einem einzigen Log-In gleich bei mehreren Anwendungen angemeldet sind. Außerdem sorgt die SSO-Software dafür, dass die Anmeldung bei anderen Anwendungen automatisch erfolgt. Dies geschieht über einen sogenannten Identity Provider.

Der Identity Provider ist zum Beispiel mit einem Microsoft- oder Google-Konto verknüpft. Sobald Sie sich bei diesem Konto anmelden, sind Sie automatisch bei den angeschlossenen Anwendungen eingeloggt.

Was sind die Vorteile von SSO?

• Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzer müssen sich nur einen Log-In merken, was den Anmeldevorgang vereinfacht und beschleunigt.
• Höhere Produktivität: Weniger Zeit für die Anmeldung bedeutet mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.
• Verbesserte Sicherheit: Weil SSO die Anzahl der notwendigen Anmeldedaten auf einen Satz reduziert, wird auch die Wahrscheinlichkeit unsicherer Passwortpraktiken verringert.
• Effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten: Administratoren können von einem zentralen Punkt aus einfach verwalten, welche Benutzer Zugriff auf welche Anwendungen haben.
• Sichere sensible Daten: Verhindern Sie, dass Mitarbeiter, die den Dienst verlassen, auf sensible Daten zugreifen können. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen? Sie können mit dem Identity Provider den Zugriff auf alle verbundenen Anwendungen entziehen.
• Weniger IT-Support: Da weniger vergessene Passwörter zurückgesetzt werden müssen, können IT-Teams ihre Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen.

Welche Identity Provider bietet Dyflexis an?

Dyflexis unterstützt die größten Identity Provider, wie z.B.:

• Azure (Microsoft)
• Okta (Google)
• Auth0 (Google)
• Salesforce

Auf unserem Marktplatz finden Sie alle Optionen.

Die meisten Organisationen verwenden Google oder Microsoft für Single Sign-On. Nutzen Sie einen anderen Identity Provider? Dann kontaktieren Sie uns gerne unter sales@dyflexis.de, um die Möglichkeiten zu besprechen.

Wie funktioniert die Implementierung?

Die Implementierung von SSO ist ein Kinderspiel. Nachdem Sie ein Abonnement bei uns haben, befinden sich die API-Schlüssel in Dyflexis. Sie geben diese in den Identity Provider ein, und schon ist SSO eingerichtet.

Brauchen Sie Hilfe bei der Einrichtung von SSO? Dann nimmt sich unsere Beratung gerne Zeit für Sie.

Ich möchte SSO nutzen

Vielleicht ist SSO bereits in Ihrem aktuellen Abonnement enthalten. Senden Sie eine E-Mail an sales@dyflexis.de, um hierüber nachzufragen.