Ein volles Lager, leere Regale und kein Croissant in Sicht. Es ist Montagmorgen im Supermarkt, und die Kunden schauen enttäuscht umher. Nicht, weil die Ware fehlt – die liegt ordentlich im Lager. Sondern weil niemand wusste, dass an diesem Tag das Frühschicht-Team im Distributionszentrum eingeteilt war. Zwei Teams, zwei Einsatzpläne, eine verpasste Chance.
Was wie ein Einzelfall wirkt, ist in vielen Handelsunternehmen Alltag: Dort, wo Filialen und Lager parallel arbeiten, kommt es oft zu Planungsfehlern. Häufig arbeiten die Abteilungen mit eigenen Schichtplänen, eigenen Systemen und eigenen Prioritäten. Doch für die Kunden zählt nur eines: dass alles reibungslos läuft. Ohne zentrale Steuerung entstehen Reibungsverluste – zwischen Abteilungen, im Betrieb und letztlich in den Geschäftsergebnissen. Das führt zu Frustration, Ineffizienz und entgangenen Umsätzen.
Das sind die 5 größten Herausforderungen bei getrennten Planungen von Filialen und Lagern:
Keine zentrale Planung
Filialen und Lager haben jeweils ihre eigene Arbeitsbelastung, Dynamik und Personalplanung. Wenn die Einsatzpläne jedoch völlig unabhängig voneinander erstellt werden, fehlt der Überblick über das Gesamtsystem. Das Lager weiß nicht, wann neue Aktionen in den Filialen starten oder wann mehr Nachschub nötig ist. Umgekehrt weiß die Filiale nicht, ob das Lager bereits am Limit arbeitet. Das führt zu Fehleinschätzungen, doppelten Einsätzen oder Lücken in der Besetzung.
Keine gemeinsame Vorbereitung auf Spitzenzeiten
Aktionen wie Feiertage, Sommerschlussverkauf oder der Schulanfang wiederholen sich jedes Jahr. Dennoch werden sie selten gemeinsam vorbereitet. Filialen stocken ihr Personal auf, während das Lager von einer normalen Woche ausgeht. Ohne gemeinsame Forecasts und Kapazitätsplanung entsteht ein Ungleichgewicht: Produkte kommen zu spät an, bleiben im Lager liegen oder sind zu schnell ausverkauft.
Unklare Verantwortlichkeiten
Ohne zentrale Steuerung entstehen Grauzonen zwischen den Abteilungen. Wer passt den Einsatzplan an, wenn Lieferungen sich verzögern? Wer übernimmt Verantwortung bei fehlerhafter Personalplanung während einer Aktion? Die Teams arbeiten in eigenen Silos, und niemand fühlt sich für den Gesamtprozess verantwortlich. Mit negativen Folgen für die Kundenzufriedenheit und die interne Zusammenarbeit.
Doppelte Verwaltung und Fehleranfälligkeit
Verstreute Planungen über verschiedene Systeme hinweg erzeugen Mehraufwand. Abteilungen pflegen eigene Übersichten, kommunizieren per E-Mail oder App und tragen Daten manuell ein. Das erhöht die Fehlerquote: doppelte Buchungen, falsch eingeschätzte Verfügbarkeiten oder vergessene Änderungen. Dabei zählt im Handel jede Minute.
Keine Einblicke, keine Optimierung
Ohne gemeinsame Daten ist es schwer, Ursachen für Probleme zu erkennen. Lag es an zu wenig Personal im Lager oder an falscher Bedarfsschätzung in der Filiale? Ohne Sicht auf die gesamte Prozesskette erkennt man nur die Symptome – nicht die Ursache. Und ohne Ursachenanalyse sind nachhaltige Verbesserungen unmöglich.
Zeit für Technologie mit Gesamtüberblick
Der Einzelhandel ist dynamisch – oft ändern sich die Gegebenheiten täglich oder stündlich. In diesem Tempo reichen Excel-Tabellen oder manuelle Planungen nicht mehr aus. Moderne Workforce-Management-Software integriert die Personalplanung von Filialen und Lagern in einem System. Sie verbindet Daten zu Bestellungen, Lagerbeständen, erwarteter Kundennachfrage und Personalverfügbarkeit, damit Sie jederzeit in Echtzeit reagieren können. So garantieren Sie, dass Ihre Regale stets und besonders zu Stoßzeiten gut aufgestockt sind.
Intelligente Technologie ersetzt Bauchentscheidungen durch datengestützte Planung. Durch die Kombination von Forecasting und Echtzeitdaten entstehen Einsatzpläne, die besser zur Realität auf der Fläche passen – egal ob in der Filiale, im Lager oder beidem. Dabei sollten auch gesetzliche Regeln sowie das ArbZG. oder Compliance-Anforderungen im Hintergrund automatisch berücksichtigt werden.
So unterstützt Sie Dyflexis
Dyflexis Workforce Management wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre gesamte operative Steuerung verbessern wollen. Die Software bietet eine nutzerfreundliche Plattform für Filialen und Distributionszentren. Dank automatischer Dienstplanung wird Personal automatisch auf Basis von Verfügbarkeit, Vertragsstunden und erwarteter Nachfrage eingeplant. Realtime-Daten ermöglichen eine schnelle Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse wie Krankheitsausfälle oder Lieferprobleme.
Zusätzlich bietet Dyflexis Tools für die Personalbedarfsprognose und Kapazitätsplanung, sodass Sie auf Spitzenzeiten optimal vorbereitet sind. Mit Einzelhandels- und Logistikplanung in einer Umgebung vermeiden Sie Kostenüberschreitungen und sorgen jederzeit für die richtige Besetzung. Die Effizienz-Software für den Personaleinsatz hilft dabei, Lohnkosten zu senken, ohne bei Qualität oder Kundenzufriedenheit Kompromisse einzugehen.
Möchten auch Sie doppelte Planungen, Ad-hoc-Lösungen und blinde Flecken zwischen Filiale und Lager vermeiden? Entdecken Sie, wie Dyflexis Workforce Management Ihre Einzelhandelsorganisation dabei unterstützt, intelligenter zu planen und stärker zu performen.
Vereinbaren Sie eine Demo und erleben Sie den Unterschied!
