Categorie: Blogs

In de Productie & Logistiek draait alles om precisie. Grondstoffen, machines, vervoersmiddelen: ze worden tot in detail gepland en afgestemd. Maar bij het belangrijkste kapitaal, de mensen, loopt het vaak minder strak. Juist daar ontstaan de kosten. Deze zijn niet direct zichtbaar op de balans, maar wel voelbaar in de dagelijkse operatie.

Verzuim en krapte

De logistieke sector staat onder grote druk. Uit onderzoek van Dujob blijkt dat één op de drie bedrijven het personeelstekort de grootste uitdaging noemt. Tegelijkertijd is het ziekteverzuim volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek zorgwekkend hoog: het gemiddelde verzuimpercentage in de sector logistiek en transport lag in 2024 op 6,3%, terwijl het gemiddelde ziekteverzuim in Nederland 4,9% was (Dujob, 2024).

Wat extra opvalt: maar liefst 38% van het verzuim in de sector is werkgerelateerd. Dit is bijna twee keer zoveel als het landelijk gemiddelde van 19%. De combinatie van onregelmatige diensten, een grillige personeelsvraag en een vergrijzend team maakt het steeds lastiger om de planning sluitend te krijgen. En als dat niet lukt, nemen de kosten, de werkdruk én het verloop alleen maar verder toe (CBS, 2024).

Ook in de productiesector is de druk hoog. In 2023 was het ziekteverzuim hier gemiddeld 6,1%, wat ruim boven het gemiddelde is dan in andere sectoren. In 2024 was het verzuim zelfs het hoogst binnen de industrie, aldus ArboNed en HumanCapitalCare. Werknemers vallen vaker én langer uit, onder andere door lichamelijk zwaar werk, onregelmatige diensten en hoge werkdruk. Daardoor wordt het lastiger om een goede personeelsplanning te maken.

Groeiende complexiteit

Deze cijfers laten zien dat veel productie- en logistieke bedrijven het moeilijk hebben met de groeiende complexiteit van personeelsplanning. Veranderende klantvraag, een krappe arbeidsmarkt, hoge verzuimcijfers en personeelstekorten dwingen organisaties tot maximale flexibiliteit. Tegelijkertijd blijven veel planningen gebaseerd op statische modellen, Excel-sheets of verouderde systemen.

Dat zorgt tot een gebrekkige afstemming tussen werkdruk en personeelsinzet. De gevolgen zijn bekend: te veel mensen inplannen, leidt tot onrendabele loonkosten. Te weinig beschikbare mensen resultaat weer in vertraagde leveringen, stress op de werkvloer en gemiste deadlines. Wat hierbij vaak over het hoofd wordt gezien, zijn de indirecte gevolgen die zich langzaam opstapelen. Juist die hebben een forse financiële impact tot gevolg. Denk aan inefficiëntie in de personeelsinzet, of een kostenoverschrijding in productie door slechte afstemming tussen roosters en werkdruk.

Daarnaast heeft een slechte personeelsplanning direct invloed op de motivatie. Wie te veel wordt ingezet, raakt overbelast. Wie telkens op ongunstige tijden moet werken, voelt zich al snel ondergewaardeerd. Die onvrede vertaalt zich in een verminderde inzet, oplopende frustratie en uiteindelijk in verloop.

Wat kost een inefficiënt rooster?

Stel: een ervaren heftruckchauffeur valt onverwacht uit. Zijn vaste brutomaandsalaris is €2.747, maar om het werk draaiende te houden, wordt er een uitzendkracht ingehuurd. Volgens de richtlijnen van de KvK kost een uitzendkracht gemiddeld twee tot drie keer het brutoloon. Laten we uitgaan van 2,5 keer. Dat betekent dat je voor één maand vervanging zo’n €6.870 betaalt.

Daar houdt het echter niet bij op. De vervanger is nieuw op de werkvloer, kent de processen nog niet, moet ingewerkt worden en werkt minder efficiënt. In de eerste weken is een productiviteitsverlies van 25% heel normaal. Je betaalt dan €1.717,50 voor werk dat niet of maar deels wordt uitgevoerd. Ondertussen zijn collega’s tijd kwijt aan het inwerken van de nieuwe medewerker – reken op minstens 10 uur begeleiding á €35 per uur, oftewel €350 extra.

Kostenpost                         Uitzendkracht                      Medewerker
Salaris                                 €6870                                   €2747
Productiviteitsverlies        €1717                                   €0
Begeleiding                        €350                                      €0
Totaal                                  €8937                                   €2747

Tabel: verborgen kosten bij personeelsuitval

In totaal betaal je dus al snel ruim €8.937 extra voor de vervanging van één medewerker per maand. En dan hebben we het nog niet over de indirecte schade: stagnatie in het logistieke proces, vertraagde leveringen, misgelopen klanttevredenheid en een verhoogde werkdruk op de rest van het team. Die kosten zie je niet terug op je rooster, maar voel je wel behoorlijk in je marge.

De complexiteit van plannen

Ondanks alle technologische mogelijkheden werkt nog steeds bijna 40% van de bedrijven in de logistiek en productie met Excel of andere handmatige planningsmethodes. Waarom? Omdat het een gewoonte is geworden en omdat het overzicht lijkt te geven. Maar schijn bedriegt. Excel laat geen realtime verzuim of overschrijding van contracturen zien, laat staan cao-afspraken of onverwachte gaten in de planning. Dat kost geld.

De complexiteit van personeelsplanning in de Productie   en Logistiek laat zich niet meer vangen in spreadsheets of vaste roosters. Wat vandaag een sluitende planning lijkt, is morgen alweer achterhaald door uitval, spoedorders of onverwachte vertragingen. Wie hierop pas reageert als het misgaat, loopt structureel achter de feiten aan. Onderzoek van PwC uit 2024 benadrukt het belang van strategische personeelsplanning en suggereert dat organisaties door het verbeteren hiervan hun productiviteit met maar liefst 30% kunnen verhogen (PwC, 2024).

Zo maakt Workforce Management het verschil

Juist in een sector waar processen tot op de seconde getimed zijn, is het vreemd dat personeelsplanning vaak zo weinig datagedreven gebeurt. De Workforce Management-software van Dyflexis brengt daar verandering in. De slimme, realtime planning past zich automatisch aan de situatie op de werkvloer aan. Is er iemand ziek? Verandert de orderstroom? De software anticipeert op veranderingen: automatisch en foutloos.

Dankzij automatisch plannen voorkom je onder- of overbezetting, beperk je overuren en houd je grip op je loonkosten. Managers hoeven niet meer continu achter de feiten aan te lopen, ze sturen proactief bij op basis van actuele data. En misschien nog wel belangrijker: medewerkers krijgen weer rust en duidelijkheid, wat hun werkplezier én je personeelsbehoud zichtbaar ten goede komt.

Door actuele gegevens zoals verzuim, ordervolumes, seizoensinvloeden en contractuele afspraken slim te combineren, beschik je over een dynamisch model voor Workforce Management dat voortdurend bijstuurt. Deze aanpak zorgt voor meer efficiëntie in personeelsinzet, waardoor je beter kunt inspelen op wisselende omstandigheden, zonder onnodige kosten te maken. Het resultaat? Minder verrassingen, betere controle, en een manier om structureel je loonkosten te verlagen zonder in te leveren op kwaliteit of werkplezier.

Ben jij benieuwd hoe Dyflexis jouw organisatie kan helpen om weer grip te krijgen op personeel, kosten en continuïteit? Vraag een demo aan en ervaar het verschil.

Een goed ingericht ploegenrooster is essentieel voor organisaties met wisselende diensten, zoals productiebedrijven en logistieke centra. Het zorgt ervoor dat machines optimaal benut worden, productieprocessen zonder onderbrekingen doorlopen en medewerkers niet overbelast raken. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar heeft ook een positief effect op de medewerkerstevredenheid en veiligheid op de werkvloer. Met de juiste software beheer je roosters eenvoudig, voer je snel wijzigingen door en geef je medewerkers altijd inzicht in hun werktijden. Zo blijft de organisatie soepel en efficiënt draaien.

Ploegen klaar? Uitrollen maar!

In de ploegenrooster software van Dyflexis stel je de ploegencyclus van jouw organisatie eenvoudig in. Dit vormt de basis van het rooster: teams worden toegewezen aan de juiste diensten, en medewerkers worden vervolgens aan deze teams gekoppeld. Dankzij dit flexibele systeem kun je eenvoudig en overzichtelijk een cyclisch rooster inrichten, waardoor je altijd weet welke medewerker wanneer werkt.

Eenvoudig wijzigingen doorvoeren

Het komt regelmatig voor dat gedurende de cyclus wijzigingen nodig zijn. Een medewerker moet van dienst ruilen, een teamindeling moet worden aangepast of er is behoefte aan extra ondersteuning. In de ploegenroostermodule voer je dit soort wijzigingen eenvoudig door. Wissel medewerkers tussen diensten, pas roosters aan en zorg ervoor dat alles in enkele klikken up-to-date is. Zo blijft je planning dynamisch en passend bij de actuele situatie op de werkvloer.

In een productieomgeving draait alles om continuïteit. Stilstand kost geld. Toch staan veel managers dagelijks voor dezelfde frustratie: een medewerker staat ingepland, maar is nergens te bekennen. Of erger nog: bij een calamiteit weet niemand wie er binnen is. Herkenbaar? Dan is de nieuwe aanwezigheidsrapportage precies wat jij nodig hebt.

Voor vooruitstrevende organisaties is effectief Workforce Management cruciaal om een optimale productiviteit en kostenbeheersing te realiseren. Veel organisaties kunnen op gebied van data en automatisering nog veel winst behalen. Dyflexis ontwikkelt hiervoor Datagedreven Workforce Management. Deze werkwijze zorgt ervoor dat je altijd de juiste persoon, met de juiste vaardigheden, op de juiste dienst hebt. Dit is gebaseerd op twee kernprincipes: Labour Demand Forecasting en Auto-Scheduling.

1. Labour Demand Forecasting – de juiste bezetting op het juiste moment

Labour Demand Forecasting zorgt ervoor dat bedrijven tijdens piekperiodes, seizoenschommelingen en personeelstekorten beter inschatten hoeveel medewerkers nodig zijn. Hierdoor zorgen ze ervoor dat ze altijd over de juiste bezetting beschikken op het juiste moment.

Labour Demand Forecasting berekent hoeveel medewerkers je op welk moment nodig hebt. Door de beschikbare actuele data samen te voegen met historische gegevens en markttrends voorspelt het de personeelsbehoefte heel nauwkeurig. Dankzij deze berekening weet je precies hoeveel medewerkers je per maand, per week en per uur nodig hebt.

Belangrijke voordelen:

• Verbeterde personeelsplanning met datagestuurde inzichten:
  Door datagestuurde inzichten te gebruiken, kunnen bedrijven beter geïnformeerde beslissingen nemen over de optimale inzet van personeel.
• Geoptimaliseerde efficiëntie door het voorkomen van over- en onderbezetting:
  De tool helpt bij het effectief beheren van schommelingen in de personeelsbezetting en zorgt voor continue operationele stabiliteit.

2. Auto-Scheduling – de juiste persoon, op de juiste dienst

Auto-Scheduling zorgt ervoor dat de juiste medewerkers op de juiste dienst worden ingepland. Door slimme data-analyse en intelligente methoden toe te passen, genereert deze tool roosters die perfect aansluiten op de behoeften van het personeel. Zo houdt Auto-Scheduling rekening met de beschikbaarheid, voorkeuren, contracturen, skills en certificering van medewerkers.

Hierdoor zorgt de tool ervoor dat de planning niet alleen efficiënt, maar ook optimaal is. Dit voorkomt zowel over- als onderbezetting, wat de algehele efficiëntie verbetert. Het resultaat is een personeelsbestand dat niet alleen tevredener is met de planning, maar ook productiever werkt.

Voordelen van Auto-Scheduling:

• Voorkomen van tijdverlies door handmatige planningen
• Vermindering van de administratieve werkdruk
• Verbetering van nauwkeurigheid en optimalisatie van middeleninzet
• Verhoging van medewerkerstevredenheid door eerlijke en gebalanceerde shiftverdeling

Kortom, waar Labour Demand Forecasting zorgt voor een correcte berekening van de benodigde bezetting per uur, zorgt Auto-Scheduling ervoor dat de juiste medewerker wordt toegewezen.

Kennismakingsgepsrek

Om met Data-Driven WFM aan de slag te gaan, gaan we graag eerst het gesprek met je aan. Hierin besprek we de doelen van jouw organisatie, welke data hierbij relevant is en hoe Data-Driven WFM jouw organisatie herbij helpt. Vraag nu een kennismakingsgesprek aan.

Interessant voor jou?

Dyflexis is een softwareoplossing die specifiek is ontwikkeld om de efficiëntie en prestaties van Workforce Management te verbeteren in de sectoren:

• Recreatie 
• Hospitality
• Retail & Warehousing
• Productie & Logistiek
• Zorg & Welzijn

Door Labour Demand Forecasting te combineren met Auto-Scheduling, biedt Dyflexis een naadloos en geïntegreerd systeem dat de manier waarop organisaties hun teams beheren transformeert. Hiermee beschik je over een krachtige tool die datagedreven inzichten biedt, waarmee je significante verbeteringen in jouw bedrijfsvoering realiseert.

In de dagelijkse praktijk van HR-managers draait het om balans: zorgen voor tevreden medewerkers, inzicht behouden in verlof en verzuim, en tegelijkertijd zorgen dat de salarisadministratie vlekkeloos verloopt. Workforce Management (WFM) speelt hierin een steeds grotere rol. Door processen te automatiseren en data inzichtelijk te maken, biedt WFM de tools die HR nodig heeft om efficiënter te werken en strategisch bij te dragen aan de organisatie. Hier zijn vijf voordelen die WFM onmisbaar maken voor HR-managers.

1. Personeelsplanning en urenregistratie conform de cao

Een efficiënte personeelsplanning is de basis voor een goed draaiende organisatie én voor het naleven van cao-afspraken. Als HR-manager weet je hoe complex het kan zijn om roosters op te stellen. Met name als deze moeten voldoen aan cao-vereisten, zoals rusttijden en maximale werkuren. Tegelijkertijd wil je ook rekening houden met beschikbaarheid, voorkeuren en fluctuaties in de vraag. Met een Workforce Management (WFM) systeem kun je dit proces automatiseren, waardoor roosters niet alleen nauwkeurig en eerlijk zijn, maar ook altijd in lijn met de cao.

Een goede planning voorkomt onder- of overbezetting en zorgt ervoor dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar draagt ook bij aan de tevredenheid en het vertrouwen van medewerkers in de organisatie.

Naast de planning is een foutloze urenregistratie essentieel om te voldoen aan de cao en een correcte verloning te garanderen. Organisaties die uren handmatig registreren kunnen tegen fouten aanlopen, wat leidt tot frustratie en tijdrovende correcties. Een WFM-systeem automatiseert de registratie van gewerkte uren, pauzes en toeslagen, zodat deze consistent en volgens de cao worden vastgelegd.

Kortom, en WFM-systeem verzekert jouw organisatie dat de cao automatisch en correct wordt toegepast in zowel de planning als de registratie. Bovendien biedt het flexibiliteit, zodat je de cao volgens eigen interpretatie kunt inrichten. Zo worden alle gewerkte uren, pauzes en toeslagen correct berekend, en worden roosters tijdig en eerlijk opgesteld.

2. Automatisering van verloningsprocessen: de loonkoppeling

Een nauwkeurig en efficiënt verloningsproces is van cruciaal belang voor iedere organisatie. Toch is het in veel bedrijven nog een tijdrovende klus die gevoelig is voor fouten. Denk aan het handmatig controleren en invoeren van gewerkte uren, toeslagen, verlof en zowel wettelijke als bovenwettelijke uren. Met een Workforce Management (WFM) systeem behoort dit tot het verleden.

Het WFM-systeem automatiseert het volledige proces door alle geregistreerde gegevens direct en nauwkeurig door te sturen naar het HR- en salarispakket. De gewerkte uren, inclusief eventuele toeslagen en opgenomen verlof, worden automatisch gekoppeld aan de juiste looncodes. Dit betekent dat de verloning direct klaarstaat, zonder dat er extra handmatige handelingen nodig zijn.

Deze automatisering minimaliseert fouten, verkort de doorlooptijd van het verloningsproces en geeft HR-professionals meer tijd om zich te richten op strategische taken. Bovendien zorgt het ervoor dat medewerkers altijd op tijd en correct worden uitbetaald, wat bijdraagt aan hun tevredenheid en vertrouwen in de organisatie.

Een geautomatiseerd verloningsproces is niet alleen efficiënter, maar biedt ook meer zekerheid en inzicht voor zowel de organisatie als de medewerkers. Je hebt altijd de garantie dat cao-afspraken correct zijn toegepast en dat de salarisadministratie voldoet aan wet- en regelgeving.

3. Automatische synchronisatie tussen verschillende systemen

Het is heel tijdrovend en foutgevoelig als je dezelfde gegevens in meerdere systemen moet invoeren. Zodra je een medewerkers hebt aangenomen, is het jouw taak om deze bij de juiste systemen in te voeren en heeft de medewerker inloggegevens nodig tot de verschillende systemen. Waarschijnlijk werk je hiervoor samen met de IT-manager.

Een koppeling tussen een WFM en het HR- en salarispakket zorgt ervoor dat de gegevens automatisch worden uitgewisseld. Erg handig, want handmatige invoer van contracten en medewerkersgegevens is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Contractgegevens zijn belangrijke en cruciale data, waarin je geen fouten mag maken.

In de praktijk betekent dit dat de medewerkers en contractgegevens vanuit het HR- en Salarispakket automatisch het WFM-pakket staan. Ook bij wijzigingen in contracten of arbeidsvoorwaarden worden de aanpassingen direct verwerkt. Zo blijft het HR- en Salarispakket leidend voor de persoonlijke gegevens.

Zodra de eerste maand van de medewerker erop zit en de uren van de medewerker zijn goedgekeurd, stuur je deze automatisch door naar HR- en Salarispakket. Deze staan vervolgens direct op de juiste looncodes staan. Kortom, het HR- en salarispakket vormt de basis voor de persoons- en contractgegevens, terwijl het WFM-pakket leidend is in het registreren van de gewerkte uren van medewerkers.

4. Verbeterde security

Naar mate een organisatie groeit is het beheren van wie toegang heeft tot welke gegevens vaak een uitdaging. Het kan voorkomen dat een medewerker toegang heeft tot gevoelige informatie die niet voor zijn of haar rol bedoeld is. Dit kan niet alleen leiden tot interne risico’s, maar ook tot schendingen van privacywetgeving.

Gecontroleerd toegangsbeheer is essentieel voor de veiligheid van bedrijfsgegevens en de naleving van wet- en regelgeving. Wanneer je rechten en rollen niet goed beheert, kunnen gegevens onbedoeld in de verkeerde handen terechtkomen, met alle gevolgen van dien.

WFM-software biedt een praktische oplossing door rollen en rechten binnen het systeem eenvoudig te beheren. Dit maakt het mogelijk om per functie binnen de organisatie exact te bepalen welke systemen en informatie zichtbaar zijn. Medewerkers krijgen alleen toegang tot wat relevant is voor hun rol, wat de veiligheid verhoogt en voorkomt dat onbevoegden gevoelige gegevens inzien. Dit maakt het beheer van toegang eenvoudig en biedt HR-professionals meer controle over de toewijzing van rechten binnen de organisatie.

Daarnaast beschikt de meeste WFM-software over Single Sign On (SSO). Met SSO hoeven medewerkers slechts één set inloggegevens te gebruiken om veilig en snel toegang te krijgen tot de systemen die zij nodig hebben. Dit verhoogt niet alleen het gebruiksgemak, maar biedt ook een centrale manier om toegang te beheren. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, wordt de toegang tot gevoelige informatie automatisch ingetrokken, wat bijdraagt aan een betere beveiliging. Voor HR betekent dit minder werk met toegangsvragen en meer zekerheid dat informatie goed beschermd blijft.

5. Real-time rapportages voor diepgaand inzicht

Het ontbreken van inzicht in belangrijke personeelsdata, zoals verzuimpercentages of overuren, maakt het moeilijk om strategisch te sturen. Misschien merk je dat medewerkers overbelast zijn, maar zonder harde cijfers is het lastig om dit aan te pakken of te voorkomen.

Toegang tot actuele data is van cruciaal belang om trends te herkennen en problemen voor te blijven. Zonder inzicht loop je het risico dat kleine uitdagingen uitgroeien tot grote problemen. Dit leidt tot hogere kosten en een verminderde inzetbaarheid.

Met de uitgebreide rapportagefuncties van WFM-software beschik je op elk moment over realtime inzichten in belangrijke gegevens. Denk aan verzuimpercentages, verlofsaldi en afwijkingen in overuren. Deze informatie stelt je in staat om tijdig in te grijpen, bijvoorbeeld door de werkdruk te verdelen of medewerkers aan te moedigen verlof op te nemen. Dit helpt niet alleen kosten te beheersen, maar verbetert ook de planning en verhoogt de productiviteit van het team.

Door toegang en rechten centraal te beheren, samen met de implementatie van SSO, zorg je voor een veilige, efficiënte en gebruiksvriendelijke werkomgeving waarin privacy en beveiliging gewaarborgd zijn.

Conclusie: WFM maakt het verschil voor HR

Workforce Management is veel meer dan een tool voor de planning urenregistratie; het is een strategisch instrument dat HR helpt om processen te optimaliseren, medewerkers tevreden te houden en kosten te verlagen.

Van automatische gegevensverwerking tot diepgaande rapportages – WFM biedt HR-managers alles wat nodig is om efficiënter te werken en meer controle te houden over de personeelsplanning en salarisadministratie.

Ploegendiensten zijn essentieel voor veel organisaties, maar brengen unieke uitdagingen met zich mee. Het constant wisselen van werkuren kan leiden tot verhoogde vermoeidheid en invloed hebben op het welzijn van werknemers. Om deze belasting te verlichten, zijn ATV-dagen (Arbeidsduurverkortingsdagen) een waardevol instrument. Deze betaald-vrije dagen, vaak vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s), helpen werknemers om te herstellen en bieden organisaties de kans om een gezondere balans te creëren tussen werk en privéleven.

Dyflexis maakt het plannen van ploegendiensten efficiënter dan ooit. Met onze intuïtieve ploegenrooster software kunnen planners snel roosters optimaliseren, rekening houdend met rust- en werktijden. Dit ondersteunt niet alleen naleving van de wetgeving, maar verbetert ook de productiviteit en tevredenheid van teams. Want uiteindelijk draait het niet alleen om werken, maar ook om leven.

In dit artikel:

1. • Wat is een ploegendienst?
   • Voordelen ploegendienst
   • 2-ploegendienst en 2-ploegenrooster
   • 3-ploegendienst en 3-ploegenrooster
   • 4-ploegendienst en 4-ploegenrooster
   • 5-ploegendienst en 5-ploegenrooster
   • Arbeidstijdenwet
   • Ploegendiensten makkelijk inplannen met Dyflexis

Wat is een ploegendienst?

Een ploegendienst is een rooster dat bestaat uit meerdere diensten. Vaak bestaan deze diensten uit een vroege dienst, een late dienst en een nachtdienst. Werknemers werken op variabele tijden en dagen, maar volgens een vast patroon dat zichzelf steeds herhaalt. Ploegendiensten worden vaak gebruikt binnen organisaties waarbij het werk langer dan de gebruikelijke 8 uur moet doorgaan. Je ziet dit bijvoorbeeld regelmatig in de productie en in de zorg.

Ploegendiensten zijn niet altijd hetzelfde opgebouwd. Wel zijn er ploegendiensten die vaak voorkomen. Bijvoorbeeld de 2-, 3-, 4- en 5-ploegendiensten.

Voordelen ploegendienst

Het werken in ploegendiensten heeft een aantal belangrijke voordelen:

• Het zorgt voor een hoge mate van voorspelbaarheid en regelmaat. Dat is prettig voor jouw medewerkers.
• Je maakt door het herhalende patroon minder snel fouten.
• Als je met ploegendiensten werkt is het onvermijdelijk dat jouw medewerkers onregelmatig werken, maar door ze op een handige manier in te richten hebben ze hier zo min mogelijk last van. Waarom??? Voorspelbaar. Weet nu al wanneer ik moet werken, vast ritme, duidelijk voor medewerkers.

2-ploegendienst en 2-ploegenrooster

Het 2-ploegenrooster komt vaak voor bij organisaties die een bedrijfstijd van ongeveer 80 uur per week willen halen. Over het algemeen wordt er bij dit rooster niet gewerkt in het weekend. Dit rooster bestaat uit vroege en late diensten.

Hoe werkt de 2-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 2-ploegendienst. Een aantal voorbeelden met ieder hun eigen voordelen:

Het standaard 2-ploegenrooster

Bij een standaard 2-ploegenrooster werkt de werknemer eerst vijf vroege diensten en dan vijf late diensten, waarna dit zich weer herhaalt.

Het snelroterende 2-ploegenrooster

De naam zegt het al: bij het snelroterende 2-ploegenrooster wisselt de werknemer sneller van dienst. Denk aan twee of drie vroege diensten afgewisseld met twee of drie late diensten. Hierdoor is de late dienst minder belastend voor het sociale leven van de werknemer.

38-uurs 2-ploegen rooster

Bij het 38-uurs 2-ploegenrooster werkt de werknemer 38 uur per week. De ene week werkt de werknemer vijf vroege diensten van 8 uur per dag. De week erop werkt hij vier late diensten van 9 uur per dag. De sociaal belangrijke vrijdagavond is vrij.

Toeslag 2-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 8-12% over de gehele dienst.

3-ploegendienst en 3-ploegenrooster

Het 3-ploegenrooster wordt vaak gebruikt door organisaties die ook bezetting nodig hebben in de nachten. Meestal wisselen drie ploegen van 8 uur elkaar in dit geval af. Zo kan een organisatie een bezetting van 24 uur per dag realiseren. Over het algemeen wordt er van maandag t/m vrijdag gewerkt als een organisatie gebruik maakt van een 3-ploegenrooster.

Hoe werkt de 3-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 3-ploegendienst. Een aantal voorbeelden:

Roterend 3-ploegenrooster

Een roterend 3-ploegenrooster kan voorwaarts of achterwaarts roteren. Dat betekent dus dat de dienst steeds vroeger (nacht – laat – vroeg) of juist steeds later (vroeg – laat – nacht) begint.

Roterend 2-ploegenrooster met vaste nachtploeg

Het komt ook voor dat organisaties een 2-ploegenrooster inzetten en werken met een vaste nachtploeg. Soms wordt hier ook nog een vaste weekendploeg aan toegevoegd.

Toeslag 3-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 15-20% over de gehele dienst.

4-ploegendienst en 4-ploegenrooster

Moet er ook in het weekend geproduceerd worden? Dan wordt er soms voor de 4-ploegendienst gekozen. Meestal is de zondag bij dit rooster vrij van werk.

Hoe werkt de 4-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 4-ploegendienst. Een aantal voorbeelden:

4-ploegenrooster 2-2-2

Bij het 4-ploegenrooster 2-2-2 draait de werknemer afwisselend twee vroege-, late- of nachtdiensten.

4-ploegenrooster 3-4

Bij het 4-ploegenrooster 3-4 draait de werknemer steeds een reeks van minimaal drie en maximaal vier diensten achter elkaar. Meestal zijn dit hetzelfde soort diensten.

Toeslag 4-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 23-27% over de gehele dienst.

5-ploegendienst en 5-ploegenrooster

Als een organisatie zeven dagen per week, 24 uur per dag bezetting nodig heeft wordt vaak het 5-ploegenrooster gehanteerd. De gemiddelde arbeidsduur per medewerker is bij dit ploegenrooster ongeveer 33,6 uur. Veel werknemers vinden dit een fijne werkwijze door de korte werkweken en hoge toeslag. Soms is het nodig om in 6- of zelfs in 7-ploegendiensten te werken. Ook worden ploegenroosters soms met elkaar gecombineerd.

Hoe werkt de 5-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 5-ploegendienst. Een aantal voorbeelden:

5-ploegenrooster 2-2-2

Bij een 2-2-2 rooster draait een werknemer eerst twee vroege diensten, dan twee late diensten en dan twee nachtdiensten. Vervolgens is hij vier dagen vrij.

5-ploegenrooster 3-2

Bij een 3-2 rooster draait de werknemer drie dagen dezelfde dienst. Daarna is hij twee dagen vrij.

Toeslag 5-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 28-33% over de gehele dienst.

Arbeidstijdenwet

Ga je werken in ploegendiensten, dan is het belangrijk dat je rekening houdt met de arbeidstijdenwet (ATW). De volgende regels zijn belangrijk:

• Werknemers van 18 jaar en ouder mogen maximaal 12 uur per dienst en maximaal 60 uur per week werken.
• Bij een drie-ploegenrooster (met nachtploeg) mag een werknemer maximaal 10 uur per nacht (tussen 00.00u ’s nachts en 06.00u ’s ochtends) werken.
• Per 16 weken mag een werknemer gemiddeld niet meer dan 48 uur werken.
• Draait een werknemer meer dan 16 nachtdiensten per 16 weken? Dan mag hij of zij maximaal 40 uur per week werken.
• Per 16 weken mag een werknemer maximaal 36 nachtdiensten draaien, behalve als hier gezamenlijk afspraken over zijn gemaakt

Ploegendiensten makkelijk inplannen met Dyflexis

Ga je werken met ploegendiensten? Dan kan het maken van een goede planning nog best een uitdaging zijn. In Dyflexis hebben we handige functionaliteiten ingebouwd die het jou zo makkelijk mogelijk maken.

Voldoe aan de arbeidstijdenwet

Er zijn regels in Dyflexis gebouwd, waardoor je jouw werknemers niet te lang kunt inplannen. Je voldoet dus altijd aan de arbeidstijdenwet.

Maak 1x een standaardrooster en rol deze simpel uit

Met Dyflexis hoeft het maken van een personeelsplanning niet veel tijd te kosten:

• Maak voor elke cyclusweek een standaardrooster aan. Je kunt in dit rooster al werknemers inplannen op de diensten, maar je kunt ook open diensten toevoegen.
• Kies per week welk standaardrooster je wilt uitrollen. Zo sla je ook makkelijk een week over als je gesloten bent.
• Wil je toch nog iets wijzigen? Dat kan natuurlijk. Handig als er in een bepaalde week extra diensten nodig zijn of als een werknemer ziek is of verlof heeft opgenomen.
• Als je een rooster uitrolt vallen de diensten van zieke medewerkers of medewerkers met verlof automatisch open. Zo zie je snel welke diensten nog opgevuld moeten worden.

Vul open diensten simpel in

Zijn er diensten waarop je nog niemand hebt ingepland? Dan kan je jouw werknemers een pushnotificatie sturen. Zij kunnen vervolgens aangeven of zij de open dienst kunnen invullen. Daarna kies jij de meest geschikte werknemer uit. Door middel van labels en voorwaarden zorg je ervoor dat alleen werknemers met de juiste skills en certificaten op de open dienst kunnen reageren.

Zie snel hoeveel capaciteit je nodig hebt

Als je aan het plannen bent zie je bovenaan je dag belangrijke informatielijnen. Denk aan verwachte omzet, geplaatste orders en het weer. Via onze API kan je ook andere belangrijke informatie in Dyflexis schieten, zoals het verwachtte aantal te produceren units. Zo schat je makkelijk in hoeveel capaciteit je nodig hebt en kan je jouw planning hierop aanpassen.

Meer weten over Dyflexis en ploegendiensten? Vraag een demo aan en we laten het je graag zien.

In een wereld waar efficiëntie en nauwkeurigheid cruciaal zijn voor succesvolle bedrijfsvoering, neemt de druk op salarisadministrateurs toe. De complexiteit van loonverwerking groeit, net als de regelgeving en hoeveelheid data. Fouten in salarisadministratie zijn schadelijk – zowel financieel als in vertrouwen van medewerkers. Een loonkoppeling tussen Dyflexis en salarisadministratiesoftware biedt dé oplossing. Maar wat betekent dit concreet voor de salarisadministrateur en de organisatie? In deze blog bespreken we de vijf belangrijkste voordelen van een loonkoppeling. 

1. Foutloze invoer van gegevens

Fouten in loonverwerking ontstaan vaak door handmatige invoer. Uren worden verkeerd overgenomen, toeslagen vergeten of er vinden dubbele invoeringen plaats. Dit kan leiden tot: 

• Incorrecte salarisuitbetalingen 

• Extra correctierondes en tijdverlies 

• Vertrouwensbreuk met medewerkers 

De loonkoppeling stuurt alle uren in Dyflexis, zoals gewerkte uren, toeslagen en verlofuren direct door naar het salarispakket. Dit proces is compleet foutloos, omdat de uren automatisch worden overgenomen en doorgestuurd.  

Hoe werkt onze koppeling? 

De loonkoppeling tussen Dyflexis en het salarispakket werkt twee kanten op: 

• Van het salarispakket naar Dyflexis voor medewerker- en contract gegevens: het salarispakket is leidend voor medewerkersgegevens en contractinformatie. Deze gegevens worden automatisch ingeladen in Dyflexis. Ook voor nieuwe medewerkers. Neem je een nieuwe medewerker aan? Dan is deze ook direct zichtbaar in Dyflexis.  

• Van Dyflexis naar het salarispakket: alle uren. Dyflexis is leidend voor de uren. Nadat je alle uren geaccordeerd hebt, vergrendel je de periode. Hiermee zorg je ervoor dat er met terugwerkende kracht geen wijzigingen gedaan worden. Alle uren gecontroleerd en gecheckt door de juiste personen? In één druk op de knop zet de loonkoppeling alle uren automatisch bij de juiste medewerker op de juiste looncode. In enkele seconde staan de salarisstroken klaar. 

Dankzij de loonkoppeling blijft alles up-to-date en werk je altijd met de juiste en foutloze informatie. 

2. Tijdbesparing en efficiëntie

Voor salarisadministrateurs is tijd kostbaar. De traditionele manier van uren overzetten van planningssoftware naar salarissoftware is tijdrovend en foutgevoelig. Met een loonkoppeling verloopt dit proces volledig automatisch, wat tijd bespaart bij zowel de verwerking als de controle. Waar je momenteel nog gegevens handmatig exporteert, overneemt en controleert, ga je met de loonkoppeling naar een volledig geautomatiseerd proces.

Een visuele weergave van de loonkoppeling:

3. Nauwkeurige toeslagen- en urenregistratie

Dyflexis registreert nauwkeurig gewerkte uren, pauzes, overuren en toeslagen. In sectoren waar ploegendiensten, flexibele uren en complexe cao’s de norm zijn – zoals horeca, retail, zorg en productie– is het essentieel dat toeslagen correct worden berekend en cao’s juist worden toegepast. 

Met een loonkoppeling worden gewerkte uren, pauzes, toeslagen en verlof automatisch en foutloos berekend: 

• Overuren en toeslagen worden direct gekoppeld aan de juiste looncomponenten. 

• Pauzes, TVT, verlof- en ziektedagen worden automatisch berekend. 

• Afwijkingen worden direct gesignaleerd. 

Eenmalige instelling, blijvende nauwkeurigheid: na een eenmalige configuratie – waarbij Dyflexis nauw samenwerkt met de salarisadministrateur – verloopt het proces volledig automatisch. Dit verzekert je van een foutloze loonverwerking, keer op keer.

4. Direct te activeren in jouw Dyflexis-omgeving

De loonkoppeling is direct te activeren binnen alle Dyflexis-systemen, waardoor je snel aan de slag kunt zonder grote implementatietrajecten. Hiervoor heeft Dyflexis samenwerkingen met alle gerenommeerde partijen, zoals Afas, Nmbrs, Loket, Visma, ADP en Exact. Al onze samenwerkingen zijn te vinden op onze marketplace. 

Om de loonkoppeling te activeren werken we nauwkeurig samen met jullie salarisadministrateur. In overleg met deze persoon richten we de koppeling in. Vervolgens kijken we mee bij de eerste verloning, om er zeker van te zijn dat alles correct verloopt. Kortom, geen grote investering of vervanging van bestaande systemen. 

Benieuwd met welke systemen Dyflexis nog meer integreert? Neem een kijkje op onze marketplace voor een volledig overzicht.

5. Meer inzicht en controle voor de salarisadministrateur

Automatisering betekent niet minder controle. Integendeel: met een loonkoppeling krijg je als salarisadministrateur meer inzicht in de salarisverwerking: 

• Real-time inzien van urenregistraties 

• Controle van loonkosten per afdeling 

• Bewaking van budgetten 

Dit maakt het eenvoudiger om analyses te maken en afwijkingen direct op te sporen. Je groeit als salarisadministrateur uit tot een strategische partner binnen de organisatie. 

Externe salarisadministratie? Ook dan biedt de loonkoppeling voordelen!

Werk je samen met een externe salarisadministrateur of accountant? Ook dan biedt een loonkoppeling voordelen. Door foutloze en automatische gegevensoverdracht bespaar je op de tijd die je accountant nodig heeft voor correcties en aanpassingen. Dit kan leiden tot lagere boekhoudkosten. 

Voordeel voor externe partijen: minder handmatige correcties, waardoor zij efficiënter kunnen werken en minder tijd kwijt zijn aan foutoplossing. Dit maakt hun dienstverlening sneller en nauwkeuriger.

Conclusie: wat levert dit jouw organisatie op? 

Een loonkoppeling met Dyflexis is geen luxe, maar een noodzakelijke stap naar een efficiëntere salarisadministratie. Het verhoogt de nauwkeurigheid, bespaart tijd en biedt waardevolle inzichten die bijdragen aan de groei van jouw organisatie.

Het maken van een goede budgettering is makkelijker gezegd dan gedaan. In de basis komt het neer op het bepalen van inkomsten, uitgaven en de doelstellingen voor de winst. Maar goed, in praktijk is het natuurlijk niet zo simpel, want je moet ook beslissen welke investeringen leiden tot betere resultaten. In deze blog geven we tips voor het maken van een goede budgettering, die voor iedere onderneming van toepassing zijn!

Analyseer historische gegevens

Een van de belangrijkste factoren om een goede budgettering voor je bedrijf te maken, is het analyseren van historische gegevens. Die kunnen je ontzettend helpen om verwachtingen te managen. En we kunnen dit erg ruim trekken. We geven een aantal voorbeelden. Aan jezelf om na te denken wat je in jouw sector kunt analyseren.

• Bij verkoop piek- en dalmomenten dat het erg druk is in je winkel of magazijn.
• Wanneer bepaalde producten goed lopen (denk aan kerst, zomer, et cetera).
• Bij dienstverlening momenten dat er veel of weinig personeel nodig is.
• Wanneer veel werknemers zich ziek melden of met vakantie zijn.
• Wat dure periodes zijn qua investeringen, of wanneer veel kapot gaat.
• Wat periodes zijn die juist veel geld opleveren, en waarom dat dan is.

Gebruik tools voor historische gegevens en forecasting

Bovengenoemde tip voor het maken van een goede budgettering klinkt misschien slim, maar hoe pak je dat in praktijk aan? Dat hoef je gelukkig niet handmatig te doen, want je maakt gebruik van tools. Die kunnen voor jou historische gegevens opslaan, en op basis daarvan voorspellingen doen. Dit wordt ook wel forecasting genoemd.

Forecasting als basis voor goede strategie en budgettering

Forecasting vormt een goede basis voor het stellen van realistische doelen die financieel haalbaar zijn. Het laat je tevens zien wat in het verleden goede investeringen waren (denk aan reclamecampagnes of aankoop van machines), en welke investeringen juist hun geld niet hebben opgeleverd.

Maar het helpt je dus ook bij het slim inplannen van personeel, zodat je niet onnodig te veel werknemers inschakelt (die moeten immers betaald worden en dat gaat van het budget af). Daarentegen helpt het ook om voldoende werknemers in te zetten, want slechte service kan leiden tot klantenverlies.

Forecasting als onderdeel van Workforce Management

Forecasting is een onderdeel van Workforce Management. Daar vallen bijvoorbeeld ook capaciteitsmanagement, roosters, rapportage en analyse onder. Want zoals we net al aangaven is het ook belangrijk dat je het personeel slim inzet: niet te veel en niet te weinig personeel zorgt voor maximale winst en een minimale hap uit je budget.

Extra tips voor goede budgettering

We sluiten dit artikel graag af met een aantal extra tips voor het maken van een goede budgettering. Zo is het slim om regelmatig te monitoren. Merk je dat het budget niet optimaal is ingericht? Herzie en pas aan.

Bij grote organisaties is het ook zeker slim om de teams in het proces te betrekken. Afdelingshoofden weten vaak wat (on)nodig is qua budget voor hun afdeling. Blijf zelf wel realistisch en helder denken, want ze kunnen ook juist zo veel mogelijk vrij proberen te krijgen. Vraag dus om een goede onderbouwing!

Verder is het handig om vooraf over grote uitgaven na te denken. Wat zit er aan te komen in het komende jaar? Heb je nieuwe apparatuur nodig, omdat iets waarschijnlijk kapot gaat of omdat er betere apparatuur op de markt komt? Mogelijk gaat het werk dan ook sneller, waardoor je juist geld kunt besparen. Plan tevens een post voor onvoorziene gevallen.

Tot slot is het zoals we eerder al aangaven, slim om te investeren in een goede tool voor forecasting. Het Workforce Management Systeem van Dyflexis is zo ingericht dat het je helpt bij het maken van krachtige voorspellingen, het inplannen van personeel en het bepalen van een goede budgettering. Ervaar het zelf!https://www.dyflexis.com/nl/contact/

Kom je er niet uit? Wij ontzorgen je volledig! Bij Dyflexis heb je altijd toegang tot alle functionaliteiten, waaronder wet en regelgeving. Vraag een gratis demo aan en ontdek zelf de voordelen van het Workforce Management Systeem voor het maken van een goede budgettering.

De geestelijke gezondheidszorg (GGZ) staat voor unieke uitdagingen als het gaat om personeelsplanning en urenregistratie. Handmatige processen, versnipperde systemen en complexe CAO-regelingen zorgen voor een hoge werkdruk en foutgevoeligheid. Veel instellingen verliezen hierdoor kostbare tijd die beter besteed kan worden aan de zorg voor cliënten. Automatisering biedt de oplossing tegen foutgevoeligheid en de race tegen de klok. Dyflexis speelt hierin een sleutelrol. Uit gesprekken met GGZ-instellingen blijkt dat de meeste problemen ontstaan rondom planning, ORT-berekeningen (onregelmatigheidstoeslag), verlofadministratie en de koppeling met salarissystemen. In deze blog bespreken we de grootste pijnpunten en hoe Dyflexis helpt om de planning te vereenvoudigen en fouten te verminderen.

De complexiteit van competentiegericht plannen

Veel GGZ-instellingen werken met complexe planningen waarbij medewerkers op basis van hun specifieke competenties worden ingepland. Dit betekent dat er per dienst een minimale bezetting vereist is van medewerkers met bepaalde kwalificaties. Vaak gebeurt dit nog handmatig in Excel, wat niet alleen tijdrovend is maar ook foutgevoelig.

Bij sommige instellingen zijn twee medewerkers twee dagen per maand bezig met het opstellen van roosters. Dit is tijd die verloren gaat aan administratief werk in plaats van zorg. Dyflexis biedt een oplossing door planningen te automatiseren en competenties direct aan medewerkers te koppelen. Hierdoor wordt automatisch de juiste bezetting per dienst gegarandeerd. Dit vermindert de kans op fouten en bespaart waardevolle tijd.

De struggle met ORT en handmatige berekeningen

Een ander veelvoorkomend probleem is de berekening van ORT. Veel GGZ-instellingen houden dit bij in meerdere Excel-bestanden, een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. ORT-regelingen binnen de CAO GGZ zijn bovendien complex, waardoor fouten snel gemaakt worden.

Met Dyflexis worden ORT-berekeningen volledig geautomatiseerd. Het Workforce Management systeem houdt rekening met de CAO GGZ en zorgt ervoor dat toeslagen correct worden berekend. Dit voorkomt niet alleen fouten, maar zorgt er ook voor dat medewerkers eerlijk en volgens de juiste regels worden uitbetaald.

Verlof en saldo-uren: de onzichtbare tijdbom

Naast ORT is ook het beheren van verlof- en saldi-uren een uitdaging. Veel instellingen houden deze gegevens handmatig bij in losse Excel-bestanden of HR-systemen die niet gekoppeld zijn aan de planning. Dit leidt tot verwarring, dubbele invoer en fouten in de administratie.

Dyflexis biedt een geïntegreerde oplossing waarbij verlof- en saldo-uren automatisch worden bijgewerkt en verwerkt. Medewerkers krijgen via de app direct inzicht in hun uren, waardoor HR-afdelingen minder tijd kwijt zijn aan controles en correcties. Dit voorkomt verrassingen aan het einde van het jaar en zorgt voor een transparant proces.

Versnipperde systemen: een onnodige werklast

Veel GGZ-instellingen werken met meerdere systemen voor urenregistratie, personeelsplanning, salarisadministratie en cliëntendossiers. Vaak communiceren deze systemen niet goed met elkaar, wat leidt tot dubbele invoer en fouten. Zo komt het regelmatig voor dat gegevens in het planningssysteem niet overeenkomen met de salarisadministratie, waardoor correcties achteraf nodig zijn.

Dyflexis biedt naadloze koppelingen met bekende HR- en salarissystemen. Dit zorgt ervoor dat de planning en salarisverwerking naadloos op elkaar aansluiten, zonder dubbele invoer. Hierdoor wordt de kans op fouten verkleind en bespaart de HR-afdeling tijd.

Urenregistratie en bereikbaarheidsdiensten: de verborgen tijdsverspilling

Urenregistratie en bereikbaarheidsdiensten worden vaak handmatig bijgehouden in losse formulieren of Excel-bestanden. Dit maakt het lastig om een goed overzicht te houden en zorgt ervoor dat HR-medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het samenvoegen van verschillende documenten.

Met Dyflexis kunnen medewerkers eenvoudig hun uren registreren via de app. Bereikbaarheidsdiensten worden direct in de planning opgenomen, waardoor er één duidelijk overzicht ontstaat. Dit voorkomt dat diensten over het hoofd worden gezien en zorgt ervoor dat medewerkers altijd weten waar ze aan toe zijn.

De kracht van automatisering in de GGZ

De uitdagingen binnen de GGZ zijn divers, maar ze hebben één gemene deler: een hoge werkdruk veroorzaakt door handmatige en foutgevoelige processen. Dyflexis biedt een oplossing die niet alleen de administratieve last vermindert, maar ook de kwaliteit van de zorg ondersteunt.

Door planning, urenregistratie en salarisadministratie te automatiseren, kunnen GGZ-instellingen zich richten op hun kerntaak: het leveren van de best mogelijke zorg aan hun cliënten.