Categorie: Blogs

In de dagelijkse praktijk van HR-managers draait het om balans: zorgen voor tevreden medewerkers, inzicht behouden in verlof en verzuim, en tegelijkertijd zorgen dat de salarisadministratie vlekkeloos verloopt. Workforce Management (WFM) speelt hierin een steeds grotere rol. Door processen te automatiseren en data inzichtelijk te maken, biedt WFM de tools die HR nodig heeft om efficiënter te werken en strategisch bij te dragen aan de organisatie. Hier zijn vijf voordelen die WFM onmisbaar maken voor HR-managers.

1. Personeelsplanning en urenregistratie conform de cao

Een efficiënte personeelsplanning is de basis voor een goed draaiende organisatie én voor het naleven van cao-afspraken. Als HR-manager weet je hoe complex het kan zijn om roosters op te stellen. Met name als deze moeten voldoen aan cao-vereisten, zoals rusttijden en maximale werkuren. Tegelijkertijd wil je ook rekening houden met beschikbaarheid, voorkeuren en fluctuaties in de vraag. Met een Workforce Management (WFM) systeem kun je dit proces automatiseren, waardoor roosters niet alleen nauwkeurig en eerlijk zijn, maar ook altijd in lijn met de cao.

Een goede planning voorkomt onder- of overbezetting en zorgt ervoor dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar draagt ook bij aan de tevredenheid en het vertrouwen van medewerkers in de organisatie.

Naast de planning is een foutloze urenregistratie essentieel om te voldoen aan de cao en een correcte verloning te garanderen. Organisaties die uren handmatig registreren kunnen tegen fouten aanlopen, wat leidt tot frustratie en tijdrovende correcties. Een WFM-systeem automatiseert de registratie van gewerkte uren, pauzes en toeslagen, zodat deze consistent en volgens de cao worden vastgelegd.

Kortom, en WFM-systeem verzekert jouw organisatie dat de cao automatisch en correct wordt toegepast in zowel de planning als de registratie. Bovendien biedt het flexibiliteit, zodat je de cao volgens eigen interpretatie kunt inrichten. Zo worden alle gewerkte uren, pauzes en toeslagen correct berekend, en worden roosters tijdig en eerlijk opgesteld.

2. Automatisering van verloningsprocessen: de loonkoppeling

Een nauwkeurig en efficiënt verloningsproces is van cruciaal belang voor iedere organisatie. Toch is het in veel bedrijven nog een tijdrovende klus die gevoelig is voor fouten. Denk aan het handmatig controleren en invoeren van gewerkte uren, toeslagen, verlof en zowel wettelijke als bovenwettelijke uren. Met een Workforce Management (WFM) systeem behoort dit tot het verleden.

Het WFM-systeem automatiseert het volledige proces door alle geregistreerde gegevens direct en nauwkeurig door te sturen naar het HR- en salarispakket. De gewerkte uren, inclusief eventuele toeslagen en opgenomen verlof, worden automatisch gekoppeld aan de juiste looncodes. Dit betekent dat de verloning direct klaarstaat, zonder dat er extra handmatige handelingen nodig zijn.

Deze automatisering minimaliseert fouten, verkort de doorlooptijd van het verloningsproces en geeft HR-professionals meer tijd om zich te richten op strategische taken. Bovendien zorgt het ervoor dat medewerkers altijd op tijd en correct worden uitbetaald, wat bijdraagt aan hun tevredenheid en vertrouwen in de organisatie.

Een geautomatiseerd verloningsproces is niet alleen efficiënter, maar biedt ook meer zekerheid en inzicht voor zowel de organisatie als de medewerkers. Je hebt altijd de garantie dat cao-afspraken correct zijn toegepast en dat de salarisadministratie voldoet aan wet- en regelgeving.

3. Automatische synchronisatie tussen verschillende systemen

Het is heel tijdrovend en foutgevoelig als je dezelfde gegevens in meerdere systemen moet invoeren. Zodra je een medewerkers hebt aangenomen, is het jouw taak om deze bij de juiste systemen in te voeren en heeft de medewerker inloggegevens nodig tot de verschillende systemen. Waarschijnlijk werk je hiervoor samen met de IT-manager.

Een koppeling tussen een WFM en het HR- en salarispakket zorgt ervoor dat de gegevens automatisch worden uitgewisseld. Erg handig, want handmatige invoer van contracten en medewerkersgegevens is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Contractgegevens zijn belangrijke en cruciale data, waarin je geen fouten mag maken.

In de praktijk betekent dit dat de medewerkers en contractgegevens vanuit het HR- en Salarispakket automatisch het WFM-pakket staan. Ook bij wijzigingen in contracten of arbeidsvoorwaarden worden de aanpassingen direct verwerkt. Zo blijft het HR- en Salarispakket leidend voor de persoonlijke gegevens.

Zodra de eerste maand van de medewerker erop zit en de uren van de medewerker zijn goedgekeurd, stuur je deze automatisch door naar HR- en Salarispakket. Deze staan vervolgens direct op de juiste looncodes staan. Kortom, het HR- en salarispakket vormt de basis voor de persoons- en contractgegevens, terwijl het WFM-pakket leidend is in het registreren van de gewerkte uren van medewerkers.

4. Verbeterde security

Naar mate een organisatie groeit is het beheren van wie toegang heeft tot welke gegevens vaak een uitdaging. Het kan voorkomen dat een medewerker toegang heeft tot gevoelige informatie die niet voor zijn of haar rol bedoeld is. Dit kan niet alleen leiden tot interne risico’s, maar ook tot schendingen van privacywetgeving.

Gecontroleerd toegangsbeheer is essentieel voor de veiligheid van bedrijfsgegevens en de naleving van wet- en regelgeving. Wanneer je rechten en rollen niet goed beheert, kunnen gegevens onbedoeld in de verkeerde handen terechtkomen, met alle gevolgen van dien.

WFM-software biedt een praktische oplossing door rollen en rechten binnen het systeem eenvoudig te beheren. Dit maakt het mogelijk om per functie binnen de organisatie exact te bepalen welke systemen en informatie zichtbaar zijn. Medewerkers krijgen alleen toegang tot wat relevant is voor hun rol, wat de veiligheid verhoogt en voorkomt dat onbevoegden gevoelige gegevens inzien. Dit maakt het beheer van toegang eenvoudig en biedt HR-professionals meer controle over de toewijzing van rechten binnen de organisatie.

Daarnaast beschikt de meeste WFM-software over Single Sign On (SSO). Met SSO hoeven medewerkers slechts één set inloggegevens te gebruiken om veilig en snel toegang te krijgen tot de systemen die zij nodig hebben. Dit verhoogt niet alleen het gebruiksgemak, maar biedt ook een centrale manier om toegang te beheren. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, wordt de toegang tot gevoelige informatie automatisch ingetrokken, wat bijdraagt aan een betere beveiliging. Voor HR betekent dit minder werk met toegangsvragen en meer zekerheid dat informatie goed beschermd blijft.

5. Real-time rapportages voor diepgaand inzicht

Het ontbreken van inzicht in belangrijke personeelsdata, zoals verzuimpercentages of overuren, maakt het moeilijk om strategisch te sturen. Misschien merk je dat medewerkers overbelast zijn, maar zonder harde cijfers is het lastig om dit aan te pakken of te voorkomen.

Toegang tot actuele data is van cruciaal belang om trends te herkennen en problemen voor te blijven. Zonder inzicht loop je het risico dat kleine uitdagingen uitgroeien tot grote problemen. Dit leidt tot hogere kosten en een verminderde inzetbaarheid.

Met de uitgebreide rapportagefuncties van WFM-software beschik je op elk moment over realtime inzichten in belangrijke gegevens. Denk aan verzuimpercentages, verlofsaldi en afwijkingen in overuren. Deze informatie stelt je in staat om tijdig in te grijpen, bijvoorbeeld door de werkdruk te verdelen of medewerkers aan te moedigen verlof op te nemen. Dit helpt niet alleen kosten te beheersen, maar verbetert ook de planning en verhoogt de productiviteit van het team.

Door toegang en rechten centraal te beheren, samen met de implementatie van SSO, zorg je voor een veilige, efficiënte en gebruiksvriendelijke werkomgeving waarin privacy en beveiliging gewaarborgd zijn.

Conclusie: WFM maakt het verschil voor HR

Workforce Management is veel meer dan een tool voor de planning urenregistratie; het is een strategisch instrument dat HR helpt om processen te optimaliseren, medewerkers tevreden te houden en kosten te verlagen.

Van automatische gegevensverwerking tot diepgaande rapportages – WFM biedt HR-managers alles wat nodig is om efficiënter te werken en meer controle te houden over de personeelsplanning en salarisadministratie.

Ploegendiensten zijn essentieel voor veel organisaties, maar brengen unieke uitdagingen met zich mee. Het constant wisselen van werkuren kan leiden tot verhoogde vermoeidheid en invloed hebben op het welzijn van werknemers. Om deze belasting te verlichten, zijn ATV-dagen (Arbeidsduurverkortingsdagen) een waardevol instrument. Deze betaald-vrije dagen, vaak vastgelegd in collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s), helpen werknemers om te herstellen en bieden organisaties de kans om een gezondere balans te creëren tussen werk en privéleven.

Dyflexis maakt het plannen van ploegendiensten efficiënter dan ooit. Met onze intuïtieve ploegenrooster software kunnen planners snel roosters optimaliseren, rekening houdend met rust- en werktijden. Dit ondersteunt niet alleen naleving van de wetgeving, maar verbetert ook de productiviteit en tevredenheid van teams. Want uiteindelijk draait het niet alleen om werken, maar ook om leven.

In dit artikel:

1. • Wat is een ploegendienst?
   • Voordelen ploegendienst
   • 2-ploegendienst en 2-ploegenrooster
   • 3-ploegendienst en 3-ploegenrooster
   • 4-ploegendienst en 4-ploegenrooster
   • 5-ploegendienst en 5-ploegenrooster
   • Arbeidstijdenwet
   • Ploegendiensten makkelijk inplannen met Dyflexis

Wat is een ploegendienst?

Een ploegendienst is een rooster dat bestaat uit meerdere diensten. Vaak bestaan deze diensten uit een vroege dienst, een late dienst en een nachtdienst. Werknemers werken op variabele tijden en dagen, maar volgens een vast patroon dat zichzelf steeds herhaalt. Ploegendiensten worden vaak gebruikt binnen organisaties waarbij het werk langer dan de gebruikelijke 8 uur moet doorgaan. Je ziet dit bijvoorbeeld regelmatig in de productie en in de zorg.

Ploegendiensten zijn niet altijd hetzelfde opgebouwd. Wel zijn er ploegendiensten die vaak voorkomen. Bijvoorbeeld de 2-, 3-, 4- en 5-ploegendiensten.

Voordelen ploegendienst

Het werken in ploegendiensten heeft een aantal belangrijke voordelen:

• Het zorgt voor een hoge mate van voorspelbaarheid en regelmaat. Dat is prettig voor jouw medewerkers.
• Je maakt door het herhalende patroon minder snel fouten.
• Als je met ploegendiensten werkt is het onvermijdelijk dat jouw medewerkers onregelmatig werken, maar door ze op een handige manier in te richten hebben ze hier zo min mogelijk last van. Waarom??? Voorspelbaar. Weet nu al wanneer ik moet werken, vast ritme, duidelijk voor medewerkers.

2-ploegendienst en 2-ploegenrooster

Het 2-ploegenrooster komt vaak voor bij organisaties die een bedrijfstijd van ongeveer 80 uur per week willen halen. Over het algemeen wordt er bij dit rooster niet gewerkt in het weekend. Dit rooster bestaat uit vroege en late diensten.

Hoe werkt de 2-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 2-ploegendienst. Een aantal voorbeelden met ieder hun eigen voordelen:

Het standaard 2-ploegenrooster

Bij een standaard 2-ploegenrooster werkt de werknemer eerst vijf vroege diensten en dan vijf late diensten, waarna dit zich weer herhaalt.

Het snelroterende 2-ploegenrooster

De naam zegt het al: bij het snelroterende 2-ploegenrooster wisselt de werknemer sneller van dienst. Denk aan twee of drie vroege diensten afgewisseld met twee of drie late diensten. Hierdoor is de late dienst minder belastend voor het sociale leven van de werknemer.

38-uurs 2-ploegen rooster

Bij het 38-uurs 2-ploegenrooster werkt de werknemer 38 uur per week. De ene week werkt de werknemer vijf vroege diensten van 8 uur per dag. De week erop werkt hij vier late diensten van 9 uur per dag. De sociaal belangrijke vrijdagavond is vrij.

Toeslag 2-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 8-12% over de gehele dienst.

3-ploegendienst en 3-ploegenrooster

Het 3-ploegenrooster wordt vaak gebruikt door organisaties die ook bezetting nodig hebben in de nachten. Meestal wisselen drie ploegen van 8 uur elkaar in dit geval af. Zo kan een organisatie een bezetting van 24 uur per dag realiseren. Over het algemeen wordt er van maandag t/m vrijdag gewerkt als een organisatie gebruik maakt van een 3-ploegenrooster.

Hoe werkt de 3-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 3-ploegendienst. Een aantal voorbeelden:

Roterend 3-ploegenrooster

Een roterend 3-ploegenrooster kan voorwaarts of achterwaarts roteren. Dat betekent dus dat de dienst steeds vroeger (nacht – laat – vroeg) of juist steeds later (vroeg – laat – nacht) begint.

Roterend 2-ploegenrooster met vaste nachtploeg

Het komt ook voor dat organisaties een 2-ploegenrooster inzetten en werken met een vaste nachtploeg. Soms wordt hier ook nog een vaste weekendploeg aan toegevoegd.

Toeslag 3-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 15-20% over de gehele dienst.

4-ploegendienst en 4-ploegenrooster

Moet er ook in het weekend geproduceerd worden? Dan wordt er soms voor de 4-ploegendienst gekozen. Meestal is de zondag bij dit rooster vrij van werk.

Hoe werkt de 4-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 4-ploegendienst. Een aantal voorbeelden:

4-ploegenrooster 2-2-2

Bij het 4-ploegenrooster 2-2-2 draait de werknemer afwisselend twee vroege-, late- of nachtdiensten.

4-ploegenrooster 3-4

Bij het 4-ploegenrooster 3-4 draait de werknemer steeds een reeks van minimaal drie en maximaal vier diensten achter elkaar. Meestal zijn dit hetzelfde soort diensten.

Toeslag 4-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 23-27% over de gehele dienst.

5-ploegendienst en 5-ploegenrooster

Als een organisatie zeven dagen per week, 24 uur per dag bezetting nodig heeft wordt vaak het 5-ploegenrooster gehanteerd. De gemiddelde arbeidsduur per medewerker is bij dit ploegenrooster ongeveer 33,6 uur. Veel werknemers vinden dit een fijne werkwijze door de korte werkweken en hoge toeslag. Soms is het nodig om in 6- of zelfs in 7-ploegendiensten te werken. Ook worden ploegenroosters soms met elkaar gecombineerd.

Hoe werkt de 5-ploegendienst?

Er bestaan verschillende varianten van de 5-ploegendienst. Een aantal voorbeelden:

5-ploegenrooster 2-2-2

Bij een 2-2-2 rooster draait een werknemer eerst twee vroege diensten, dan twee late diensten en dan twee nachtdiensten. Vervolgens is hij vier dagen vrij.

5-ploegenrooster 3-2

Bij een 3-2 rooster draait de werknemer drie dagen dezelfde dienst. Daarna is hij twee dagen vrij.

Toeslag 5-ploegendienst

Meestal ontvangt een werknemer bij dit ploegenrooster een ploegendiensttoeslag van 28-33% over de gehele dienst.

Arbeidstijdenwet

Ga je werken in ploegendiensten, dan is het belangrijk dat je rekening houdt met de arbeidstijdenwet (ATW). De volgende regels zijn belangrijk:

• Werknemers van 18 jaar en ouder mogen maximaal 12 uur per dienst en maximaal 60 uur per week werken.
• Bij een drie-ploegenrooster (met nachtploeg) mag een werknemer maximaal 10 uur per nacht (tussen 00.00u ’s nachts en 06.00u ’s ochtends) werken.
• Per 16 weken mag een werknemer gemiddeld niet meer dan 48 uur werken.
• Draait een werknemer meer dan 16 nachtdiensten per 16 weken? Dan mag hij of zij maximaal 40 uur per week werken.
• Per 16 weken mag een werknemer maximaal 36 nachtdiensten draaien, behalve als hier gezamenlijk afspraken over zijn gemaakt

Ploegendiensten makkelijk inplannen met Dyflexis

Ga je werken met ploegendiensten? Dan kan het maken van een goede planning nog best een uitdaging zijn. In Dyflexis hebben we handige functionaliteiten ingebouwd die het jou zo makkelijk mogelijk maken.

Voldoe aan de arbeidstijdenwet

Er zijn regels in Dyflexis gebouwd, waardoor je jouw werknemers niet te lang kunt inplannen. Je voldoet dus altijd aan de arbeidstijdenwet.

Maak 1x een standaardrooster en rol deze simpel uit

Met Dyflexis hoeft het maken van een personeelsplanning niet veel tijd te kosten:

• Maak voor elke cyclusweek een standaardrooster aan. Je kunt in dit rooster al werknemers inplannen op de diensten, maar je kunt ook open diensten toevoegen.
• Kies per week welk standaardrooster je wilt uitrollen. Zo sla je ook makkelijk een week over als je gesloten bent.
• Wil je toch nog iets wijzigen? Dat kan natuurlijk. Handig als er in een bepaalde week extra diensten nodig zijn of als een werknemer ziek is of verlof heeft opgenomen.
• Als je een rooster uitrolt vallen de diensten van zieke medewerkers of medewerkers met verlof automatisch open. Zo zie je snel welke diensten nog opgevuld moeten worden.

Vul open diensten simpel in

Zijn er diensten waarop je nog niemand hebt ingepland? Dan kan je jouw werknemers een pushnotificatie sturen. Zij kunnen vervolgens aangeven of zij de open dienst kunnen invullen. Daarna kies jij de meest geschikte werknemer uit. Door middel van labels en voorwaarden zorg je ervoor dat alleen werknemers met de juiste skills en certificaten op de open dienst kunnen reageren.

Zie snel hoeveel capaciteit je nodig hebt

Als je aan het plannen bent zie je bovenaan je dag belangrijke informatielijnen. Denk aan verwachte omzet, geplaatste orders en het weer. Via onze API kan je ook andere belangrijke informatie in Dyflexis schieten, zoals het verwachtte aantal te produceren units. Zo schat je makkelijk in hoeveel capaciteit je nodig hebt en kan je jouw planning hierop aanpassen.

Meer weten over Dyflexis en ploegendiensten? Vraag een demo aan en we laten het je graag zien.

In een wereld waar efficiëntie en nauwkeurigheid cruciaal zijn voor succesvolle bedrijfsvoering, neemt de druk op salarisadministrateurs toe. De complexiteit van loonverwerking groeit, net als de regelgeving en hoeveelheid data. Fouten in salarisadministratie zijn schadelijk – zowel financieel als in vertrouwen van medewerkers. Een loonkoppeling tussen Dyflexis en salarisadministratiesoftware biedt dé oplossing. Maar wat betekent dit concreet voor de salarisadministrateur en de organisatie? In deze blog bespreken we de vijf belangrijkste voordelen van een loonkoppeling. 

1. Foutloze invoer van gegevens

Fouten in loonverwerking ontstaan vaak door handmatige invoer. Uren worden verkeerd overgenomen, toeslagen vergeten of er vinden dubbele invoeringen plaats. Dit kan leiden tot: 

• Incorrecte salarisuitbetalingen 

• Extra correctierondes en tijdverlies 

• Vertrouwensbreuk met medewerkers 

De loonkoppeling stuurt alle uren in Dyflexis, zoals gewerkte uren, toeslagen en verlofuren direct door naar het salarispakket. Dit proces is compleet foutloos, omdat de uren automatisch worden overgenomen en doorgestuurd.  

Hoe werkt onze koppeling? 

De loonkoppeling tussen Dyflexis en het salarispakket werkt twee kanten op: 

• Van het salarispakket naar Dyflexis voor medewerker- en contract gegevens: het salarispakket is leidend voor medewerkersgegevens en contractinformatie. Deze gegevens worden automatisch ingeladen in Dyflexis. Ook voor nieuwe medewerkers. Neem je een nieuwe medewerker aan? Dan is deze ook direct zichtbaar in Dyflexis.  

• Van Dyflexis naar het salarispakket: alle uren. Dyflexis is leidend voor de uren. Nadat je alle uren geaccordeerd hebt, vergrendel je de periode. Hiermee zorg je ervoor dat er met terugwerkende kracht geen wijzigingen gedaan worden. Alle uren gecontroleerd en gecheckt door de juiste personen? In één druk op de knop zet de loonkoppeling alle uren automatisch bij de juiste medewerker op de juiste looncode. In enkele seconde staan de salarisstroken klaar. 

Dankzij de loonkoppeling blijft alles up-to-date en werk je altijd met de juiste en foutloze informatie. 

2. Tijdbesparing en efficiëntie

Voor salarisadministrateurs is tijd kostbaar. De traditionele manier van uren overzetten van planningssoftware naar salarissoftware is tijdrovend en foutgevoelig. Met een loonkoppeling verloopt dit proces volledig automatisch, wat tijd bespaart bij zowel de verwerking als de controle. Waar je momenteel nog gegevens handmatig exporteert, overneemt en controleert, ga je met de loonkoppeling naar een volledig geautomatiseerd proces.

Een visuele weergave van de loonkoppeling:

3. Nauwkeurige toeslagen- en urenregistratie

Dyflexis registreert nauwkeurig gewerkte uren, pauzes, overuren en toeslagen. In sectoren waar ploegendiensten, flexibele uren en complexe cao’s de norm zijn – zoals horeca, retail, zorg en productie– is het essentieel dat toeslagen correct worden berekend en cao’s juist worden toegepast. 

Met een loonkoppeling worden gewerkte uren, pauzes, toeslagen en verlof automatisch en foutloos berekend: 

• Overuren en toeslagen worden direct gekoppeld aan de juiste looncomponenten. 

• Pauzes, TVT, verlof- en ziektedagen worden automatisch berekend. 

• Afwijkingen worden direct gesignaleerd. 

Eenmalige instelling, blijvende nauwkeurigheid: na een eenmalige configuratie – waarbij Dyflexis nauw samenwerkt met de salarisadministrateur – verloopt het proces volledig automatisch. Dit verzekert je van een foutloze loonverwerking, keer op keer.

4. Direct te activeren in jouw Dyflexis-omgeving

De loonkoppeling is direct te activeren binnen alle Dyflexis-systemen, waardoor je snel aan de slag kunt zonder grote implementatietrajecten. Hiervoor heeft Dyflexis samenwerkingen met alle gerenommeerde partijen, zoals Afas, Nmbrs, Loket, Visma, ADP en Exact. Al onze samenwerkingen zijn te vinden op onze marketplace. 

Om de loonkoppeling te activeren werken we nauwkeurig samen met jullie salarisadministrateur. In overleg met deze persoon richten we de koppeling in. Vervolgens kijken we mee bij de eerste verloning, om er zeker van te zijn dat alles correct verloopt. Kortom, geen grote investering of vervanging van bestaande systemen. 

Benieuwd met welke systemen Dyflexis nog meer integreert? Neem een kijkje op onze marketplace voor een volledig overzicht.

5. Meer inzicht en controle voor de salarisadministrateur

Automatisering betekent niet minder controle. Integendeel: met een loonkoppeling krijg je als salarisadministrateur meer inzicht in de salarisverwerking: 

• Real-time inzien van urenregistraties 

• Controle van loonkosten per afdeling 

• Bewaking van budgetten 

Dit maakt het eenvoudiger om analyses te maken en afwijkingen direct op te sporen. Je groeit als salarisadministrateur uit tot een strategische partner binnen de organisatie. 

Externe salarisadministratie? Ook dan biedt de loonkoppeling voordelen!

Werk je samen met een externe salarisadministrateur of accountant? Ook dan biedt een loonkoppeling voordelen. Door foutloze en automatische gegevensoverdracht bespaar je op de tijd die je accountant nodig heeft voor correcties en aanpassingen. Dit kan leiden tot lagere boekhoudkosten. 

Voordeel voor externe partijen: minder handmatige correcties, waardoor zij efficiënter kunnen werken en minder tijd kwijt zijn aan foutoplossing. Dit maakt hun dienstverlening sneller en nauwkeuriger.

Conclusie: wat levert dit jouw organisatie op? 

Een loonkoppeling met Dyflexis is geen luxe, maar een noodzakelijke stap naar een efficiëntere salarisadministratie. Het verhoogt de nauwkeurigheid, bespaart tijd en biedt waardevolle inzichten die bijdragen aan de groei van jouw organisatie.

Het maken van een goede budgettering is makkelijker gezegd dan gedaan. In de basis komt het neer op het bepalen van inkomsten, uitgaven en de doelstellingen voor de winst. Maar goed, in praktijk is het natuurlijk niet zo simpel, want je moet ook beslissen welke investeringen leiden tot betere resultaten. In deze blog geven we tips voor het maken van een goede budgettering, die voor iedere onderneming van toepassing zijn!

Analyseer historische gegevens

Een van de belangrijkste factoren om een goede budgettering voor je bedrijf te maken, is het analyseren van historische gegevens. Die kunnen je ontzettend helpen om verwachtingen te managen. En we kunnen dit erg ruim trekken. We geven een aantal voorbeelden. Aan jezelf om na te denken wat je in jouw sector kunt analyseren.

• Bij verkoop piek- en dalmomenten dat het erg druk is in je winkel of magazijn.
• Wanneer bepaalde producten goed lopen (denk aan kerst, zomer, et cetera).
• Bij dienstverlening momenten dat er veel of weinig personeel nodig is.
• Wanneer veel werknemers zich ziek melden of met vakantie zijn.
• Wat dure periodes zijn qua investeringen, of wanneer veel kapot gaat.
• Wat periodes zijn die juist veel geld opleveren, en waarom dat dan is.

Gebruik tools voor historische gegevens en forecasting

Bovengenoemde tip voor het maken van een goede budgettering klinkt misschien slim, maar hoe pak je dat in praktijk aan? Dat hoef je gelukkig niet handmatig te doen, want je maakt gebruik van tools. Die kunnen voor jou historische gegevens opslaan, en op basis daarvan voorspellingen doen. Dit wordt ook wel forecasting genoemd.

Forecasting als basis voor goede strategie en budgettering

Forecasting vormt een goede basis voor het stellen van realistische doelen die financieel haalbaar zijn. Het laat je tevens zien wat in het verleden goede investeringen waren (denk aan reclamecampagnes of aankoop van machines), en welke investeringen juist hun geld niet hebben opgeleverd.

Maar het helpt je dus ook bij het slim inplannen van personeel, zodat je niet onnodig te veel werknemers inschakelt (die moeten immers betaald worden en dat gaat van het budget af). Daarentegen helpt het ook om voldoende werknemers in te zetten, want slechte service kan leiden tot klantenverlies.

Forecasting als onderdeel van Workforce Management

Forecasting is een onderdeel van Workforce Management. Daar vallen bijvoorbeeld ook capaciteitsmanagement, roosters, rapportage en analyse onder. Want zoals we net al aangaven is het ook belangrijk dat je het personeel slim inzet: niet te veel en niet te weinig personeel zorgt voor maximale winst en een minimale hap uit je budget.

Extra tips voor goede budgettering

We sluiten dit artikel graag af met een aantal extra tips voor het maken van een goede budgettering. Zo is het slim om regelmatig te monitoren. Merk je dat het budget niet optimaal is ingericht? Herzie en pas aan.

Bij grote organisaties is het ook zeker slim om de teams in het proces te betrekken. Afdelingshoofden weten vaak wat (on)nodig is qua budget voor hun afdeling. Blijf zelf wel realistisch en helder denken, want ze kunnen ook juist zo veel mogelijk vrij proberen te krijgen. Vraag dus om een goede onderbouwing!

Verder is het handig om vooraf over grote uitgaven na te denken. Wat zit er aan te komen in het komende jaar? Heb je nieuwe apparatuur nodig, omdat iets waarschijnlijk kapot gaat of omdat er betere apparatuur op de markt komt? Mogelijk gaat het werk dan ook sneller, waardoor je juist geld kunt besparen. Plan tevens een post voor onvoorziene gevallen.

Tot slot is het zoals we eerder al aangaven, slim om te investeren in een goede tool voor forecasting. Het Workforce Management Systeem van Dyflexis is zo ingericht dat het je helpt bij het maken van krachtige voorspellingen, het inplannen van personeel en het bepalen van een goede budgettering. Ervaar het zelf!https://www.dyflexis.com/nl/contact/

Kom je er niet uit? Wij ontzorgen je volledig! Bij Dyflexis heb je altijd toegang tot alle functionaliteiten, waaronder wet en regelgeving. Vraag een gratis demo aan en ontdek zelf de voordelen van het Workforce Management Systeem voor het maken van een goede budgettering.

De geestelijke gezondheidszorg (GGZ) staat voor unieke uitdagingen als het gaat om personeelsplanning en urenregistratie. Handmatige processen, versnipperde systemen en complexe CAO-regelingen zorgen voor een hoge werkdruk en foutgevoeligheid. Veel instellingen verliezen hierdoor kostbare tijd die beter besteed kan worden aan de zorg voor cliënten. Automatisering biedt de oplossing tegen foutgevoeligheid en de race tegen de klok. Dyflexis speelt hierin een sleutelrol. Uit gesprekken met GGZ-instellingen blijkt dat de meeste problemen ontstaan rondom planning, ORT-berekeningen (onregelmatigheidstoeslag), verlofadministratie en de koppeling met salarissystemen. In deze blog bespreken we de grootste pijnpunten en hoe Dyflexis helpt om de planning te vereenvoudigen en fouten te verminderen.

De complexiteit van competentiegericht plannen

Veel GGZ-instellingen werken met complexe planningen waarbij medewerkers op basis van hun specifieke competenties worden ingepland. Dit betekent dat er per dienst een minimale bezetting vereist is van medewerkers met bepaalde kwalificaties. Vaak gebeurt dit nog handmatig in Excel, wat niet alleen tijdrovend is maar ook foutgevoelig.

Bij sommige instellingen zijn twee medewerkers twee dagen per maand bezig met het opstellen van roosters. Dit is tijd die verloren gaat aan administratief werk in plaats van zorg. Dyflexis biedt een oplossing door planningen te automatiseren en competenties direct aan medewerkers te koppelen. Hierdoor wordt automatisch de juiste bezetting per dienst gegarandeerd. Dit vermindert de kans op fouten en bespaart waardevolle tijd.

De struggle met ORT en handmatige berekeningen

Een ander veelvoorkomend probleem is de berekening van ORT. Veel GGZ-instellingen houden dit bij in meerdere Excel-bestanden, een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. ORT-regelingen binnen de CAO GGZ zijn bovendien complex, waardoor fouten snel gemaakt worden.

Met Dyflexis worden ORT-berekeningen volledig geautomatiseerd. Het Workforce Management systeem houdt rekening met de CAO GGZ en zorgt ervoor dat toeslagen correct worden berekend. Dit voorkomt niet alleen fouten, maar zorgt er ook voor dat medewerkers eerlijk en volgens de juiste regels worden uitbetaald.

Verlof en saldo-uren: de onzichtbare tijdbom

Naast ORT is ook het beheren van verlof- en saldi-uren een uitdaging. Veel instellingen houden deze gegevens handmatig bij in losse Excel-bestanden of HR-systemen die niet gekoppeld zijn aan de planning. Dit leidt tot verwarring, dubbele invoer en fouten in de administratie.

Dyflexis biedt een geïntegreerde oplossing waarbij verlof- en saldo-uren automatisch worden bijgewerkt en verwerkt. Medewerkers krijgen via de app direct inzicht in hun uren, waardoor HR-afdelingen minder tijd kwijt zijn aan controles en correcties. Dit voorkomt verrassingen aan het einde van het jaar en zorgt voor een transparant proces.

Versnipperde systemen: een onnodige werklast

Veel GGZ-instellingen werken met meerdere systemen voor urenregistratie, personeelsplanning, salarisadministratie en cliëntendossiers. Vaak communiceren deze systemen niet goed met elkaar, wat leidt tot dubbele invoer en fouten. Zo komt het regelmatig voor dat gegevens in het planningssysteem niet overeenkomen met de salarisadministratie, waardoor correcties achteraf nodig zijn.

Dyflexis biedt naadloze koppelingen met bekende HR- en salarissystemen. Dit zorgt ervoor dat de planning en salarisverwerking naadloos op elkaar aansluiten, zonder dubbele invoer. Hierdoor wordt de kans op fouten verkleind en bespaart de HR-afdeling tijd.

Urenregistratie en bereikbaarheidsdiensten: de verborgen tijdsverspilling

Urenregistratie en bereikbaarheidsdiensten worden vaak handmatig bijgehouden in losse formulieren of Excel-bestanden. Dit maakt het lastig om een goed overzicht te houden en zorgt ervoor dat HR-medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het samenvoegen van verschillende documenten.

Met Dyflexis kunnen medewerkers eenvoudig hun uren registreren via de app. Bereikbaarheidsdiensten worden direct in de planning opgenomen, waardoor er één duidelijk overzicht ontstaat. Dit voorkomt dat diensten over het hoofd worden gezien en zorgt ervoor dat medewerkers altijd weten waar ze aan toe zijn.

De kracht van automatisering in de GGZ

De uitdagingen binnen de GGZ zijn divers, maar ze hebben één gemene deler: een hoge werkdruk veroorzaakt door handmatige en foutgevoelige processen. Dyflexis biedt een oplossing die niet alleen de administratieve last vermindert, maar ook de kwaliteit van de zorg ondersteunt.

Door planning, urenregistratie en salarisadministratie te automatiseren, kunnen GGZ-instellingen zich richten op hun kerntaak: het leveren van de best mogelijke zorg aan hun cliënten.

Ben je benieuwd naar de tuincentrum cao? Dan zit je goed in de cao Retail non-food, een overkoepelende cao voor meerdere branches, waaronder de tuinbranche. Laten we eens inzoomen op de belangrijkste punten uit de cao Retail non-food.

Cao tuincentrum 2024

Begin 2024 werd er na onderhandelingen een definitief akkoord bereikt voor de cao Retail non-food, die dus geldt voor werknemers en werkgevers in een tuincentrum. Deze tuincentrum cao is geldig sinds 1 januari 2024 en loopt door tot het einde van 2025. Werkgevers mogen afwijken van de cao, mits in het voordeel van de werknemer.

Cao module – specifiek geldend voor tuincentra

Wat opvalt aan de retail non-food cao is dat er een aantal overkoepelende zaken zijn die gelden voor meerdere branches, terwijl er ook specifieke tuincentrum cao regels zijn. Die zijn opgenomen in de ‘module geldend voor tuincentra’ (vanaf pagina 24). Wil je het gehele document nalezen (87 pagina’s)? Raadpleeg dan de Cao Retail non-food.

Tuincentrum cao salaris

Er is een specifieke loontabel voor tuincentra van kracht, waarbij het salaris oploopt naarmate iemand in functiegroep groeit. De eerste functiegroepen (A/B), gaan uit van het minimumloon, wat per 1 juli 2024 neerkomt op €13,27 per uur vanaf 21 jaar en ouder. Wel kunnen werknemers ingedeeld worden in hogere schalen (dat kan zelfs al vanaf 15 jaar), met in de hoogste schaal een salaris van €25,43 per uur.

Toeslagen tuincentrum cao

Er gelden bepaalde toeslagen voor werk dat buiten de regelmatige uren valt, zoals:

• Maandag t/m zaterdag 22.00 – 7.00 uur: +50%
• Werken op zondag: +50%
• Werken op feestdagen: +100%
• Overwerk voor meer dan 10 uur per dag: +25%, 33,33% of 100% (zie cao pag. 24)

Goed om te weten is dat bovengenoemde geldt voor werken in een tuincentra met een fysieke locatie. Bij online tuincentra (e-commerce) kunnen weer andere regels van kracht zijn. Zo geldt er dan geen toeslag voor werken van 22.00 tot 00.00 uur.

Aanvullende regelingen specifiek voor tuincentra cao

We benoemen nog een aantal punten die specifiek naar voren komen uit de module geldend voor tuincentra. Dit valt dus binnen de retail non-food cao.

• Werken in een tuincentrum kan seizoensgebonden zijn. Daarom kan men afwijken van de standaard 38-urige werkweek, en tijdelijk uitbreiden naar 45 uren per week. Hierover worden individuele afspraken naar redelijkheid gemaakt.
• In bepaalde schalen wordt er van overwerk gesproken bij meer dan 9 uur werken per dag, maar daar valt een tijdelijke wijziging zoals benoemd in het vorige punt niet onder. Overwerktoeslagen gelden niet voor leidinggevenden.
• Indien een werknemer tijdelijk de plaats vervangt van een collega in een hogere functie, dan heeft diegene recht op periodiek extra salaris binnen de huidige salarisschaal, indien dit hoger is dan wat hij of zij momenteel ontvangt.

Vakantiedagen tuincentrum cao

Op basis van fulltime werk van 40 uur per week gelden 25 vakantiedagen per jaar. Wordt onder de werkweek 38 uur verstaan, dan gelden op basis daarvan 7,6 vakantie-uren. Dat komt jaarlijks neer op 182,4 uur en 24 vakantiedagen per jaar. Jaarlijks in april kunnen medewerkers 4 extra vakantiedagen bij kopen (bij parttimers naar rato).

Verder hebben werknemers recht op buitengewoon verlof onder bepaalde voorwaarden, bij een huwelijk, overleiden, verhuizing, sollicitatie en medische redenen. Is de werknemer 25, 40 of 50 jaar in dienst? Dan wordt eenmalig 1 extra vakantiedag toegekend.

Goed plannen en registreren met Workforce Management

Zoals je leest zijn er best wat punten om rekening mee te houden, en alle details en nog veel meer uitzonderingen en aanvullingen staan beschreven in de volledige cao Retail non-food. Kun je wel wat hulp gebruiken bij het goed registreren van vakantiedagen, overwerk en bijbehorende toeslagen, en het slim inplannen van werknemers? Dan komt Workforce Management van Dyflexis van pas. Deze tool kan zelfs voorspellingen doen over piek- en dalmomenten op basis van historische gegevens. Ontdek zelf het gemak!

In een wereld waar cyberdreigingen steeds vaker voorkomen, is het essentieel om online accounts goed te beveiligen. In de context van Workforce Management en het beheren van personeelsplanning en tijdregistratie is optimale bescherming van gebruikersaccounts van groot belang. Een van de meest effectieve methoden om deze beveiliging te versterken, is het gebruik van tweevoudige verificatie (2FA).

Wat is tweevoudige verificatie?

Tweevoudige verificatie (2FA) biedt een extra beveiligingslaag bovenop het wachtwoord. Bij het inloggen op het Dyflexis account is naast het invoeren van een wachtwoord ook een tweede factor vereist. Deze tweede factor kan variëren, zoals een code via een telefoon, een vingerafdrukscan, gezichtsherkenning of een fysieke beveiligingssleutel.

Waarom is tweevoudige verificatie zo belangrijk?

Bescherming tegen phishing

Phishing is een van de meest voorkomende vormen van cybercriminaliteit. Hierbij proberen misdadigers persoonlijke gegevens te stelen door zich voor te doen als een betrouwbare entiteit, zoals een bank, werkgever, of zelfs Dyflexis. Vaak sturen criminelen e-mails of berichten met een link naar een nep-inlogpagina die bijna identiek is aan de echte. Na het invoeren van inloggegevens op deze pagina, komen deze gegevens direct in handen van de criminelen.

Met 2FA is het niet voldoende om alleen een wachtwoord te bemachtigen. Zelfs als zij het wachtwoord weten te verkrijgen, is nog steeds de tweede factor nodig om toegang te krijgen tot het account. Dit maakt het aanzienlijk moeilijker voor hen om succesvol te zijn in hun aanvallen.

Voorkomen van inlogpaginafraude

Naast phishing is het nabootsen van inlogpagina’s een steeds vaker gebruikte tactiek door cybercriminelen om inloggegevens te stelen. Deze pagina’s lijken op de echte inlogpagina van een organisatie, maar worden beheerd door kwaadwillenden. Zonder 2FA is het risico groot dat na het invoeren van gegevens op zo’n nepwebsite het account direct kan worden gehackt.

Met 2FA wordt na het invoeren van het wachtwoord altijd gevraagd om een tweede stap te doorlopen. Aangezien misdadigers meestal geen toegang hebben tot deze tweede factor, worden gestolen wachtwoorden vrijwel waardeloos, zelfs als deze via een valse inlogpagina zijn verkregen.

Hoe draagt tweevoudige verificatie bij aan veilig inloggen op Dyflexis?

Voor gebruikers van Dyflexis biedt 2FA een aanzienlijk hogere mate van veiligheid bij het inloggen op hun accounts. Dit is niet alleen geruststellend voor de gebruikers, maar ook voor bedrijven die hun personeelsgegevens willen beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.

Door 2FA in te schakelen, wordt elke poging tot inloggen op het Dyflexis account gevalideerd door zowel iets wat men weet (het wachtwoord) als iets wat men heeft (bijvoorbeeld een unieke code die naar de telefoon wordt gestuurd). Dit zorgt ervoor dat zelfs als het wachtwoord wordt gestolen, het account nog steeds veilig blijft.

Conclusie

In een tijd waarin cyberdreigingen zoals phishing en nep-inlogpagina’s steeds vaker voorkomen, is het implementeren van tweevoudige verificatie een essentiële stap om jouw Dyflexis account te beschermen. Door een extra beveiligingslaag toe te voegen, wordt het risico dat een account in verkeerde handen valt aanzienlijk verkleind en blijven bedrijfs- en personeelsgegevens veilig.

Bij Dyflexis is beveiliging een topprioriteit. Schakel vandaag nog 2FA in op je Dyflexis account en ervaar de gemoedsrust die voortkomt uit de wetenschap dat een krachtige maatregel is genomen tegen de groeiende dreigingen van online criminaliteit.

ATV-dagen, of arbeidsduurverkortingsdagen, zijn dagen waarop je personeel betaald vrij krijgt om de jaarlijkse werkuren te verminderen. Deze regeling is een belangrijk onderdeel van de collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s) binnen diverse sectoren, waaronder de bouwmarktsector. Het doel is om de werkdruk te verlagen en het welzijn van je werknemers te verbeteren.

Kenmerken van ATV-dagen in bouwmarkten

Doel: Verminderen van de totale jaarlijkse werkuren voor werknemers in bouwmarkten.
Betaald verlof: Werknemers ontvangen hun normale salaris tijdens ATV-dagen.
Flexibiliteit: Kan op vaste dagen of flexibel worden opgenomen, afhankelijk van de afspraken binnen jouw bouwmarkt.
CAO-afspraken: Vaak vastgelegd in CAO’s specifiek voor de bouwmarktsector en kunnen per bedrijf verschillen.

Voordelen van ATV-dagen voor bouwmarkten

1. Werk-privébalans: Helpt werknemers van jouw bouwmarkt een betere balans tussen werk en privéleven te vinden.
2. Vermindering van werkdruk: Draagt bij aan het verminderen van stress en overbelasting, wat cruciaal is in een fysiek intensieve werkomgeving zoals jouw bouwmarkt.
3. Verhoogde productiviteit: Werknemers kunnen meer uitgerust en gemotiveerd zijn na ATV-dagen, wat leidt tot betere klantenservice en efficiënter werk.

Dyflexis en ATV-dagen in bouwmarkten

Dyflexis speelt een cruciale rol bij het beheren van ATV-dagen binnen bouwmarkten. Met de software van Dyflexis plan en beheer je eenvoudig de ATV-dagen van werknemers, rekening houdend met de operationele behoeften en de beschikbaarheid.

Planning en Overzicht
Efficiënte personeelsplanning: Dyflexis biedt een duidelijk overzicht van de beschikbare ATV-dagen van je werknemers en helpt bij het plannen van deze dagen zonder de dagelijkse bedrijfsvoering van je bouwmarkt te verstoren. Zo kun je in de planning gemakkelijk zien wie er op een bepaalde dag vrij is en de personeelsplanning hierop aanpassen. Dit voorkomt onderbezetting en zorgt ervoor dat de werkdruk gelijkmatig verdeeld blijft.

Automatisering
Tijdbesparing: Dyflexis automatiseert het proces van het aanvragen en goedkeuren van ATV-dagen, waardoor zowel de planning van je bouwmarkt als je werknemers tijd besparen. Dit zorgt voor een soepele en efficiënte verwerking van verlofaanvragen. Zo kun jij je focussen op de zaken die echt belangrijk zijn. Het systeem stuurt automatische meldingen naar de managers wanneer er nieuwe verlofaanvragen zijn, en geeft werknemers real-time updates over de status van hun aanvragen.

Inzicht en Rapportage
Gedetailleerde rapporten: Met Dyflexis genereer je eenvoudig gedetailleerde rapporten over het gebruik van ATV-dagen, waardoor je direct inzicht krijgt in trends en patronen. Dit helpt bij het maken van strategische beslissingen omtrent personeelsbeheer en het optimaliseren van de werk-privébalans van je medewerkers. Je kunt bijvoorbeeld zien welke periodes het meest populair zijn voor ATV-dagen en hierop anticiperen in je planning. Daarnaast kunnen deze rapporten helpen bij het identificeren van mogelijke knelpunten in de personeelsbezetting en het verbeteren van de algehele efficiëntie.

Praktische voorbeelden van Dyflexis in actie

1. Flexibele planning: Stel je voor dat een van je medewerkers onverwachts een ATV-dag aanvraagt. Met Dyflexis kun je snel zien welke andere medewerkers beschikbaar zijn om in te vallen, zodat de operationele continuïteit gewaarborgd blijft.
2. Automatische verlofgoedkeuring: Een medewerker dient een verlofaanvraag in via de Dyflexis app. De manager ontvangt een automatische melding, bekijkt de aanvraag in een paar klikken en keurt deze goed. De medewerker krijgt direct een bevestiging, wat zorgt voor een naadloze communicatie en minder administratieve rompslomp.
3. Inzicht in verlofspatronen: Door de rapportagefunctie van Dyflexis kun je zien dat de meeste ATV-dagen worden opgenomen in de zomermaanden. Dit inzicht stelt je in staat om proactief extra personeel in te huren of te plannen tijdens deze drukke periode, waardoor je altijd voldoende bezetting hebt.

Dyflexis functionaliteiten voor optimaal ATV-beheer

• Rex-O-Matic NOA: Het geïntegreerde kloksysteem van Dyflexis, de Rex-O-Matic NOA, maakt het eenvoudig voor medewerkers om in en uit te klokken. De geregistreerde tijden worden automatisch gesynchroniseerd met de Dyflexis software, wat zorgt voor nauwkeurige tijdregistratie zonder handmatige invoer.
• App functionaliteit: Met de Dyflexis app kunnen medewerkers eenvoudig hun beschikbaarheid doorgeven, verlofaanvragen indienen en hun werkroosters bekijken. Dit verhoogt de transparantie en het gebruiksgemak, en zorgt ervoor dat iedereen altijd op de hoogte is van de laatste planning.
• ISO-gecertificeerd: Dyflexis voldoet aan de hoogste standaarden op het gebied van databeveiliging en kwaliteitsmanagement, met certificeringen zoals ISO 27001 en ISO 9001. Dit betekent dat je erop kunt vertrouwen dat alle personeelsgegevens veilig en conform de wetgeving worden behandeld.

Door het gebruik van Dyflexis beheer je effectief ATV-dagen, vergroot je de tevredenheid van werknemers en zorg je voor een evenwichtige en productieve werkomgeving binnen jouw bouwmarkt. Dit draagt bij aan een beter werkklimaat, wat zowel personeel als klanten ten goede komt.