Automatisch personeel plannen: 7 manieren om WFM-software het werk te laten doen

Het plannen van personeel is geen makkelijke klus. Het kost veel tijd en denkwerk om een efficiënte planning te maken waar iedereen blij mee  is. Maar gelukkig bestaat er tegenwoordig mooie software om het u makkelijk te maken. Met Dyflexis kunt u veel onderdelen van uw personeelsplanning automatiseren. Zo bespaart u tijd, optimaliseert u de personeelsbezetting en maakt u minder personeelskosten. Wij delen 7 manieren waarop onze workforce management software u werk uit handen neemt.

1. Standaardrooster: met één klik een ingevuld rooster

In Dyflexis kunt u één of meerdere standaardroosters aanmaken. Deze rolt u per week uit. In zo’n standaardrooster geeft u aan welke diensten terugkerend moeten worden ingevuld én wie daarop moet worden ingepland. Is een vaste medewerker ziek of op vakantie? Of wordt een dienst flexibel ingevuld? U ziet in een oogopslag welke diensten nog openstaan.

2. Voorspel de benodigde capaciteit

In Dyflexis creëert u makkelijk forecasts aan de hand van historische data en weersverwachtingen. Door gebruik te maken van onze slimme koppelingen kunt u data vanuit uw andere systemen in Dyflexis schieten. Met al deze waardevolle data voorspelt u nauwkeurig de benodigde capaciteit en zorgt u voor een optimale bezetting. Zodra u iemand inplant berekent Dyflexis de personeelskosten op basis van zijn of haar uurloon. Zo ziet u direct of u binnen het budget blijft.

3. Participerend roosteren: de medewerker aan de knoppen 

Zelfroosteren is enorm aan populariteit aan het winnen. Zelfroosteren zorgt voor een grote tijdsbesparing voor de planner. Medewerkers dragen nu namelijk zelf (een deel van) de verantwoordelijkheid. Ook zorgt het voor een hogere betrokkenheid van medewerkers. Zij hebben meer invloed op het rooster en zien het grotere plaatje beter. Bovendien kunnen ze hun werk/privébalans beter in de gaten houden, met minder verzuim als gevolg. In Dyflexis kunt u medewerkers op verschillende manieren invloed geven op hun rooster. Bijvoorbeeld door ze aan te laten geven wanneer ze wel en juist niet willen werken. Of door ze de mogelijkheid te bieden om te reageren op open diensten en zelf diensten te ruilen. Ook kunt u ze door middel van de Dyflexis app inzicht geven in hun verlofsaldo, overuren en toeslagen. U kiest als werkgever zelf in welke mate u zelfroosteren doorvoert.

4. Registreer uren automatisch en stuur alles met één klik naar uw salarisadministratie

In Dyflexis worden de gewerkte uren automatisch geregistreerd. Dat kan via onze app of met de Rex-O-Matic NOA, ons slimme kloksysteem. Met een persoonlijke pas (zoals een OV-chipkaart of pinpas) klokken medewerkers snel in en uit. Overuren, toeslagen en verlofuren worden automatisch berekend en verwerkt. Zo verzamelt u alle gegevens die u nodig heeft voor de salarisadministratie op één plek. En door onze slimme koppelingen stuurt u ze met één klik door naar uw loonadministratiesoftware.

Bovendien krijgt u automatisch een seintje als u niet aan wetgeving, zoals de Arbeidstijdenwet voldoet. Ook met uw CAO regels houdt Dyflexis automatisch rekening. U kunt zelfs verschillende CAO regels per medewerker selecteren. Zo voorkomt u fouten en daarmee boetes of andere problemen.


Hungry for more? Check ook:


5. Automatiseer alles rondom verlof

In Dyflexis is alles rondom verlof geautomatiseerd. Uw medewerkers kunnen via de app zelf verlof aanvragen. Keurt u de verlofaanvraag goed? Dan wordt deze automatisch verwerkt in de planning. De diensten waarop de medewerker tijdens de verlofperiode stond ingepland springen open, zodat u meteen ook ziet welke gaten in de personeelsplanning ontstaan. Ook het verlofsaldo wordt automatisch bijgewerkt. In een automatisch gegenereerde rapportage ziet u in één oogopslag wie er wanneer verlof hebben aangevraagd.

6. Automatisch inzicht in handige planinformatie

Tijdens het plannen heeft u snel toegang tot waardevolle informatie. U ziet bijvoorbeeld uw verwachte omzet, uw budget, het weer en informatie die u vanuit uw andere systemen in Dyflexis schiet. Ook informatie over uw personeel heeft u direct bij de hand. Denk aan beschikbaarheid, certificaten, en overurensaldi. Zo creëert u moeiteloos de meest optimale planning.

7. Een personeelsplanning op basis van AI

Artificial intelligence maakt een flinke opmars. Binnen workforce management vertaalt zich dat in automatisch plannen. Hier krijgen wij steeds vaker vragen over, maar voor veel organisaties is dit nog een stap te ver. Daarvoor moeten we er namelijk eerst voor zorgen dat u de juiste data gaat verzamelen. Bijvoorbeeld vanuit uw personeelsplanningssysteem, reserveringssysteem of ERP-systeem. We hebben bijvoorbeeld data van een volledig jaar nodig om seizoenen mee te nemen, en als uw roosters erg onregelmatig zijn moeten we nog meer data verzamelen, afhankelijk van uw branche en specifieke business. Pas dan kunnen we door middel van algoritmes voorspellingen doen over de toekomst. Wilt u automatisch plannen? Dan starten we direct met het verzamelen van data. Ook is het belangrijk dat we goed nadenken over de werking. Op basis van welke regels gaan we de planning invullen? Oftewel: wat willen, moeten en kunnen we het algoritme leren? Wij helpen u graag bij de benodigde voorbereidingen, zodat automatisch plannen in Dyflexis straks soepel verloopt.

Wilt u de eerste stappen zetten in automatisch plannen? Vraag een demo aan en wij laten het u graag zien.