Zelfroosteren: welke vorm past bij uw bedrijf?

Werknemers hechten steeds meer waarde aan hun autonomie. Ze vinden hun werk/privébalans belangrijker dan ooit en werken vaker voor meer dan één werkgever. Geen wonder dat zelfroosteren aan populariteit wint. Veel organisaties vinden het alleen nog lastig om de eerste stap te zetten. Waar begin je? Gelukkig hoeft het helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Wij zijn er van overtuigd dat een vorm van zelfroosteren in elke organisatie mogelijk is.

Wat is zelfroosteren?

Zelfroosteren betekent dat werknemers zelf invloed kunnen uitoefenen op hun rooster. Dat kan op meerdere manieren ingevuld worden. Sommige organisaties laten hun werknemers het rooster volledig zelfstandig bepalen, andere organisaties geven hun werknemers slechts beperkte invloed. Meestal wordt zelfroosteren in goede banen geleid met behulp van personeelsplanningssoftware.

Verschillende vormen van zelfroosteren

Volledig zelfroosteren

Als u denkt aan zelfroosteren komt deze vorm waarschijnlijk als eerste in u op. U stelt kaders en laat uw werknemers het rooster verder onderling bepalen. De mate van autonomie is heel hoog en daar moet uw team klaar voor zijn. Deze vorm wordt daarom vooral ingezet bij organisaties die al werken met zelfsturende teams.

(On)beschikbaarheid aangeven

Door middel van personeelsplanningssoftware kunt u uw werknemers zelf laten aangeven wanneer ze wel en juist niet kunnen werken. De werknemer kan bijvoorbeeld aangeven dat hij op woensdag altijd vrij wil zijn of dat hij op een specifieke datum niet beschikbaar is. De planner kan hier vervolgens rekening mee houden. Zo voelt de werknemer zich meer in control, maar is de planner uiteindelijk wel degene die bepaalt. In Dyflexis kunnen werknemers hun persoonlijke agenda direct in de planningssoftware terugzien, door deze aan Dyflexis te koppelen. Zo wordt het aangeven van beschikbaarheid nog makkelijker.

Open diensten invullen

U kunt werknemers ook de mogelijkheid geven om door u bepaalde diensten zelf in te vullen. Dat kan op twee manieren:

  • U maakt een rooster waarin de diensten wel zijn vastgelegd, maar nog niet zijn ingevuld. Het rooster is dus nog volledig open.
  • U maakt een rooster en bepaalt (op basis van beschikbaarheid) voor een groot deel wie de diensten gaan invullen. Slechts enkele diensten kunnen nog worden ingevuld. Bijvoorbeeld de dienst van een werknemer die ziek is of op vakantie. Of extra diensten in een drukke periode.

 

Door middel van software kunt u uw werknemers zich op de open diensten laten inschrijven. In Dyflexis kan dat via een handige app. Bovendien kunt u zelf aangeven aan welke voorwaarden deze werknemers moeten voldoen. Dat is handig als er voor de dienst bijvoorbeeld bepaalde certificaten nodig zijn. Uiteindelijk kiest de planner uit alle inschrijvingen wie de dienst daadwerkelijk gaat invullen. Zo kunt u als organisatie rekening houden met zaken als competenties, contractsoort, loonkosten en urensaldi.

Diensten ruilen

Dit is de minst vergaande manier van zelfroosteren. Heeft u het rooster vastgelegd, maar kan een werknemer toch niet werken? Laat diegene dan zelf vervanging regelen. Dat scheelt een hoop werk voor de planner. In Dyflexis kunnen werknemers zelf zien welke collega’s geschikt zijn om de dienst in te vullen, op basis van vooraf aangegeven voorwaarden. De werknemer kan één van die collega’s vragen om te ruilen. Is diegene akkoord? Dan moet de planner ook nog zijn of haar akkoord geven. Daarna wordt alles in het rooster direct op de juiste manier verwerkt.

De voordelen van zelfroosteren

Zelfroosteren is niet voor niks zo populair. Het heeft een aantal belangrijke voordelen:

Hogere betrokkenheid werknemers

Zelfroosteren zorgt voor een hogere betrokkenheid bij uw werknemers. Ze krijgen meer verantwoordelijkheid en hebben inzicht in het grotere plaatje. In Dyflexis kunt u als organisatie ook aan uw werknemers tonen wanneer er iets speciaals aan de hand is. Denk aan een groot evenement, een speciale boeking of een grote bestelling. Zo zien uw werknemers waarom er extra capaciteit nodig is. Ook dat bevordert de betrokkenheid.

Hogere tevredenheid werknemers en lager ziekteverzuim

Organisaties die in een bepaalde mate gebruik maken van zelfroosteren zien vaak een stijging in de tevredenheid van de werknemers. Ze kunnen hun werk/privébalans beter in de gaten houden en voelen zich meer in control. Daardoor kan ook het ziekteverzuim dalen.

Makkelijker open diensten invullen

Het scheelt tijd en gedoe voor de planner als werknemers zelf een deel van de verantwoordelijkheid dragen. Het ruilen van diensten hoeft niet meer via de planner te verlopen en de planner ziet direct wie de open diensten willen invullen.

Mogelijke nadelen van zelfroosteren

Veel organisaties hebben twijfels als het gaat om zelfroosteren en dat is niet helemaal onterecht. Er zijn ook nadelen, vooral als het niet goed georganiseerd wordt:

Suboptimale inzet van personeel

Het optimaal inzetten van uw personeel is belangrijk voor het succes van uw organisatie. De juiste persoon, met de juiste skills, op het juiste moment, op de juiste taak. Zo zorgt u ervoor dat ieders talent maximaal benut wordt en houdt u grip op uw personeelskosten. Als u het roosteren overlaat aan uw werknemers is dit natuurlijk lastiger te realiseren. Gelukkig is het mogelijk om hier door middel van software sturing aan te geven. Met Dyflexis kunt u bijvoorbeeld voorwaarden instellen voor diensten en een maximum budget aangeven.

Juridische problemen

Voor sommige diensten zijn specifieke skills of certificaten nodig. Door zelfroosteren is de kans op fouten groter, waardoor er juridische problemen kunnen ontstaan. Ook hier kan software een rol in spelen. Zo kunt u er in Dyflexis voor zorgen dat alleen werknemers met een bepaald certificaat een specifieke dienst kunnen invullen.

Stress en ontevredenheid bij werknemers

Als u in de supermarkt wel eens een pot jam heeft gekocht herkent u dit vast wel: te veel keuze hebben is soms helemaal niet zo fijn. Om die reden kan zelfroosteren voor stress zorgen bij uw werknemers. Afhankelijk van hoe u het zelfroosteren implementeert kunnen er ook oneerlijke situaties ontstaan. Daarom is het fijn als er toch een bepaalde mate van sturing gegeven wordt. Opnieuw kan software daarin een rol spelen.

Kies wat bij uw organisatie past

Welke vorm van zelfroosteren past het beste bij uw organisatie en uw team? Het is belangrijk om hier goed over na te denken. U kunt er altijd voor kiezen om klein te starten en om het dan steeds verder uit te bouwen. Zo hebben u en uw team de tijd om rustig aan deze nieuwe vrijheid te wennen en kunt u tussendoor bijsturen.

Benieuwd welke rol Dyflexis voor uw organisatie kan spelen bij zelfroosteren? We laten het u graag zien.