Bigger Together: Die Geschichte hinter unserem neuen Branding

Bei Dyflexis sind wir überzeugt: Fortschritt entsteht nie allein. Wachstum entsteht, wenn Technologie, Menschen und Zusammenarbeit zusammenkommen. Deshalb präsentieren wir unsere neue Markenidentität – mit einem klaren Leitgedanken: Bigger Together.

Unsere neue Branding spiegelt wider, wer wir heute sind, wofür wir stehen und wohin wir uns entwickeln. Es ist mehr als eine visuelle Erneuerung – es ist Ausdruck unserer Vision für Workforce Management, Talententwicklung und langfristige Partnerschaften.

Warum ein Rebranding?

Dyflexis hat sich in den vergangenen Jahren stark weiterentwickelt. Was einst als Software für Planung und Zeiterfassung begann, ist heute eine leistungsstarke Workforce-Management-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Organisation effizienter zu steuern.

Doch die Arbeitswelt verändert sich schnell. Unternehmen betrachten nicht mehr nur Dienstpläne und Arbeitszeiten, sondern zunehmend auch Skills, Entwicklung und Talente.

Deshalb gehen wir den nächsten Schritt.

Unsere neue Markenidentität unterstützt eine umfassendere Vision: eine Plattform, die Unternehmen nicht nur hilft, ihre Workforce optimal einzusetzen, sondern auch das Talent in ihrer Organisation zu erkennen und weiterzuentwickeln.

Bigger Together: der Kern unserer Marke

Der Gedanke Bigger Together steht im Mittelpunkt unserer neuen Marke.

Er beschreibt unsere Überzeugung, dass Wachstum entsteht, wenn Menschen, Technologie und Organisationen sich gegenseitig stärken. Workforce Management bedeutet nicht nur Prozesse oder Software. Es geht um Menschen, die zusammenarbeiten, Teams, die sich entwickeln, und Organisationen, die vorankommen wollen.

Mit Dyflexis helfen wir Unternehmen, das Beste aus ihren Teams herauszuholen. Nicht nur durch intelligentere Planung, sondern auch durch Einblicke in Talente, Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.

Wir sind überzeugt: Unternehmen werden stärker, wenn Mitarbeitende ihre Fähigkeiten entfalten und weiterentwickeln können. Wenn individuelles Wachstum und gemeinsamer Erfolg zusammenkommen, entsteht echter Fortschritt.

Bigger Together bedeutet daher nicht nur Zusammenarbeit, sondern gemeinsames Wachstum.

Von Workforce Management zu Talentoptimierung

Die Rolle von Workforce Management verändert sich. Früher lag der Fokus vor allem auf Dienstplanung und Zeiterfassung. Heute verschiebt sich der Schwerpunkt zunehmend hin zu Skills, Erkenntnissen und Talententwicklung.

Dyflexis entwickelt sich deshalb von einer klassischen WFM-Lösung zu einer umfassenderen Plattform, die sowohl operative Effizienz als auch menschliches Potenzial unterstützt.

Unser Ziel ist klar: Unternehmen dabei zu helfen, ihre Mitarbeitenden nicht nur effizient einzusetzen, sondern ihnen auch zu ermöglichen, ihr volles Potenzial zu entfalten.

Mit anderen Worten: Unternehmen sollten nicht nur wissen, wann jemand arbeitet, sondern auch was jemand kann, was er entwickeln möchte und welches Potenzial vorhanden ist.

„Bigger Together ist kein Slogan – es ist die Art und Weise, wie wir mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden zusammenarbeiten.“

Matthijs van den Ende – CEO Dyflexis

Die Perspektive unseres CEO

Für CEO Matthijs ist diese Entwicklung ein logischer nächster Schritt.

„Wir bewegen uns von Planung zu Performance. Von Zeiterfassung zu Talentoptimierung. Das ist kein Feature-Update, sondern ein strategischer Wandel.“

Unternehmen stehen heute vor neuen Herausforderungen. Der Arbeitsmarkt ist angespannt, Talente sind knapp und Mitarbeitende erwarten mehr Möglichkeiten zur Weiterentwicklung.

Deshalb werden Einblicke in Fähigkeiten und Kompetenzen immer wichtiger.

„Die Zukunft von Workforce Management dreht sich nicht nur darum, wann jemand arbeitet, sondern darum, was jemand kann. Skills werden zur neuen Währung in Organisationen – und Dyflexis ermöglicht genau das.“

Die neue Markenidentität unterstreicht diese Richtung und zeigt, wohin sich Dyflexis entwickelt: zu einer Plattform, die Unternehmen dabei hilft, das Beste aus ihren Mitarbeitenden herauszuholen.

„Bigger Together ist kein Slogan – es ist die Art und Weise, wie wir mit Kunden, Partnern und Mitarbeitenden zusammenarbeiten.“

Die drei Säulen unserer Marke

Power
made simple

Workforce Management kann komplex sein. Planung, Zeiterfassung, Kommunikation und Integrationen greifen ineinander.

Dyflexis vereinfacht diese Prozesse mit einer leistungsstarken und integrierten Plattform. Unsere Technologie schafft Übersicht, vereinfacht Abläufe und ermöglicht effizientere Zusammenarbeit.

Weniger Komplexität – mehr Fokus auf Menschen und Leistung.

Built for
progress

Organisationen entwickeln sich ständig weiter. Teams wachsen, Prozesse verändern sich und neue Erkenntnisse entstehen.

Deshalb ist Dyflexis darauf ausgelegt, Fortschritt zu ermöglichen. Unsere Plattform liefert Daten, Einblicke und Tools, die Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und vorausschauend zu planen.

Nicht nur für heute, sondern auch für morge

Partnership with personality

Bei Dyflexis glauben wir, dass Technologie allein nicht ausreicht. Echter Erfolg entsteht durch Zusammenarbeit.

Wir arbeiten eng mit unseren Kunden und Partnern zusammen, hören zu, denken mit und entwickeln Lösungen gemeinsam weiter.

Wir sind nicht nur ein Softwareanbieter – wir sind ein Partner an Ihrer Seite.

Gemeinsam werden wir stärker. Bigger Together.

Dyflexis wird offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner der DATEV eG

Aktuelle und zukünftige bidirektionale Integration schafft durchgängige und automatisierte Prozesse in der Lohn- und Personaldatenverarbeitung.

Düsseldorf/Nürnberg, Dezember 2025 – Dyflexis ist ab sofort offizieller DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner. Durch die technisch geprüfte Anbindung an das DATEV-Ökosystem profitieren gemeinsame Kunden von einem durchgängigen Datenaustausch zwischen Dyflexis und DATEV. Personal- und Lohndaten lassen sich künftig direkt, sicher und effizient synchronisieren. Doppelte Erfassungen und manuelle Kontrollschritte gehören damit der Vergangenheit an. Die offizielle Partnerschaft mit  DATEV festigt die Zusammenarbeit langfristig und gewährleistet die kontinuierliche Weiterentwicklung der Schnittstelle.

Bereits heute nutzen zahlreiche Unternehmen die automatische Anbindung zwischen Dyflexis und DATEV. Monatlich übertragen sie ihre erfassten Arbeitsstunden direkt aus Dyflexis an DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Das erspart doppelte Eingaben und manuelle Prüfungen – die Lohnabrechnung wird dadurch schlanker, mit einem digitalen Datenkreislauf ohne Medienbrüche.

Erweiterung ab 2026: Bi-direktionaler Datenaustausch

Ab Januar 2026 bietet Dyflexis seinen Kunden eine bidirektionale Schnittstelle an. Über den DATEV Lohnaustauschdatenservice werden dann auch Mitarbeiterstammdaten automatisch von DATEV nach Dyflexis übertragen. Am Monatsende sendet Dyflexis die aktuellen Arbeitszeit- und Lohndaten zurück an DATEV. So entsteht ein durchgängiger, automatisierter Datenfluss, der Fehler minimiert, Prozesse beschleunigt und Zeit spart. Dabei werden bei der Schnittstelle sowohl DATEV LODAS als auch DATEV Lohn und Gehalt unterstützt.

Unternehmen profitieren von einer deutlich geringeren administrativen Belastung. Teams gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, während DATEV-Kanzleien schneller über vollständige und konsistente Daten verfügen, und das ganz ohne manuelle Stammdatenpflege.

Partnerschaftliche Entwicklung

Dyflexis möchte sich herzlich bedanken beim gesamten DATEV-Team für die wertvolle Unterstützung und die stets konstruktive Zusammenarbeit bei der Entwicklung der Schnittstelle.

Auch in Zukunft wird Dyflexis die Kooperation mit DATEV gezielt weiter ausbauen. Mit der Einführung der bidirektionalen Verbindung zwischen DATEV und Dyflexis im Jahr 2026, setzt Dyflexis ein starkes Zeichen für eine zukunftssichere, vollautomatisierte und digitale Lohn- und Personalprozesskette.

„Ruhe, Geschwindigkeit und bessere Arbeit“

„Mit dieser Schnittstelle beseitigen wir Reibungsverluste in Prozessen, die bislang unnötig komplex waren“, erklärt Bastiaan Schoonhoven, CCO von Dyflexis. „Der automatische und zuverlässige Datenaustausch schafft Ruhe, steigert die Geschwindigkeit und verbessert die Qualität der Arbeit. Genau die Verbesserung, auf die unsere gemeinsamen Kunden vertrauen.“

Datensicherheit bei Dyflexis: Wie wir Ihre Daten schützen

Wir wissen, dass Datensicherheit für das Vertrauen unserer Kunden von fundamentaler Bedeutung ist. Jeden Tag verarbeitet unsere Plattform sensible Informationen über Mitarbeiter, Zeitpläne und Geschäftsabläufe. Deshalb gehen wir über die Einhaltung von Vorschriften hinaus und integrieren wir Sicherheit in jede Ebene unseres Produkts. In diesem Artikel zeigen wir auf, wie Dyflexis die Sicherheit Ihrer Daten durch zertifizierte Prozesse, sichere Authentifizierungsmethoden und europäisches Datenhosting gewährleistet.

 

1. Sicherer und müheloser Zugriff mit Single Sign-On (SSO)

Dyflexis unterstützt Single Sign-On (SSO), um eine sichere und nahtlose Anmeldung zu ermöglichen.

Mit SSO können Mitarbeiter mit ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten, wie Microsoft Azure AD oder Google Workspace, auf Dyflexis zugreifen, anstatt separate Passwörter zu erstellen.

Dies bietet wesentliche Vorteile:

  • Zentrale Benutzerverwaltung für IT-Administratoren
  • Weniger Passwörter, die man sich merken muss und die potenziell verloren gehen können
  • Hohe Sicherheit durch Authentifizierungssysteme auf Unternehmensebene

SSO verbindet Benutzerfreundlichkeit mit robustem Schutz und reduziert das Risiko von Passwortdiebstahl oder unbefugtem Zugriff.

 

2. Zertifizierte Informationssicherheit: ISO 27001 und ISO 9001

Wir sind sowohl nach ISO 27001 als auch nach ISO 9001 zertifiziert, international anerkannte Standards, die unser Engagement für Informationssicherheit und Qualitätsmanagement bestätigen.

ISO 27001 stellt sicher, dass wir den Umgang mit Informationen systematisch handhaben und dass unsere Prozesse kontinuierlich überwacht und verbessert werden.

ISO 9001 belegt unser Engagement für gleichbleibende Qualität und operative Exzellenz.

Diese Zertifizierungen garantieren, dass Dyflexis strenge Sicherheitsprotokolle befolgt und weltweit anerkannte Best Practices einhält. Die Zertifikate sind für Sie über  dyflexis.com/iso-zertifikate aufrufbar.

 

3. Datenspeicherung innerhalb Europas

Alle Daten von Dyflexis werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert.

Unsere Hosting-Partner erfüllen die höchsten Sicherheits- und Zuverlässigkeitsstandards und entsprechen vollständig der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Indem wir alle Kundendaten in Europa speichern, stellen wir sicher, dass Ihre Informationen durch strenge europäische Datenschutzgesetze geschützt sind und niemals in Länder mit niedrigeren Datenschutzstandards übertragen werden.

 

4. Zusätzlicher Schutz durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Um die Kontosicherheit weiter zu erhöhen, unterstützt Dyflexis die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

Wenn diese aktiviert ist, müssen Benutzer zusätzlich zu ihrem Passwort ihre Identität mit einem zweiten Faktor, z. B. einer Authentifizierungs-App, bestätigen.

Selbst wenn ein Passwort kompromittiert wird, verhindert 2FA unbefugten Zugriff und bietet so einen zusätzlichen wichtigen Schutz.

 

Fazit

Sicherheit und Zuverlässigkeit stehen im Mittelpunkt aller Tätigkeiten von Dyflexis.

Durch zertifiziertes Sicherheitsmanagement, europäisches Datenhosting und moderne Authentifizierungsmethoden stellen wir sicher, dass Ihre Geschäftsdaten jederzeit geschützt sind.

Weitere Informationen zu unseren Sicherheitsrichtlinien und Zertifizierungen finden Sie über dyflexis.com/abg/datenschutzerklaerung . Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich direkt an unser Team über info@dyflexis.de.

So unterstützt Dyflexis Ihre Filiale und Ihr Lager

Ein volles Lager, leere Regale und kein Brötchen in Sicht. Es ist Montagmorgen im Supermarkt, und die Kunden schauen enttäuscht umher. Nicht, weil die Ware fehlt- die liegt ordentlich im Lager. Sondern weil niemand wusste, dass an diesem Tag das Frühschicht-Team im Distributionszentrum eingeteilt war. Zwei Teams, zwei Einsatzpläne, eine verpasste Chance.

Was wie ein Einzelfall wirkt, ist in vielen Handelsunternehmen Alltag: Dort, wo Filialen und Lager parallel arbeiten, kommt es oft zu Planungsfehlern. Häufig arbeiten die Abteilungen mit eigenen Schichtplänen, eigenen Systemen und eigenen Prioritäten. Doch für die Kunden zählt nur eines: dass alles reibungslos läuft. Ohne zentrale Steuerung entstehen Reibungsverluste – zwischen Abteilungen, im Betrieb und letztlich in den Geschäftsergebnissen. Das führt zu Frustration, Ineffizienz und entgangenen Umsätzen.

 

Das sind die 5 größten Herausforderungen bei getrennten Planungen von Filialen und Lagern:

  1. Keine zentrale Planung

    Filialen und Lager haben jeweils ihre eigene Arbeitsbelastung, Dynamik und Personalplanung. Wenn die Einsatzpläne jedoch völlig unabhängig voneinander erstellt werden, fehlt der Überblick über das Gesamtsystem. Das Lager weiß nicht, wann neue Aktionen in den Filialen starten oder wann mehr Nachschub nötig ist. Umgekehrt weiß die Filiale nicht, ob das Lager bereits am Limit arbeitet. Das führt zu Fehleinschätzungen, doppelten Einsätzen oder Lücken in der Besetzung.

 

  1. Keine gemeinsame Vorbereitung auf Spitzenzeiten

    Aktionen wie Feiertage, Sommerschlussverkauf oder der Schulanfang wiederholen sich jedes Jahr. Dennoch werden sie selten gemeinsam vorbereitet. Filialen stocken ihr Personal auf, während das Lager von einer normalen Woche ausgeht. Ohne gemeinsame Forecasts und Kapazitätsplanung entsteht ein Ungleichgewicht: Produkte kommen zu spät an, bleiben im Lager liegen oder sind zu schnell ausverkauft.

 

  1. Unklare Verantwortlichkeiten

    Ohne zentrale Steuerung entstehen Grauzonen zwischen den Abteilungen. Wer passt den Einsatzplan an, wenn Lieferungen sich verzögern? Wer übernimmt Verantwortung bei fehlerhafter Personalplanung während einer Aktion? Die Teams arbeiten in eigenen Silos, und niemand fühlt sich für den Gesamtprozess verantwortlich. Mit negativen Folgen für die Kundenzufriedenheit und die interne Zusammenarbeit.

 

  1. Doppelte Verwaltung und Fehleranfälligkeit

    Verstreute Planungen über verschiedene Systeme hinweg erzeugen Mehraufwand. Abteilungen pflegen eigene Übersichten, kommunizieren per E-Mail oder App und tragen Daten manuell ein. Das erhöht die Fehlerquote: doppelte Buchungen, falsch eingeschätzte Verfügbarkeiten oder vergessene Änderungen. Dabei zählt im Handel jede Minute.

 

  1. Keine Einblicke, keine Optimierung

    Ohne gemeinsame Daten ist es schwer, Ursachen für Probleme zu erkennen. Lag es an zu wenig Personal im Lager oder an falscher Bedarfsschätzung in der Filiale? Ohne Sicht auf die gesamte Prozesskette erkennt man nur die Symptome – nicht die Ursache. Und ohne Ursachenanalyse sind nachhaltige Verbesserungen unmöglich.

 

Zeit für Technologie mit Gesamtüberblick

Der Einzelhandel ist dynamisch – oft ändern sich die Gegebenheiten täglich oder stündlich. In diesem Tempo reichen Excel-Tabellen oder manuelle Planungen nicht mehr aus. Moderne Workforce-Management-Software integriert die Personalplanung von Filialen und Lagern in einem System. Sie verbindet Daten zu Bestellungen, Lagerbeständen, erwarteter Kundennachfrage und Personalverfügbarkeit, damit Sie jederzeit in Echtzeit reagieren können. So garantieren Sie, dass Ihre Regale stets und besonders zu Stoßzeiten gut aufgestockt sind.

Intelligente Technologie ersetzt Bauchentscheidungen durch datengestützte Planung. Durch die Kombination von Forecasting und Echtzeitdaten entstehen Einsatzpläne, die besser zur Realität auf der Fläche passen – egal ob in der Filiale, im Lager oder beidem. Dabei sollten auch gesetzliche Regeln sowie das ArbZG. oder Compliance-Anforderungen im Hintergrund automatisch berücksichtigt werden.

 

So unterstützt Sie Dyflexis

Dyflexis Workforce Management wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre operative Steuerung verbessern wollen. Die Software bietet eine nutzerfreundliche Plattform für Filialen und Distributionszentren. Dank automatischer Dienstplanung wird Personal auf Basis von Verfügbarkeit, Vertragsstunden und erwarteter Nachfrage optimal eingeteilt.

Die Personalbedarfsprognose liefert Ihnen die richtigen Einblicke, damit Sie  auf Spitzenzeiten optimal vorbereitet sind. Mit Einzelhandels- und Logistikplanung in einer Umgebung vermeiden Sie Kostenüberschreitungen und sorgen jederzeit für die richtige Besetzung. Die benutzerfreundliche Software für den Personaleinsatz hilft dabei, Lohnkosten zu senken, ohne bei Qualität oder Kundenzufriedenheit Kompromisse einzugehen.

 

6 clevere Wege, um Kosten im Einzelhandel zu senken

 

Sinkende Kaufkraft, steigende Kosten und Personalmangel setzen Einzelhändler erheblich unter Druck. Gleichzeitig erwarten Kunden immer noch schnelle Servicezeiten, volle Regale und lange Öffnungszeiten. Wie bleibt man wettbewerbsfähig, ohne auf Qualität oder Marge zu verzichten?

Die Antwort liegt nicht in härterem Arbeiten, sondern in smarter Planung. Viele Kosten, die oft unbemerkt den Gewinn senken, lassen sich einfach kontrollieren. In diesem Blog listen wir 5 clevere Wege, um Kosten zu senken, ohne dabei auf Kundenerlebnis oder Teamzufriedenheit zu verzichten.

 

Überbesetzung kostet

Der Einzelhandel leidet unter extrem dünnen Margen, wodurch selbst kleine Kostenunterschiede große Auswirkungen haben können. Laut dem Handelsverband Deutschland (HDE) lag die durchschnittliche Gewinnmarge im deutschen Einzelhandel 2024 bei etwa 2,5 %. Das macht es für Unternehmen eigentlich unmöglich, kostspielig zu planen. Und trotzdem verlieren viele Einzelhändler unbemerkt Umsatz durch ineffiziente Personalplanung. Zu viel Personal während ruhigeren Zeiten scheint harmlos, führt jedoch schnell zu Kostenüberschreitungen.

 

Unterbesetzung zahlt sich auch nicht aus

Natürlich kann man Kosten sparen, indem man weniger Personal einsetzt. Aber: Unterbesetzung, vor allem zu Stoßzeiten, zahlt sich auch nicht aus. Zu wenig Personal führt zu langen Warteschlangen, verpassten Verkaufschancen und frustrierten Kunden. Das ist besonders in Läden problematisch, in denen das Kundenerlebnis den Unterschied macht.

Wussten Sie...

Wussten Sie…

… dass laut einer Studie von PwC 73% der deutschen Verbraucher schnellen, persönlichen Service im Geschäft erwarten?

Dies unterstreicht, wie wichtig eine durchdachte Personalplanung ist. Unterbesetzung führt zu schlechtem Kundenerlebnis, während Überbesetzung unnötige Kosten verursacht. Die Lösung liegt in der richtigen Balance. Wie halten Sie diese Balance zwischen Service und Effizienz? Wir geben Ihnen 6 Tipps, um Kosteneffizienz in Praxis umzusetzen.

 

1. Mit Echtzeitdaten planen

Setzten Sie historische Verkaufsdaten und Besucherzahlen ein, um Spitzenzeiten wie Feiertage, Schönwetter oder Sonntage im Voraus gut zu planen. So planen Sie datengesteuert und optimal, ganz ohne sich auf Ihr Bauchgefühl verlassen zu müssen.

2.  Automatische Dienstplanung verteilt Schichten optimal

Nicht jeder Person im Team ist in jeder Situation gleichermaßen effektiv. Sie müssen sichergehen, dass Sie nicht nur genug, sondern auch die richtigen Mitarbeitenden vor Ort haben. Automatische Dienstplan-Tools für den Einzelhandel stellen sicher, dass alle Schlüsselpositionen richtig besetzt sind. Zum Beispiel:  erfahrene Kräfte für Kundenberatung, oder einen zusätzlichen Teamleitung bei Aktionsangeboten.

 

3. Kosten reduzieren- aber nicht auf Kosten Ihres Teams

Automatische Dienstplanung stellt auch sicher, dass der Einzelhandel sich immer im Rahmen des ArbZG bewegen. Es werden während der Erstellung des Dienstplan Pausen, Ruhezeiten und auch Überstunden und Gehälter berücksichtigt. So halten Sie Ihr Budget im Blick, aber auch die Work-Life Balance Ihres Teams. Die beste Planung hilft Ihrem Betrieb nichts, wenn Ihr Team nicht gerne zur Arbeit kommt.

4. Mitarbeitende offene Schichten annehmen lassen

Wird es doch einmal unerwartet voll? Dann möchten Sie flexibel darauf reagieren. Mit Dyflexis haben Sie jederzeit einen Überblick über verfügbares Personal und können schnell offene Schichten erstellen. Motivierte Mitarbeitende können dann von der praktischen App aus offene Schichten annehmen und ganz ohne hin- und her-telefonieren Unterstützung anbieten.

5. Personalkosten direkt mit geleisteten Stunden verbinden

Eine verlässliche Übersicht über Arbeitszeiten ist für den Einzelhandel natürlich essenziell, aber nicht genug, um wirklich Kosten zu optimieren. Erst durch die Verbindung von Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung erhalten Sie wirklich detaillierte Einblicke in Lohnkosten pro Filiale, Lager, oder Abteilung. So können Sie gezielt Budgets einhalten, und kosteneffizienter planen.

6. Aus der Vergangenheit lernen

Eine gute Planung endet nicht bei der Erstellung eines Dienstplans. Oft ist der Alltag im Einzelhandel zu beschäftigt, um immer die Planung mit der Realität zu vergleichen. Umso wichtiger, wirklich gute Analysen zur Auswahl zu haben, um wiederkehrende und teure Abweichungen zu erkennen. Gibt es regelmäßig zu viele Überstunden oder zu viele Krankmeldungen zu bestimmten Zeiten? Mit klaren Reports erkennen Sie diese Muster frühzeitig und können Sie während der Planung berücksichtigen und zukünftig vermeiden.

 

Der deutsche Einzelhandel steht unter Druck, aber wer seine Personalplanung gut im Griff hat, hat auch die Kosten im Griff. Es geht längst nicht mehr nur um „arbeiten, arbeiten, arbeiten“, sondern um strategische und datenbasierte Planung. Denn wer weiß, was morgen im Laden passiert, kann darauf reagieren und ist anderen einen Schritt voraus.

Mit einem guten Workforce Management-System bringen Sie Struktur in den dynamischen Alltag im Einzelhandel. Selbst dann, wenn der Druck auf Einzelhändler steigt. Dann helfen Ihnen Tools wie Personalbedarfsprognosen, automatische Dienstplanung und gezielte Analysen, Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Zeiterfassung in Hotels- effizient und flexibel mit Dyflexis

Die Gastronomie- und Hotelbranche lebt von Flexibilität und schnellen Anpassungen – sei es durch saisonale Schwankungen, unerwartete Gästeanstürme oder kurzfristige Personalengpässe. Gleichzeitig sind Hotels in Deutschland gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden transparent und objektiv zu erfassen.

Gerade in einem 24/7-Betrieb mit unregelmäßigen Schichten, Nachtarbeit und spontanen Änderungen kann eine manuelle Zeiterfassung schnell zum Problem werden. Eine arbeitszeitgesetzkonforme Lösung sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für effizientere Abläufe, zufriedenere Mitarbeitende und eine fehlerfreie Lohnabrechnung.

In diesem Blog lesen Sie über:

  • Die Herausforderungen in der Gastronomie und Hotellerie
  • Die Vorteile einer digitalen Stechuhr
  • Wie die digitale Zeiterfassung in Gastrobetrieben zum Einsatz kommt
  • Genaue Datenauswertungen mit Hilfe von erfassten Arbeitszeiten

 

Herausforderungen in der Hotelbranche

Hotels und andere Gastrobetriebe stehen vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es um die Erfassung von Arbeitszeiten geht:

  • Unregelmäßige Schichtzeiten: Housekeeping beginnt oft früher oder bleibt länger, das Küchenpersonal arbeitet in Spitzenzeiten mit Überstunde
  • Spontane Änderungen: Kurzfristige Personalengpässe oder geänderte Gästezahlen erfordern schnelle Anpassungen.
  • Einhaltung des Arbeitszeitgestz: Das ArbZGschreibt klare Regelungen zu maximalen Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten vor.
  • DSGVO-Konformität: Mitarbeitendendaten müssen sicher und gesetzeskonform erfasst und gespeichert werden.

 

Digitale Stempeluhr: Die Lösung für flexible Zeiterfassung

Mit einer modernen digitalen Stechuhr wird die Arbeitszeiterfassung einfach, sicher und effizient. Ob am Empfang, in der Küche oder im Service – Mitarbeitende können sich bequem per App oder stationärem Terminal ein- und ausstempeln. Die Zeiten werden automatisch gespeichert, mit den gesetzlichen Vorgaben abgeglichen und an die Lohnbuchhaltung übermittelt. Der Vorteil? Manager haben immer den Überblick über wer wann und wo arbeitet, und das Team kann sich auf transparente Arbeitszeiterfassung verlassen.

Natürlich ist dabei auch das Arbeitszeitgestz besonders in der Gastronomie  nicht zu vergessen. Ein digitales System sorgt dafür, dass Ruhezeiten eingehalten, Überstunden korrekt dokumentiert und alle Daten DSGVO-konform gesichert werden. Damit gehört die Zettelwirtschaft der Vergangenheit an, und Betriebe können sich voll auf das Tagesgeschäft konzentrieren.

So funktiniert die digitale Zeiterfassung in der Gastronomie & Hotellerie

Effiziente Schichtverwaltung in der Hotelrezeption

Der Empfang ist das Herzstück eines Hotels. Gerade hier kommt es oft zu fließenden Schichtwechseln, und Mitarbeitende bleiben länger, wenn sich Check-ins verzögern. Mit einer digitalen Zeiterfassung werden alle Schichten automatisch erfasst, sodass kein Arbeitsaufwand verloren geht und Überstunden korrekt abgerechnet werden.

Flexibilität in der Küche und im Restaurant

Ein voll gebuchtes Abendessen, eine Veranstaltung mit unerwartet vielen Gästen – in Restaurants kommt es häufig zu kurzfristigen Änderungen. Mit einer digitalen Stechuhr können Schichtverlängerungen direkt in der App oder am Terminal erfasst werden, sodass exakte Lohnabrechnungen gewährleistet sind und rechtliche Vorgaben eingehalten werden.

Transparenz und Fairness im Housekeeping

Wenn ein Hotel plötzlich mehr Gäste als erwartet hat, müssen Zimmer schneller gereinigt werden. Die Arbeitszeiten der Housekeeping-Teams können sofort und in Echtzeit erfasst werden, wodurch Lohnabrechnungen fair und nachvollziehbar bleiben und die Personalplanung optimiert werden kann.

Optimierung durch Datenauswertung: Mehr als nur Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassungssysteme und Stechuhren bieten weit mehr als nur die einfache Erfassung von Arbeitszeiten. Durch die Analyse der erfassten Daten lassen sich Muster erkennen, Personalprozesse optimieren und Kosten senken.

Betriebe in der Gastronomie und Hotellerie profitieren besonders von genauer Datenauswertung, da im chaotischen Alltag schnell der Überblick verloren geht. Mit einem digitalen Workforce Management System werden Überblicke und Analysen mühelos erstellt. Betriebe können dadurch:

  • Besser einschätzen, wann mehr Personal benötigt wird, und Engpässe und somit unnötige Überstunden vermeiden.
  • Unregelmäßigkeiten bei Überstunden oder Krankmeldungen identifizieren.
  • Personal effektiver einsetzen und langfristige Planung verbessern.

Diese datenbasierte Optimierung führt nicht nur zu geringeren Personalkosten, sondern auch zu zufriedeneren Mitarbeitenden, da Arbeitszeiten fair und transparent dokumentiert werden.

 

Kurzfassung: Warum digitale Zeiterfassung unverzichtbar ist 

  • Gesetzeskonforme Erfassung nach BAG-Urteil (2022)
  • Automatische Einhaltung von Ruhezeiten und Überstundenregelungen
  • Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Effizienz im Alltag
  • Transparente und faire Arbeitszeiten für zufriedene Mitarbeitende
  • Optimierte Personalplanung durch Datenanalyse

Mit der richtigen Lösung wird die Arbeitszeiterfassung für Hotels und Restaurants sicher, effizient und stressfrei – für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Teams.

Mit Dyflexis decken Sie nicht nur die Zeiterfassung ab, sondern digitalisieren auch Ihre Personalplanung, planen mit genauen Prognosen, und optimieren Ihren Betrieb mit Datenauswertung stets weiter.

 

In 5 Schritten finden Sie Ihre ideale Planungslösung für Ihr Hotel

Die Vorteile eines digitalen Workforce Managements sind klar: mehr Effizienz, bessere Planbarkeit und eine zentrale Plattform für alle HR-Bedürfnisse. Aber wie finden Sie die WFM-Lösung, die wirklich zu Ihrem Hotel passt und Ihr Personalmanagement optimal unterstützt? Mit diesen fünf Schritten bringen Sie Klarheit in den Auswahlprozess und finden die Lösung, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllt.

 

Schritt 1: Eine Bestandsaufnahme machen

Starten Sie mit einem Blick auf den aktuellen Stand Ihres Personalmanagements. Welche Aufgaben nehmen den meisten Raum ein und kosten viel Zeit? Wo gibt es Probleme, die Sie dringend angehen wollen? Und welche wichtigen Informationen sind vielleicht nicht leicht zugänglich? Durch eine Bestandsaufnahme erkennen Sie schnell, welche Bereiche Ihre neue Lösung verbessern soll.

Schritt 2: Zukunftsperspektiven berücksichtigen

Denken Sie langfristig: Wohin entwickelt sich Ihr Hotel? Ihr digitales WFM sollte nicht nur aktuelle Bedürfnisse abdecken, sondern auch mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Setzen Sie auf eine Lösung, die skalierbar und flexibel ist, damit Sie auch in Zukunft alle Anforderungen problemlos meistern können.

Schritt 3: Klare Anforderungen definieren

Notieren Sie, was Ihre WFM-Lösung unbedingt können muss – und was zusätzliche, aber wünschenswerte Funktionen wären. Eine übersichtliche Liste Ihrer Anforderungen hilft Ihnen, die richtige Lösung zu finden. So können Sie Anbieter gezielt auf die Funktionen hin überprüfen, die für Sie unverzichtbar sind.

Schritt 4: Vorauswahl treffen

Nun ist es an der Zeit, die passenden Anbieter in die engere Wahl zu ziehen. Achten Sie darauf, dass die Lösung cloudbasiert ist, damit Sie von überall darauf zugreifen können – sei es im Büro, von zu Hause oder unterwegs. Ein zusätzlicher Tipp: Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die in der EU gehostet wird, um DSGVO-Konformität sicherzustellen.

Schritt 5: Die besten Anbieter vergleichen

Lassen Sie sich die Systeme Ihrer Favoriten präsentieren. Achten Sie dabei auf Individualisierbarkeit: Kann der Anbieter seine Lösung an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen, oder bietet er nur standardisierte Lösungen? Auch die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend – holen Sie sich unbedingt das Feedback von Teammitgliedern ein, die mit dem System arbeiten werden.

Mit diesen fünf Schritten kommen Sie Ihrer idealen WFM-Lösung ein großes Stück näher – und schaffen die Grundlage für ein effizienteres Personalmanagement in Ihrem Hotel. 

Vom Chaos zur Übersicht: Next-Level Personalplanung für Ihr Hotel

Der Alltag in Hotels ist komplex, dynamisch und oft ein bisschen chaotisch. Dazu kommt, dass die Personalplanung oft noch sehr hinterher hinkt, und den Anforderungen des täglichen Betriebs nicht gerecht wird. Dabei ist effizientes Personalmanagement ein essentieller Faktor um Prozese zu optimieren, Ihre Gäste zu  beigestern und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.

 

Erkennen Sie sich in diesen Fragen wieder?

  • Wie hoch wird das Gästeaufkommen sein?
  • Öffne ich auch die Außengastronomie, die Bar oder den Spa-Bereich?
  • Welche Mitarbeitenden sind überhaupt verfügbar?
  • Erfülle ich alle gesetzlichen Vorgaben?
  • Bleibe ich innerhalb meines Budgets?

Das sind die Fragen, mit denen Hotelmanager und Abteilungsmanager in Sachen Personalplanung am meisten zu kämpfen haben. Selbst wenn all diese Faktoren berücksichtigt werden, bleibt eine gute Planung eine Herausforderung. Oft fehlt die notwendige Transparenz, um schnell auf kurzfristige Änderungen zu reagieren oder Schichtwünsche der Mitarbeitenden einzubeziehen. Wer sich auf Tabellen oder manuelle Listen verlässt, riskiert Fehler, ineffiziente Abläufe und unnötige Kosten. Hier setzt eine moderne, digitale Lösung an, die diesen gesamten Prozess vereinfacht: Workforce Management (WFM).

Was ist Workforce Management?

Workforce Management bedeutet mehr als nur Schichtplanung – es ist ein ganzheitlicher Ansatz für ein effizientes Personalmanagement. Ein guter digitaler Planungsprozess unterstützt Sie in allen Bereichen: von der präzisen Personalbedarfsprognose über die Erstellung optimierter Dienstpläne bis hin zur täglichen Einsatzsteuerung.

Der Vorteil? Sie haben jederzeit einen klaren Überblick über alle relevanten Faktoren und können Ihr Personal bedarfsgerecht, flexibel und kosteneffizient einsetzen. So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern verbessern auch die Planbarkeit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Auch das ist ein wichtiger Aspekt, der Hotels an die Spitze ihrer Servicequalität bringt.

 

35% weniger Zeitaufwand beim Personalmanagement – dank Workforce Management mit Dyflexis

Workforce-Management kann mehr als jede Excle Tabelle

Mit einer digitalen Lösung wird nicht nur die Personalplanungeinfacher und auch effizienter. Durch den Einsatz von Daten wird der genaue Personalbedarf prognostiziert, und kostenspielige Über- und Unterbesetzungen gehören der Vergangenheit an. Die präzise Anforderung von Mitarbeitenden wird dann automatisch in den optimalen Dienstplan überstetzt, und die Schichten fair an Ihr Team verteilt. Dabei werden die Anforderungen von dem Personal mit den Anforderungen des Tages in Einklang gebracht, und somit auch Verfügbarkeiten, persönliche Termine, Qualifikationen und Veträge berücksichtigt. Das System informiert Ihr Team automatisch über Dienstpläne und offene Schichten, was die Kommunikation erheblich erleichtert.

Im laufenden Betrieb bleiben Sie jederzeit flexibel. Da alle relevanten Informationen zentral gebündelt sind, können Sie mit nur wenigen Klicks auf Veränderungen reagieren und den Personaleinsatz schnell anpassen. So behalten Sie stets den Überblick und sorgen für eine reibungsloses und datengesteuertes Personalmanagement.

Mit Workforce Management sparen Sie Zeit, senken Kosten und reduzieren Ihren Verwaltungsaufwand erheblich. Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit Ihres Teams – motivierte Mitarbeitende, eine effizientere Planung und eine nahtlose Organisation verschaffen Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil in herausfordernden Zeiten.

 

Ist Workforce Management das Richtige für mich?

Das können wir schnell und klar beantworten: Ja. Egal wie groß oder klein, jedes Unternehmen trifft bewusst kluge Entscheidungen, wenn es die Schritte des Workforce-Management’s implementiert. Aber muss man dafür gleich ein WFM-System einsetzen? Das hängt von Ihrer Situation ab. Wie viele Mitarbeiter und Abteilungen haben Sie, wie hoch ist Ihre Mitarbeiterzahl, wie viel Zeit verbringen Sie mit der Planung und Zeiterfassung? Bis zu einem gewissen Punkt halten Sie alle Bälle selbst in der Luft, danach lohnt es sich aber, ein Workforce-Management-System einzusetzen.

Sind Sie neugierig, welche Workforce-Management Lösung für Ihr Unternehmen passt? Wir beraten Sie gerne!