In diesen tollen Freizeitparks kann man sich in luftiger Höhe von Baum zu Baum bewegen. Auf sieben bis elf verschiedenen Parcours (einige anspruchsvoller als andere) verbringt man bis zu drei Stunden in den Seilen. Im Jahr 2009 eröffnete Klimbos Nederland seinen ersten Standort in Apeldoorn. Dieser war ein voller Erfolg. Mittlerweile hat das Unternehmen fünf Standorte und man ist auf der Suche nach weiteren Wäldern für neue Abenteuer. Was ist das Erfolgsgeheimnis von Klimbos Nederland und welche Rolle spielt Workforce Management dabei? Dyflexis sprach mit Ciaran Barsema, Geschäftsführer und Mitinhaber, und Dylan van Ginkel, Betriebsleiter von Klimbos Niederlande, an ihrem Standort in Gooi-Eemland.
Jeden Tag das beste Outdoor-Erlebnis
Die meisten Freizeit- oder Sportanlagen befinden sich auf Sportplätzen im Freien oder in der Halle. Nicht aber Klimbos Nederland: Die Kletterparcours verlaufen durch natürliche Wälder im Freien. Das ist einer der Gründe, warum die Mitarbeitenden gerne zur Arbeit gehen. Dylan: „Wir arbeiten jeden Tag in der Natur. Diese grüne Arbeitsumgebung ist anders als ein normaler Bürojob. Diese tägliche Erfahrung in der Natur ist wirklich etwas Besonderes, sowohl für unsere Mitarbeitenden als auch für unsere Besuchenden.“
Die verschiedenen Kletterparcours haben unterschiedliche Höhen und Herausforderungen. So können Besuchende den Parcours wählen, der ihnen am besten gefällt. Ciaran: „Selbstverständlich steht Sicherheit bei uns an erster Stelle, ohne dass dies für die Besuchenden sofort erkennbar ist. Besuchende sollen vor allem Spaß haben und die Natur genießen, wir kümmern uns um den Rest.“ Die Kletterausrüstung ist von höchster Qualität und alle Ausbilder durchlaufen eine interne Schulung. Klimbos Nederland investiert kontinuierlich in eine gute Wartung, neue Elemente und das Kundenerlebnis. Das persönliche Engagement und die Gastfreundschaft der Mitarbeitenden tragen wesentlich dazu bei. Dylan: „Wir streben nach Höchstleistungen.“
Flexibilität ist von drei Seiten notwendig
Die Arbeit im Freien hat ihre Vorteile, aber sie bringt auch Herausforderungen mit sich. Das Wetter wirkt sich beispielsweise täglich auf die Zahl der Besuchenden aus. Dylan sagt: „Im Sommer herrscht hier Hochbetrieb. Dann benötigen wir logischerweise die meisten Mitarbeitenden. Unser Betrieb ist jedoch das ganze Jahr hindurch vom Wetter abhängig. Bei der Personalplanung beziehen wir die Wettervorhersage und unsere Erfahrungswerte mit ein.“
Ciaran: „Wir haben häufiger Probleme wegen der Wettervorhersage als wegen dem Wetter. Wenn die Leute sehen, dass es an einem bestimmten Tag regnen wird, kommen sie wahrscheinlich nicht. Es kann aber auch sein, dass es erst am Abend regnet und nicht während der drei Stunden, in denen man klettert.“ Die Wettervorhersage und ihre Interpretation haben direkten Einfluss auf die Besucherzahlen. Als Unternehmen möchte man natürlich so schnell wie möglich darauf reagieren, um eine Über- oder Unterauslastung zu vermeiden. Ciaran: „Wir stellen auch fest, dass das Wetter in den letzten Jahren immer unberechenbarer geworden ist: Es kann sich schneller ändern. Wenn es also an einem bestimmten Tag ruhiger ist als erwartet, teilen wir die Schichten manchmal in zwei Hälften auf. Kollegen arbeiten dann jeweils eine halbe Schicht und wir enttäuschen niemanden, weil er zwar eingeplant ist und dann doch keine Arbeitszeit erhält.“
“Die Flexibilität der Software-Funktionen passt zur Flexibilität unseres Betriebs.”
Die Saison dauert von den Frühlingsferien bis Ende November. Dylan: „Im Sommer beschäftigen wir 150 Mitarbeitende, im Winter gehen wir auf 90 zurück. Da Dyflexis ein so benutzerfreundliches System ist, ist es sehr einfach, die Zahl der Mitarbeitenden zu erhöhen oder zu reduzieren.“ Die Flexibilität der Software-Funktionen passt zur Flexibilität des Betriebs. Ciaran: „Genau das braucht unsere Organisation. Damit können wir auf die erwarteten Besucherzahlen pro Tag und Jahreszeit reagieren. Wir haben einen Teil der Mitarbeitenden fest angestellt und arbeiten zusätzlich mit flexiblen Mitarbeitenden. Festangestellte haben ihre Standardverfügbarkeit und Mitarbeitende auf Abruf melden ihre Verfügbarkeit pro Zeitraum an. Viele von ihnen sind Studierende, die dies als Nebenjob machen. Sie möchten ihre Arbeitszeiten in Übereinstimmung mit den Unterrichtszeiten planen. Diese Flexibilität ist also auch für sie von Vorteil.“
Die Zentrale plant den Einsatz der Führungskräfte nach Standort ein. Dylan arbeitet als Betriebsleiter in allen fünf Kletterparks. Jeder Standort hat seine eigenen Gepflogenheiten. Dylan: „Diese Abwechslung macht mir Spaß. Die Standortleitungen erstellen die Dienstpläne für ihre Mitarbeitenden, aber es kommt auch vor, dass Mitarbeitende den Standort wechseln. Das ist alles planbar und in einem einheitlichen System kombinierbar.“ Ausgehend von der mitgeteilten Verfügbarkeit erstellen die Standortleitungen die Schichtpläne. In Dyflexis sehen sie, wer wann arbeiten kann, was die Planung vereinfacht. Dylan: „Wir erstellen Dienstpläne für einen längeren Zeitraum und arbeiten viel mit offenen Schichten.“
“Ein guter Einsatzplan trägt zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit bei.”
Ciaran: „Wir nutzen dankbar die Dyflexis-App. Die Mitarbeitenden erhalten Push-Benachrichtigungen über offene Schichten und entscheiden selbst, ob sie arbeiten möchten. Dank Dyflexis gelingt es uns immer, die Dienstpläne rechtzeitig fertigzustellen und jede*r kommt fair zum Zug.“
Dylan: „Unser Betriebsklima ist sozial, informell und unkompliziert. Dadurch verzeichnen wir eine hohe Mitarbeitendenzufriedenheit. Die Berücksichtigung der individuellen Arbeitszeitwünsche trägt dazu bei. Unsere Mitarbeitenden sind unser Unternehmen und wir finden es wichtig, dass jeder Spaß an seiner Arbeit hat. In erster Linie natürlich für das Wohlbefinden unserer Mitarbeitenden, aber auch für unsere Besuchenden. 90% des Kundenerlebnisses kommt von unseren Mitarbeitenden. Gute Laune muss man fördern.“
Die Wahl des besten Systems
Klimbos Nederland arbeitet seit 2022 mit Dyflexis. Dylan: „Davor haben wir 13 Jahre lang ein anderes System verwendet, das wir im Jahr 2009 bauen ließen. Es war sehr statisch und überhaupt nicht flexibel. Es funktionierte zwar, aber in Bezug auf die Bereitstellung von Informationen war es begrenzt. Irgendwann war es veraltet und wir machten uns auf die Suche nach einer besseren Lösung.“ Die Umstellung auf eine neue Software betrifft das gesamte Unternehmen, von der Geschäftsführung über die Manager bis hin zu den Angestellten. Um die unterschiedlichen Bedürfnisse zu verstehen, erkundigten Dylan und Ciaran sich zunächst nach den Wünsche der einzelnen Abteilungen. Mit diesen Informationen wandten sie sich an mehrere Softwareanbieter und baten um Demos.
Ciaran: „Wir haben gründlich recherchiert, weil wir sichergehen wollten, dass wir die richtige Wahl treffen. Eine Software-Implementierung und die Eingewöhnung in ein neues System brauchen Zeit, also will man es richtig machen. Sonst muss man ein Jahr später wieder bei Null anfangen. Aufgrund der verschiedenen Demos haben wir die drei besten Lösungen miteinander verglichen. Wir haben alle Vor- und Nachteile gegeneinander abgewogen. Dyflexis erfüllte unsere Bedürfnisse in Bezug auf Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit am besten.“
Die gute Vorbereitung von Klimbos Nederland zahlt sich aus. Dylan: „Wir sind sehr zufrieden. Veränderungen sind immer anspruchsvoll, aber die Einführung von Dyflexis verlief reibungslos. Am Anfang wollten wir unser altes System noch eine Weile gleichzeitig weiterführen, aber das hat sich als völlig unnötig erwiesen. Dyflexis ist zeitgemäßer, vor allem mit der App. Wir beschäftigen viele junge Leute, und die machen sowieso alles über ihr Smartphone.“
Klare Daten für eine effiziente Betriebsführung
Neben der Schichtplanung und Zeiterfassung nutzt Klimbos Nederland auch weitere Funktionalitäten der Software. Die Daten von Dyflexis geben Einblicke in Effizienz und Personalkosten. Für die Betriebsführung an den Standorten ist es hilfreich, immer aktuelle Daten zur Hand zu haben. Ciaran: „Für uns besteht die größte Herausforderung darin, ruhige Tage effizienter zu gestalten. Da die Standortleiter entscheiden, wann die Schichten beginnen und enden, probieren sie aus, was am besten funktioniert. Dyflexis zeigt direkt auf, wie sich die Schichtzeiten auf die Personalkosten auswirken.“
“Für die Betriebsführung ist es hilfreich, immer aktuelle Daten zur Hand zu haben.”
Die Standortleiter nehmen bei Bedarf pro Tag Anpassungen vor. Wenn mehr los ist, bleiben die Mitarbeitenden länger, wenn es ruhig ist, gehen sie früher nach Hause. Auf diese Weise entscheiden die Führungskräfte, welche Schichtzeiten am besten zum Tagesverlauf passen. Diese Entscheidung beruht auf Daten, Dynamik und Erfahrung. Dylan: „Wir setzen die Einsichten, die sich aus den Daten ergeben, im Nachhinein in sogenannte best practices um. Die Standortleiter tauschen ihre Erkenntnisse untereinander aus. Auf diese Weise können wir uns als Organisation ständig weiterentwickeln.“
