Nicht nur der Garten blüht: Wie „Der Holländer“ in Berlin sein Personalmanagement revolutioniert

In Berlin ist „Der Holländer“ eine Institution. Von Rosen über Tomaten bis zu Apfelbäumen: Pflanzen kaufen die Menschen in der Hauptstadt gerne bei Familie Seelen – im Onlineshop oder in den zwei Pflanzencentern in Treptow und im Westend. 75 Beschäftigte zählt das Unternehmen inzwischen, in der Hochsaison im Frühjahr sogar bis zu 100: Verkaufsgärtner, die Kunden beraten und die Pflanzen pflegen. Kassenkräfte. LKW-Fahrer für die Auslieferungen bis ins Umland Berlins. Büro- und Reinigungskräfte sowie zwei Köche. Beim „Holländer“ ist es nämlich Tradition, dass die Belegschaft zusammen frühstückt und zu Mittag isst. Beim Team kommt das gut an – genauso wie die transparente Dienstplanung mit Dyflexis. „Fachkräftemangel kennen wir nicht“, sagt Gerben Reurink, Filialleiter im Westend. Ungewöhnlich für die Branche. Wir fragen nach.

„Wir sind ein echtes Familienunternehmen“, erzählt Gerben Reurink, der vor elf Jahren zum „Holländer“ stieß und für den Job in Berlin sogar seine niederländische Heimat verließ. „In den Anfängen, 1985, kochte die Mutter des Gründers für das Team, später übernahmen das Köche.“ Die Söhne, inzwischen Geschäftsführer der beiden Pflanzencenter, behielten die Tradition bei. Für Reurink keine Überraschung: „Wir arbeiten hart, haben lange Tage. Die frische Küche hält uns gesund und das gemeinsame Essen stärkt den Zusammenhalt.“

Im Durchschnitt sind die Beschäftigten seit acht Jahren im Betrieb, einige sogar seit 20. „Für Menschen zählt eben nicht nur das Gehalt“, betont der 36-jährige Filialleiter. Stimme das Miteinander, seien alle viel zufriedener, motivierter und blieben länger im Unternehmen. „Deshalb nehmen wir Mitarbeiterwünsche ernst und versuchen, sie möglichst zu erfüllen.“ Einer dieser Wünsche? Eine transparentere Dienstplanung.

Nie wieder mühsame Puzzlearbeit mit Excel

Bei Gerben Reurink stößt dieses Anliegen auf offene Ohren. Der gelernte Garten- und Landschaftsbauer und studierte Agrarwissenschaftler ist sehr digitalaffin. Und die mühsame Personalplanung mit Excel? Ist ihm schon länger ein Dorn im Auge. „Alle Kolleginnen und Kollegen mussten ihre Verfügbarkeit auf Zetteln angeben und wir haben die Daten dann händisch im Computer eingetragen“, erinnert er sich.

Fehler waren an der Tagesordnung. „Mal konnte man die Handschrift nicht richtig entziffern, mal haben wir uns schlicht und einfach vertippt.“ Das Resultat: eine lästige Puzzlearbeit. „Kaum war der Dienstplan fertig und via WhatsApp verteilt, konnten wir wieder von vorne beginnen“, lacht der Wahl-Berliner. Fehler korrigieren, Krankmeldungen verarbeiten, Urlaubswünsche berücksichtigen. „Es war unglaublich schwer, den Überblick zu behalten.“

Dyflexis sorgt für Überblick und Transparenz

Schließlich müssen alle Abteilungen im Pflanzencenter ideal besetzt sein – von der Kasse über die Baumschule bis zur Auslieferung. Vollzeit- und Teilzeitarbeitszeiten müssen berücksichtigt werden, genauso wie das Limit für 530-Euro-Kräfte. Bei einer Sieben-Tage-Woche und bis zu 100 Beschäftigten in der Hochsaison ist das analog fast gar nicht mehr zu stemmen. „Ich habe deshalb online recherchiert und mich im Freundes- und Bekanntenkreis erkundigt“, erzählt Reurink, der bei „Der Holländer“ auch für die IT-Infrastruktur zuständig ist.

Ein niederländischer Freund rät ihm zu Dyflexis. „Unsere Gärtnerei ist sehr zufrieden damit. Probier’s doch mal aus!“ Gesagt, getan. Reurink vereinbart einen Demotermin und ist von der übersichtlichen Struktur, der einfachen Bedienung und dem guten Support schnell überzeugt. „Mit Dyflexis wird unsere Personalplanung für alle Beteiligten übersichtlich und transparent.“

Das Team im Pflanzencenter nimmt das Tool gut an

Anfangs testet der Filialleiter das Tool mit einigen Mitarbeitenden. Ergebnis: Dank der intuitiven Benutzerführung kommen alle schnell zurecht. „Die Älteren übrigens teilweise schneller als die Jüngeren“, schmunzelt Reurink. Seit April 2024 ist Dyflexis jetzt in der ganzen Filiale ausgerollt. „Alle Beschäftigte im Alter von 16 bis 64 Jahren haben die App auf ihr Handy geladen. Sie geben hier ihre Verfügbarkeit ein und fragen Urlaub an.“, erzählt der Niederländer. „Im Gegenzug sieht jeder genau, wie viele Stunden er oder sie bereits gearbeitet hat.“

Interessanter Nebeneffekt: Fast jede Arbeitskraft hat jetzt pro Monat rund 1,5 Stunden mehr auf dem Arbeitszeitkonto. „Dyflexis registriert die Zeit eben minutengenau und damit viel gründlicher als die Belegschaft es früher mit Stift und Papier selbst getan hat“, sagt Gerben Reurink. „Das hat sofort für Akzeptanz gesorgt.“

Zufriedene Mitarbeitende bleiben dem Unternehmen länger treu

Die Personalplanung beim „Holländer“ ist jetzt viel übersichtlicher und weniger fehleranfällig. „Das wird uns in Zukunft wertvolle Zeit sparen“, ist sich Filialleiter Reurink nach drei Monaten mit Dyflexis sicher. Wichtiger aber ist ihm, dass eine gute Planung der Belegschaft mehr Flexibilität bietet: „Dienste lassen sich einfacher tauschen und alle können auch von unterwegs aus den Plan einsehen. Das trägt viel zur Zufriedenheit im Team bei.“

Und die Personalzufriedenheit wird bei „Der Holländer“ nun einmal großgeschrieben – nicht zuletzt, um erfahrene Fachkräfte langfristig ans Unternehmen zu binden. „Wir bauen große Stücke auf unsere Mitarbeitenden und sie scheinbar auch auf uns.“ Für Gerben Reurink steht daher fest, dass Dyflexis nach dem Sommer auf den ganzen Betrieb ausgerollt wird. „Wir bekommen schon neugierige Anfragen vom Team in Treptow, wann es so weit ist.“  Und die Software? Lässt sich ganz einfach skalieren. So wächst Dyflexis vielleicht bald auch mit Ihrem Unternehmen mit. Kontaktieren Sie uns gerne.