Die Integration von DATEV und Dyflexis verbindet das Workforce Management mit der Lohnvorbereitung. Lohnrelevante Arbeitszeitdaten können von Dyflexis an DATEV übermittelt werden, und Mitarbeiter- und Vertragsdaten können optional von DATEV zurück nach Dyflexis synchronisiert werden.

Die Integration richtet sich an Unternehmen, die Dyflexis für Personalplanung, automatische Dienstplanung, Forecasting, Zeiterfassung, Freigaben und die Lohnvorbereitung nutzen und DATEV für die Lohnabrechnung einsetzen.

DATEV ist ein deutscher Software- und IT-Dienstleister, der von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten und den von ihnen betreuten Unternehmen genutzt wird. In Deutschland kommt DATEV verbreitet für Lohnabrechnung, Finanzbuchhaltung, Belegaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern und ihren Steuerberatern zum Einsatz.

Für die Lohnabrechnung zählen DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt zu den am häufigsten eingesetzten Programmen. Der DATEV Lohnaustauschdatenservice ist die Schnittstelle, über die lohnrelevante Daten zwischen freigegebenen Partnersystemen wie Dyflexis und diesen DATEV-Lohnprogrammen ausgetauscht werden.

Die Verbindung von Dyflexis mit DATEV schafft eine durchgängige digitale Verbindung über Personalplanung, Zeiterfassung, Lohnvorbereitung und Lohnabrechnung hinweg.

Bevor die Integration in Dyflexis aktiviert werden kann, sind einige Vorbereitungsschritte in DATEV und in Dyflexis erforderlich.

Die konkreten Schritte hängen davon ab, wer Ihre DATEV-Lohnabrechnung betreut. Führt Ihr Unternehmen die Lohnabrechnung selbst durch, kann Ihr DATEV-Administrator in der Regel einen größeren Teil der Einrichtung direkt übernehmen. Wird die Lohnabrechnung von einem externen Steuerberater betreut, muss dieser die erforderlichen DATEV-Services normalerweise in Ihrem Auftrag bestellen, aktivieren oder freigeben.

Um Verzögerungen zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie mit der Einrichtung in Dyflexis beginnen.

Voraussetzungen

Um die DATEV-Integration mit Dyflexis zu nutzen, benötigen Sie sowohl eine unterstützte DATEV-Lohnumgebung als auch eine korrekt konfigurierte Dyflexis-Umgebung.

Grundlegende DATEV-Voraussetzungen

• DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt als Lohnprogramm.

• Der DATEV Lohnaustauschdatenservice ist bestellt und aktiviert.

• Korrekt hinterlegte Berater- und Mandantennummer – identisch mit den Nummern, die tatsächlich für die Lohnabrechnung in DATEV verwendet werden.

• Ein DATEV SmartLogin, eine SmartCard (wird über die Registrierung des DATEV Lohnaustauschdatenservice mitvergeben.)

• Die erforderlichen Berechtigungen in der DATEV Rechteverwaltung online.

• Das DATEV-Datenservice-Abonnement muss auf „Mandantenebene“ bestellt und aktiviert sein. Die genauen Schritte finden Sie im DATEV-Hilfedokument 1026710, Abschnitt 4.4.1 (LODAS) bzw. 4.4.2 (Lohn und Gehalt): https://www.datev.de/hilfe/1026710

Wichtig: Die Einrichtung muss immer für die richtige DATEV-Beraternummer und Mandantennummer erfolgen. Das gilt auch, wenn Ihr Unternehmen Selbstbucher ist und die Lohnabrechnung intern durchführt.

Wichtig für Lohn und Gehalt: Zusätzlich zum Abo-System muss auch das Datentransfer-Cockpit eingerichtet werden. Dieser Schritt wird in der Praxis häufig übersehen.

Nützliche DATEV-Links

• DATEV-Datenservices bestellen und einrichten

• DATEV Lohnaustauschdatenservice einrichten

Für Steuerberater

• DATEV Cloud-Lösungen für Mandanten über MyDATEV Mandantenregistrierung bestellen und einrichten

• DATEV Lohnaustauschdatenservice als Online-API-Schnittstelle

• DATEV-Hilfedokument 1026710

Den DATEV Lohnaustauschdatenservice bestellen und aktivieren

Für die Integration benötigen Sie den DATEV Lohnaustauschdatenservice und ein unterstütztes DATEV-Lohnprogramm (LODAS oder Lohn und Gehalt). Die Freischaltung auf DATEV-Seite übernimmt meist Ihr Steuerberater, Lohnbuchhalter oder DATEV-Administrator vorab. Bei mehreren Mandanten (z. B. drei GmbHs) muss sie für jede Mandantennummer einzeln erfolgen – nicht nur einmal für das gesamte Unternehmen.

Ablauf der Einrichtung

1. Bitte sehen Sie sich zunächst das Video im DATEV Help Center zur Einrichtung des DATEV-Lohnaustauschdatenservice an: Hier klicken
   
2. Sobald die Einrichtung auf DATEV-Seite abgeschlossen ist, kontaktieren Sie bitte den Dyflexis Support oder Ihren Dyflexis Consultant. Gemeinsam kann anschließend die Aktivierung der Verbindung auf Dyflexis-Seite durchgeführt werden.

Wichtig: Dyflexis kann die Aktivierung auf DATEV-Seite nicht übernehmen, wenn der erforderliche Service, das Anmeldeverfahren oder die nötigen Zugriffsrechte fehlen.

Optionale Unterstützung bei der DATEV-Einrichtung: DATEV-Partner-Onboarding / Einrichtungsunterstützung

Die Integration in Dyflexis einrichten

Sobald die DATEV-Voraussetzungen erfüllt sind und Ihnen die notwendigen Angaben vorliegen, kann die Integration in Dyflexis eingerichtet werden.

Stellen Sie sicher, dass die berechtigte DATEV-Ansprechperson während der Aktivierung verfügbar ist. Diese Person benötigt die erforderlichen DATEV-Berechtigungen sowie Zugriff auf das in Ihrem Unternehmen verwendete Anmeldeverfahren, etwa ein SmartLogin, eine SmartCard oder ein anderes unterstütztes DATEV-Anmeldeverfahren.

Auf die Aktivierung vorbereiten

Bevor Sie mit der Einrichtung in Dyflexis beginnen, halten Sie bitte Folgendes bereit:

• Die Beraternummer.

• Die Mandantennummer.

• Das DATEV-Lohnprogramm: LODAS oder Lohn und Gehalt.

• Die Bestätigung, dass der DATEV Lohnaustauschdatenservice bestellt, aktiviert und freigegeben wurde.

• Das DATEV-Anmeldeverfahren, mit dem die Integration aktiviert wird.

• Die Person mit den erforderlichen DATEV-Rechten, um die Freigabe während des Termins abzuschließen.

• Die DATEV-Lohnartenzuordnungen oder lohnspezifische Konfigurationen, die berücksichtigt werden sollten.

Während der Aktivierung führt Dyflexis durch die Schritte auf Dyflexis-Seite: Einrichtung der Verbindung, Prüfung der Konfiguration, Mitarbeitersynchronisation, Lohnübermittlung und Verifizierung.

Nach abgeschlossener Einrichtung unterstützt die Integration zwei zentrale Prozesse: die Mitarbeitersynchronisation und die Lohnübermittlung. Zusammen sorgen sie für konsistentere Daten, weniger manuellen Verwaltungsaufwand und eine klarere Grundlage für die Lohnvorbereitung.

Mitarbeitersynchronisation

Die Mitarbeitersynchronisation hält die in Dyflexis hinterlegten Mitarbeiterdaten mit DATEV abgeglichen.

Wenn Mitarbeiterdaten in DATEV angelegt oder aktualisiert werden, werden die relevanten Änderungen automatisch nach Dyflexis synchronisiert. Dazu gehören Neueinstellungen, Aktualisierungen der persönlichen Daten, Vertragsänderungen und Austritte.

Jede Dyflexis-Umgebung synchronisiert automatisch dreimal täglich. Zu jedem dieser Zeitpunkte werden die Mitarbeiterdaten aus DATEV abgerufen und in Dyflexis aktualisiert.

Eine Synchronisierung lässt sich in Dyflexis auch manuell auslösen, wenn Änderungen früher verfügbar sein sollen, etwa vor der Dienstplanung, der Lohnvorbereitung oder internen Prüfungen.

Lohnübermittlung

Am Ende der Lohnperiode bereitet Dyflexis die lohnrelevanten Daten aus freigegebenen Stunden, Abwesenheiten, Berechnungen und Lohnbestandteilen auf.

Die Übermittlung nutzt den DATEV Lohnaustauschdatenservice, um diese Daten aus Dyflexis in die DATEV-Lohnumgebung zu übertragen. Das reduziert den manuellen Exportaufwand und sorgt für eine klarere Übergabe zwischen HR, Lohnbuchhaltung und Steuerberater.

Bevor die Daten gesendet werden, können Sie genau prüfen, was übermittelt wird: die enthaltenen Mitarbeiter, Stunden, Abwesenheiten, Zuschläge und Lohnbestandteile.

Nach dem Senden stellt Dyflexis einen Prüfbericht zum Download bereit. Damit können Lohnverantwortliche und Steuerberater nachvollziehen, welche Daten übertragen wurden, und der Prüfprozess bleibt transparent.

Typischer Lohnablauf

1. Prüfen und genehmigen Sie die Zeiterfassungen in Dyflexis.
2. Bearbeiten Sie Abwesenheiten, Korrekturen und Zuschläge.
3. Schließen Sie die Lohnperiode in Dyflexis ab.
4. Prüfen Sie die für DATEV aufbereiteten Lohndaten.
5. Senden Sie die Lohndaten über den DATEV Lohnaustauschdatenservice von Dyflexis an DATEV.
6. Laden Sie den Prüfbericht herunter und archivieren Sie ihn.
7. Setzen Sie die Lohnabrechnung in DATEV fort.

Dieser Ablauf gibt HR- und Lohnteams die Kontrolle und reduziert zugleich wiederkehrende manuelle Arbeit, sodass lohnrelevante Daten einheitlich aufbereitet, geprüft und übertragen werden.

Fehlerbehebung und erneute Freigabe

Falls die Verbindung fehlschlägt, prüfen Sie bitte Folgendes, bevor Sie den Support kontaktieren:

• Der Benutzer, der bei der Einrichtung den Zugriff erteilt hat, ist in DATEV weiterhin aktiv und verfügt weiterhin über die Berechtigung, den DATEV Lohnaustauschdatenservice zu nutzen.

• Der DATEV Lohnaustauschdatenservice ist weiterhin freigegeben.

• An der DATEV-Konfiguration wurden keine Änderungen vorgenommen (Mandantennummer, Beraternummer).

• Die Registrierung wurde von einer Person ohne DATEV-Administratorrechte vorgenommen, sodass die Rechte nur vorregistriert, aber nicht tatsächlich vergeben wurden. Eine Person mit den erforderlichen Administratorrechten muss diesen Schritt separat abschließen – dies wird häufig vergessen.

• Es hat ein Steuerberaterwechsel stattgefunden. Dadurch ändert sich die Beraternummer, sodass die bisherige Freigabe nicht mehr passt und eine erneute Registrierung erforderlich ist.

• Der Mitarbeiter, der die Verbindung ursprünglich freigegeben hat, hat sein DATEV-Anmeldeverfahren (z. B. SmartLogin oder SmartCard) deaktiviert bekommen, etwa weil er das Unternehmen verlassen hat – dadurch schlägt die automatische Synchronisierung ohne sichtbare Fehlermeldung fehl.

Wenn all dies zutrifft, wenden Sie sich bitte an Dyflexis Support für weitere Unterstützung.

Wenn die Einrichtung auf DATEV-Seite unklar ist, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder DATEV-Administrator.

Was leistet die Integration von DATEV und Dyflexis?

Die Integration verbindet DATEV und Dyflexis, sodass Mitarbeiter- und Vertragsdaten von DATEV nach Dyflexis synchronisiert und lohnrelevante Daten von Dyflexis zurück an DATEV übermittelt werden können.

Welche DATEV-Lohnprogramme werden unterstützt?

Die Integration unterstützt DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt.

Für wen ist die Integration gedacht?

Die Integration richtet sich an Unternehmen, die Dyflexis für Personalplanung, Zeiterfassung, Freigaben und die Lohnvorbereitung nutzen und DATEV für die Lohnabrechnung einsetzen. Besonders sinnvoll ist sie für Organisationen, die manuelle Lohnarbeit reduzieren und Mitarbeiterdaten nicht in zwei getrennten Systemen pflegen möchten.

Wer sollte die Verbindung verwalten?

Die Einrichtung auf Dyflexis-Seite erfolgt immer gemeinsam mit einem Dyflexis-Consultant. Die Person mit den erforderlichen DATEV-Rechten und Zugriff auf das Anmeldeverfahren muss beim Termin anwesend sein. Nach der Aktivierung sollten HR, Lohnbuchhaltung, Steuerberater und Dyflexis festlegen, wer für die laufende Verwaltung der Verbindung und die erneute Freigabe zuständig ist.

Benötige ich meinen Steuerberater für die Einrichtung?

Das hängt davon ab, wie Ihre DATEV-Umgebung verwaltet wird. Verfügt Ihr Unternehmen über einen eigenen DATEV-Administrator und die entsprechenden Rechte, können Sie einen größeren Teil der Einrichtung intern übernehmen. Betreut Ihr Steuerberater das DATEV-Konto, muss dieser in der Regel die erforderlichen DATEV-Services bestellen oder freigeben, einschließlich des DATEV Lohnaustauschdatenservice.

Welche DATEV-Angaben benötige ich vor der Einrichtung?

Sie sollten die richtige Beraternummer und Mandantennummer kennen sowie wissen, welches Lohnprogramm verwendet wird (DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt).

Ist eine DATEV-Freigabe erforderlich?

Ja. Die Verbindung erfordert eine DATEV-Freigabe für die betreffenden Services und die Mandantennummer. Diese wird in der Regel über die MyDATEV Mandantenregistrierung sowie die DATEV Rechteverwaltung online durch den Steuerberater oder DATEV-Administrator verwaltet.

Ist der DATEV Lohnaustauschdatenservice erforderlich?

Ja. Der DATEV Lohnaustauschdatenservice ist für die Übertragung von Lohndaten von Dyflexis an DATEV erforderlich. Der Service muss aktiviert und freigegeben sein, bevor Lohnübermittlungen durchgeführt werden können.

Kann die Mitarbeitersynchronisation mehrfach ausgelöst werden?

Ja. Sie kann bei Bedarf jederzeit ausgelöst werden, auf Basis der verfügbaren DATEV-Referenzdaten.

Kann ich eine Synchronisation rückgängig machen?

Nein. Eine Synchronisation kann nicht automatisch rückgängig gemacht werden. Treten unerwartete Änderungen auf, wenden Sie sich an Dyflexis, damit die richtigen weiteren Schritte abgestimmt werden können.

Warum werden nicht alle Mitarbeiter synchronisiert?

Wenn nicht alle Mitarbeiter synchronisiert werden, kann dies daran liegen, dass bestimmte Personalnummern in der DATEV Rechteverwaltung von der Synchronisation ausgeschlossen wurden. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 4.2 des DATEV-Hilfedokuments 1026710 – DATEV Lohnaustauschdatenservice als Online-API-Schnittstelle (https://www.datev.de/hilfe/1026710).

Welche Mitarbeiterdaten können synchronisiert werden?

Die Integration kann neue Mitarbeiter aus DATEV in Dyflexis anlegen und persönliche Daten, Kontaktdaten, Vertragsinformationen und Austritte aktualisieren.

Dazu gehören Namen, Adressdaten, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Ein- und Austrittsdaten sowie relevante Vertragsinformationen.

Welches System ist für Mitarbeiterdaten führend?

Für synchronisierte Mitarbeiter ist DATEV das führende System für diese Daten; entsprechende Angaben sollten daher in DATEV aktualisiert werden. Von DATEV verwaltete Daten sollten in Dyflexis nicht manuell bearbeitet werden, da sie bei der nächsten Synchronisation überschrieben werden.

Welche Lohndaten können an DATEV gesendet werden?

Dyflexis kann lohnrelevante Daten wie geleistete Stunden, Abwesenheitsstunden, Zuschläge und weitere konfigurierte Lohnbestandteile senden. Was genau übermittelt wird, hängt von der Lohnkonfiguration und der Lohnartenzuordnung ab, die bei der Einrichtung der Integration festgelegt werden.

Können weitere Stundenarten oder Lohnbestandteile an DATEV gesendet werden?

Weitere Stundenarten oder Lohnbestandteile sind unter Umständen möglich, können aber zusätzliche Konfiguration oder Zuordnung erfordern. Wenden Sie sich an Dyflexis, wenn Sie die an DATEV gesendeten Lohndaten erweitern möchten.

Was passiert, wenn die DATEV-Verbindung abläuft?

Beim Senden der Lohndaten prüft Dyflexis, ob die DATEV-Freigabe noch gültig ist. Ist sie abgelaufen, können Sie die Verbindung direkt aus dem Lohnprozess heraus erneut freigeben.

Können mehrere DATEV-Mandantennummern angebunden werden?

Werden mehrere DATEV-Mandantennummern verwendet, sollte die Einrichtung der Verbindung vorab geprüft werden. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen an Dyflexis.

Ersetzt die Integration die Lohnprüfung?

Nein. Sie reduziert manuelle Arbeit und verbessert die Datenkonsistenz, dennoch sollten die Lohndaten vor der Verarbeitung geprüft werden. Dyflexis unterstützt dies, indem es anzeigt, was gesendet wird, und einen Prüfbericht zum Download bereitstellt.

Möchten Sie DATEV mit Dyflexis verbinden?

Nehmen Sie Kontakt auf, um Ihre DATEV-Einrichtung, Ihre Anforderungen an die Integration und die Schritte zur Aktivierung der Verbindung für Ihr Unternehmen zu besprechen.

Telefon: +49 211 418 727 00     E-Mail: support@dyflexis.com