Author: inesrossler

Zeiterfassung in Hotels- effizient und flexibel mit Dyflexis

Posted on by inesrossler

Die Gastronomie- und Hotelbranche lebt von Flexibilität und schnellen Anpassungen – sei es durch saisonale Schwankungen, unerwartete Gästeanstürme oder kurzfristige Personalengpässe. Gleichzeitig sind Hotels in Deutschland gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden transparent und objektiv zu erfassen.

Gerade in einem 24/7-Betrieb mit unregelmäßigen Schichten, Nachtarbeit und spontanen Änderungen kann eine manuelle Zeiterfassung schnell zum Problem werden. Eine arbeitszeitgesetzkonforme Lösung sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für effizientere Abläufe, zufriedenere Mitarbeitende und eine fehlerfreie Lohnabrechnung.

In diesem Blog lesen Sie über:

  • Die Herausforderungen in der Gastronomie und Hotellerie
  • Die Vorteile einer digitalen Stechuhr
  • Wie die digitale Zeiterfassung in Gastrobetrieben zum Einsatz kommt
  • Genaue Datenauswertungen mit Hilfe von erfassten Arbeitszeiten

 

Herausforderungen in der Hotelbranche

Hotels und andere Gastrobetriebe stehen vor einzigartigen Herausforderungen, wenn es um die Erfassung von Arbeitszeiten geht:

  • Unregelmäßige Schichtzeiten: Housekeeping beginnt oft früher oder bleibt länger, das Küchenpersonal arbeitet in Spitzenzeiten mit Überstunde
  • Spontane Änderungen: Kurzfristige Personalengpässe oder geänderte Gästezahlen erfordern schnelle Anpassungen.
  • Einhaltung des Arbeitszeitgestz: Das ArbZGschreibt klare Regelungen zu maximalen Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten vor.
  • DSGVO-Konformität: Mitarbeitendendaten müssen sicher und gesetzeskonform erfasst und gespeichert werden.

 

Digitale Stempeluhr: Die Lösung für flexible Zeiterfassung

Mit einer modernen digitalen Stechuhr wird die Arbeitszeiterfassung einfach, sicher und effizient. Ob am Empfang, in der Küche oder im Service – Mitarbeitende können sich bequem per App oder stationärem Terminal ein- und ausstempeln. Die Zeiten werden automatisch gespeichert, mit den gesetzlichen Vorgaben abgeglichen und an die Lohnbuchhaltung übermittelt. Der Vorteil? Manager haben immer den Überblick über wer wann und wo arbeitet, und das Team kann sich auf transparente Arbeitszeiterfassung verlassen.

Natürlich ist dabei auch das Arbeitszeitgestz besonders in der Gastronomie  nicht zu vergessen. Ein digitales System sorgt dafür, dass Ruhezeiten eingehalten, Überstunden korrekt dokumentiert und alle Daten DSGVO-konform gesichert werden. Damit gehört die Zettelwirtschaft der Vergangenheit an, und Betriebe können sich voll auf das Tagesgeschäft konzentrieren.

So funktiniert die digitale Zeiterfassung in der Gastronomie & Hotellerie

Effiziente Schichtverwaltung in der Hotelrezeption

Der Empfang ist das Herzstück eines Hotels. Gerade hier kommt es oft zu fließenden Schichtwechseln, und Mitarbeitende bleiben länger, wenn sich Check-ins verzögern. Mit einer digitalen Zeiterfassung werden alle Schichten automatisch erfasst, sodass kein Arbeitsaufwand verloren geht und Überstunden korrekt abgerechnet werden.

Flexibilität in der Küche und im Restaurant

Ein voll gebuchtes Abendessen, eine Veranstaltung mit unerwartet vielen Gästen – in Restaurants kommt es häufig zu kurzfristigen Änderungen. Mit einer digitalen Stechuhr können Schichtverlängerungen direkt in der App oder am Terminal erfasst werden, sodass exakte Lohnabrechnungen gewährleistet sind und rechtliche Vorgaben eingehalten werden.

Transparenz und Fairness im Housekeeping

Wenn ein Hotel plötzlich mehr Gäste als erwartet hat, müssen Zimmer schneller gereinigt werden. Die Arbeitszeiten der Housekeeping-Teams können sofort und in Echtzeit erfasst werden, wodurch Lohnabrechnungen fair und nachvollziehbar bleiben und die Personalplanung optimiert werden kann.

Optimierung durch Datenauswertung: Mehr als nur Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassungssysteme und Stechuhren bieten weit mehr als nur die einfache Erfassung von Arbeitszeiten. Durch die Analyse der erfassten Daten lassen sich Muster erkennen, Personalprozesse optimieren und Kosten senken.

Betriebe in der Gastronomie und Hotellerie profitieren besonders von genauer Datenauswertung, da im chaotischen Alltag schnell der Überblick verloren geht. Mit einem digitalen Workforce Management System werden Überblicke und Analysen mühelos erstellt. Betriebe können dadurch:

  • Besser einschätzen, wann mehr Personal benötigt wird, und Engpässe und somit unnötige Überstunden vermeiden.
  • Unregelmäßigkeiten bei Überstunden oder Krankmeldungen identifizieren.
  • Personal effektiver einsetzen und langfristige Planung verbessern.

Diese datenbasierte Optimierung führt nicht nur zu geringeren Personalkosten, sondern auch zu zufriedeneren Mitarbeitenden, da Arbeitszeiten fair und transparent dokumentiert werden.

 

Kurzfassung: Warum digitale Zeiterfassung unverzichtbar ist 

  • Gesetzeskonforme Erfassung nach BAG-Urteil (2022)
  • Automatische Einhaltung von Ruhezeiten und Überstundenregelungen
  • Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Effizienz im Alltag
  • Transparente und faire Arbeitszeiten für zufriedene Mitarbeitende
  • Optimierte Personalplanung durch Datenanalyse

Mit der richtigen Lösung wird die Arbeitszeiterfassung für Hotels und Restaurants sicher, effizient und stressfrei – für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Teams.

Mit Dyflexis decken Sie nicht nur die Zeiterfassung ab, sondern digitalisieren auch Ihre Personalplanung, planen mit genauen Prognosen, und optimieren Ihren Betrieb mit Datenauswertung stets weiter.

 

In 5 Schritten finden Sie Ihre ideale Planungslösung für Ihr Hotel

Posted on by inesrossler

Die Vorteile eines digitalen Workforce Managements sind klar: mehr Effizienz, bessere Planbarkeit und eine zentrale Plattform für alle HR-Bedürfnisse. Aber wie finden Sie die WFM-Lösung, die wirklich zu Ihrem Hotel passt und Ihr Personalmanagement optimal unterstützt? Mit diesen fünf Schritten bringen Sie Klarheit in den Auswahlprozess und finden die Lösung, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllt.

 

Schritt 1: Eine Bestandsaufnahme machen

Starten Sie mit einem Blick auf den aktuellen Stand Ihres Personalmanagements. Welche Aufgaben nehmen den meisten Raum ein und kosten viel Zeit? Wo gibt es Probleme, die Sie dringend angehen wollen? Und welche wichtigen Informationen sind vielleicht nicht leicht zugänglich? Durch eine Bestandsaufnahme erkennen Sie schnell, welche Bereiche Ihre neue Lösung verbessern soll.

Schritt 2: Zukunftsperspektiven berücksichtigen

Denken Sie langfristig: Wohin entwickelt sich Ihr Hotel? Ihr digitales WFM sollte nicht nur aktuelle Bedürfnisse abdecken, sondern auch mit Ihrem Unternehmen wachsen können. Setzen Sie auf eine Lösung, die skalierbar und flexibel ist, damit Sie auch in Zukunft alle Anforderungen problemlos meistern können.

Schritt 3: Klare Anforderungen definieren

Notieren Sie, was Ihre WFM-Lösung unbedingt können muss – und was zusätzliche, aber wünschenswerte Funktionen wären. Eine übersichtliche Liste Ihrer Anforderungen hilft Ihnen, die richtige Lösung zu finden. So können Sie Anbieter gezielt auf die Funktionen hin überprüfen, die für Sie unverzichtbar sind.

Schritt 4: Vorauswahl treffen

Nun ist es an der Zeit, die passenden Anbieter in die engere Wahl zu ziehen. Achten Sie darauf, dass die Lösung cloudbasiert ist, damit Sie von überall darauf zugreifen können – sei es im Büro, von zu Hause oder unterwegs. Ein zusätzlicher Tipp: Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die in der EU gehostet wird, um DSGVO-Konformität sicherzustellen.

Schritt 5: Die besten Anbieter vergleichen

Lassen Sie sich die Systeme Ihrer Favoriten präsentieren. Achten Sie dabei auf Individualisierbarkeit: Kann der Anbieter seine Lösung an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen, oder bietet er nur standardisierte Lösungen? Auch die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend – holen Sie sich unbedingt das Feedback von Teammitgliedern ein, die mit dem System arbeiten werden.

Mit diesen fünf Schritten kommen Sie Ihrer idealen WFM-Lösung ein großes Stück näher – und schaffen die Grundlage für ein effizienteres Personalmanagement in Ihrem Hotel. 

Was ist Workforce Management für Hotels?

Posted on by inesrossler

Immer häufiger hören Sie, dass die Digitalisierung Ihrer Planungsprozesse Ihr Hotel optimieren und weiterentwickeln kann. Wir nennen dieses Thema Workforce Management. Aber was genau ist bedeutet das, und passt es wirklich zu Ihrem Hotel? Wir erklären es Ihnen in fünf Schritten!

 

Was ist Workforce Management?

Workforce Management (WFM) ist mehr als nur Dienstpläne digital zu erstellen oder Arbeitszeiten zu erfassen. Es ist ein zyklischer Prozess, bestehend aus Prognosen, Kapazitätsmanagement, Personalplanung, Tagesmanagement sowie Berichterstattung und Analyse. Durch die Optimierung dieser fünf Schritte können Sie das volle Potenzial Ihres Hotels ausschöpfen: Sie verbessern den Einsatz Ihrer Mitarbeitenden, sparen Zeit und Kosten und steigern die Zufriedenheit Ihres Teams. Das Ergebnis? Ihre Mitarbeitenden arbeiten effizienter, und Ihr Hotel profitiert von gesteigertem Umsatz.

Um alles deutlicher zu machen, haben wir hier unseren Workforce-Management Flow abgebildet. In dem inneren Kreis sehen Sie den WFM Zyklus, im äußeren, wie unsere Software sich dem perfekt anschließt. 

1. Forecasting: Wie viele Gäste kann ich erwarten?

Der WFM-Zyklus beginnt mit einer soliden Prognose. Wenn Sie wissen, wie viele Check-Ins, Reservierungen oder Tagungsgäste erwartet werden, können Sie den Personaleinsatz entsprechend planen. Prognosen werden auf drei Ebenen erstellt:

Langfristig: ein Jahr oder länger

Mittelfristig: eine vierteljährliche Aktualisierung der langfristigen Prognose

Kurzfristig: letzte Anpassungen kurz vor der Erstellung der Personalplanung

Die Prognose erstellen Sie immer auf der Grundlage historischer Daten. Um eine präzise Prognose zu garantieren, müssen die von Ihnen eingegebenen Daten von guter Qualität sein. Die Zahlen müssen korrekt und bereinigt sein. Dafür filtern Sie am besten Planabweichungen von dem Arbeitsalltag (z. B. ungeplante Störungen) heraus. Dann bilden Sie Trends, die oft auch saisonbedingt sind, ab. Diese helfen Ihnen, die zu erwartende Arbeitsbelastung in der Zukunft zu bestimmen. So wissen Sie, wie viel Sie produzieren müssen, wie viele Gäste Sie erwarten können und welchen Umsatz Sie erzielen müssen.

2. Kapazitätsmanagement: Wieviel Personal habe ich nötig?

Die Prognose wird in benötigte Kapazitäten übersetzt: Wie viele Mitarbeitende benötigen Sie, um die anfallende Arbeit zu bewältigen? Dabei berücksichtigen Sie Brutto- und Nettokapazitäten, also die gesamte Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeitenden abzüglich Urlaub, Pausen und Ausfällen. Auf diese Weise erstellen Sie Ihr Personalbudget – in Stunden oder Kosten. Gemeinsam schauen wir uns Ihre Prozesse und Herausforderungenn an, um die passende Lösung zu finden.

Forecast voor Automatisch plannen

3. Personalplanung: Wie plane ich effizient?

Nun geht es darum, die benötigte Kapazität in einen gesunden und effizienten Dienstplan zu überführen. Dies geschieht unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit, Verträge, Kosten und gesetzlichen Vorschriften (z. B. Ruhezeiten) sowie der Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden. So stellen Sie sicher, dass immer die richtige Anzahl an Mitarbeitenden vor Ort ist, um die Gäste bestmöglich zu betreuen.

4. Zeiterfassung: Was weicht von der Prognose ab?

Am Tag selbst zeigen sich oft unerwartete Abweichungen, wie z. B. eine höhere Gästebelegung oder Krankmeldungen im Team. Hier müssen Sie schnell reagieren. Änderungen können einfach und flexibel per App vorgenommen werden, um den Betrieb reibungslos weiterzuführen.

Gute Alltagsmanager stellen sicher, dass sie für alle unerwartete Ereignisse einen Plan haben. Sind Sie dagegen immer unter Druck und damit beschäftigt, an Lösungen in letzter Minute zu arbeiten? Dann war Ihre Prognose nicht genau genug. Sie verbessern diese durch gute Berichterstattung und Analyse.

5. Berichterstattung und Analyse: Wie kann ich meine Prognosen und die Ausführung verbessern?

Am Ende des Zyklus analysieren Sie die Ergebnisse: Wurden die Arbeitsstunden wie geplant geleistet? Wie war die Produktivität im Vergleich zu den Personalkosten? Diese Berichte liefern wertvolle Erkenntnisse, um Ihre Prognosen und Planungen in Zukunft noch besser zu gestalten.

Ist Workforce Management das Richtige für mich?

Ganz klar: Ja. Ob kleines Boutique-Hotel oder großes Resort – jedes Hotel kann von einem gut strukturierten Workforce-Management-Zyklus profitieren. Müssen Sie dafür sofort ein System einsetzen? Das hängt von der Größe Ihres Hotels, der Anzahl der Mitarbeitenden und dem Aufwand für Planung und Zeiterfassung ab. Ab einer gewissen Größe lohnt sich jedoch der Einsatz eines WFM-Systems, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern.

Sind Sie neugierig, welche Workforce-Management Lösung für Ihr Unternehmen passt? Wir beraten Sie gerne!

Vom Chaos zur Übersicht: Next-Level Personalplanung für Ihr Hotel

Posted on by inesrossler

Der Alltag in Hotels ist komplex, dynamisch und oft ein bisschen chaotisch. Dazu kommt, dass die Personalplanung oft noch sehr hinterher hinkt, und den Anforderungen des täglichen Betriebs nicht gerecht wird. Dabei ist effizientes Personalmanagement ein essentieller Faktor um Prozese zu optimieren, Ihre Gäste zu  beigestern und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.

 

Erkennen Sie sich in diesen Fragen wieder?

  • Wie hoch wird das Gästeaufkommen sein?
  • Öffne ich auch die Außengastronomie, die Bar oder den Spa-Bereich?
  • Welche Mitarbeitenden sind überhaupt verfügbar?
  • Erfülle ich alle gesetzlichen Vorgaben?
  • Bleibe ich innerhalb meines Budgets?

Das sind die Fragen, mit denen Hotelmanager und Abteilungsmanager in Sachen Personalplanung am meisten zu kämpfen haben. Selbst wenn all diese Faktoren berücksichtigt werden, bleibt eine gute Planung eine Herausforderung. Oft fehlt die notwendige Transparenz, um schnell auf kurzfristige Änderungen zu reagieren oder Schichtwünsche der Mitarbeitenden einzubeziehen. Wer sich auf Tabellen oder manuelle Listen verlässt, riskiert Fehler, ineffiziente Abläufe und unnötige Kosten. Hier setzt eine moderne, digitale Lösung an, die diesen gesamten Prozess vereinfacht: Workforce Management (WFM).

Was ist Workforce Management?

Workforce Management bedeutet mehr als nur Schichtplanung – es ist ein ganzheitlicher Ansatz für ein effizientes Personalmanagement. Ein guter digitaler Planungsprozess unterstützt Sie in allen Bereichen: von der präzisen Personalbedarfsprognose über die Erstellung optimierter Dienstpläne bis hin zur täglichen Einsatzsteuerung.

Der Vorteil? Sie haben jederzeit einen klaren Überblick über alle relevanten Faktoren und können Ihr Personal bedarfsgerecht, flexibel und kosteneffizient einsetzen. So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern verbessern auch die Planbarkeit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Auch das ist ein wichtiger Aspekt, der Hotels an die Spitze ihrer Servicequalität bringt.

 

35% weniger Zeitaufwand beim Personalmanagement – dank Workforce Management mit Dyflexis

Workforce-Management kann mehr als jede Excle Tabelle

Mit einer digitalen Lösung wird nicht nur die Personalplanungeinfacher und auch effizienter. Durch den Einsatz von Daten wird der genaue Personalbedarf prognostiziert, und kostenspielige Über- und Unterbesetzungen gehören der Vergangenheit an. Die präzise Anforderung von Mitarbeitenden wird dann automatisch in den optimalen Dienstplan überstetzt, und die Schichten fair an Ihr Team verteilt. Dabei werden die Anforderungen von dem Personal mit den Anforderungen des Tages in Einklang gebracht, und somit auch Verfügbarkeiten, persönliche Termine, Qualifikationen und Veträge berücksichtigt. Das System informiert Ihr Team automatisch über Dienstpläne und offene Schichten, was die Kommunikation erheblich erleichtert.

Im laufenden Betrieb bleiben Sie jederzeit flexibel. Da alle relevanten Informationen zentral gebündelt sind, können Sie mit nur wenigen Klicks auf Veränderungen reagieren und den Personaleinsatz schnell anpassen. So behalten Sie stets den Überblick und sorgen für eine reibungsloses und datengesteuertes Personalmanagement.

Mit Workforce Management sparen Sie Zeit, senken Kosten und reduzieren Ihren Verwaltungsaufwand erheblich. Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit Ihres Teams – motivierte Mitarbeitende, eine effizientere Planung und eine nahtlose Organisation verschaffen Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil in herausfordernden Zeiten.

 

Ist Workforce Management das Richtige für mich?

Das können wir schnell und klar beantworten: Ja. Egal wie groß oder klein, jedes Unternehmen trifft bewusst kluge Entscheidungen, wenn es die Schritte des Workforce-Management’s implementiert. Aber muss man dafür gleich ein WFM-System einsetzen? Das hängt von Ihrer Situation ab. Wie viele Mitarbeiter und Abteilungen haben Sie, wie hoch ist Ihre Mitarbeiterzahl, wie viel Zeit verbringen Sie mit der Planung und Zeiterfassung? Bis zu einem gewissen Punkt halten Sie alle Bälle selbst in der Luft, danach lohnt es sich aber, ein Workforce-Management-System einzusetzen.

Sind Sie neugierig, welche Workforce-Management Lösung für Ihr Unternehmen passt? Wir beraten Sie gerne!