Seit 1888 ist Juwelier Schaap en Citroen die erste Adresse für Schmuck, Diamanten und Uhren in den Niederlanden. Mit dem Wachstum auf mehrere Filialen wurde die Personal- und Lohnverwaltung allerdings zu einem zeitraubenden Prozess. „Wir brauchten eine Software, die Planung und Abrechnung vereinfacht und die Stunden korrekt erfasst“, erinnert sich Ellen van den Heuvel, Personalleiterin bei Schaap en Citroen. Heute übernimmt Dyflexis die Dienstplanung – und übergibt die erfassten Stunden automatisch an die Lohnbuchhaltungs-Software. „Das ist sehr einfach und spart uns enorm viel Zeit.“
Dienstpläne direkt aus der Filiale
Alle Filialleitungen erstellen ihre Personalplanung selbst in Dyflexis. Die Mitarbeitenden stempeln sich per Terminal ein und aus und das System erfasst so automatisch die geleisteten Arbeitsstunden. Sobald die Abteilungsleitung sie genehmigt hat, wird die Arbeitszeit mit einem Klick an die Lohnabrechnung weitergeleitet. „Früher war das ein endloses Hin- und Her zwischen Excel und Gehaltslisten“, sagt HR-Managerin Merel Overdijk. „Heute ist alles digital und übersichtlich. Absolut unnötig, wie kompliziert es früher war.
Selbst Sonderregelungen wie Sonntagsarbeit oder Zuschläge für bestimmte Schichten sind in Dyflexis hinterlegt und werden automatisch angewendet. „Das macht die Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung fair und transparent. Und wir müssen nichts mehr manuell nachberechnen“, ergänzt Overdijk.
„Die direkte Schnittstelle zu unserer Lohnbuchhaltungs-Software ist Gold wert. Kein Abtippen von Daten mehr und mehr Zeit für die Personalarbeit.“
Klarheit für Mitarbeitende, weniger Aufwand fürs HR-Team
Die Automatisierung hat nicht nur Vorteile für die HR-Manager, sondern auch für die Mitarbeitenden in den Filialen. Sie sehen ihre Schichten jederzeit in der App, können Urlaub direkt beantragen und haben ihren Stundensaldo im Blick. „Das ist sowohl für die Mitarbeiter als auch für uns im HR eine echte Erleichterung“, sagt Personalchefin Ellen van den Heuvel.
Die Zeitersparnis ist dabei enorm: „Früher haben die Filialleiter ihre Listen gepflegt und wir mussten alles nachtragen. Heute übernimmt die intelligente Software die ganze Abwicklung. Wir gewinnen dadurch wertvolle Stunden, die wir in die Personalarbeit und die Betreuung der Teams stecken können“, erklärt Van den Heuvel.
Schnittstelle schafft Effizienz
Durch die direkte Schnittstelle zum Lohnbuchhaltungs-System entfällt für die Personalabteilung die zeitraubende doppelte Dateneingabe. Neue Mitarbeitende müssen nur noch einmal erfasst werden, und alle Informationen laufen automatisch ins System und sind zentral an einem Ort verfügbar. „Geleistete Stunden gehen per Knopfdruck von Dyflexis an unsere Lohnbuchhaltungs-Software“, beschreibt Merel Overdijk den Prozess. „Das spart uns nicht nur Arbeit, sondern sorgt auch für absolute Verlässlichkeit bei der Lohnabrechnung.“
„Unserer Filialleitungen haben jetzt viel mehr Zeit für unsere Kunden.“
Mehr Zeit für Menschen und Kunden
Das Resultat: Das Team ist zufriedener und die Filialleitungen müssen viel weniger Zeit mit der Verwaltung verbringen. Stattdessen können sich alle auf das Wesentliche konzentrieren: die Beratung und den Service im Geschäft. Ellen den Heuvel: „Je weniger Aufwand die Dienstplanung und Abrechnung fordern, desto mehr Aufmerksamkeit können wir den Kunden schenken. Und das ist es, worum es uns geht.“
