Die Transvaal-Apotheke steht für Klarheit, Offenheit und Vielfalt

Mitten im Transvaal-Viertel in Den Haag finden Sie die Transvaal-Apotheke. Seit mehr als siebzig Jahren versorgt die Apotheke die Patienten aus dem Stadtteil mit Medikamenten. In den letzten Jahren ist die Zahl der Mitarbeiter der Apotheke stark gewachsen. Das liegt daran, dass die Transvaal Apotheke Aufgaben übernommen hat, die zunehmend von anderen Apotheken erledigt werden. Die Apotheke in Den Haag ist zum Beispiel noch eine der wenigen in der Gegend, die ihre Präparate selbst herstellt und auch ihr eigenes medizinisches Cannabisöl produziert. „Wir sind jetzt mit sechs Apothekern und beschäftigen etwa 25 Assistenten“, sagt Saskia Visser. Als Apothekerin ist sie für die Herstellung von Arzneimitteln verantwortlich. Darüber hinaus hat sie viele zusätzliche Aufgaben, wie die Beantwortung von Fachfragen und die Überprüfung von Rezepten. Aber das ist noch nicht alles, denn zusätzlich zu ihrer regulären Arbeit ist Saskia auch für die Personalplanung zuständig. „Es ist ziemlich intensiv“, erzählt sie uns über ihre Aufgaben.

Alles in einem System

Als wir nur acht Assistenten hatten, haben wir die Planung in Excel durchgeführt. Wenn jemand unerwartet gehen musste, zum Beispiel für einen Zahnarztbesuch, wurde dies in einem Terminkalender festgehalten. Leider war dieses System dem Wachstum, das die Transvaal-Apotheke erlebte, nicht gewachsen. Saskia erklärt: „Mit der Zeit wuchs die Zahl der Mitarbeiter, so dass es eigentlich jedes Mal ziemlich viel Arbeit war.“

„Am Anfang haben wir den Dienstplan in Excel erstellt und dann eventuelle Unstimmigkeiten in einer anderen Software bearbeitet. Jetzt brauchen wir nur noch eine Software“

Heute verwenden wir Dyflexis für die Erstellung der Dienstpläne. Auch eventuelle Abweichungen können in Dyflexis leicht nachverfolgt werden. Das ist laut Saskia sehr praktisch: „Zuerst hat man den Dienstplan in Excel erstellt und dann in einer anderen Software eventuelle Abweichungen (tatsächliche Arbeitsstunden) bearbeitet. Jetztbrauchen wir nur noch ein System und können viel effizienter arbeiten.“

Alle am richtigen Platz

Die Arbeit von Apothekern und Apothekenhelferinnen ist äußerst vielfältig und erfordert oft sehr spezifische Kenntnisse und Fähigkeiten. Zum Glück hat die Transvaal Apotheke all dieses Wissen und Erfahrung im Haus. Der eine ist auf die Zubereitung von Medikamenten spezialisiert, der andere ist sehr gut darin, Patienten zu informieren. Aber das macht die Planung für Saskia zu einer echten Herausforderung. Sie muss dafür sorgen, dass jeder zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. In Dyflexis werden zunächst Dienstpläne für Abteilungen erstellt, in denen nur eine begrenzte Anzahl von Personen arbeiten kann. Zum Beispiel die Abteilungen, in denen sterile Zubereitungen durchgeführt werden: Nicht jeder Mitarbeiter ist darin geschult, eine Antibiotika-Infusion vorzubereiten. Deshalb stellen wir zunächst sicher, dass diese Abteilung über ausreichend Personal verfügt. Alle anderen Aufgaben, wie das Bearbeiten, Vorbereiten und Abtippen von Rezepten, werden danach ausgeführt.

Arbeiten mit Standarddienstplänen

Saskia erzählt uns, dass sie es wichtig findet, jedem eine abwechslungsreiche Tätigkeit zu bieten. Dies berücksichtigt sie auch bei der Dienstplanung. Deshalb nutzt sie eine Funktion in Dyflexis, um „Standarddienstpläne“ zu erstellen. Mit ein paar Mausklicks kann sie diese Standarddienstpläne für die kommenden Wochen einstellen. „Wir haben zwei Standarddienstpläne, für die geraden und ungeraden Wochen, um zwischen ihnen zu variieren.“ Im Standarddienstplan werden nachträglich noch Änderungen vorgenommen, wenn z.B. jemand ausfällt.

„Wir haben zwei Standard-Dienstpläne, für gerade und ungerade Wochen, um zwischen ihnen zu variieren.“

Neben der zweiwöchigen Variation haben die Mitarbeiter auch morgens und nachmittags unterschiedliche Aufgaben. Es sei wichtig, unterschiedliche Aufgaben in der Woche zu haben, so Saskia: „Angenommen, jemand arbeitet am Montag, Dienstag und Mittwoch, dann ist es nicht gewollt, dass diese Person jeden Nachmittag hinter dem Tresen steht.“ Um dies so einfach wie möglich zu gestalten, verwendet sie einen Dienstplan mit einem Vormittags- und einem Nachmittagsteil. Auf diese Weise trägt Dyflexis dazu bei, dass die Transvaal-Apotheke ihren Mitarbeitern einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz bieten kann.

Kommunizieren über Dyflexis

Das Angebot einer abwechslungsreichen Tätigkeit ist nicht die einzige Möglichkeit, den Mitarbeitern einen angenehmen Arbeitsplatz zu bieten. Klare Kommunikation hat auch in der Transvaal Apotheke einen hohen Stellenwert. Eine der Funktionen in Dyflexis, die von großem Nutzen ist, ist das Kommunikationszentrum, sagt Saskia. „Sie senden allen eine Nachricht auf einmal oder wählen eine Abteilung aus.“ Auch Newsletter und Sitzungsberichte werden über das Kommunikationszentrum an die Mitarbeiter weitergegeben.

„Abgesehen davon, dass es einfach sehr praktisch ist, hat man einen klaren Überblick und kann den Mitarbeitern zeigen, wie es ist.“

Die Stempeluhr von Dyflexis trägt zur Optimierung der Kommunikation bei. Da sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einen Überblick über die erfassten Arbeitszeiten haben, können Fehler leicht korrigiert und Unklarheiten geklärt werden. Dazu sagt Saskia: „Abgesehen davon, dass das Zeiterfassungssystem einfach sehr praktisch ist, hat man einen klaren Überblick über die Zeiterfassung hat.“

Fazit

Als Apotheker haben Saskia und ihre Kollegen einen sehr arbeitsreichen Job, der mit viel Verantwortung verbunden ist: Jeder muss an der richtigen Stelle sein, um sicherzustellen, dass die Patienten den bestmöglichen Service erhalten. Dennoch bietet die Transvaal Apotheke ihren Mitarbeitern eine herausfordernde Tätigkeit, indem sie für genügend Abwechslung sorgt. Außerdem halten sie die Wege kurz, indem sie für Klarheit und Offenheit sorgen. Neben der Tatsache, dass es an sich schon sehr befriedigend ist, Patienten zu helfen, tragen laut Saskia auch die oben genannten Faktoren zu dem angenehmen Arbeitsumfeld in der Transvaal-Apotheke bei

Saskia Visser Apotheker