Drei Häuser, ein gemeinsames Markenzeichen: die „Dutchness“. Mit dem traditionsreichen Hotel Die Port van Cleve und den Dutch-Design-Hotels Artemis und Hotel Vondelpark prägen die Aeon Plaza Hotels die Amsterdamer Hotellandschaft. Jedes Haus hat seinen eigenen Charme – doch die Verbindung liegt in der niederländischen Kultur und Gastfreundschaft. Geschäftsreisende und internationale Gäste fühlen sich hier ebenso wohl wie die Mitarbeitenden. Und mit Dyflexis gelingt es außerdem, in Zeiten von Fachkräftemangel ein attraktiver Arbeitgeber zu sein und gleichzeitig alle Schichten zuverlässig zu besetzen.
„Unsere Vision und Mission werden von allen Mitarbeitenden tagtäglich gelebt. Wir fördern Kreativität, Innovation und Leidenschaft für den Beruf“, sagt Geertje Duquesnoy, HR-Managerin der Aeon Plaza Hotels. Die Unternehmenskultur basiert auf einer informellen, offenen Struktur mit kurzen Wegen. Ein Beispiel: Jeden Monat essen Führungskräfte mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen, tauschen Ideen aus und bauen Vertrauen auf.
„Ich sage immer: Macht eure Arbeit so, als wäre es euer eigenes Unternehmen. So fördern wir Initiative und Selbstverantwortung“, erklärt Duquesnoy. Die Strategie trägt Früchte: Ein Mitarbeiter hat im Hotel Die Port van Cleve einen grünen Innenhof samt Dachbegrünung angelegt – ein nachhaltiges Highlight für Gäste und das Team. Andere überraschen internationale Besucher mit klassischen holländischen Pfannkuchen. „Wenn wir Zeit und Mittel für kreative Ideen bereitstellen, fühlen sich die Menschen wertgeschätzt und motiviert. Und das spüren auch die Gäste.“
„Mit Dyflexis können wir bei der Dienstplanung die Wünsche unserer Mitarbeitenden berücksichtigen und freie Schichten problemlos besetzen.“
Flexible Dienstplanung für 100 Mitarbeitende
Mehr als 100 Mitarbeitende arbeiten an den drei Standorten – inklusive Abteilungen wie Restaurant, Bar, Tagungsräume und Fitnessstudio. Jede Einheit hat unterschiedliche Anforderungen und muss mit den passenden Fachkräften besetzt werden. „Eine gute Personalplanung erfordert mehr als nur genügend Mitarbeitende. Es braucht auch ein System, das Wünsche berücksichtigt und Freiräume für flexible Kräfte lässt“, so Geertje Duquesnoy.
Früher wurden Dienstpläne mit Excel erstellt, inklusive Stunden- und Zuschlagsberechnung. „Das war mühsam und fehleranfällig.“ Seit 2014 läuft alles mit Dyflexis. Abteilungsleitungen planen direkt im System, Mitarbeitende sehen ihre Schichten in der App, beantragen Urlaub und stempeln digital ihre Arbeitszeit. Duquesnoy: „So vermeiden wir Diskussionen über Stunden und Zuschläge – die Transparenz ist für beide Seiten ein großer Gewinn.“
Die App sorgt zudem dafür, dass Verfügbarkeiten und Präferenzen einbezogen werden. „Wir arbeiten viel mit der Nichtverfügbarkeitsfunktion“, erläutert die HR-Managerin. „Wer sicher freihaben will, beantragt Urlaub in der App. Dort haben alle Mitarbeitenden ihre Stunden und Salden außerdem immer im Blick.“
„Mit wenigen Mausklicks messen wir die Produktivität in jeder Abteilung und passen die Budgets vorausschauend an. Tagesaktuell.“
Dyflexis berechnet Zuschläge automatisch
Neben smarter Planung setzt Aeon Plaza Hotels auf attraktive Arbeitsbedingungen. Wer kurzfristig einspringt oder Zusatzschichten übernimmt, erhält eine Flexibilitätsprämie. Auch Nacht-, Feiertags- und Wochenendzuschläge sind bei Aeon Plaza normal und werden dank Dyflexis automatisch berechnet. „Das erspart uns jede Menge manueller Arbeit“, so die HR-Managerin. „Und die Mitarbeitenden sehen sofort, dass ihr Einsatz geschätzt wird.“
Dyflexis schafft auch Klarheit über die aufgelaufenen Zeitguthaben. Duquesnoy: „Wir probieren, Restsalden so gering wie möglich zu halten, und können über die App Mitarbeitende dazu aufrufen, ihre Freizeitausgleich-Stunden zu nehmen, bevor sie verfallen.“ Auch das trägt zu einer gesunden Work-Life-Balance bei den Aeon Plaza Hotels bei.
Daten als Basis für kluge Entscheidungen
Geertje Duquesnoy ist mit Dyflexis sehr zufrieden. „Ursprünglich haben wir die Software nur für die Erstellung von Dienstplänen und die Erfassung und Genehmigung von Arbeitsstunden genutzt und sind damit weit unter den gebotenen Möglichkeiten geblieben“, erzählt die HR-Managerin. Mittlerweile leiste Dyflexis mit seinem Datenschatz einen nicht zu unterschätzenden Beitrag zur Unternehmensführung. „Wir sehen uns zum Beispiel die Daten der geleisteten Arbeitsstunden und der entstandenen Kosten pro Abteilung an. So messen wir die Produktivität und passen die Budgets vorausschauend an.“
„Workforce Management ist mehr als nur Dienstplanung und Zeiterfassung. Dyflexis ist längst ein wesentlicher Teil unserer Unternehmensführung.“
Dyflexis erleichtert Wachstum
Auch in Zukunft bleibt die Digitalisierung ein zentraler Hebel. „Es klingt paradox, aber gerade durch Automatisierung schaffen wir mehr Zeit für persönliche Aufmerksamkeit – für Gäste und für unser Team“, erklärt Geertje Duquesnoy. „Und wir können besser skalieren.“
Die Wachstumsziele der Hotelgruppe sind klar: Zwei weitere Häuser sollen hinzukommen. Dank Dyflexis können neue Standorte oder Abteilungen ganz einfach ins System übernommen werden, was die Expansion deutlich erleichtert. „Für uns ist Dyflexis daher längst ein Teil unseres Managements“, betont Geertje Duquesnoy. „So können wir auch in Zukunft unseren Gästen und Mitarbeitenden immer ein besonderes Erlebnis bieten.“
