Vakantieplanning maken? In 5 stappen naar de perfecte planning.

De gesprekken op de werkvloer gaan weer meer dan eens over wél of géén korte broek, de stand van de ventilator en de buitentemperatuur. Het is duidelijk dat de zomerperiode voor de deur staat. De kans is groot dat een aanzienlijk deel van uw team binnenkort hun tent opzet op de Franse camping, of vertrekt naar de Spaanse costa. Het kan hierdoor een hoop gepuzzel worden om in de vakantietijd voldoende bezetting te hebben. Met deze vijf tips maakt u toch een zorgeloze vakantieplanning.

1. Stel een deadline
Laat medewerkers tijdig weten wanneer de vakantieaanvragen binnen moeten zijn. Dit voorkomt last-minute aanpassingen. Houd er wel rekening mee dat u als werkgever twee weken hebt om bezwaar te maken tegen de vakantieaanvraag. Als dit niet gebeurt, dan gaat u automatisch akkoord met de aanvraag. Als u gebruik maakt van Dyflexis, dan kunt u precies zien wanneer de aanvraag is gedaan zodat u grip houdt op de planning.

2.Inventariseer de werkzaamheden
Om een goede planning te maken kan het nuttig zijn om het minimaal aantal benodigd fte te bepalen. Bepaal hoeveel werknemers er per dag minimaal aanwezig moeten zijn per afdeling, en of de werkdruk toe- of afneemt in de zomerperiode. Het kan daarbij handig zijn om de planning van vorig jaar erbij te pakken. In Dyflexis ziet u precies hoeveel uren er vorig jaar in dezelfde periode zijn ingepland zodat u hier rekening mee kunt houden in de nieuwe planning.

3. Overleg met uw medewerkers
In de zomerperiode komt het natuurlijk vaak voor dat meerdere werknemers tegelijkertijd op vakantie willen. Deel deze conflicten in de planning en laat het team samen nadenken over mogelijke oplossingen. Dit scheelt niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat iedereen achter de oplossing staat.

4. Bedenk een plan B
Het zomerrooster is vaak minder flexibel dan het gebruikelijke rooster en daarom gevoeliger voor plotselinge veranderingen. Bedenk daarom van tevoren hoe onderbezetting wordt opgevangen. Parttimers zouden in de zomermaanden bijvoorbeeld meer kunnen werken, of wellicht zijn er stagiairs die bij kunnen springen. Natuurlijk kan er ook gebruik worden gemaakt van uitzendkrachten en vakantiehulpen. Mocht u last-minute toch met te weinig op de werkvloer staan, dan kunt u in Dyflexis altijd een extra dienst openzetten waar medewerkers via de app op kunnen reageren.

5. Behoud het overzicht
Als het perfecte zomerrooster af is, is het natuurlijk belangrijk om het overzicht te bewaren. Met Dyflexis heeft u in één oogopslag helder voor ogen wie er wanneer op vakantie is. Daarnaast kunnen werknemers dit ook van elkaar bekijken.

Bent u benieuwd hoe Dyflexis u kan ondersteunen in het maken van de perfecte zomerplanning? Neem gerust contact met ons op.