Hoe houd ik wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen goed bij?

De herfstvakantie staat voor de deur. Sommige werkgevers vragen hun werknemers verlof op te nemen terwijl andere hopen dat zij de vakantie nog even zullen uitstellen. Elke werknemer in Nederland heeft recht op wettelijke vakantiedagen, maar je kunt hen vaak niet dwingen ze direct op te nemen. In sommige gevallen kan in een cao of arbeidsovereenkomst zijn opgenomen dat een medewerker ook recht heeft op bovenwettelijke vakantiedagen. Maar wat is nou het verschil tussen deze verlofsoorten? En hoe het zit met de vervaltermijnen en uitbetaling? We leggen het uit in deze blog!

Wat is het verschil tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof?

Wettelijk verlof is het minimum aantal vakantiedagen waar elke werknemer volgens de wet recht op heeft. De wet bepaalt dat dit 4 keer het aantal uren is dat een werknemer per week werkt. Een werknemer die in een jaar 40 uur per week werkt, heeft dus recht op 160 (4 x 40) vakantie uren. Oftewel, 20 vakantiedagen.

Alle extra vakantiedagen die bovenop deze 20 vakantiedagen komen, behoren tot het bovenwettelijk verlof. Wanneer iemand met een fulltime contract 25 vakantiedagen mag opnemen in een jaar, vallen 20 vakantiedagen onder het wettelijk verlof en 5 onder bovenwettelijk.

De verschillen tussen wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen hebben we middels een aantal vragen onderbouwd:

  • Wie heeft er recht op?
    • Wettelijke vakantiedagen heeft elke werknemer recht op.
    • Bovenwettelijke vakantiedagen zijn alleen van toepassing als dit in de arbeidsovereenkomst of de cao staat.
  • Duur geldigheid
    • Wettelijke vakantiedagen zijn tot 6 maanden geldig na het opbouwjaar. (in 2020 opgebouwd betekent een vervaldatum op 1 juli 2021) Werknemer mag niet verplicht worden wettelijke vakantiedagen op te nemen, tenzij hier afspraken over zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of cao.
    • Bovenwettelijke vakantiedagen zijn tot 5 jaar geldig na het opbouwjaar. De werknemer mag niet verplicht worden bovenwettelijke vakantiedagen op te nemen. Wel mag de werkgever, mits dit vooraf schriftelijk is afgesproken, de werknemer bovenwettelijke vakantiedagen laten inleveren in ruil voor ziektedagen of bijzonder verlof.
  • Mag de werkgever de vakantiedagen uitbetalen?
    • Wettelijke vakantiedagen mogen gedurende het dienstverband niet afgekocht worden. Alleen bij het einde van het dienstverband kunnen deze bij de eindafrekening uitbetaald worden.
    • Bovenwettelijke vakantiedagen mogen op verzoek van werknemer altijd uitbetaald worden. Werkgever mag niet zelf besluiten bovenwettelijke vakantiedagen uit te betalen. Uitbetaling kan alleen nadat werknemer akkoord gaat.

 

Wettelijk en bovenwettelijk verlof bijhouden

Het bijhouden van de wettelijke en bovenwettelijke verlofuren kan een moeilijke en tijdrovende klus zijn. Zeker wanneer u daarbij rekening moet houden met uiteenlopende vervaltermijnen en reeds uitbetaalde bovenwettelijke vakantiedagen.

Een financiële misser overkomt u al snel wanneer u deze gegevens continu met de hand moet bijwerken. Door de verlofregistratie te automatiseren met software kunt u dit proces volledig optimaliseren. Dit bespaart u niet alleen veel tijd, het zorgt er tevens voor dat u medewerkers nooit meer uitbetaalt dan ze recht op hebben. Doordat opgebouwde verlofuren nauwkeurig zijn geregistreerd, is de werknemer er bovendien van verzekerd dat de geregistreerde uren correct zijn, waardoor u ook geen discussies meer hoeft aan te gaan over saldi.

 

Geef personeel inzage in het verlofsaldo

Als u hardwerkende medewerkers wilt, is het belangrijk dat u ze ook voorziet van genoeg vrije dagen. De mens heeft immers voldoende lichamelijke en psychische rust nodig om zichzelf te vitaliseren. Medewerkers mogen desondanks niet verplicht worden verlof op te nemen, tenzij dit bijvoorbeeld is opgenomen in een cao. Door medewerkers inzage te geven in hun verlofsaldo, kunt u personeel wel stimuleren vakantiedagen op te nemen. Een personeelsplanning app, ook wel een rooster app of verlof app, is een handig hulpmiddel waarmee medewerkers kunnen zien hoeveel verlofuren ze hebben, waar ze ook zijn. Door medewerkers te motiveren hun wettelijke en bovenwettelijke verlofuren ruim van tevoren voor de vervaldatum op te nemen, zullen ze ook niet tot het laatste moment wachten en vervolgens allemaal tegelijk een verzoek voor verlof indienen. Voor personeelsplanners scheelt dit een plotseling tekort aan werkkrachten om in te plannen, waardoor een goed werkrooster gewaarborgd blijft.

 

Whitepaper: Welke wet- en regelgeving moet HR kennen?

In deze blog leest u één van de zeven wetten en regels die wij toelichten in onze whitepaper: ‘Welke wet- en regelgeving moet HR kennen? Een check op uw personeelsplanning en urenregistratie’. Andere belangrijke onderwerpen die in deze whitepaper aan bod komen zijn de AVG en de Arbeidstijdenwet. Wist u bijvoorbeeld dat er specifieke criteria hangen aan de verwerking van vingerscans? In de whitepaper geven we tevens tips waarmee u in het kader van elke wet- en regelgeving de personeelsplanning en urenregistratie optimaal kunt uitvoeren.

Download direct de gratis whitepaper!