Hoe automatisering helpt bij het efficiënt beheren van personeel

Het inzetten van de juiste hoeveelheid personeel is voor veel bedrijven altijd al een uitdaging geweest. Onderbezetting zorgt er immers voor dat het werk niet af komt, of dat het veel te lang duurt. Overbezetting daarentegen brengt onnodig hoge kosten met zich mee, met het risico dat werknemers elkaar nog gaan afleiden ook. Kortom, de juiste hoeveelheid personeel op de juiste plek, dat is het streven. En daar kan automatisering je bij helpen. We vertellen je hoe, zodat je het ook in kunt zetten in jouw bedrijf.

 

De juiste bezettingsgraad automatisch berekenen

We vertelden je eerder al over het belang van de juiste bezettingsgraad, omdat zowel onderbezetting als overbezetting onwenselijk zijn en kunnen leiden tot slechtere resultaten voor het bedrijf. De perfecte bezettingsgraad berekenen is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan, omdat er zoveel factoren meespelen. En daar komt automatisering om de hoek kijken, want op basis van historische gegevens kunnen tools je helpen bij het bepalen van de perfecte bezettingsgraad. Automatisch en snel, ja, het kan écht!

 

Personeel beheren met Workforce Management

Personeelsbezetting goed inrichten begint al bij goede urenregistratie. Deze wordt vervolgens gekoppeld aan andere bedrijfsgegevens, waaronder ook de omzet versus de kosten, en personeelskosten versus winst, et cetera. Op basis daarvan kan de ideale bezettingsgraad berekend worden. Je hebt hier wel de juiste software voor nodig, ook wel slimme software of Business Intelligence tools genoemd. Een goed voorbeeld is de Workforce Management software, een echte aanrader voor efficiënt personeelsbeheer.

Met Workforce Management heb je altijd de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats!

 

Hoe werkt dat automatiseren dan precies?

Het klinkt natuurlijk interessant allemaal, maar we kunnen ons voorstellen dat je wel benieuwd bent hoe dat dan eigenlijk precies werkt. Allereerst wordt het systeem ingesteld voor je bedrijf, zodat voortaan tal van belangrijke gegevens automatisch bijgehouden worden. Dat scheelt je veel handmatig werk, en verkleint de kans op fouten. Vervolgens worden de historische gegevens dusdanig aan elkaar gekoppeld dat voorspellingen gedaan kunnen worden. Op basis daarvan maak je strategische beslissingen in de bedrijfsvoering, zowel op het gebied van efficiënt personeel beheren als andere strategische keuzes.

 

Forecasting zorgt voor efficiënte keuzes

Die automatisering waardoor je belangrijke beslissingen kunt maken, noemen we ook wel forecasting. Dit wil zeggen dat je op basis van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens uit het verleden een voorspelling doet. Zo heb je tijdens de vakanties wellicht extra veel personeel nodig (automatisering geeft je concrete aanbeveling) en zijn er daarnaast ook bepaalde periodes dat werknemers vaak ziek zijn of vakantie willen nemen. Middels forecasting zie je tijdig de trends en kun je daar slim op inspelen.

 

Start met efficiënt beheren van personeel!

Het is goed om zelf eens te ervaren wat automatisering voor je bedrijf kan doen. Het bespaart je veel tijd, misschien ook stress en zorgt ervoor dat je eenvoudiger de juiste persoon op de goede plek zit. Je voorkomt over- en onderbezetting. Wij adviseren je om een demo aan te vragen. Je krijgt een digitale rondleiding in de software, zodat je daarna zelf kan beoordelen of automatisering voor het efficiënt beheren van personeel bij je past.

Wat is BI-tooling?

BI-tooling staat voor Business Intelligence tooling. Zoals de naam wellicht al doet vermoeden is dit een manier om bedrijven naar een hoger niveau te tillen. En dat is inderdaad zo! BI-tooling staat namelijk voor een werkwijze waarbij software gebruikt wordt om gegevens te verzamelen, te verwerken en te analyseren, om op basis daarvan strategische bedrijfsbeslissing te maken. We vertellen er meer over en geven voorbeelden, zodat je het ook zelf in kunt gaan zetten binnen de organisatie.

 

BI-tooling, wat is dat?

BI-tooling, oftewel Business Intelligence tooling, is het gebruik van softwaretools om gegevens te verzamelen, te verwerken en te analyseren. Hiermee kunnen grote hoeveelheden ruwe en ongestructureerde gegevens dusdanig verwerkt worden dat ze omgezet worden in waardevolle informatie. En op basis van die informatie kunnen dus de strategische bedrijfsbeslissingen genomen worden.

 

Datagedreven beslissingen maken met BI-tooling

BI-tooling inzetten in het bedrijf is eigenlijk altijd wel een goed idee. Dat komt omdat beslissingen hiermee te onderbouwen zijn: je gebruikt immers historische data voor het maken van bepaalde keuzes. Zo kun je bijvoorbeeld bepaalde prognoses doen over de drukte, voorraad, personeelsbeheer, omzet in bepaalde periodes. En deze informatie aan elkaar koppelen om de bedrijfsvoering optimaal af te stemmen.

 

Hoe zet je BI-tooling in?

Wellicht wil je zelf aan de slag met BI-tooling, maar heb je geen idee waar je moet beginnen. Begrijpelijk. Goed om te weten is dat er oneindig voor BI-tools op de markt zijn, die ieder hun eigen kracht hebben. Zo heb je misschien wel eens van het bekende Microsoft Power BI gehoord, waarmee je automatische rapportages over de bedrijfsvoering kunt genereren. Hierbij ligt de focus op het eenvoudig delen van informatie met de rest van het team. Ook Qlik is een bekende BI-tool, waarmee je zelf kiest welke data je aan het dashboard wil toevoegen. En zo zijn er nog veel meer BI tools!

 

Wat zijn de beste BI-tools?

De beste BI-tool hangt maar net af van je bedrijf, je doelstellingen en de problemen (of uitdagingen) waar je tegenaan loopt bij de bedrijfsvoering. Goed om te weten is dat er zowel betaalde als gratis BI-tools op de markt zijn. Houd er rekening mee dat weinig in het leven voor niets is. Het gaat om belangrijke en vertrouwelijke data, dus kies altijd voor een platform dat vertrouwelijk en veilig omgaat met je bedrijfsgegevens.

 

Voorbeeld BI-tooling inzetten

Bij Dyflexis merken we dat sommige bedrijven specifiek tegen het probleem van goede personeelsplanning aanlopen. We hebben daarom een BI-tool ontwikkelt die hierin ondersteunt. Het scheelt je niet alleen veel stress en tijd, maar zorgt er ook voor dat je omzet groeit, omdat je dus de juiste keuzes maakt op dit gebied. We schetsen een BI-tooling voorbeeld.

Uitdaging: een horecagelegenheid moet zorgen dat de juiste voorraad en de goede hoeveelheid personeel aanwezig is op bepaalde momenten.

BI-tooling: middels onze Workforce Management BI-tool worden historische gegevens en voorspellingen gebruikt om grip te krijgen op de perfecte personeelsplanning en urenregistratie.

Factoren die meegenomen worden: in de analyse wordt bijvoorbeeld rekening gehouden met periodes dat veel werknemers ziek zijn. Er kunnen zelfs voorspellingen over de voorraad worden gedaan (forecasting) en ook het weerbericht wordt meegenomen en gekoppeld aan eerdere momenten (cross-berekeningen) om de gewenste bezettingsgraad te voorspellen.

Resultaat: Onder- en overbezetting voorkomen, dus perfecte personeelsplanning en voorraad. Zo zijn en blijven klanten tevreden, en gaat de omzet omhoog, door met behulp van BI-tooling de bedrijfsbeslissingen te optimaliseren.

Spreekt BI-tooling je aan en wil je kennismaken met het Workforce Management Systeem van Dyflexis voor het optimaliseren van de personeelsplanning? Neem contact met ons op of vraag een gratis demo aan!

Nooit meer handmatig toeslagen verwerken

Het verwerken van toeslagen kost over het algemeen veel tijd, het is foutgevoelig en kan bij medewerkers vragen oproepen. Daarom is het slim om toeslagen automatisch te verwerken.

 

Wat zijn toeslagen?

Toeslagen zijn extra betalingen die medewerkers ontvangen boven op hun standaardsalaris voor het werken onder specifieke omstandigheden of in bepaalde situaties. De exacte regels en bedragen verschillen per land, cao’s, de arbeidsovereenkomst en het bedrijfsbeleid. Hier zijn enkele veelvoorkomende toeslagen op gewerkte uren:

Overurentoeslag

Extra vergoeding voor elk uur dat boven een bepaald aantal uren per week wordt gewerkt. Bijvoorbeeld, als de standaardwerkweek 40 uur is en iemand 45 uur werkt, worden de extra uren als overuren beschouwd en tegen een hoger tarief uitbetaald.

Avond- en nachttoeslag

Medewerkers in bijvoorbeeld de zorg, horeca of magazijnen hebben vaak onregelmatige diensten. Als medewerkers ‘s avonds of ’s nachts werken, kunnen ze recht hebben op een toeslag boven op hun normale loon. Deze toeslagen ontvangen ze dan vanwege de minder gunstige werktijden.

Weekendtoeslag

Werkt je personeel in het weekend? Wellicht hebben ze recht op een toeslag vanwege het werken op een moment dat de meeste anderen vrij zijn.

Feestdagtoeslag

Als medewerkers op feestdagen werken, zoals met Kerstmis of op Nieuwjaarsdag, kunnen ze een toeslag ontvangen. Deze dagen zijn namelijk speciale werkdagen.

Gevaarlijke werkomgevingstoeslag

In sommige sectoren, zoals in de bouw of chemische industrie, ontvangen medewerkers een extra toeslag als ze werken in een risicovolle omgeving of met gevaarlijke stoffen.

Onregelmatigheidstoeslag

Personeelsleden die werken in ploegendiensten of met onregelmatige werktijden kunnen recht hebben op een toeslag.

Overwerktoeslag

Als medewerkers extra uren maken naast hun reguliere werktijden, kunnen ze in aanmerking komen voor een speciale overwerktoeslag.

 

Wie spelen een rol bij het verwerken van toeslagen?

Als het gaat om het bijhouden van overuren en het verwerken van toeslagen, verschilt het per organisatie wie hier verantwoordelijk voor is.

Medewerkers

Het is de verantwoordelijkheid van je personeel zelf om ervoor te zorgen dat zij hun gewerkte uren nauwkeurig bijhouden en eventuele overuren of extra uren rapporteren aan hun werkgever. Dit gaat heel eenvoudig met bijvoorbeeld de urenregistratie via Dyflexis. Ons kloksysteem houdt de overuren automatisch bij.

De werkgever

De werkgever is verantwoordelijk voor het bijhouden van de uren van hun medewerkers, het berekenen van eventuele toeslagen op basis van de geldende regels en overeenkomsten (zoals cao’s of arbeidsovereenkomsten), en het juist verwerken van deze toeslagen in de salarisadministratie.

Salarisadministratie

In de meeste organisaties verwerkt de salarisadministratieafdeling of een externe salarisadministrateur alle salarissen en toeslagen. Zij zijn verantwoordelijk voor het juist vertalen van bepaalde gewerkte uren naar de toeslagen die van toepassing zijn. De salarisadministratie berekent de toeslagen en regelt de uitbetaling van het juiste bedrag aan personeelsleden.

Het is belangrijk dat werkgevers en medewerkers beide weten wie wanneer recht heeft op bepaalde toeslagen. Dit leggen zij vast in de arbeidsovereenkomst. Twijfel je of heb je vragen over bepaalde toeslagen? Neem dan contact op met je HR-afdeling of met een juridisch adviseur om de specifieke situatie te verduidelijken en te voldoen aan de wettelijke vereisten.

 

Vanaf nu gaan we het helemaal anders doen!

Er verschillende manieren om toeslagen op gewerkte uren te automatiseren. Dit is afhankelijk van de complexiteit van de berekeningen en de beschikbare technologie.

Regel gebaseerde automatisering

Als de regels voor het berekenen van toeslagen op gewerkte uren relatief eenvoudig zijn, kun je een regel gebaseerde automatiseringsmethode gebruiken. Hierbij schrijf je regels in de vorm van “als-dan” verklaringen om te bepalen wanneer en hoe toeslagen worden toegepast. Deze regels kunnen worden geïmplementeerd in programmeercode of in een spreadsheet.

Tijdregistratiesysteem

Gebruik een tijdregistratiesysteem waar medewerkers hun gewerkte uren kunnen bijhouden. Moderne tijdregistratiesystemen kunnen vaak automatisch toeslagen berekenen op basis van vooraf ingestelde regels en tarieven. Zo’n systeem kan ook rekening houden met variabelen zoals werktijden, overuren, weekendwerk, feestdagen, etc.

Payroll-software

Als je een geavanceerdere automatisering nodig hebt, kun je payroll-software overwegen. Payroll-software is speciaal ontworpen om salarisberekeningen te automatiseren, inclusief toeslagen op gewerkte uren. Het biedt vaak de mogelijkheid om complexe regels in te stellen en geautomatiseerde berekeningen uit te voeren.

API-integratie

Als je bestaande systemen hebt voor tijdregistratie en salarisadministratie, maar ze bieden geen geautomatiseerde toeslagenberekening, kun je proberen om hun functionaliteit uit te breiden door API-integraties te gebruiken. Via API’s kunnen verschillende systemen gegevens uitwisselen, waardoor je de berekening van toeslagen op gewerkte uren kunt automatiseren.

Machine learning

In geval van complexe toeslagberekeningen waarbij verschillende factoren in aanmerking moeten worden genomen, kan machine learning worden toegepast. Door historische gegevens te gebruiken, kan een machine learning-model leren en toeslagen voorspellen op basis van verschillende parameters, zoals werktijden, werkdagen, functie, etc.

 

Automatisch toeslagen verwerken, waar moet ik op letten?

Het is belangrijk om op te merken dat automatisering van toeslagen op gewerkte uren vereist dat de regels voor het toepassen van toeslagen nauwkeurig worden vastgesteld. Ook moet je zorgvuldig controleren of de geautomatiseerde berekeningen correct ingesteld zijn. Werk daarom samen met een organisatie die ervaring heeft met het instellen van toeslagen. Zeker als je met een complexe cao te maken hebt.

Wil je meer leren over hoe gebruiksvriendelijke WFM-software jouw klant verder kan helpen en jij toeslagen nooit meer handmatig hoeft te berekenen? Meld je dan aan voor een kennismakingsgesprek met onze partnermanager. Klik hier om je aan te melden.

5 veel voorkomende personeelsplanningsfouten

Personeelsplanning is natuurlijk een belangrijke taak binnen organisaties waar meerdere mensen werken. Te weinig capaciteit zorgt er immers voor dat er niet (of lastiger) aan de vraag voldaan kan worden, maar overcapaciteit zorgt daarentegen voor onnodige kosten. In dit artikel zetten we 5 veel voorkomende personeelsplanning fouten op een rijtje. We vertellen je tevens hoe je ze vermijdt. Succes!

 

1. De verkeerde persoon op de verkeerde plek 

Een bekende personeelsplanning fout is de verkeerde persoon op de verkeerde plek zetten. Denken dat iemand capabel is, terwijl diegene elders beter tot zijn of haar recht komt. Je kunt deze personeelsplanningsfout vermijden door hier al aandacht aan te besteden tijdens het selectieproces. Krijg ten eerste helder wat je zoekt in een werknemer. En zorg er ten tweede voor dat je tijdens het selectieproces achterhaalt of de persoon in kwestie de vastgestelde vaardigheden en capaciteiten bezit. 

 

2. Onvoldoende anticiperen op seizoensgebonden trends 

Sommige periodes in het jaar zijn extra druk, andere periodes juist extra rustig. Dat geldt eigenlijk in alle sectoren, maar voornamelijk in de horeca en in bedrijven die B2C verkoop doen. Pieken tijdens de feestdagen, volle terrassen in de zomer, noem maar op. Je kunt voldoende anticiperen door gebruik te maken van forecasting software. Die voorspelt op basis van eerdere gegevens, maar ook weersvoorspellingen op basis van afgelopen jaren, hoeveel personeel je op welk moment nodig hebt. 

 

3. Geen rekening houden met persoonlijke voorkeuren 

Hoewel de planners misschien de baas zijn over de planning, is het toch zeker aanbevolen om rekening te houden met persoonlijke voorkeuren. Laat je werknemers die dan ook zeker aangeven via een roostersysteem. Want werknemers die moeten werken terwijl ze eigenlijk op dat moment niet willen? Dat zorgt zonder twijfel voor een lager moraal! Zo werken ze misschien minder hard, zijn ze gestrest en/of chagrijnig, wat invloed heeft op het resultaat. Deze personeelsplanningsfout vermijden is makkelijk door simpelweg mee te denken. 

 

4. Te strak plannen zonder back-up 

Je personeel regelmatig laten overwerken omdat je te strak gepland hebt is geen goed idee. Ook dit is slecht voor de moraal en kan op den duur zelfs leiden tot een burn-out, wat je als werkgever uiteraard wil voorkomen. Tevens dien je rekening te houden met uitval voor korte en lange termijn. Wat doe je als iemand last minute ziek is, hoe vang je een zwangerschap of langdurig verzuim op? Denk altijd na over een back-up plan en bouw wat extra ruimte in voor het geval iets langer duurt dan verwacht. 

 

5. Alles handmatig doen, dus zonder software 

Het gebruik van software kan je helpen om een goede personeelsplanning te maken. Dit handmatig doen brengt veel meer risico’s met zich mee. Het wordt een grote wirwar, en het kost je ook nog eens veel meer tijd dan wanneer je software gebruikt. Workforce Management software is een goede keuze. Bij Dyflexis vraag je een gratis demo aan. We vertellen er hieronder meer over. 

Goede personeelsplanning maken? Workforce Management System! 

Bij Dyflexis hebben we het Workforce Management System opgezet. Deze software voor personeelsplanning helpt je bij het maken van de juiste keuzes voor inroosteren. Op basis van historische gegevens wordt een aanbeveling gedaan. Dit vertaal je naar capaciteit, en vervolgens naar een efficiënt rooster. Ook kijk je naar back-up voor als iemand ziek is, en wordt er rekening gehouden met tal van factoren die invloed kunnen hebben op een goede personeelsplanning. Met Workforce Management kun je de meest gemaakte personeelsplanningsfouten vermijden! 

Aan de slag met Workforce Management? Vraag een gratis demo aan voor het Workforce Management Systeem van Dyflexis.

Wat is ERP: Enterprise Resource Planning?

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is een softwaresysteem dat je in de basis helpt bij het runnen én het verbeteren van je bedrijf door automatisering toe te passen en inzichten te verschaffen op het gebied van financiën, bezettingsgraad en meer. In dit artikel gaan we dieper in op de betekenis van ERP, vertellen we over de voor- en nadelen en de werking van het systeem. Hoe pas je ERP toe binnen de organisatie?

 

Wat is Enterprise Resource Planning?

Wat is ERP? Enterprise Resource Planning (ERP) is een systeem waarbij inzichten in de administratie, logistiek, financiën, marketing en personeelsplanning worden geautomatiseerd. Het doel is om de productiviteit van de organisatie te verbeteren, kosten te beheren (verlagen) en de klantgerichtheid te vergroten.

Om deze doelstellingen te bereiken, gebruik je ERP-software. Hiermee worden de datastromen gecoördineerd. Een goed ERP-systeem zorgt ervoor dat alle belangrijke informatie wordt verzameld, zodat je op basis daarvan goede beslissingen kunt nemen die je bedrijf in de toekomst laten groeien. Zo krijg je bijvoorbeeld meer zicht op de verwachte bezettingsgraad in bepaalde periodes, de benodigde voorraad en de verwachte investeringen.

 

Hoe werkt een ERP-systeem?

Het ERP-systeem verwerkt na het juist inrichten van de software alle informatie over de bedrijfsprocessen van de verschillende afdelingen. Zo worden gegevens over de productie, inkoop en verkoop, administratie en logistiek aan elkaar gekoppeld.

Hoe dat precies op de achtergrond werkt, is best ingewikkeld. De slimme software wordt op de juiste manier ingericht en wordt door een gespecialiseerd bedrijf gekoppeld aan je huidige systemen, zodat alles optimaal met elkaar samenwerkt.

 

De voordelen van ERP

  • Centraliseren van informatie: Alle informatie komt op één plek terecht, met als grootste voordeel dat je gemakkelijk conclusies kunt trekken voor het optimaliseren van je bedrijfsvoering. Je hebt realtime inzicht in gegevens.
  • Minder handmatig werk: Door te automatiseren hoef je zelf niet aan te slag met het leggen van logische verbanden. Dit bespaart je veel tijd. Je kunt sneller beslissingen op verschillende niveaus nemen, aangezien de benodigde informatie meteen beschikbaar is.
  • Efficiënte bedrijfsvoering, met minder kans op foute conclusies: Een ERP-systeem haalt informatie op uit verschillende systemen, waardoor menselijke fouten zijn uitgesloten. Hierdoor is het eenvoudiger om je bedrijf naar een hoger niveau te tillen.

 

De nadelen van ERP

  • Implementatie kost tijd en geld: Het ERP-systeem moet eenmalig compleet worden ingericht. Je investeert er dus zowel tijd als geld in.
  • Gebruikers moeten wellicht wennen: Veranderingen binnen organisaties kunnen altijd leiden tot weerstand. De nieuwe werkwijze is wellicht even wennen, maar het levert je op termijn zeker voordelen op!

 

Het Enterprise Resource Planning systeem van Dyflexis

Een van de belangrijkste factoren voor het succes in grote organisaties, is een goede personeelsplanning. Als je handen te weinig hebt, betekent dat je niet kunt voldoen aan de wensen van de klant. Tegelijkertijd leidt handen te veel tot een flink onnodige kostenpost.

Bij Dyflexis hebben we een eigenWorkforce Management-systeemontwikkeld, die trends signaleert. Hiermee kun je de personeelsplanning optimaal inrichten. Dit systeem kunnen we vervolgens ook weer koppelen aan ERP-software.

Wat jouw voordelen zijn? Je krijgt bijvoorbeeld al tijdens het inroosterproces inzicht in de dagelijkse verwachte orders, omzet (forecast), voorraad en overige bedrijfsinformatie om de ideale bezettingsgraad te berekenen. En daarmee bespaar je veel kosten. Handig, want dat draagt meteen op een positieve manier bij aan de resultaten van je bedrijf!

Wil je meer weten over ons Workforce Management-systeem, de koppeling met Enterprise Resource Planning (ERP) en hoe we dit slim implementeren binnen jouw organisatie? Neem dancontactop met ons.

Wat is forecasting en waarom is het zo waardevol?

Bij forecasting maak je een voorspelling voor je bedrijf op basis van kwantitatieve en kwalitatieve gegevens uit het verleden. Het doel daarvan is het efficiënter inrichten van de bedrijfsvoering in de toekomst en om processen te optimaliseren. Waarom is forecasting – en de juiste aanpak daarvan – zo waardevol en hoe zet je het in? In deze blog vertellen we er meer over, zodat je weet hoe je er zelf mee aan de slag gaat.

 

Wat is forecasting?

Forecasting is het maken van voorspellingen voor je bedrijf in de breedste zin van het woord. Het kan bijvoorbeeld gaan over de behoefte aan personeelsbezetting, het spreiden van budgetten en plannen van uitgaven, of kansen en risico’s die in welke mate dan ook de bedrijfsvoering beïnvloeden. Dit is altijd gebaseerd op data, zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens. Denk aan cijfers over piekmaanden, zodat je weet dat extra personeel of voorraad in bepaalde maanden wenselijk is.

 

Waarom is forecasting belangrijk?

Wie een bedrijf runt, kent vast wel de perikelen van te weinig voorraad, een verkeerde inschatting qua hoeveelheid personeel of een tekort aan budget. Juist door forecasting speel je in op verwachtingen, zodat je als bedrijf de juiste stappen zet op bepaalde momenten. Forecasting is belangrijk om risicofactoren te beperken of uit te sluiten. Dit schetsen we graag aan de hand van voorbeelden:

1. Personeelsplanning

Met forecasting kijk je naar piekmomenten in voorgaande jaren. Op welke momenten is het druk, wanneer vragen medewerkers vaak vakantie aan? Wanneer heb je extra back-up nodig? Met forecasting breng je dit in kaart, zodat je tijdig een goede planning maakt.

2. Voorraadbeheer

Bepaalde producten zijn volgens oude gegevens vooral in specifieke momenten van het jaar populair. Bijvoorbeeld seizoensgebonden producten, zoals de zomer- of wintercollectie van een kledingzaak. Hier stem je vervolgens de voorraad ook op af. Met forecasting voorkom je zo goed als mogelijk dat je te weinig, te veel, te vroeg of te laat bestelt. Middels het gebruik van gegevens hou je rekening met schommelingen in de vraag.

3. Budgetverdeling en -spreiding

In maand x lopen de kosten altijd hoger op, bijvoorbeeld door meer personeel of inkoop. Of elke twee jaar vernieuw je bepaalde machines en computers. Dit zijn allemaal zaken om rekening mee te houden in het budget. Middels forecasting kijk je naar eerdere pieken en dalen, zodat je budgetten beter verdeelt over afdelingen en momenten.

 

Hoe kom je tot een goede forecast?

Bij forecasting is het van belang dat je gegevens uit voorgaande jaren kunt gebruiken. Daarom is het belangrijk dat je belangrijke data registreert. We raden je aan om gebruik te maken van software en analytics tools. Beslis welke zaken in jouw bedrijf een forecast verdienen voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering en gebruik de historische gegeven. Op basis van trends, patronen en seizoenseffecten maak je een forecast voor lange termijn (jaar of meer), middellange termijn (kwartaal) en korte termijn (laatste bijstellingen).

 

Forecasting met de juiste software

Om een goede forecast te maken is software dus belangrijk. Voor personeelsbezetting met foutloze urenregistratie en heldere rapportages adviseren wij het Workforce Management Systeem. Dit is tijdbesparend voor het opstellen van kloppende roosters, maar helpt ook bij het analyseren van eerdere gegevens. Daarnaast is monitoren een belangrijk onderdeel. Zijn medewerkers vaak te laat, willen ze diensten wisselen, et cetera? Allemaal interessant om bij te houden, zodat je weet waarom je bedrijfsvoering wel of niet efficiënt loopt.

 

Forecasting inzetten voor je bedrijf?

Forecasting is interessant voor ieder bedrijf, groot of klein, dat maakt niet uit! Voorspellingen maken en op basis daarvan anticiperen zorgt immers voor een efficiëntere werkwijze dan wanneer je maar gewoon wat gokt en doet. Het kan je daarom veel geld, tijd en stress besparen.

 

Planning en forecasting met Dyflexis!

Klinkt natuurlijk interessant allemaal, maar het maken van een goede forecast is makkelijker gezegd dan gedaan. En daar schiet Dyflexis graag te hulp. Wij bieden een compleet systeem voor urenregistratie, verlofaanvragen, budgetten en meer. Het Workforce Management Systeem is tekoppelenmet agenda’s, kassasystemen, salaris- en workload API’s. Op basis daarvan kun je ook automatische forecasts uitdraaien.

Meer weten over hetWorkforce Management Systeemvan Dyflexis, en de voordelen die je ermee kunt behalen qua tijd, budget en forecasting? Lees verder op onze website, neem contact op of vraag onze online demo aan!

De vijf belangrijkste voordelen van Workforce Management

Het implementeren van Dyflexis duurt, afhankelijk van de grootte en van het soort organisatie, ongeveer acht tot twaalf weken. Deze investering betaalt zichzelf snel terug: Je hebt nu centraal overzicht, managers zijn zelf verantwoordelijk voor het inroosteren, medewerkers vragen gemakkelijk verlof aan via de app en het is voor iedereen duidelijk hoe je uren verwerkt. Je besteedt minder werk aan dagelijkse bezigheden en houdt tijd over voor zaken waar je anders niet aan toekomt. Door de duidelijke rapportages en analyses heb je altijd actuele informatie over jouw afdelingen bij de hand. Zo maak de je juiste keuzes voor de groei en ontwikkeling van jouw bedrijf.

Als je werkt aan de hand van de Workforce Management cyclus, weet je wat je kunt verwachten. Hierdoor ontstaat er rust en structuur. Daarnaast zijn er nog vijf andere voordelen die Workforce Management opleveren:

 

1. Verhoog je omzet en bespaar kosten

Omdat je de mensen met de juiste vaardigheden de juiste werkzaamheden laat doen, werken ze productiever en draai je meer omzet. Door je werkrooster te maken op basis van de benodigde capaciteit, bespaar je personeelskosten. Ook bespaar je manuren door de integratie en automatiseringsmogelijkheden met je HR-, verlof- en administratiesysteem.

 

2. Je bent flexibeler

Door goed Workforce Management creëer je rust en ben je flexibel. Je speelt snel en makkelijk in op veranderingen in vraag en aanbod, verkeersproblemen of zieke medewerkers. Hoe ziet dit in de praktijk eruit? Bij een onverwachte verandering ziet een planner wie er beschikbaar zijn om te werken. Vervolgens stuurt de planner een medewerker met de juiste kwalificaties een verzoek. Zo reageer je als organisatie adequaat op wisselende omstandigheden en blijft je kwaliteit constant.

 

3. Tevreden medewerkers

Al je medewerkers weten waar ze aan toe zijn omdat ze zelf invloed én meer inzicht hebben in hun uren en planningen.Ook geef je ze snel en makkelijk goedkeuring voor vakantie- en verlofaanvragen.

 

4. Hogere kwaliteit van werk

Omdat medewerkers precies weten wat er van ze verwacht wordt, werken ze doelgerichter en productiever. Met de juiste personeelsbezetting hou je de kwaliteit van het werk hoog.

 

5. Effectieve communicatie

Workforce Management draagt bij aan heldere communicatie. Je maakt duidelijke afspraken over wie je waar en wanneer inzet. Ook kun je ervoor kiezen dat medewerkers elkaars rooster inzien.

 

Ontdek de mogelijkheden

Ben je benieuwd hoe Workforce Management jouw bedrijf verder helpt?  We vertellen je graag meer over hoe jij jouw organisatie z’n doelen laat bereiken!

Ouderschapsverlof regelingen: Hoe zit het precies?

Overzicht Ouderschapsverlof Regelingen

Als iemand (pleeg)kinderen krijgt of adopteert, dan gelden er bepaalde ouderschapsverlof regelingen. Jij wilt iedereen natuurlijk zo goed mogelijk helpen bij hun nieuwe gezinssituatie. Daarom is het belangrijk om te weten welke ouderschapsverlof regelingen er allemaal zijn en wie waarvoor in aanmerking komt. In dit artikel lees je welke verschillende soorten verlof er zijn en wat deze inhouden.

Klik op de afbeelding hieronder om ‘m te vergroten. 

Ouderschapsverlof tabel

Hoe registreer je Betaald Ouderschapsverlofuren in Dyflexis?

Ben jij binnen jouw bedrijf verantwoordelijk voor de urenregistratie en ben je systeembeheerder in Dyflexis? Dan wil je natuurlijk alle gewerkte- en verlofuren op de juiste manier invoeren. Volg de volgende vijf stappen en het is zo gepiept!

  1. Zodra je weet dat er gezinsuitbreiding aankomt, geef je dit aan ons door. Bel of mail met onze Supporters en wij helpen je!
  2. We maken een nieuwe uursoort en nieuw looncomponent voor je aan. 
  3. Heb je in Dyflexis een koppeling met je loonadministratie? Dan maken wij de verbinding tussen de uursoort, uurcode en loonadministratie.
  4. Neemt iemand Betaald Ouderschapsverlof uren op? Dan verwerk je deze als zodanig in de urenregistratie. 
  5. De uren worden automatisch verwerkt.

 

Wil je meer weten?

Wil je meer weten over de verschillende ouderschapsverlofregelingen? Neem contact met ons op of lees het hier: 

Betaald Ouderschapsverlof via het UWV   Betaald Ouderschapsverlof voor werknemers

Hoe goed personeelsbeleid zorgt voor hogere productiviteit

De juiste persoon op de juiste plek. Het klinkt makkelijker dan het is. Zeker wanneer het vinden en behouden van personeel een uitdaging betreft. Daarnaast zien bakkers de kosten voor het maken van brood de pan uit stijgen. Ten behoeve van de productiviteit is het daarom steeds belangrijker hierop te kunnen sturen. Ontdek hoe Bakkerij Swaanen en Van Dijk Banket door goed personeelsbeleid hun productiviteit bevorderen.

 

Verborgen kosten in kaart brengen

Personeelskosten dien je goed in de gaten te houden. Zeker wanneer de productiekosten toenemen wil je als ondernemer dat je elders onnodig kosten voorkomt. Bij het maken van de planning wordt echter vaak alleen rekening gehouden met beschikbaarheid. Maar hoe zit het met de overuren? Wie heeft welke competenties en wat is eigenlijk mijn budget? Plan ik wel efficiënt in? Oftewel, heb ik verborgen kosten?

Van Dijk Banket haalt voor het maken van de planning veel handige data uit de personeelsplanning en urenregistratie software oplossing van Dyflexis. Zo laat Dyflexis onder meer zien welke mensen hij het beste kan inroosteren: “Vroeger werd er soms een operator aan de lijn gezet als inpakker, maar nu wordt er gezegd: ‘Je moet niet van die dure mensen aan de lijn zetten.’ ” Met dit inzicht past Van Dijk Banket de budgetten aan in Dyflexis en voorkomen hoge kosten.

Van Dijk Banket voorziet met een hecht team van 90 medewerkers vele grote supermarktketens in binnen- en buitenland van eersteklas banket en is erg te spreken over het gebruik van Dyflexis.

“Het is klik, klik, klik en je ziet het. Het is heel logisch opgebouwd!”

 

Door nu te investeren in workforce management stop je geld in het optimaliseren van het personeelsbeleid, maar verdien je het terug door de tijd en kosten die ermee wordt bespaart.

 

Bespaar kosten met evenveel personeel

Aan grondstofprijzen kun je als bakker weinig doen. Waar je wél iets aan kunt doen is de productiviteit. Slimme software en handige machines helpen je om meer te produceren met minder middelen. Zo sla je 2 vliegen in 1 klap. Je bespaart op je kosten en zet je personeel zo efficiënt mogelijk in. Bovendien ben je met dit soort moderne middelen meer toekomstbestendig.

 

Zet personeel efficiënter in met slimme personeelsplanning software

Zo’n 6 jaar geleden besloot Bakkerij Swaanen over te stappen op de software van Dyflexis voor hun planningen en urenregistratie. Voorheen deden zij dit met Excel. Bakkerij Swaanen is onderdeel van De Echte Bakker en heeft met 3 vestigingen 60 medewerkers in dienst.

Hoe personeelsplanning software je productiviteit kan verbeteren? Bakkerij Swaanen beantwoord met: “Ik wilde minder bezig houden met zaken als het maken van planningen en het verwerken van uren. Door Dyflexis kan ik dit nu overlaten aan de chefs van de filialen. Ik heb nog steeds inzicht in wat er in mijn bedrijf gebeurt, maar heb meer tijd voor strategische werkzaamheden en het coachen van medewerkers. Dat heeft ons zeker productiever gemaakt.”

Ook bij Van Dijk Banket hoor je deze signalen. Het vinden van een balans tussen de juiste personeelsbezetting en personeelskosten is daarom essentieel voor van Dijk Banket.

“Eerst waren we met de planning toch zeker wel anderhalve dag kwijt. Nu kosten het ons niet langer dan 6 uurtjes per week”

 

Ook hier werd de planning voor de productiemedewerkers voorheen gemaakt in Excel: “Eerst waren we met de planning toch zeker wel anderhalve dag kwijt.” Dit kwam voornamelijk doordat alles handmatig ingevoerd moest worden. “In Excel maak je best vaak fouten: je kunt heel makkelijk iemand dubbel inplannen of vergeten,” aldus Van Dijk Banket.

 

Stel budgetten in op basis van de verwachte omzet

Goede forecasting voorkomt onduidelijkheid en onnodige kosten. Je kunt op van alles forecasten. Bijvoorbeeld op basis van historische data of op basis van het aantal te produceren items. Aan de hand daarvan bepaal je vervolgens je personeelsbudgetten. Deze budgetten kun je per dag, maand of kwartaal instellen. Door onderscheid te maken tussen afdeling en/of vestiging, weet je precies hoe de organisatie ervoor staat en zorg je altijd voor een goede verhouding tussen de omzet en de personeelskosten.

 

Houd tijd en geld over met een accurate urenverantwoording

Zorgt de personeelsplanning voor de juiste bezettingsgraad? Dan is het tijd uren accuraat te registreren en te verwerken. Een accurate urenverantwoording zorgt voor duidelijkheid binnen de organisatie. Discussies over gewerkte uren wil je namelijk voorkomen.

Middels een kloksysteem worden gewerkte uren automatisch geregistreerd. Ook tijd-voor-tijd-uren, overuren, ziekte-uren en verlofuren komen automatisch in een systeem zoals Dyflexis terecht. Bakkerij Swaanen: “Vroeger maakten we Excelletjes met het rooster en schreven medewerkers met pen de werkelijke begin- en eindtijden op. Nu hebben we overal een kloksysteem hangen. Dat scheelt een hoop discussies en er kan niet mee gefraudeerd worden.”

Van Dijk Banket ziet per productielijn wat de geplande en gewerkte uren zijn. Teamleiders keuren vervolgens de gewerkte uren goed, waarna de beheerder alleen nog het laatste vinkje hoeft te zetten. Zo delegeert het management van Van Dijk Banket van bovenaf bepaalde taken, maar behouden ze het zicht op de urenregistratie.

 

Complexe bakkers-cao

In de bakkers-cao zijn allerlei complexe toeslagregels verwerkt. Als je nog met Excellijsten werkt, kost de verwerking daarvan veel tijd en maak je bovendien gemakkelijk fouten. Een systeem dat deze toeslagregels automatisch verwerkt is dus een must-have. Zeker bij de meest complexe toeslagen wil je dat de verwerking goed gebeurt zodat de gegevens voor je loonadministratie altijd correct. Hierdoor betaal je nooit te veel of te weinig uit.

 

Sturen op productiviteit

Wanneer je kiest voor een geautomatiseerde oplossing zoals Dyflexis kun je middels een kassakoppeling de gerealiseerde omzet afzetten tegen het aantal gewerkte uren. Dyflexis berekent zo automatisch de productiviteit. Je kunt dit per periode (uur, dag, week, maand), per afdeling of vestiging bekijken. Zo zie je snel welke afdelingen of vestigingen goed of minder goed presteren. Dat is een mooi handvat om de productiviteit te verbeteren.

Bakkerij Swaanen: “Doordat de chefs van onze filialen in Dyflexis veel zelf kunnen regelen, houd ik tijd over. Die tijd kan ik gebruiken om mensen te coachen. Een fijne functionaliteit van Dyflexis is het Management Dashboad. Hierin zie ik precies hoe de productiviteit was op een bepaald moment, zodat ik hierop kan sturen. Ik merk dat de chefs zich veel meer betrokken voelen, nu zij ook inzicht hebben in dit soort cijfers. Ik ben minder die zeurende baas en ze denken echt met me mee.”

 

Investeer in slimme software, bespaar kosten en verhoog de productiviteit

Of het nu gaat om personeelsplanning of urenregistratie software. Dit is hét moment om te investeren in workforce management, want investeren in innovatie loont. Benieuwd hoe Dyflexis jou kan helpen? Ontdek de oplossingen van Dyflexis en vraag een gratis adviesgesprek aan.