In Produktionsbetrieben zählt jede Minute. Maschinen laufen im Takt, Rohstoffe und Transportmittel sind genau auf die Produktionslinien abgestimmt. Aber was ist eigentlich mit dem wichtigsten Mittel- Ihren Mitarbeitenden? Da läuft es oft weniger nach Plan, und das kostet. Nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch einiges an Personalausgaben.
Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Fachkräftemangel
Die produzierende Industrie in Deutschland, speziell der Maschinenbau, ist eine der innovativsten und umsatzstärksten Branchen. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln) schätzt, dass KI und digitale Tools die Produktivität in der Industrie jährlich um 0,9 bis 1,2 Prozent steigern können.
Gleichzeitig nimmt aber die Zahl der Maschinenbaustudenten und Beschäftigten seit 2018 ab (Technik + Einkauf, 2025). Hinzukommt noch, dass die Arbeitsunfähigkeitsquote in vielen herstellenden Branchen überdurchschnittlich hoch ist (Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung, 2024). Es gibt also eine heikle Balance zwischen Arbeitslast und Personaleinsatz. Zu viel eingeplantes Personal sprengt Ihr Budget. Zu wenig (durch Ausfall, Unverfügbarkeit oder unerwarteter Nachfrageschwankung) kostet Ihnen aber an Umsatz. Nicht zu vergessen, dass die Motivation und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden bei ungleich verteilter Arbeitslast leidet.
Eines ist also dadurch klar: es ist eine komplexe Situation mit hoher Fluktuation. Effizienz entsteht eben nicht nur durch bessere Maschinen, sondern auch durch optimierte Planung von den Produktionsteams.
Wenn die Planung klemmt, zahlt die Produktion doppelt
Ein Praxisbeispiel macht deutlich, wie teuer ineffiziente Planung ist:
Ein erfahrener Maschinenführer fällt krankheitsbedingt aus. Wird kurzfristig eine Leihkraft engagiert, entstehen insgesamt Mehrkosten von bis zum 2,5-fachen des regulären Gehalts (Nesus, 2025). Zusätzlich sinkt die Produktivität in den ersten Wochen um bis zu 25 %, da Einarbeitung notwendig ist.
Beispielrechnung:
- Regulärer Monatslohn: 2.747 €
- Leihkraft mit verbundenen Kosten (Ø 2,5x): 6.870 €
- Produktivitätsverlust (25 %): 1.717 €
- Einarbeitungskosten (10 Stunden à 35 €): 350 €
Gesamtkosten: 8.937 € vs. 2.747 € bei einer regulären Besetzung.
Und das für nur einen Mitarbeiterausfall pro Monat – die versteckten Kosten summieren sich schnell zu einem sechsstelligen Betrag pro Jahr.
Gut geplant ist halb gespart
Trotz der hohen Kosten, die mit ineffizienter Planung verbunden sind, arbeiten rund 40% der Produktions- und Logistikunternehmen noch mit Excel-Dienstplänen. Von der heiklen Datensicherheitslage einmal abgesehen, bietet Excel keine Echtzeit- Einblicke, braucht bei Änderungen viel Nacharbeit und hält auch keine Tarifregelungen im Blick.
Die komplexe Planungsrealität lässt sich einfach nicht mehr in Excel-Sheets einbauen. Vor allem eine vorrausschauende und flexible Planung lässt sich ohne eine intuitive Software nicht umsetzen.
Software als Effizienz-Booster
Hier setzt Dyflexis an. Unsere Workforce-Management-Software macht Schichtplanung (und auch rollierende Schichtplanung) dynamisch, intelligent und datengestützt:
Für Betriebsleiter bedeutet es:
- Produktionslinien bleiben besetzt, auch bei kurzfristigen Ausfällen.
- Personalbedarf wird automatisch an Produktionsprognosen gekoppelt.
- Urlaub, Unverfügbarkeit und Abwesenheit werden nahtlos verarbeitet
- Arbeitszeiten werden transparent erfasst
Für die Personalabteilung bedeutet es:
- Schichten werden fair verteilt, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
- Gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten werden automatisch eingehalten.
- Die gesamte Planung wird dokumentiert, was für interne Analysen wertvoll ist.
Fazit: Technologie ist eine Pflicht, keine Kür
In der deutschen Produktion wird Effizienz meist über Maschinen definiert. Aber was nützen die besten Anlagen, wenn keine Fachkraft anwesend ist, um sie zu bedienen?
Ein modernes Workforce Management System deshalb kein Add-On, sondern die Grundlage für skalierbare, nachhaltige und kontinuierliche Produktionslinien.
Maschinenbau, Lebensmittelproduktion und Textilindustrie stehen vor den gleichen Herausforderungen: Fachkräftemangel, hohe Abwesenheitsquoten, und komplexen Schichtmodellen. Wer die Planung digitalisiert, ist diesen Herausforderungen Schritte voraus.
Wir beraten Sie gerne, wie die Planung in Ihrem Betrieb am besten digitalisiert werden kann. Nehmen Sie Kontakt mit unseren ExpertInnen auf.
