Bis zu acht Tonnen Berufskleidung täglich – bei Wäscherei Heim muss jeder Handgriff sitzen. In Berlin und Bad Liebenwerda ist Geschäftsfeldleiterin Cindy Schmidt für 185 Mitarbeitende in Produktion, Fuhrpark, Verwaltung und Vertrieb verantwortlich. Alle Schichten müssen perfekt besetzt sein, damit jeder Auftrag pünktlich beim Kunden ankommt. „Früher gab es bei uns ein Puzzle aus Excel-Listen und Aushängen. Heute läuft alles digital“, sagt die Textilreinigermeisterin. „Unsere Personalplanung und Lohnabrechnung ist dadurch schneller, transparenter und zuverlässiger. Und das dank Dyflexis mit hoher Datensicherheit.“
Bis zu 10.000 Wäscheteile täglich und keine Zeit für Zettelwirtschaft
W. Heim ist auf Wachstumskurs: Was 1938 als kleine Privatkunden-Wäscherei in Berlin begann, ist heute ein mittelständischer Textildienstleister mit 1.000 Kunden. Pro Tag werden 10.000 Wäscheteile gewaschen, sortiert, gefaltet und ausgeliefert – Berufskleidung für Handwerk, Industrie, die Lebensmittelbranche und den Gesundheitssektor.
Die meisten Kunden besitzen ihre Schutzkleidung, Overalls, Schürzen oder Kittel übrigens nicht mehr selbst, sondern leasen sie über die mietwäsche, einem Verbund, bei dem W. Heim als eigenständiges Unternehmen angeschlossen ist. Die Großwäscherei übernimmt die Reinigung und Logistik für Kunden in allen ostdeutschen Bundesländern, in Schleswig-Holstein und NRW. Damit das reibungslos läuft, braucht es ein erstklassiges Workforce-Management.
„Excel war irgendwann einfach zu fehleranfällig“
Bevor die digitale Personalplanung eingeführt wurde, lief bei W. Heim vieles per Hand: Dienstpläne in Excel, Urlaubslisten in separaten Dateien, Aushänge an fünf schwarzen Brettern. „Unsere Schichten sind zwar recht konstant, aber Urlaubszeiten waren schwer zu überblicken“, erinnert sich Schmidt. „Dafür mussten wir mehrere Dateien abgleichen.“ Zeitraubend und fehleranfällig.
Zusätzlich erschwerend: Pro Schicht müssen Ersthelfer:innen und Brandschutzhelfer:innen eingeplant werden. Aber wer im Team die nötige Qualifikation hatte, wussten früher nur wenige. Heute sind diese Infos direkt im System hinterlegt. „Auf einen Blick sehen alle Schichtleiter, ob die gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind“, so Schmidt. Das spart Arbeitszeit und Nerven.
Fuhrpark, Schülerjobs, Pausenzeiten – alles im Griff
Besonders anspruchsvoll war früher die Planung im Fuhrpark: Die Fahrer:innen arbeiten nicht stationär, sondern bedienen große Gebiete in Ostdeutschland, Schleswig-Holstein und NRW. „Mit Dyflexis können sie sich jetzt direkt am Handy einstempeln, ganz ohne Zettelwirtschaft“, sagt die gebürtige Berlinerin Schmidt. Ein Plus: „Schummeln geht nicht mehr, da das System nur innerhalb eines festgelegten Radius aktiv ist. Das sorgt für mehr Fairness.“
Auch Ferienjobber unter 18 lassen sich nun einfach mit reduzierter Arbeitszeit und begrenzter Jahresverfügbarkeit einplanen. Zudem unterscheidet Dyflexis inzwischen zwischen bezahlten und unbezahlten Pausen. „Früher gab es dafür keine saubere Lösung. Jetzt schon“, so Cindy Schmidt. Die Software wurde sogar individuell auf die Bedürfnisse der Wäscherei zugeschnitten. „Das IT-Team von Dyflexis war sehr offen für unsere Anregungen. Eine Seltenheit in der Branche.“
Datensicherheit als weiteres Muss
Neben einer reibungslosen Planung legt Cindy Schmidt großen Wert auf IT-Sicherheit. Immer häufiger wollen Kunden genau wissen, wo und wie die Daten ihrer Mitarbeitenden verarbeitet werden – verständlich, denn in der Berufskleidung steht oft der Name des Trägers oder der Trägerin. „IT-Sicherheit ist ein großes Thema“, sagt sie. „Und wir sind ein potenzielles Einfallstor, selbst wenn es nur um Namen geht.“ Deshalb setzt W. Heim nur Software ein, die rechtssicher ist und in Europa gehostet wird, auch für die Zeiterfassung und Lohnabrechnung.
Einführung mit Workshop und persönlichem Draht
Der Start mit Dyflexis ging schnell: Testlauf im Mai 2024, vollständiger Roll-out schon im September. Entscheidender Erfolgsfaktor war ein ganztägiger Workshop bei W. Heim, geleitet von drei Dyflexis-Mitarbeitenden. „Unsere wichtigsten Leute konnten die Software direkt testen und ihre Ansprechpersonen kennenlernen“, sagt Cindy Schmidt. „Das hat Vertrauen geschaffen.“
So fiel es später leicht, Fragen zu stellen oder Probleme zu klären – ohne Hotlines oder lange Wartezeiten. „Gerade Kolleginnen und Kollegen ohne viel IT-Erfahrung trauen sich dann eher, mit dem System zu arbeiten“, so die Geschäftsfeldleiterin.
Reporting statt Rätselraten: Daten, die wirklich helfen
Cindy Schmidt setzt Dyflexis inzwischen auch strategisch ein: Mit der Reporting-Funktion kann sie Personalkosten, Leistung und Umsätze tagesaktuell auswerten, statt nur einmal im Monat wie früher.
Ein Aha-Moment: „An heißen Tagen sinkt unsere Produktionsleistung schon bei 26–27 Grad, nicht erst bei 30. Mit diesem Wissen können wir Hitzeschutzmaßnahmen gezielter und früher einplanen.“ Auch Investitionen in neue Klimatechnik lassen sich so besser bewerten.
Was Schmidt anhand der Daten von Dyflexis ebenfalls erkannt hat: „Wenn die Produktion schwächelt, merken wir das im Fuhrpark drei Tage später. Wir passen daher die Dienstplanung jetzt vorausschauend an und sparen Geld.“ Win-win.
Lohnabrechnung mit DATEV? Läuft.
Ein weiterer Vorteil: Die Schnittstelle zur Lohnabrechnung über Datev ist direkt integriert. W. Heim kann die Abrechnung in Dyflexis vorbereiten und die Daten automatisch an Datev übergeben. Das spart Verwaltungszeit und steigert die Zufriedenheit im Team. „Wir bekommen viel weniger Nachfragen zur Lohnabrechnung“, sagt Cindy Schmidt. „Alle sehen ihre Stunden in der App, melden sich bei Unstimmigkeiten sofort und beantragen Urlaub direkt dort. Das erspart beiden Seiten jede Menge Papierkram.“
„Ich würde Dyflexis jederzeit weiterempfehlen“
Als erfahrene Textilreinigermeisterin mit klarem Blick für Prozesse und Menschen weiß Cindy Schmidt, worauf es bei der Digitalisierung einer Wäscherei ankommt: transparente Abläufe, saubere Kommunikation und ein System, das mitdenkt. Dyflexis würde die 48-Jährige, die Extremwanderungen von bis zu 65 Kilometern liebt, jederzeit weiterempfehlen. „Die Software ist durchdacht, leicht bedienbar und wird kontinuierlich weiterentwickelt“, lobt Cindy Schmidt. „Wir sparen Zeit, vermeiden Fehler und haben endlich einen echten Überblick. Und das Team? Ist viel zufriedener. Genauso sollte es sein.“
