600 Mitarbeitende, 13 Einrichtungen, 12 Bars und Restaurants – das Preston Palace ist ein All-inclusive-Resort der Superlative. Hotel, Kino, Bowlingbahn, Wellness, Schwimmbad und gleich mehrere Restaurants: alles unter einem Dach, alles gleichzeitig im Betrieb. Für Betriebsleiter Sebastiaan de Korte ist die Administration eine Mammutaufgabe, dank Dyflexis aber machbar. Die Wokforce Management Software steuert den Personaleinsatz im gesamten Resort. Zeiterfassung, Dienstpläne und Urlaubsanträge laufen über eine App, auf die Mitarbeitende und Management jederzeit zugreifen können. „Dank Dyflexis sparen wir jede Woche 20 % Planungsaufwand“, sagt de Korte. „Und wir haben jederzeit den Überblick, ob Soll- und Ist-Stunden zusammenpassen.“
Von Excel-Chaos zu klaren Strukturen
Das war nicht immer so. „Früher arbeiteten wir mit handschriftlichen Listen und Excel-Tabellen“, erzählt der Betriebsleiter. Fehler und Doppelarbeit waren an der Tagesordnung. Und die Planung kostete viel Zeit. „Unsere Empfangsdame musste die handschriftlichen Listen für jede Abteilung abtippen. Die Lohnbuchhaltung übertrug sie dann wieder in ihre eigene Datenbank“, erinnert sich Sebastiaan de Korte und schüttelt den Kopf. „Mit Dyflexis haben wir alles zentralisiert. Wir sehen jetzt in Echtzeit, was in den Abteilungen passiert, und können sofort eingreifen, falls nötig.“
Mehr Flexibilität für neue Services
Und diese Übersicht ist wichtig – das gilt insbesondere bei Änderungen im Betrieb. „Zu Beginn war unser Catering hauptsächlich auf Buffet-Restaurants ausgerichtet“, erinnert sich der Betriebsleiter. Inzwischen hat die Hälfte der Küchen ihre eigene Speisekarte mit Spezialitäten. Dazu bietet das Preston Palace auch Roomservice an. „Das passt perfekt zu unserer Vision, ein Luxus-All-inclusive-Resort zu sein, bringt aber auch längere Öffnungszeiten mit sich, wofür wir mehr Mitarbeiter brauchten“, erzählt De Korte. „Dank Dyflexis können wir für jede Abteilung einen passenden Dienstplan erstellen und multidisziplinäre Mitarbeiter flexibel einsetzen. Das wäre ohne digitales Workforce Management kaum noch zu stemmen.“
Reibungslose Einführung und schnelle Akzeptanz
Empfohlen wurde die Software dem Hotel von den eigenen Steuerberatern. Die Einführung verlief schnell und reibungslos. „Nach einem Schulungstag waren alle mit Begeisterung dabei, weil die App wirklich benutzerfreundlich ist“, berichtet der Betriebsleiter. „Gerade beim Schichttausch oder bei Urlaubsanträgen zeigt sich, wie praktisch die Lösung im Alltag ist.“ Die Mitarbeitenden können ihre Schichten jederzeit einsehen, Urlaub beantragen oder Dienste untereinander tauschen. „Das schafft Klarheit und Akzeptanz“, so de Korte. „Und wenn unser Team zufrieden ist, spüren das auch die Gäste.“
„Mit Dyflexis ist es einfach, Budgets im Auge zu behalten. Wir erhalten eine Warnung, sobald wir sie überschreiten.“
Wachstum ohne Chaos
Das Preston Palace wächst stetig weiter – mit immer neuen Angeboten und inzwischen über 600 Mitarbeitenden. Dank der direkten Schnittstelle von Dyflexis zur bekannten HR- und Payroll-Software Visma Nmbrs verläuft das Wachstum völlig unkompliziert: Neue Abteilungen oder Kolleg:innen lassen sich sofort im System anlegen, ohne Mehrarbeit für die Verwaltung. „Ob neue Restaurants, Shows oder Freizeitangebote: Wir bleiben flexibel und können schnell reagieren“, betont Sebastiaan de Korte. Ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Dyflexis ist ein Schlüssel für die Unternehmensführung
Für den Betriebsleiter ist Dyflexis längst mehr als ein reines Personalplanungstool: „Wir sehen genau, wie effizient unsere Abteilungen arbeiten, behalten Budgets im Blick und können gezielt nachsteuern.“ Damit wird die intelligente Software für ihn zu einem wichtigen Bestandteil der Unternehmensführung. „Dyflexis verschafft uns die Transparenz, die wir brauchen, um langfristig erfolgreich zu sein – für zufriedene Mitarbeitende und Gäste gleichermaßen.“
