Vier Filialen, 60 Mitarbeitende und Backbetrieb rund um die Uhr – die Boulangerie Oscar ist ein junges Unternehmen auf Wachstumskurs. Doch mit steigender Produktion und Personalbedarf stößt klassische Planung schnell an Grenzen. „Früher haben wir die Dienstpläne in Excel erstellt. Das ging, solange wir klein waren – doch mit vier Filialen entglitt uns der Überblick“, sagt Gründer und Inhaber Rogier Heijn. Heute sorgt Dyflexis für klare Strukturen: Stunden werden automatisch erfasst, Dienstpläne zentral gesteuert und die Effizienz der Teams ist auf einen Blick sichtbar. „So können wir uns voll auf das konzentrieren, was zählt: gutes Brot.“
Rogier entdeckte seine Leidenschaft für echtes Handwerksbrot in Frankreich – und brachte sie zurück in seine niederländische Heimat. Nach der Ausbildung bei einem französischen Bäcker eröffnete er 2018 sein erstes eigenes Geschäft in IJmuiden und gab der Boulangerie den Namen Oscar, nach seinem Vater. Und die Niederländer? Waren verrückt nach dem leckeren französischen Brot. Schon bald eröffnete Heijn Junior Filialen in Heemstede und Haarlem. Auch das Sortiment wurde erweitert: von klassischen Broten zur Patisserie. Der heimliche Bestseller? „Ist das Croissant, auch mein persönlicher Favorit“, schmunzelt der Gründer.
Mit dem Wachstum stiegen aber auch die Anforderungen an die Organisation. „Anfänglich haben wir die Dienstpläne in Excel erstellt“, erinnert sich Heijn. „Solange man ein kleines Unternehmen bleibt, funktioniert das gut genug. Aber mit dem Erfolg sind wir stark gewachsen und ist uns die Kontrolle über die vier Filialen etwas entglitten.“ Der Gründer macht sich auf die Suche nach einem Tool, das auch KMU beim Personaleinsatz unterstützt – und entscheidet sich 2021 für Dyflexis. „Heute behalten wir die Kontrolle über alle Standorte und arbeiten viel effizienter.“
„Wir sehen genau, wie effizient unser Personaleinsatz ist und können die Planung datenbasiert anpassen.“
Planung und Zeiterfassung im 24/7-Betrieb
Oscar produziert Tag und Nacht. Damit alles wie am Schnürchen läuft, übernimmt jeder im Team mehrere Aufgaben: Bäcker:innen bedienen die Maschinen genauso wie die Kundschaft im Laden, Verkaufskräfte helfen in der Produktion. „Alle kennen die Prozesse in beiden Bereichen“, sagt Heijn. „Das macht uns flexibel – verlangt aber auch ein System, das alle Einsätze sauber abbildet.“
Genau hier setzt Dyflexis an. Das System registriert automatisch, wer wie lange in welcher Abteilung arbeitet. „Durch den übersichtlichen Vergleich der Arbeitsstunden mit der Produktionsleistung wissen wir genau, wie effizient unser Personaleinsatz ist, und können die Planung datenbasiert anpassen“, erklärt der Gründer und Inhaber die Vorteile des Workforce Management Systems.
Auch das Team profitiert: Die Dienstpläne sind in der App jederzeit einsehbar, genauso wie die schon geleisteten Arbeitsstunden. Selbst Urlaub lässt sich über die App mit wenigen Klicks anfragen. „Für ältere Mitarbeitende ohne Smartphone bieten wir nach wie vor eine Stempeluhr an“, betont Bäcker Heijn. „Wichtig ist, dass es für alle funktioniert.“
„Beim Brotbacken zählt jeder Cent. Mit Dyflexis haben wir einen klaren Einblick in unsere Kosten und wissen, wo Einsparungsmöglichkeiten liegen.“
Von der Schichtplanung zur Strategie
Inzwischen ist Dyflexis bei Oscar nicht nur für die operative Planung unverzichtbar, sondern auch für die Steuerung auf Managementebene. „Wir nutzen Dyflexis nicht nur für Personalplanung und Zeiterfassung, sondern geben auch den Umsatz dort ein. So erhalten wir auf Knopfdruck Tagesberichte und Prognosen, die uns mehr Einblick in Produktion, Umsatz und Effizienz geben.“
Für den Gründer sind diese Zahlen Gold wert. „Beim Brotbacken zählt jeder Cent. Mit Dyflexis haben wir einen klaren Einblick in unsere Kosten und wissen, wo Einsparungsmöglichkeiten liegen.“ Ob Personalkosten, Rohstoffpreise oder Stromverbrauch – mit den tagesaktuellen Auswertungen lassen sich Investitionen und Preisanpassungen besser begründen. „So treffen wir unsere Entscheidungen auf Basis von Fakten – nicht aus dem Bauch heraus.“
Qualität sichern trotz steigender Kosten
Wie viele Lebensmittelbetriebe spürt auch die Bäckerei Oscar die Folgen des Ukraine-Krieges: steigende Getreidepreise, höhere Energiekosten, knapperes Fachpersonal. Oscar begegnet dem mit Schulungen, flexibler Einsatzplanung und datenbasierten Kalkulationen. „Dank Dyflexis können wir unseren Kunden die höchstmögliche Qualität zum besten Preis anbieten“, betont Heijn. „Wir wissen jederzeit, wo wir Kosten einsparen können und wo wir investieren müssen. So bleibt unser Brot nicht nur köstlich, sondern auch bezahlbar.“
