Die Aeon Plaza Hotels sind an drei einzigartigen Standorten in Amsterdam vertreten: Hotel Die Port van Cleve, Dutch Design Hotel Artemis und Dutch Design Hotel Vondelpark. Jedes Hotel hat seinen eigenen Charme, der verbindende Faktor der Marke ist ihre „Dutchness“. Hier wird die niederländische Kultur und Geschichte gepflegt. Mit diesem Gefühl werden Geschäftsleuten und internationale Gästen aufmerksam umsorgt. Der authentische Stil macht die Aeon Plaza Hotels zu einem besonderen Erlebnis, aber wie unterscheiden sie sich sonst noch von anderen Hotels und Arbeitgebern? Wie wird erreicht, dass sowohl Gäste als auch Mitarbeiter immer wieder gerne zurückkommen? Wir sprechen mit Geertje Duquesnoy, Human Resources Managerin der Aeon Plaza Hotels, über das Geheimnis der perfekten Mitarbeiterbindung.
Viele Gastronomie- und Hotelbetreibende haben mit Personalmangel zu kämpfen. Das gilt auch für die Aeon Plaza Hotels. Aber dank einer angenehmen Arbeitsatmosphäre, attraktiven Arbeitsbedingungen, Karrieremöglichkeiten, der Arbeit mit Zeitarbeitenden und natürlich einem guten Planungssystem können sie immer alle Schichten besetzen. Geertje: „Um einen guten Personaleinsatzplan zu erstellen, braucht es mehr als nur genügend Mitarbeitende. Eine gute Planung und die korrekte Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden erfordern eine Kombination aus mehreren Faktoren. Wir sorgen dafür, dass sich die Menschen wohlfühlen und Aufgaben bekommen, die ihnen Spaß machen. Ein gutes Planungssystem wie Dyflexis sorgt dafür, dass wir die Wünsche unserer Mitarbeitenden berücksichtigen und freie Schichten problemlos mit flexiblen Mitarbeitenden besetzen können.“
Ein guter Arbeitgeber zu sein,ist die Basis für Wachstum und Erfolg
Die Unternehmenskultur der Aeon Plaza Hotels ist die Grundlage für ein angenehmes Arbeitsklima und zufriedene Mitarbeitende. Geertje meint dazu: „Unsere Vision und Mission wird von unseren Mitarbeitenden tagtäglich gelebt. Bei allem, was wir tun, fördern wir Kreativität, Innovation und die berufliche Leidenschaft.“ Ein wesentlicher Mehrwert der Unternehmenskultur ist die informelle und flache Hierarchie. Jeden Monat isst eine der Führungskräfte mit mehreren Mitarbeitenden zu Mittag. Auf diese Weise lernen sich alle Abteilungen des Unternehmens auf eine informelle Art und Weise kennen und tauschen Ideen aus.
Geertje: „Ich sage zu den Menschen: Macht eure Arbeit so, als wäre es euer eigenes Unternehmen. Auf diese Weise fördern wir Initiative und Selbstverantwortung. Wir motivieren unsere Mitarbeitenden, sich einzubringen und einen Schritt weiter zu gehen.“ Und das mit Erfolg. Dank dieses Ansatzes lassen sie sich tolle Initiativen einfallen, um den Aufenthalt der Gäste unvergesslich zu machen. So hat eine*r der Mitarbeitenden im Hotel Die Port van Cleve einen Innengarten und begrünte Dächer realisiert, ein originelles und nachhaltiges Erlebnis für Besucher und Angestellte gleichermaßen.
Außerdem verwöhnen sie ihre internationalen Gäste zum Beispiel mit klassischen holländischen Pfannkuchen, einfach weil sie unsere lokalen Köstlichkeiten so mögen. „Indem wir Zeit und finanzielle Mittel für kreative Ideen zur Verfügung stellen, fühlen sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und gesehen.“ Dank ihnen erleben unsere Gäste einen nicht alltäglichen Aufenthalt. Die Automatisierung von Prozessen wie der Schichtplanung schafft Zeit und Raum, um jedem Einzelnen noch mehr persönliche Aufmerksamkeit zu schenken.“
“Durch die Automatisierung stehen Zeit und Mittel für kreative Mitarbeiterinitiativen zur Verfügung.”
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der angenehmen Arbeitskultur sind die Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten. Geertje: „Wir zeichnen uns als Arbeitgeberin durch gute Zusatzleistungen wie Zulagen und Schulungen aus. Gute Arbeitsbedingungen werden mit Einsatz und Treue belohnt. Wir merken das an den geringen Abwesenheiten und langjährigen Firmenzugehörigkeiten. Unsere Geschäftsführerin zum Beispiel hat als Praktikantin bei uns angefangen und sich zum Pförtnerin, Buchhalterin und jetzt zum Geschäftsführerin hochgearbeitet.“ Aeon Plaza Hotels ermöglicht nicht nur tolle Karrieren, sondern zahlt auch Zulagen als Bonus für die Flexibilität und das Engagement seiner Mitarbeitenden. „Wir bieten eine Flexibilitätsprämie an: Wenn jemand für einen Kolleg*in einspringt oder umständehalber eine Zusatzschicht arbeitet, zahlen wir mehr. Wir zahlen auch mehr Gehalt, wenn an einem Feiertag, sonntags oder in der Nacht gearbeitet wird. Diese drei Zuschläge werden von Dyflexis automatisch berechnet, was uns eine Menge manueller Arbeit erspart.“
Perfekter Einsatzplan für Mitarbeiter und Abteilungen
Jedes Aeon Plaza Hotel ist einzigartig, und so hat auch jedes Haus seine eigene Abteilungsstruktur. Zum Hotel Die Port van Cleve beispielsweise gehören neben den Hotelzimmern auch ein Restaurant und eine traditionelle Kneipe. Das Dutch Design Hotel Artemis verfügt über ein Restaurant, mehrere Tagungs- und Veranstaltungsräume und ein Fitnessstudio. Jede dieser Abteilungen erfordert Fachwissen und eine den Anforderungen entsprechende personelle Besetzung. Geertje erklärt, wie ein guter Dienstplan vorbereitet wird: „In Dyflexis erhält jede Abteilung ein Budget. Dafür verwenden wir auch ein separates Tool mit Buchhaltung. Der Dienstplan wird unter Einbeziehung des zu erwartenden Umsatzes und der Personalkosten erstellt.“ Alle Abteilungsleitungen erstellen Dienstpläne. Insgesamt erstellen sie Dienstpläne für über 100 Mitarbeitende. „Um die Dienstpläne zu erstellen, sind wir auf Zeitarbeitskräfte angewiesen. Indem wir mit flexiblen Mitarbeitenden arbeiten, können wir alle Schichten problemlos besetzen.“
Neben einer benutzerfreundlichen Planung bietet Dyflexis weitere Vorteile. So können Mitarbeitende über die Dyflexis-App die aktuellen Dienstpläne einsehen und über das Zeiterfassungssystem ein- und ausstempeln. Geertje: „Früher haben wir Dienstpläne in Excel erstellt und so auch die Stunden und Zuschläge erfasst. Das war zeitaufwändig und umständlich. Dank der App und des Zeiterfassungssystems vermeiden wir Diskussionen über Dienstpläne und Arbeitszeiten.“ Die Zeiterfassung gewährleistet, dass Mitarbeitende und Managerinnen genau wissen, wann und wie viel jemand arbeitet. Das macht es einfacher, die Stunden zu kontrollieren und zu genehmigen. „Transparenz und eine klare Kommunikation sind wesentliche Voraussetzungen für ein gutes Arbeitsverhältnis. Wir wollen, dass jeder weiß, was Sache ist.“
“Dank einer datenbasierten Planung genießt unser Team eine gesunde Work-Life-Balance.”
Die offene Kommunikation ist auch bei der Automatisierung von administrativen Aufgaben wie Urlaubsanträgen und der Berechnung des Freizeitausgleichs von Vorteil. Geertje: „In der App geben die Mitarbeitenden ihre Verfügbarkeit und Präferenzen für bestimmte Schichten an. Wir arbeiten viel mit der Nichtverfügbarkeitsfunktion. Wenn die Leute sicher sein wollen, dass sie nicht aufgerufen werden, beantragen sie Urlaub.“ Die App schafft auch Klarheit über die aufgelaufenen Guthaben. Geertje: „Wir probieren Restsalden, wie z. B. den Freizeitausgleich, so gering wie möglich zu halten. Wir rufen unsere Mitarbeitenden dazu auf, ihre Freizeitausgleich-Stunden zu nehmen, bevor sie verfallen.“
Dank Dyflexis können sie in Echtzeit überprüfen, ob und wie viele Vertragsstunden überschritten wurden. „Wir verwenden all diese Informationen bei der Erstellung von Dienstplänen und der Festlegung von Schichtzeiten. Bei der Planung berücksichtigen wir die Wünsche der Mitarbeitenden so weit wie möglich. Wir machen auch dankbar Gebrauch von der Funktion des Arbeitszeitgesetzes. Auf diese Weise gewährleisten wir eine gesunde Work-Life-Balance im Team.“
Workforce Management als Beitrag an eine gute Unternehmensführung
Geertje arbeitet seit 2014 mit Dyflexis und ist immer noch sehr zufrieden: „Ursprünglich haben wir Dyflexis nur für die Erstellung von Dienstplänen und die Erfassung und Genehmigung von Arbeitsstunden genutzt. Mittlerweile leistet das Workforce Management einen nicht zu unterschätzenden Beitrag zu unserer Unternehmensführung. Wir sehen uns die Daten der geleisteten Arbeitsstunden und der entstandenen Kosten pro Abteilung an. So messen wir die Produktivität und erstellen den erwarteten Belastungen angepasste Budgets.“
In Zukunft wird die Automatisierung bei den Aeon Plaza Hotels weiter intensiviert. Geertje: „Es mag widersprüchlich erscheinen, aber gerade durch die Automatisierung verbessern wir den Kontakt zueinander. Weil wir Aufgaben cleverer und schneller erledigen, schaffen wir Raum für mehr persönliche Aufmerksamkeit. Davon profitieren nicht nur unsere Mitarbeitenden, sondern auch unsere Gäste.“
Alle Schritte, die die Aeon Plaza Hotels auf dem Weg zu einem idealen Arbeitsumfeld unternehmen, tragen auch zur Erreichung der Wachstumsziele bei. Geertje: „Gemäß unserer Zielvorgaben hätten wir heute fünf verschiedene Hotels. Leider hat Corona diese Pläne durchkreuzt, wir haben diese Zeit jedoch gut überstanden.“ Workforce Management wird dem Unternehmen auch bei der Implementierung der beiden geplanten neuen Standorte helfen. „Mit Dyflexis ist es sehr einfach, neue Standorte und Abteilungen im System einzurichten. Man muss sie nur kopieren und einfügen. Das macht das Unternehmenswachstum wirklich einfach!“
