Smarte Planung, starkes Team- dem Personalmangel im Handel entgegenwirken

Über 60 % der Einzelhändler in Deutschland berichten von akuten Personalengpässen – das zeigt eine aktuelle Erhebung des Handelsverbands Deutschland (HDE). Gleichzeitig steigen die Kundenanforderungen, während Mitarbeiter häufiger über Überlastung klagen. Die Branche steht unter Druck. Wer in diesem Umfeld sein Team effizient einsetzt, hat die Nase vorn- keine leichte Aufgabe!

Laut Bundesagentur für Arbeit ist der Fachkräftemangel im Einzelhandel einer der größten Engpassfaktoren. Besonders betroffen: Verkaufsstellen im Lebensmittel- und Modebereich. Doch es gibt auch gute Nachrichten: Digitale Personalplanung kann helfen, Engpässe zu vermeiden und gleichzeitig die Zufriedenheit im Team zu steigern.

Mit Daten zur besseren Planung

Ohne verlässliche Daten basiert die Personalplanung auf Bauchgefühl – und das kann teuer werden. Man riskiert nicht nur Über- oder Unterbesetzung, sondern verliert auch Umsatz und Mitarbeitermotivation. Mit den richtigen Tools und Zugriff auf Verkaufszahlen, Stoßzeiten und Fehlzeiten lassen sich intelligentere Entscheidungen treffen. Datenbasierte Planung hilft, den Personalbedarf vorherzusagen, schneller zu reagieren und kontinuierlich zu optimieren

Unterbesetzung? Es geht auch anders.

In vielen Filialen wird der Personalmangel auf wenige Schultern verteilt. Die Folge: Frust, Krankheit und Fluktuation.

Gute Planung gleicht Lasten aus und schützt das Team. Wer Stoßzeiten kennt, kann gezielt mehr Personal einplanen. Wer die Belastbarkeit der Mitarbeitenden berücksichtigt, verhindert Überforderung. Und wer frühzeitig freie Kapazitäten erkennt, kann reagieren, bevor es brennt. Automatische Dienstplan-Tools erkennen die Stoßzeiten und Kapazitäten, und verteilen anfallende Schichten fair und optimal. So bleibt das Team langfristig leistungsfähig – auch wenn es mal wieder voller wird im Laden.

Gerechte Dienstverteilung statt Dauereinsätz

Mit automatischer Dienstplanung lässt sich auch Fairness automatisieren. Systeme berücksichtigen Verfügbarkeiten, Präferenzen und Gleichverteilung, und auch die anfallende Arbeitslast. Die Folge: ein ausgeglichener Dienstplan, mehr Gerechtigkeit, weniger Konflikte – und mehr Bereitschaft, flexibel einzuspringen, wenn’s drauf ankommt.

Gerade in der Altersgruppe 18–35 ist dieser Wunsch nach Flexibilität groß. Junge Mitarbeitende erwarten Mitsprache bei der Planung, transparente Kommunikation und eine gesunde Work-Life-Balance. Arbeit soll zum Leben passen – nicht umgekehrt. Wer hier noch mit Excel oder festen Dienstplänen arbeitet, hat ein Nachteil. Moderne Planungstools bieten nutzerfreundliche Apps, in denen Mitarbeitende Schichten tauschen, Wünsche einreichen oder ihre Verfügbarkeit anpassen können. Das stärkt die Eigenverantwortung – und macht Arbeitgeber attraktiver.

Kostenkontrolle – ohne auf Service zu verzichten

Mehr Personal bedeutet nicht automatisch bessere Ergebnisse. Entscheidend ist, wer wann und wo arbeitet. Gezielte Planung reduziert Leerlauf und verhindert Überbesetzung, ohne den Kundenservice zu beeinträchtigen.

Wer seine Mitarbeiter gezielt in frequenzstarken Zeiten einsetzt und ruhige Phasen reduziert, spart Personalkosten und erhöht gleichzeitig die Effizienz. Das hilft dem Budget und entlastet das Team.

Effizienz heißt eben nicht: mehr arbeiten. Sondern: smarter arbeiten.

So unterstützt Dyflexis

Dyflexis Workforce Management unterstützt Einzelhändler dabei, ihr Team smarter zu planen und besser einzusetzen. Die Software erstellt automatische Schichtpläne, liefert Ihnen Einblicke in Prognosen und Analysen und lässt sich nahtlos in Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme integrieren.

So wird Personalplanung vom Listenwälzen zum strategischen Vorteil – egal ob für einen Shop oder ein ganzes Filialnetz.

Neugierig, wie Dyflexis Ihr Team entlasten und Ihre Planung verbessern kann?