Workforce management problemen signaleren bij je klant: 6 praktische vragen om te stellen

Als externe HR- of salarisadviseur ben je de oren en ogen van de ondernemer op het gebied van HR en salarisverwerking. Voor jouw klant maak je immers het verschil door je niet te beperken tot uitvoerende taken, maar regelmatig ook de processen onder de loep te nemen en waar nodig te optimaliseren.

Bij veel bedrijven in het MKB is op het gebied van workforce management nog veel te behalen. Praat daarom met je klant en maak hem of haar bewust van het feit dat dit ook invloed heeft op de efficiëntie en accuraatheid van jouw werk. Door deze 6 praktische vragen te stellen kom je erachter of en hoe je jouw klant kan helpen. Gaan er te veel alarmbellen rinkelen? Dan is het tijd om op te treden als adviseur.

1. Op welke manier worden de gewerkte uren aangeleverd bij de salarisadministrateur? 

Alarmbel: Het overkloppen en importeren van uren neemt onnodig veel tijd in beslag.  

Een van de eerste zaken die jou als adviseur kunnen opvallen is de manier waarop de gewerkte uren worden aangeleverd en of dat wel op de meest efficiënte wijze gebeurt. De personeelsplanning en urenregistratie zijn het voorstation van een accurate en efficiënte salarisverwerking. Op dit gebied kunnen adviseur en organisatie op verschillende manieren samenwerken. Een organisatie met veel flexwerkers vraagt immers om een andere soort overdracht dan een organisatie met alleen vaste medewerkers. Past het model nog wel bij het bedrijf of moet er een efficiëntieslag gemaakt worden? Het overkloppen van gewerkte uren en mutaties, zou in onze ogen anno 2021 niet meer nodig hoeven zijn.

2. Hoe richt je de personeelsplanning in en hoeveel tijd ben je daarmee bezig? 

Alarmbellen: Het maken van de personeelsplanning vergt veel handmatig werk of gebeurt in meerdere complexe Excel-bestanden. 

Een sterke personeelsplanning is het fundament voor een kosten efficiënte organisatie en een gedegen urenregistratie. Met name bij organisaties die snel gegroeid zijn, of waar nieuwe functies aan zijn toegevoegd, kan de planning uitgegroeid zijn tot een te grote opgave. Wat weer leidt tot een chaotische urenregistratie. Zijn er bijvoorbeeld veel onregelmatigheden binnen de organisatie, zoals onregelmatige diensten of flexibele werkers? Wanneer het maken van de planning (of het tussendoor aanpassen ervan) erg veel uren in beslag neemt, is het tijd om dit te veranderen. Als meer dan 15% van de tijd van een ondernemer wordt ingenomen door het maken en aanpassen van de planning, kan daar zeker een optimalisatieslag worden gemaakt.

3. Voldoet het workforce management aan de relevante wetgeving? 

Alarmbellen: Bij het maken van de planning wordt er niet of te weinig rekening gehouden met wetgeving. Als gevolg daarvan werken mensen bijvoorbeeld wel eens langer dan de ATW toelaat, of worden oproepkrachten te laat opgeroepen of afgebeld. 

Het voldoen aan wetgeving is een van de meest complexe en kostbare onderdelen van workforce management. Denk hierbij aan de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), CAO’s en regelingen, Arbeidstijdenwet en benodigde certificaten en trainingen. Het is belangrijk om dit goed in de gaten te houden. Worden werknemers in het planningsysteem bijvoorbeeld al bij het maken van de planning beschermd tegen te lange werkdagen? En wordt er rekening gehouden met alle onregelmatigheidstoeslagen?

Wil je weten aan welke wetgeving HR nog meer aan moet voldoen? Download de Whitepaper.

4. Hoe worden uren geregistreerd? 

Alarmbellen: Er is wel eens onenigheid met werknemers over hoeveel uur zij gewerkt hebben.  

Op welke manier worden de uren bijgehouden, en past die vorm bij de (grootte en complexiteit van) de organisatie? Worden de uren gedegen geregistreerd, bijvoorbeeld met inklokken? Of gebeurt dat op een andere manier, bijvoorbeeld op papier? Daarnaast is er steeds meer wetgeving over urenregistratie. De EU stelt het bijvoorbeeld verplicht dat bedrijven een gedegen urenregistratie aanhouden. Dit is het gevolg van een uitspraak van het Europese Hof van Justitie, waarin EU-lidstaten worden opgedragen om een ‘objectief, betrouwbaar en toegankelijk’ systeem te gebruiken voor het vastleggen van de arbeidstijd.

5. Hoe verloopt de communicatie rondom personeelsplanning en uren?  

Alarmbellen: De communicatie verloopt via veel verschillende kanalen en het komt voor dat werknemers niet of per ongeluk voor niets op komen dagen. 

Als er veel over en weer wordt gecommuniceerd en in de planning wordt geschoven via bijvoorbeeld e-mails, WhatsApps of briefjes, wordt dit snel onoverzichtelijk. Dit is niet alleen onhandig voor de werkgever, maar ook verwarrend voor de werknemer. Hoog tijd om die communicatie te stroomlijnen. Bijvoorbeeld door het gebruik van een handige rooster app. Waardoor er nog maar één communicatiekanaal is.

6. Hoe is de verhouding tussen het budget en de werkelijke personeelskosten? 

Alarmbel: De verhouding is scheef of onbekend. 

Als de personeelskosten vaak hoger zijn dan verwacht, is dat een duidelijke indicatie dat er iets niet goed gaat en zaak om daar eens dieper in te duiken. Worden er simpelweg teveel medewerkers ingezet? Reageren er bijvoorbeeld vaak ‘dure’ mensen op open diensten? Of werken er veel mensen met onregelmatigheidstoeslagen in de avond, zodat daar een groot deel van het budget naartoe gaat? Mocht de verhouding scheef zijn, dan is het zaak om het probleem te zoeken en daarop te sturen. Als de verhouding onbekend is, dan is het tijd om met de klant uit te zoeken of er wel de juiste data beschikbaar zijn om dit inzichtelijk te kunnen krijgen.

En nu? 

De alarmbellen gaan af? Onze partner manager Joris van Daalen vertelt graag meer over hoe je klanten kunt helpen met hun workforce management uitdagingen. Zo geeft hij bijvoorbeeld regelmatig webinars aan onze partners (en hun klanten) en houd hij onze partners op de hoogte van de WFM-trends.

Bekijk ons partnerprogramma en meld je direct aan!