Auteur: annickvandijk

Je kent het vast: urenlang puzzelen met roosters, last-minute wijzigingen en medewerkers die ontevreden zijn over hun dienst. Wat als we je vertellen dat je die tijd en energie ook kunt besteden aan wat echt belangrijk is? Automatisch roosteren doet precies dat. Wat is automatisch roosteren en waarom kiezen steeds meer organisaties hiervoor?

Zo werkt automatisch roosteren in de praktijk

Automatisch roosteren betekent dat workforce management software zelfstandig personeelsroosters opstelt. Op basis van vaste regels, actuele data en duidelijke kaders. Denk aan beschikbare uren, voorkeuren van medewerkers, wet- en regelgeving en bedrijfsdoelen. Jij bepaalt de spelregels. Het systeem doet de rest. Zo verschuift plannen van handwerk naar sturing. Kort gezegd werkt je planning vóór je, niet andersom.

De voordelen van automatisch roosteren

Slim plannen draait niet alleen om snelheid. Het gaat om betere keuzes. Om rust in de organisatie. En om ruimte om vooruit te kijken. In de praktijk zie je dat terug in vijf duidelijke voordelen.

1. Tijd is geld, bespaar beide

Handmatig roosteren kost je niet alleen veel tijd. Het vraagt ook om je voortdurende aandacht. Elke wijziging werkt door in het hele rooster en vraagt om nieuwe aanpassingen. Personeelsplanning automatiseren haalt die druk structureel uit het proces. Je hoeft geen corrigerende werkzaamheden meer uit te voeren. Je plant sneller en overzichtelijker. Daardoor krijg je veel meer ruimte om vooruit te kijken en strategische keuzes te maken.

HR-afdelingen en managers houden zich minder bezig met brandjes blussen en meer met het bouwen aan een stabiele organisatie. Dat verschil merk je niet één keer, maar elke week opnieuw.

2. Betrouwbare roosters zorgen voor rust

Het is vast herkenbaar: fouten in roosters zorgen voor veel frustratie. Dubbele diensten, vergeten vrije dagen of overtredingen van rusttijden. Door afspraken en regels automatisch te bewaken, voorkom je dit soort vergissingen structureel. Je signaleert afwijkingen namelijk per direct. Het resultaat is een rooster waarop medewerkers vertrouwen. En waarop managers durven te bouwen.

3. De juiste bezetting begint bij inzicht

Goede planning draait om balans. Te veel mensen kost geld. Te weinig mensen kost kwaliteit. Stem de personeelsinzet met efficiënte personeelsplanning af op de daadwerkelijke vraag en beschikbare capaciteit. Daarmee ontstaat een betere verdeling van werk en talent. Je voorkomt structurele over- of onderbezetting. Je zet medewerkers in waar zij de meeste waarde toevoegen. Zo groeit planning uit tot een strategisch instrument in plaats van een administratieve last.

4. Meer grip én meer ruimte voor medewerkers

Een rooster werkt pas echt wanneer medewerkers zich erin herkennen. Slimme planning houdt rekening met aspecten als voorkeuren, beschikbaarheid en verlof. Medewerkers weten eerder waar ze aan toe zijn. Ze ervaren meer regie over hun werk-privébalans. Die duidelijkheid vergroot de betrokkenheid en vermindert last-minute wijzigingen. Een goed rooster werkt voor iedereen.

5. Kosten beheersen zonder flexibiliteit te verliezen

Inefficiënte roosters leiden direct tot hogere kosten. Denk aan overuren, noodoplossingen of onnodige inzet. Door scherper en consistenter te plannen, blijven kosten beter beheersbaar. Tegelijkertijd blijft je organisatie flexibel, omdat het rooster snel meebeweegt bij veranderingen. Je houdt daarmee grip op kosten, zonder in te leveren op wendbaarheid.

Toekomstbestendig met AI

De genoemde voordelen laten duidelijk het verschil zien. Traditioneel roosteren is statisch en afhankelijk van individuele kennis. Automatisch roosteren werkt dynamisch en datagedreven. Verandert de vraag, de beschikbaarheid of de regelgeving, dan beweegt je rooster mee. Minder handmatige aanpassingen betekenen minder fouten en meer continuïteit. Dat maakt automatisch roosteren niet alleen efficiënter, maar ook toekomstbestendig.

Uiteraard spelen AI en machine learning ook een grote rol bij automatisch roosteren. Door historische data te analyseren, herkent het systeem patronen en voorspelt het toekomstige personeelsbehoeften. Zo ontstaat een planning die niet alleen reageert op wat er gebeurt, maar vooruitloopt op wat eraan komt. Workforce management verandert daarmee van reactief naar proactief.

Laat het systeem nadenken

Automatisch roosteren is geen trend. Het is een keuze. Een fundamentele ontwikkeling binnen workforce management. Het helpt je tijd en kosten te besparen. Je zet medewerkers beter in. Je creëert rust in de dagelijkse operatie. Bij Dyflexis zien we planning dan ook niet als administratie, maar als leiderschap. Met automatisch roosteren geef je richting, terwijl het systeem het werk doet. Maar hoe maak je die stap concreet binnen jouw organisatie?

Dyflexis helpt je om deze technologie in te zetten voor jouw organisatie. Met onze auto-scheduling oplossingen profiteer je van talloze voordelen. Vraag een demo aan. Daarmee ontdek je snel hoe jij je planning naar een hoger niveau tilt.

De implementaties van een nieuw systeem kan voelen als een enorme uitdaging: de druk is hoog, deadlines dringen, en je moet de hele organisatie meekrijgen in een nieuwe werkwijze. Zonder de juiste begeleiding en expertise kan het voelen alsof je in het duister tast. Het is frustrerend wanneer je niet weet of je op de juiste weg zit, of wanneer de implementatie niet het gewenste resultaat oplevert.

Bij Dyflexis verzekeren we het volgende; Onze implementatie is geen standaardproces, het is een persoonlijke reis die we samen met jou maken. We zorgen ervoor dat jouw organisatie niet alleen het systeem ontvangt, maar het ook daadwerkelijk omarmt en effectief gebruikt. Onze consultants blijven aan je zijde tot de tweede loonrun, zodat alles vanaf het begin perfect werkt. Geen zorgen over onduidelijkheden, geen twijfels over de voortgang, gewoon een implementatie die van begin tot eind staat als een huis.

Branche-experts tot jouw dienst

Zo werken we niet met algemene consultants, maar met experts die diepgaande kennis hebben van jouw sector. Of het nu gaat om cao’s, toeslagen of andere branche-specifieke regelgeving, wij begrijpen wat er speelt in jouw vakgebied.

Onze experts hebben jarenlange ervaring in de markt en kunnen je voorzien van waardevolle inzichten die verder gaan dan alleen software. Dit maakt ons tot een waardevolle partner die daadwerkelijk bijdraagt aan het succes van jouw organisatie.

“Bij Dyflexis is ons doel niet alleen het implementeren van software, het is om onze klanten te helpen een toekomstbestendige workforce management strategie op te bouwen.”  – CCO Patrick van der Geest

Na de implementatie blijven we actief betrokken. Of het nu gaat om het onboarden van nieuwe managers, het aanpassen van instellingen door veranderingen in de cao of het blijven verbeteren van je processen, wij blijven ondersteunen.

Change Management

Nieuwe software implementeren betekent vaak dat er een culturele verandering plaatsvindt binnen je organisatie. Daarom besteden we veel aandacht aan change management. Het succes van Dyflexis hangt niet alleen af van de technologie, maar ook van de adoptie door je medewerkers.

Onze consultants zorgen ervoor dat jouw medewerkers niet alleen weten hoe ze de software moeten gebruiken, maar ook dat ze gemotiveerd raken om het daadwerkelijk te omarmen. We helpen je team enthousiasmeren en betrekken, zodat ze zich volledig inzetten voor het succes van de nieuwe oplossing.

Trainingen kunnen zowel online als offline gehouden worden. Onze kennisbank en eLearning omgeving zorgen ervoor dat je team altijd de nodige tools en informatie heeft om optimaal gebruik te maken van Dyflexis.

De kracht van data

Onze ondersteuning kan binnen ProExpert cruciale inzichten bieden. Dankzij geavanceerde AI-gestuurde forecasting modules, kunnen we een nauwkeurige arbeidsvraag berekeningen maken, waardoor processen geautomatiseerd worden en belangrijke inzichten voor je organisatie beschikbaar komen.

Deze data-gedreven benadering levert cruciale inzichten die je organisatie kunnen helpen om niet alleen efficiënter te plannen, maar ook strategischer te denken en beslissingen te nemen die bijdragen aan de lange-termijn groei.

“De inzichten die je met Dyflexis verkrijgt, zijn niet alleen data, het zijn kansen voor jouw bedrijf om slimmer en sneller te groeien.”  – CCO Patrick van der Geest

Conclusie: Dyflexis als jouw toekomstpartner

Dyflexis is niet zomaar een softwareleverancier, we zijn een strategische partner die met je meedenkt en je helpt om de uitdagingen van de toekomst aan te gaan. Met onze persoonlijke begeleiding, diepgaande branchekennis, doorlopende optimalisatie en AI-gedreven inzichten zorgen we ervoor dat je organisatie in staat is om zowel vandaag als morgen succes te behalen.

Sinds 1 maart 2025 is de eerste cao voor ambachtelijke bakkerijen met terugwerkende kracht ingevoerd. Dit zorgt voor uitdagingen in de administratie, roosters en loonberekening. Hoewel dit een positieve ontwikkeling is voor medewerkers, betekent het voor jou extra werk. Zeker aangezien deze wijziging met terugwerkende kracht zijn ingevoerd. Maar geen zorgen, met de juiste processen voorkom je fouten en voldoe je aan de cao-eisen.

Wat verandert er precies in de nieuwe cao?

Deze vijf veranderingen zijn van directe invloed zijn op de personeelsplanning en urenregistratie voor ambachtelijke bakkers:

1. Halfjaarlijkse urenberekening
   Een van de meest ingrijpende wijzigingen in de nieuwe cao is dat overuren nu per halfjaar worden uitbetaald, in plaats van maandelijks. De nieuwe berekening van overuren loopt van 1 april tot 30 september en 1 oktober tot 31 maart.
2. Nieuwe toeslagen berekening
   De verrekening van overuren is per 1 maart aangepast: bij meer gewerkte uren dan in je contract, geldt een opbouw van overuren waarbij de eerste 24 uur een toeslag van 25% krijgen, en daarboven 50%. Voor parttimers wordt de toeslag naar rato berekend. Staat iemand ingepland voor een toeslagdienst, maar vervult die medewerker die dienst uiteindelijk niet? Dan krijgt diegene de toeslag tóch uitbetaald.
3. Toeslag voor parttimers
   Waar parttimers eerst alleen toeslag kregen boven de fulltime grens, krijgen ze nu toeslag als zij meer uren werken dan hun contract.
4. Minuren zijn het risico van de werkgever. Werkt een medewerker minder dan zijn contracturen? Dan is de werkgever verantwoordelijk, tenzij het de keuze/verantwoordelijkheid van de medewerker is. De uren hoeven niet ingehaald te worden met vakantie-uren of ander betaald verlof.

“Een verandering in een cao is een positieve ontwikkeling, maar het brengt ook uitdagingen met zich mee. In dit geval veel handmatige.” – Bastiaan Schoonhoven, CCO

Wat zijn de gevolgen van deze veranderingen?

De veranderingen in de cao hebben ingrijpende gevolgen voor ambachtelijke bakkerijen. Zonder de juiste technologie leidt dit tot een administratieve last voor:

• Complexe berekeningen: De nieuwe berekeningsmethode voor overuren en toeslagen maakt het administratieve proces complexer. Halfjaarlijkse berekeningen, nieuwe percentages en de keuzevrijheid voor medewerkers tussen TVT en geld.
• Voorkomen van minuren: Minuren van medewerkers hoeven niet gecompenseerd te worden met vakantieuren. Daarom is het belangrijk om efficiënt te plannen. Zorg er bij het plannen voor dat iedereen aan zijn contracturen komt.
• Minder salaris, groter spaarpotje: Bakkers die structureel overwerken zijn gewend om maandelijks hun overuren en toeslagen te ontvangen. In de nieuwe cao worden deze een halfjaar opgespaard en uitbetaald. Hierdoor ontvangen bakkers maandelijks minder salaris. Als zij dit bedrag nodig hebben om rond te komen, is dit een vervelende situatie.
• Contracten voor parttimers: Doordat parttime medewerkers recht hebben op overwerktoeslag en deze naar rato van het contract worden berekend, is het belangrijk om de contracten goed onder de loep te nemen. Zeker parttime medewerkers met kleine contracten zitten snel aan de 50% toeslag. Daarom is het raadzaam om te kijken of de contracturen passen bij het aantal uur dat de medewerker werkt. In de tabel hieronder zie je de grens voor 25% en 50% toeslag per contract.

Afstemmen met medewerkers

Sommige medewerkers die structureel overwerken, waren niet blij met de nieuwe cao. Zij ontvangen in de nieuwe cao maandelijks minder salaris. Overuren en toeslagen worden namelijk een halfjaar opgespaard en dan pas uitbetaald. Daarom vinden bakkerijen regelmatig hun eigen manier om de cao te interpreteren om medewerkerstevredenheid te stimuleren. “In overleg met de medewerkers kan er bijvoorbeeld gekozen worden om de overuren uit te betalen en alleen de toeslagen op te sparen. Om dit juist te berekenen is krachtige software nodig.” – Bas Vugteveen, Consultant

De valkuil van handmatige verwerking

Veel bakkerijen werken nog met traditionele methoden zoals Excel, papieren urenbriefjes of losse tools. Dit kan leiden tot verschillende uitdagingen:

• Inefficiënte roosters: Roosteren volgens de contracturen is erg belangrijk geworden. Het is essentieel om inzicht te hebben in zowel de contracturen als de gewerkte uren bij het inroosteren. De productiekosten staan onder druk, en onnodige personeelskosten wil je vermijden. Slim omgaan met de contracturen van medewerkers is extra belangrijk geworden.
• Fouten in de salarisberekening: Dit wil je voorkomen, het kan voor een serieuze vertrouwensbreuk zorgen. De berekening van overuren en toeslagen per halfjaar is al ingewikkeld, laat staan als je dit handmatig doet. Bovendien mogen medewerkers zelf aangeven hoe ze hun overuren willen opnemen (uitbetalen of TVT opnemen), wat de administratie nog complexer maakt en de kans op fouten vergroot.

De oplossing: cao-naleving automatiseren

Deze nieuwe cao vraagt om een systeem dat flexibel genoeg is om deze toeslagen automatisch, nauwkeurig en foutloos te berekenen, ongeacht het dienstverband of het rooster. Met een Workforce Management systeem voldoen bakkerijen eenvoudig aan de nieuwe cao-afspraken.

• Efficiënte personeelsplanning: Door slimmer om te gaan met de uren van medewerkers, worden geen onnodige loonkosten gemaakt. Het systeem houdt rekening met zowel contracturen als gewerkte uren, waardoor een efficiënter rooster wordt gegenereerd.
• Toeslagen en overuren automatisch berekenen: Alle regels over toeslagen en overuren worden automatisch toegepast, ook als de cao op jouw manier wil interpreteren.
• Slimme urenregistratie: Overuren worden automatisch herkend en vergoed, ook voor parttime medewerkers. Handmatig tellen of aparte bonussen zijn niet meer nodig.
• Automatische loonverwerking: Alle uren en toeslagen in één druk op de knop versturen naar het salaris systeem. Geen gedoe met handmatige exports en aanpassingen.
• Altijd audit-proof: Omdat alles automatisch wordt vastgelegd, kun je bij een controle gemakkelijk aantonen dat je voldoet aan de cao-afspraken.
• Minder risico, meer rust: In plaats van je zorgen te maken over de naleving van de cao, laat je de software het werk doen. Je houdt grip op je personeelskosten, voorkomt fouten en kunt je weer richten op wat je écht belangrijk vindt: goed brood bakken en een sterk team bouwen.

Wil jij de nieuwe cao automatisch toepassen? Schrijf je dan in voor het webinar: Hoe jij de nieuwe Cao voor Ambachtelijke Bakkerijen foutloos toepast. Klik hier om je aan te melden >>>

Met de invoering van de Wet verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties (Wet VBAR) en de Wet verbetering zekerheid flexibele arbeidskrachten (WTTA) moeten bedrijven zich grondig voorbereiden. Beide wetten brengen nieuwe verplichtingen met zich mee, maar ook kansen en uitdagingen. Een belangrijke wijziging is de verplichte urenregistratie voor flexwerkers vanaf januari 2026, die zorgt voor extra administratieve verplichtingen. In deze blog lichten we de kernpunten van beide wetten toe en bespreken we wat bedrijven nu al kunnen doen om voorbereid te zijn.

De Wet VBAR: Nieuwe beoordeling van arbeidsrelaties

Hieronder worden de belangrijkste wijzigingen in de Wet VBAR toegelicht, die zorgen voor een strengere beoordeling van arbeidsrelaties en het tegengaan van schijnzelfstandigheid.

• Criterium zelfstandigen

De Wet VBAR vervangt de Wet DBA en beoogt schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Bedrijven moeten voortaan nauwkeuriger vastleggen of een werkrelatie daadwerkelijk zelfstandig is, of eigenlijk als loondienst moet worden gezien. Dit raakt vooral zzp’ers in de flexmarkt, maar ook uitzendbureaus en intermediairs. Bedrijven moeten hun werkrelaties helder documenteren en classificeren om problemen met de Belastingdienst of toezichthouders te voorkomen.

Hoewel de Wet VBAR nog in ontwikkeling is, is het duidelijk dat de beoordeling van arbeidsrelaties strenger wordt. Het is daarom belangrijk om de ontwikkelingen rond deze wet goed te volgen.

• Minimaal uurtarief

Een ander belangrijk punt binnen de Wet VBAR is het voorstel van een minimumuurtarief van circa €33 voor zzp’ers. Dit kan de kosten van zelfstandige inhuur verhogen en vraagt van bedrijven om hun budgetten en tarieven te herzien. Het onderstreept het belang van een doordachte inzet van zzp’ers, met duidelijke afspraken en correcte contractvormen.

Wet WTTA

Hieronder staan de belangrijkste veranderingen die de Wet WTTA met zich meebrengt, waaronder nieuwe verplichtingen voor de registratie van gewerkte uren en gelijke arbeidsvoorwaarden voor flexwerkers.

• Controleerbare urenregistratie

Vanaf 1 januari 2026 zijn werkgevers verplicht om de gewerkte uren van flexwerkers, inclusief uitzendkrachten en zzp’ers, nauwkeurig te registreren. Dit verhoogt de transparantie en bescherming van flexwerkers, maar betekent ook extra administratieve lasten. Bedrijven zullen hun processen moeten digitaliseren en tools moeten inzetten die zorgen voor betrouwbare en controleerbare registratie, ook voor compliance- en planningsdoeleinden.

• Eisen aan uitleners

De WTTA bepaalt ook dat uitzendkrachten vanaf 2026 recht hebben op gelijke arbeidsvoorwaarden als vaste medewerkers. Denk hierbij aan beloning, pensioen en overige secundaire voorwaarden. Deze maatregel stimuleert eerlijke behandeling, maar kan ook de kostenstructuur van bedrijven beïnvloeden. Organisaties moeten hun HR- en salarisadministratie hierop aanpassen en zorgen voor heldere procedures.

Daarnaast worden via deze wet ketenregelingwijzigingen doorgevoerd, zoals kortere looptijden voor tijdelijke contracten en mogelijke herclassificatie van flexibel werk als vast werk. Dit beperkt de vrijheid om flexkrachten onbeperkt tijdelijk in te zetten. Bedrijven moeten hun strategische personeelsplanning hierop aanpassen en nadenken over structurelere oplossingen.

Borg voor organisaties

Daarnaast moeten organisaties mogelijk een borg betalen wanneer ze flexwerkers inzetten. Deze borg is bedoeld om te garanderen dat bedrijven voldoen aan de wetgeving en om misbruik van flexwerkers te voorkomen. Dit kan een extra kostenpost betekenen voor bedrijven die al met een strak budget werken. Het is belangrijk voor bedrijven om deze financiële verplichting in overweging te nemen bij hun begroting en plannen voor de toekomst.

Politieke onzekerheid

Hoewel de wetgeving rondom flexwerkers in 2026 is gepland, is de invoering nog onzeker. Politieke partijen werken momenteel aan alternatieve wetgeving, waardoor de uiteindelijke vorm van de wet mogelijk zal veranderen. Dit betekent dat bedrijven zich bewust moeten zijn van de politieke ontwikkelingen en flexibel moeten blijven in hun voorbereiding. Het is essentieel om op de hoogte te blijven van de laatste nieuwsberichten en wetgeving, zodat je goed geïnformeerd blijft over de toekomst van het flexwerk.

Wat kunnen werkgevers nu al doen?

De veranderingen die in 2026 en 2027 van kracht worden, vragen om een strategische herziening van hoe bedrijven omgaan met flexibele arbeidskrachten. Enkele belangrijke stappen die bedrijven nu al kunnen nemen, zijn:

1. Evalueren van de urenregistratie: Zorg ervoor dat er systemen in plaats zijn om de gewerkte uren van flexwerkers op een gedetailleerde en verantwoorde manier vast te leggen.
2. Herzien van arbeidsrelaties: Bedrijven moeten beoordelen of hun flexwerkers nog steeds correct als zelfstandigen worden geclassificeerd of dat ze in loondienst moeten worden genomen.
3. Vergelijken van arbeidsvoorwaarden: Het is belangrijk om de arbeidsvoorwaarden van flexwerkers af te stemmen op die van werknemers in loondienst om gelijke beloning te garanderen.
4. Anticiperen op ketenregeling veranderingen: Denk na over hoe de nieuwe ketenregeling invloed heeft op de arbeidscontracten en het gebruik van flexwerkers in je organisatie.

Conclusie: Een veranderende markt

De nieuwe wetgeving verandert de spelregels in de flexmarkt aanzienlijk. Vooruitstrevende bedrijven die zich nu al voorbereiden, kunnen de overgang benutten om hun flexibele arbeid eerlijker, transparanter en efficiënter te organiseren. De tijd om te handelen is nu. Door te investeren in de juiste tools en processen blijft je organisatie niet alleen compliant, maar ook concurrerend in een veranderende arbeidsmarkt.

Wil je meer weten over Workforce Management? Dyflexis helpt je graag verder.

Voor vooruitstrevende organisaties is effectief Workforce Management cruciaal om een optimale productiviteit en kostenbeheersing te realiseren. Veel organisaties kunnen op gebied van data en automatisering nog veel winst behalen. Dyflexis ontwikkelt hiervoor Datagedreven Workforce Management. Deze werkwijze zorgt ervoor dat je altijd de juiste persoon, met de juiste vaardigheden, op de juiste dienst hebt. Dit is gebaseerd op twee kernprincipes: Labour Demand Forecasting en Auto-Scheduling.

1. Labour Demand Forecasting – de juiste bezetting op het juiste moment

Labour Demand Forecasting zorgt ervoor dat bedrijven tijdens piekperiodes, seizoenschommelingen en personeelstekorten beter inschatten hoeveel medewerkers nodig zijn. Hierdoor zorgen ze ervoor dat ze altijd over de juiste bezetting beschikken op het juiste moment.

Labour Demand Forecasting berekent hoeveel medewerkers je op welk moment nodig hebt. Door de beschikbare actuele data samen te voegen met historische gegevens en markttrends voorspelt het de personeelsbehoefte heel nauwkeurig. Dankzij deze berekening weet je precies hoeveel medewerkers je per maand, per week en per uur nodig hebt.

Belangrijke voordelen:

• Verbeterde personeelsplanning met datagestuurde inzichten:
  Door datagestuurde inzichten te gebruiken, kunnen bedrijven beter geïnformeerde beslissingen nemen over de optimale inzet van personeel.
• Geoptimaliseerde efficiëntie door het voorkomen van over- en onderbezetting:
  De tool helpt bij het effectief beheren van schommelingen in de personeelsbezetting en zorgt voor continue operationele stabiliteit.

2. Auto-Scheduling – de juiste persoon, op de juiste dienst

Auto-Scheduling zorgt ervoor dat de juiste medewerkers op de juiste dienst worden ingepland. Door slimme data-analyse en intelligente methoden toe te passen, genereert deze tool roosters die perfect aansluiten op de behoeften van het personeel. Zo houdt Auto-Scheduling rekening met de beschikbaarheid, voorkeuren, contracturen, skills en certificering van medewerkers.

Hierdoor zorgt de tool ervoor dat de planning niet alleen efficiënt, maar ook optimaal is. Dit voorkomt zowel over- als onderbezetting, wat de algehele efficiëntie verbetert. Het resultaat is een personeelsbestand dat niet alleen tevredener is met de planning, maar ook productiever werkt.

Voordelen van Auto-Scheduling:

• Voorkomen van tijdverlies door handmatige planningen
• Vermindering van de administratieve werkdruk
• Verbetering van nauwkeurigheid en optimalisatie van middeleninzet
• Verhoging van medewerkerstevredenheid door eerlijke en gebalanceerde shiftverdeling

Kortom, waar Labour Demand Forecasting zorgt voor een correcte berekening van de benodigde bezetting per uur, zorgt Auto-Scheduling ervoor dat de juiste medewerker wordt toegewezen.

Kennismakingsgepsrek

Om met Data-Driven WFM aan de slag te gaan, gaan we graag eerst het gesprek met je aan. Hierin besprek we de doelen van jouw organisatie, welke data hierbij relevant is en hoe Data-Driven WFM jouw organisatie herbij helpt. Vraag nu een kennismakingsgesprek aan.

Interessant voor jou?

Dyflexis is een softwareoplossing die specifiek is ontwikkeld om de efficiëntie en prestaties van Workforce Management te verbeteren in de sectoren:

• Recreatie 
• Hospitality
• Retail & Warehousing
• Productie & Logistiek
• Zorg & Welzijn

Door Labour Demand Forecasting te combineren met Auto-Scheduling, biedt Dyflexis een naadloos en geïntegreerd systeem dat de manier waarop organisaties hun teams beheren transformeert. Hiermee beschik je over een krachtige tool die datagedreven inzichten biedt, waarmee je significante verbeteringen in jouw bedrijfsvoering realiseert.

Het maken van een goede budgettering is makkelijker gezegd dan gedaan. In de basis komt het neer op het bepalen van inkomsten, uitgaven en de doelstellingen voor de winst. Maar goed, in praktijk is het natuurlijk niet zo simpel, want je moet ook beslissen welke investeringen leiden tot betere resultaten. In deze blog geven we tips voor het maken van een goede budgettering, die voor iedere onderneming van toepassing zijn!

Analyseer historische gegevens

Een van de belangrijkste factoren om een goede budgettering voor je bedrijf te maken, is het analyseren van historische gegevens. Die kunnen je ontzettend helpen om verwachtingen te managen. En we kunnen dit erg ruim trekken. We geven een aantal voorbeelden. Aan jezelf om na te denken wat je in jouw sector kunt analyseren.

• Bij verkoop piek- en dalmomenten dat het erg druk is in je winkel of magazijn.
• Wanneer bepaalde producten goed lopen (denk aan kerst, zomer, et cetera).
• Bij dienstverlening momenten dat er veel of weinig personeel nodig is.
• Wanneer veel werknemers zich ziek melden of met vakantie zijn.
• Wat dure periodes zijn qua investeringen, of wanneer veel kapot gaat.
• Wat periodes zijn die juist veel geld opleveren, en waarom dat dan is.

Gebruik tools voor historische gegevens en forecasting

Bovengenoemde tip voor het maken van een goede budgettering klinkt misschien slim, maar hoe pak je dat in praktijk aan? Dat hoef je gelukkig niet handmatig te doen, want je maakt gebruik van tools. Die kunnen voor jou historische gegevens opslaan, en op basis daarvan voorspellingen doen. Dit wordt ook wel forecasting genoemd.

Forecasting als basis voor goede strategie en budgettering

Forecasting vormt een goede basis voor het stellen van realistische doelen die financieel haalbaar zijn. Het laat je tevens zien wat in het verleden goede investeringen waren (denk aan reclamecampagnes of aankoop van machines), en welke investeringen juist hun geld niet hebben opgeleverd.

Maar het helpt je dus ook bij het slim inplannen van personeel, zodat je niet onnodig te veel werknemers inschakelt (die moeten immers betaald worden en dat gaat van het budget af). Daarentegen helpt het ook om voldoende werknemers in te zetten, want slechte service kan leiden tot klantenverlies.

Forecasting als onderdeel van Workforce Management

Forecasting is een onderdeel van Workforce Management. Daar vallen bijvoorbeeld ook capaciteitsmanagement, roosters, rapportage en analyse onder. Want zoals we net al aangaven is het ook belangrijk dat je het personeel slim inzet: niet te veel en niet te weinig personeel zorgt voor maximale winst en een minimale hap uit je budget.

Extra tips voor goede budgettering

We sluiten dit artikel graag af met een aantal extra tips voor het maken van een goede budgettering. Zo is het slim om regelmatig te monitoren. Merk je dat het budget niet optimaal is ingericht? Herzie en pas aan.

Bij grote organisaties is het ook zeker slim om de teams in het proces te betrekken. Afdelingshoofden weten vaak wat (on)nodig is qua budget voor hun afdeling. Blijf zelf wel realistisch en helder denken, want ze kunnen ook juist zo veel mogelijk vrij proberen te krijgen. Vraag dus om een goede onderbouwing!

Verder is het handig om vooraf over grote uitgaven na te denken. Wat zit er aan te komen in het komende jaar? Heb je nieuwe apparatuur nodig, omdat iets waarschijnlijk kapot gaat of omdat er betere apparatuur op de markt komt? Mogelijk gaat het werk dan ook sneller, waardoor je juist geld kunt besparen. Plan tevens een post voor onvoorziene gevallen.

Tot slot is het zoals we eerder al aangaven, slim om te investeren in een goede tool voor forecasting. Het Workforce Management Systeem van Dyflexis is zo ingericht dat het je helpt bij het maken van krachtige voorspellingen, het inplannen van personeel en het bepalen van een goede budgettering. Ervaar het zelf!https://www.dyflexis.com/nl/contact/

Kom je er niet uit? Wij ontzorgen je volledig! Bij Dyflexis heb je altijd toegang tot alle functionaliteiten, waaronder wet en regelgeving. Vraag een gratis demo aan en ontdek zelf de voordelen van het Workforce Management Systeem voor het maken van een goede budgettering.

De geestelijke gezondheidszorg (GGZ) staat voor unieke uitdagingen als het gaat om personeelsplanning en urenregistratie. Handmatige processen, versnipperde systemen en complexe CAO-regelingen zorgen voor een hoge werkdruk en foutgevoeligheid. Veel instellingen verliezen hierdoor kostbare tijd die beter besteed kan worden aan de zorg voor cliënten. Automatisering biedt de oplossing tegen foutgevoeligheid en de race tegen de klok. Dyflexis speelt hierin een sleutelrol. Uit gesprekken met GGZ-instellingen blijkt dat de meeste problemen ontstaan rondom planning, ORT-berekeningen (onregelmatigheidstoeslag), verlofadministratie en de koppeling met salarissystemen. In deze blog bespreken we de grootste pijnpunten en hoe Dyflexis helpt om de planning te vereenvoudigen en fouten te verminderen.

De complexiteit van competentiegericht plannen

Veel GGZ-instellingen werken met complexe planningen waarbij medewerkers op basis van hun specifieke competenties worden ingepland. Dit betekent dat er per dienst een minimale bezetting vereist is van medewerkers met bepaalde kwalificaties. Vaak gebeurt dit nog handmatig in Excel, wat niet alleen tijdrovend is maar ook foutgevoelig.

Bij sommige instellingen zijn twee medewerkers twee dagen per maand bezig met het opstellen van roosters. Dit is tijd die verloren gaat aan administratief werk in plaats van zorg. Dyflexis biedt een oplossing door planningen te automatiseren en competenties direct aan medewerkers te koppelen. Hierdoor wordt automatisch de juiste bezetting per dienst gegarandeerd. Dit vermindert de kans op fouten en bespaart waardevolle tijd.

De struggle met ORT en handmatige berekeningen

Een ander veelvoorkomend probleem is de berekening van ORT. Veel GGZ-instellingen houden dit bij in meerdere Excel-bestanden, een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. ORT-regelingen binnen de CAO GGZ zijn bovendien complex, waardoor fouten snel gemaakt worden.

Met Dyflexis worden ORT-berekeningen volledig geautomatiseerd. Het Workforce Management systeem houdt rekening met de CAO GGZ en zorgt ervoor dat toeslagen correct worden berekend. Dit voorkomt niet alleen fouten, maar zorgt er ook voor dat medewerkers eerlijk en volgens de juiste regels worden uitbetaald.

Verlof en saldo-uren: de onzichtbare tijdbom

Naast ORT is ook het beheren van verlof- en saldi-uren een uitdaging. Veel instellingen houden deze gegevens handmatig bij in losse Excel-bestanden of HR-systemen die niet gekoppeld zijn aan de planning. Dit leidt tot verwarring, dubbele invoer en fouten in de administratie.

Dyflexis biedt een geïntegreerde oplossing waarbij verlof- en saldo-uren automatisch worden bijgewerkt en verwerkt. Medewerkers krijgen via de app direct inzicht in hun uren, waardoor HR-afdelingen minder tijd kwijt zijn aan controles en correcties. Dit voorkomt verrassingen aan het einde van het jaar en zorgt voor een transparant proces.

Versnipperde systemen: een onnodige werklast

Veel GGZ-instellingen werken met meerdere systemen voor urenregistratie, personeelsplanning, salarisadministratie en cliëntendossiers. Vaak communiceren deze systemen niet goed met elkaar, wat leidt tot dubbele invoer en fouten. Zo komt het regelmatig voor dat gegevens in het planningssysteem niet overeenkomen met de salarisadministratie, waardoor correcties achteraf nodig zijn.

Dyflexis biedt naadloze koppelingen met bekende HR- en salarissystemen. Dit zorgt ervoor dat de planning en salarisverwerking naadloos op elkaar aansluiten, zonder dubbele invoer. Hierdoor wordt de kans op fouten verkleind en bespaart de HR-afdeling tijd.

Urenregistratie en bereikbaarheidsdiensten: de verborgen tijdsverspilling

Urenregistratie en bereikbaarheidsdiensten worden vaak handmatig bijgehouden in losse formulieren of Excel-bestanden. Dit maakt het lastig om een goed overzicht te houden en zorgt ervoor dat HR-medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het samenvoegen van verschillende documenten.

Met Dyflexis kunnen medewerkers eenvoudig hun uren registreren via de app. Bereikbaarheidsdiensten worden direct in de planning opgenomen, waardoor er één duidelijk overzicht ontstaat. Dit voorkomt dat diensten over het hoofd worden gezien en zorgt ervoor dat medewerkers altijd weten waar ze aan toe zijn.

De kracht van automatisering in de GGZ

De uitdagingen binnen de GGZ zijn divers, maar ze hebben één gemene deler: een hoge werkdruk veroorzaakt door handmatige en foutgevoelige processen. Dyflexis biedt een oplossing die niet alleen de administratieve last vermindert, maar ook de kwaliteit van de zorg ondersteunt.

Door planning, urenregistratie en salarisadministratie te automatiseren, kunnen GGZ-instellingen zich richten op hun kerntaak: het leveren van de best mogelijke zorg aan hun cliënten.

Ben je benieuwd naar de tuincentrum cao? Dan zit je goed in de cao Retail non-food, een overkoepelende cao voor meerdere branches, waaronder de tuinbranche. Laten we eens inzoomen op de belangrijkste punten uit de cao Retail non-food.

Cao tuincentrum 2024

Begin 2024 werd er na onderhandelingen een definitief akkoord bereikt voor de cao Retail non-food, die dus geldt voor werknemers en werkgevers in een tuincentrum. Deze tuincentrum cao is geldig sinds 1 januari 2024 en loopt door tot het einde van 2025. Werkgevers mogen afwijken van de cao, mits in het voordeel van de werknemer.

Cao module – specifiek geldend voor tuincentra

Wat opvalt aan de retail non-food cao is dat er een aantal overkoepelende zaken zijn die gelden voor meerdere branches, terwijl er ook specifieke tuincentrum cao regels zijn. Die zijn opgenomen in de ‘module geldend voor tuincentra’ (vanaf pagina 24). Wil je het gehele document nalezen (87 pagina’s)? Raadpleeg dan de Cao Retail non-food.

Tuincentrum cao salaris

Er is een specifieke loontabel voor tuincentra van kracht, waarbij het salaris oploopt naarmate iemand in functiegroep groeit. De eerste functiegroepen (A/B), gaan uit van het minimumloon, wat per 1 juli 2024 neerkomt op €13,27 per uur vanaf 21 jaar en ouder. Wel kunnen werknemers ingedeeld worden in hogere schalen (dat kan zelfs al vanaf 15 jaar), met in de hoogste schaal een salaris van €25,43 per uur.

Toeslagen tuincentrum cao

Er gelden bepaalde toeslagen voor werk dat buiten de regelmatige uren valt, zoals:

• Maandag t/m zaterdag 22.00 – 7.00 uur: +50%
• Werken op zondag: +50%
• Werken op feestdagen: +100%
• Overwerk voor meer dan 10 uur per dag: +25%, 33,33% of 100% (zie cao pag. 24)

Goed om te weten is dat bovengenoemde geldt voor werken in een tuincentra met een fysieke locatie. Bij online tuincentra (e-commerce) kunnen weer andere regels van kracht zijn. Zo geldt er dan geen toeslag voor werken van 22.00 tot 00.00 uur.

Aanvullende regelingen specifiek voor tuincentra cao

We benoemen nog een aantal punten die specifiek naar voren komen uit de module geldend voor tuincentra. Dit valt dus binnen de retail non-food cao.

• Werken in een tuincentrum kan seizoensgebonden zijn. Daarom kan men afwijken van de standaard 38-urige werkweek, en tijdelijk uitbreiden naar 45 uren per week. Hierover worden individuele afspraken naar redelijkheid gemaakt.
• In bepaalde schalen wordt er van overwerk gesproken bij meer dan 9 uur werken per dag, maar daar valt een tijdelijke wijziging zoals benoemd in het vorige punt niet onder. Overwerktoeslagen gelden niet voor leidinggevenden.
• Indien een werknemer tijdelijk de plaats vervangt van een collega in een hogere functie, dan heeft diegene recht op periodiek extra salaris binnen de huidige salarisschaal, indien dit hoger is dan wat hij of zij momenteel ontvangt.

Vakantiedagen tuincentrum cao

Op basis van fulltime werk van 40 uur per week gelden 25 vakantiedagen per jaar. Wordt onder de werkweek 38 uur verstaan, dan gelden op basis daarvan 7,6 vakantie-uren. Dat komt jaarlijks neer op 182,4 uur en 24 vakantiedagen per jaar. Jaarlijks in april kunnen medewerkers 4 extra vakantiedagen bij kopen (bij parttimers naar rato).

Verder hebben werknemers recht op buitengewoon verlof onder bepaalde voorwaarden, bij een huwelijk, overleiden, verhuizing, sollicitatie en medische redenen. Is de werknemer 25, 40 of 50 jaar in dienst? Dan wordt eenmalig 1 extra vakantiedag toegekend.

Goed plannen en registreren met Workforce Management

Zoals je leest zijn er best wat punten om rekening mee te houden, en alle details en nog veel meer uitzonderingen en aanvullingen staan beschreven in de volledige cao Retail non-food. Kun je wel wat hulp gebruiken bij het goed registreren van vakantiedagen, overwerk en bijbehorende toeslagen, en het slim inplannen van werknemers? Dan komt Workforce Management van Dyflexis van pas. Deze tool kan zelfs voorspellingen doen over piek- en dalmomenten op basis van historische gegevens. Ontdek zelf het gemak!