Vijf scenario’s waar elke planner tegenaan loopt én de oplossingen daarvoor

Het maken van een planning die voldoet aan de beschikbaarheid en wensen van uw medewerkers is één ding. Het aanpassen van de planning bij onverwachte uitval of extra drukte is een tweede. Toch kunt u onverwachte wendingen het hoofd bieden met wat eenvoudige tips.

1. Opvullen van extra diensten

Het komt bij ieder bedrijf voor: het rooster is klaar, de diensten zijn ingepland, maar medewerkers blijken tóch niet te kunnen werken. Er zal op stel en sprong iemand anders gezocht moeten worden. Ook onverwachte drukte kan ervoor zorgen dat er extra medewerkers opgetrommeld moeten worden. De grootste zorg van de planner is om deze extra diensten onder de aandacht van de medewerkers te brengen zodat ze gevuld kunnen worden.

Oplossing: Door in Dyflexis een “Open dienst” aan te maken krijgen alle beschikbare medewerkers een notificatie op hun telefoon. Vervolgens kunnen zij zelf aangeven of ze een dienst willen invullen. Als planner hoeft u bij de open dienst alleen nog de medewerker te selecteren die u wilt inplannen.

2. Gebrek aan overzicht
Plannen is meer dan een paar diensten op het rooster plaatsen. Bij het plannen moet u rekening houden met allerlei zaken. Denk bijvoorbeeld aan de beschikbaarheid, contracturen en verlofaanvragen van medewerkers. Omdat al deze belangrijke informatie bijgehouden en gewijzigd moet kunnen worden, is het overzicht soms ver te zoeken.

Oplossing: In het medewerkersoverzicht van het scherm “Inroosteren”, kunt u geplande diensten per medewerker controleren. Dit overzicht toont de totalen van de ingeplande uren ten opzichte van de contracturen per medewerker. Ook de verlofaanvragen staan in dit overzicht. Zo’n totaaloverzicht werkt natuurlijk super makkelijk.

3. Wijzigingen in het rooster
Een rooster dat nooit wijzigt willen we allemaal wel! Toch komt het regelmatig voor dat er diensten wijzigen. Als planner wilt u graag dat medewerkers altijd op de hoogte zijn van het meest actuele rooster. U kunt medewerkers e-mailen of een WhatsApp-bericht versturen, maar dit kost onnodig veel tijd en moeite.

Oplossing: Wanneer u een dienst van een medewerker wijzigt, zal deze automatisch een pushbericht ontvangen op de telefoon. Wilt u er zeker van zijn dat een medewerker het bericht ontvangt, dan kunt u in het scherm “Inroosteren”, bij de betreffende dienst, kiezen voor “Bericht medewerker”. U krijgt dan de mogelijkheid om per e-mail of sms een extra bericht naar de medewerker te sturen.

4. Medewerkers willen ruilen
Is de planning rond, dan begint het pas: een medewerker die staat gepland wil graag ruilen met een collega. Per e-mail, WhatsApp of telefoon brengen zij u hiervan op de hoogte. Helaas zorgen al deze verschillende communicatiekanalen voor veel ruis op de lijn. Daardoor kost het vaak onnodig veel tijd om een ruilverzoek netjes te verwerken.

Oplossing: Zorg dat medewerkers tijdig hun (on)beschikbaarheid doorgeven en dat de feature om diensten te kunnen ruilen actief is! Zijn medewerkers ingepland en willen ze hun dienst laten overnemen door een collega, dan kunnen ze zelf online een ruilverzoek indienen. U als planner komt er pas aan te pas wanneer een ruilverzoek rond is. De planner bepaalt namelijk of het ruilverzoek geaccepteerd wordt.

5. Te weinig informatie
Hoe mooi is het als u bij het plannen inzicht heeft in het rooster, de weersvoorspellingen, de evenementenkalender en de budgetten zonder op vier verschillende plekken te moeten zoeken. Jammer genoeg staat al deze informatie vaak op een andere plek: het rooster staat in Excel; de weersvoorspelling vindt u op buienradar.nl; de evenementenkalender staat in de agenda van een collega en uw budgetten staan in een ander Excel-bestand.

Oplossing: in het scherm “Inroosteren” kunnen meerdere “informatielijnen” getoond worden. Zo kunnen bijvoorbeeld de evenementen die in de agenda staan, het weer en het budget in de informatielijnen worden getoond. Wat u nodig heeft ter voorbereiding, kunnen wij voor u aanzetten!