Urenregistratie: hoe doe je dat slim?

Urenregistratie is voor veel bedrijven een vervelende, tijdrovende klus. Dit is zeker het geval wanneer uren handmatig geregistreerd worden op papier of in Excel. Daarnaast is de kans op invoerfouten van deze methodes groot, wat al snel leidt tot een slordige boekhouding. Slimme urenregistratie software biedt werkgevers de mogelijkheid eenvoudig en snel uren te registreren. Hiermee kunnen werkgevers de kosten monitoren en inzicht krijgen in het verschil tussen de geplande en gewerkte tijden. Op deze manier valt er veel winst te behalen. Benieuwd hoe je het maximale uit de urenregistratie kan halen? Wij geven een aantal tips.

Tip 1. Kies voor eenvoud
Allereerst: houd de urenregistratie zo eenvoudig mogelijk. Een ingewikkelde urenregistratie verhoogt de drempel voor werknemers en vergroot daarnaast ook de kans op invoerfouten. Wanneer het veel moeite kost voor werknemers om hun uren te registreren bestaat de kans dat ze dit vaker over zullen slaan. Maak daarom gebruik van een overzichtelijke urenregistratie software waarbij het zo duidelijk mogelijk is voor werknemers hoe zij hun uren kunnen invullen. Een manier om de drempel voor werknemers te verlagen is bijvoorbeeld door gebruik te maken van online urenregistratie of een urenregistratie app. Zo kunnen werknemers altijd en overal binnen een handomdraai hun gewerkte uren invoeren.

Tip 2. Houd verlof en ziekte-uren bij
Naast het registreren van reguliere uren is het natuurlijk ook van belangrijk om verlof en ziekte-uren bij te houden. Kies daarom voor een urenregistratie software waar ook bijzondere uren eenvoudig geregistreerd kunnen worden. Een volledige integratie van de verlof- en urenregistratie zorgt ervoor dat ook deze uren direct verwerkt worden en er overzicht behouden wordt.

Tip 3. Automatiseer met prikklok
Om de urenregistratie helemaal te automatiseren kan er gebruik gemaakt worden van een urenregistratie software met prikklok. Hiermee kunnen medewerkers in- en uitklokken met bijvoorbeeld een vingerscan of pasje. Zo hoeven medewerkers niet meer handmatig hun uren in te vullen, is de urenregistratie geheel geautomatiseerd en worden werktijden tot op de seconde nauwkeurig geregistreerd. De uren verschijnen direct in een overzicht naast de geplande uren.

Tip 4. Koppel urenregistratie met de loonadministratie
Om alle processen geheel te stroomlijnen kun je uiteindelijk kiezen voor een koppeling tussen de urenregistratie en facturatie software. Kies daarom voor een software die de mogelijkheid van zo’n koppeling aanbiedt. Zo worden de gewerkte uren automatisch uitgekeerd en voorkom je fouten bij de handmatige overname van de gegevens.