Als HR- en payroll professional moet je tegenwoordig méér kunnen dan alleen administratief werk. Je denkt mee over een juiste strategie en structuur voor jouw organisatie en collega’s komen naar jou toe voor persoonlijk advies. Om hier tijd en ruimte voor te hebben, is het handig om bepaalde werkzaamheden zoals salarisadministratie te automatiseren. Automatisering speelt een steeds grotere rol bij bedrijven, maar wat houdt het precies in en wat zijn de voordelen? Wij spreken Tim Claassen, Oprichter van Fhris en werpen samen een frisse blik op de toekomst van HR.
Maak kennis met Fhris
Fhris heeft een digitaal HR-Portaal speciaal voor bedrijven. Het is een compleet pakket voor de HR en payroll professional gebouwd met de software van AFAS, in onze ogen de beste software op het gebied van HR en payroll.
Tim: “Fhris is in 2019 opgericht als onderdeel van Mettom, omdat we merken dat bedrijven, ongeacht hoe klein of groot ze zijn, behoefte hebben aan focus, grip en controle op hun personeels- en salarisadministratie. Daarom besloten we om de software die we zelf gebruiken voor onze personeelszaken ook aan te bieden aan onze klanten. En met succes: vier jaar na de oprichting helpt Fhris dagelijks 150 klanten en is het team gegroeid tot 28 medewerkers. Als je de klanten van Mettom meerekent bedienen we zelfs 400 klanten.”
Om klanten een optimale shopervaring te bieden, is het van belang medewerkers bij alle processen te betrekken
Het team van Fhris is altijd op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen binnen HR en salarisadministratie. Combineer deze kennis met hun klantervaring en je hebt een regelrechte succesformule. Tim vertelt: “Het goede aan AFAS-software is dat je het precies kunt inrichten zoals je dat zelf wilt. Door onze jarenlange ervaring weten wij inmiddels wat de best practices zijn om het systeem te implementeren. Dankzij deze kennis hebben wij een omgeving gecreëerd waarmee we klanten plug- en play aansluiten zonder implementatiekosten, waarbij we rekening houden met de persoonlijke wensen. Deze verschillen natuurlijk per bedrijf, maar de hoofdzaken zijn bij iedereen hetzelfde: het automatiseren van de salarisadministratie.”
De voordelen van automatiseren
Eén van de grootste voordelen van het Fhris Portaal is dat het zorgt voor structuur en overzicht. Als je inlogt dan zie je in het dashboard een takenbak met zaken die je nog moet afronden. Dit zorgt voor duidelijkheid en inzicht in je administratie.
Tim: “Alle HR- en salariswerkzaamheden zijn administratieve taken. Wij geloven dat je alle administratieve processen kunt automatiseren. Zo krijg je meer werk gedaan in kortere tijd en hou je ruimte over voor andere zaken. Wij zien een verschuiving in het HR-vak, namelijk dat het steeds mens- en organisatorisch gerichter is. Professionals houden zich meer bezig met een persoonlijke aanpak bij HR-zaken en dragen actief bij aan het beleid van bedrijven. Het HR-vak verdwijnt dus niet, maar het wordt anders. Het automatiseren van administratieve taken ondersteunt deze ontwikkeling.” Naast de tijdsbesparing die automatisering oplevert, zijn er nog meer belangrijke voordelen:
- Creëren van uniformiteit
Mensen werken allemaal op hun eigen manier, waardoor alle opgeleverde stukken van elkaar verschillen. Als je software gebruikt, ontstaat er uniformiteit in processen. Alle taken zijn namelijk in workflows gebouwd. Hierdoor hanteert iedereen dezelfde werkwijze. Tim: “Naast dat dit het inzichtelijk maakt of er nog iets gedaan moet worden, wordt ook alles gelogd. Hierdoor bouwen dossiers automatisch op. Zo is de administratie voor zowel de medewerkers als voor werkgevers inzichtelijk.” - Minimaliseren van fouten
Als aanvulling op het creëren van uniformiteit, zorg je er ook voor dat er minder mensen fouten maken. Dankzij de workflows ontstaat er standaardisering van de salarisadministratie. Hierdoor gebruik je altijd het juiste juridische document en heb je een centrale invoer in slechts één systeem. De software koppelingen wisselen namelijk de data automatisch en foutloos tussen verschillende systemen uit. Dit voorkomt het foutgevoelige werk van handmatig data invoeren in meerdere programma’s. - Onafhankelijk van salarisadministrateur
Tim: “Voordat bedrijven bij ons terechtkomen, zijn ze vaak afhankelijk van één salarisadministrateur. Dit is een risico, want niemand anders in de organisatie heeft verstand van salariszaken. Als die medewerker wegvalt dan is er intern geen kennis en kunde aanwezig om dit op te vangen.” Daarom doe je er als bedrijf goed aan om dit specialistische werk uit te besteden. Zo zorg je ervoor het dat de uitbetaling van medewerkers altijd goed uitgevoerd wordt.
“Wij geloven dat je alle administratieve processen kunt automatiseren. Zo krijg je meer werk gedaan in kortere tijd en hou je ruimte over voor andere zaken.”
De krachtige combinatie van HR en WFM
De grootste overeenkomst tussen Fhris en Dyflexis is dat beide softwareoplossingen administratief werk uit handen nemen. Tim: “Een van de voorwaarden om ons werk bij Fhris goed te kunnen doen, is dat onze klanten een juiste urenregistratie hebben.” Deze leveren zij aan via een Workforce Management pakket zoals Dyflexis. Fhris werkt met verschillende soorten software partners samen, maar die samenwerking ziet er toch anders uit. Tim licht toe: “Dyflexis is net als wij een jong, groeiend en ambitieus bedrijf. Daarin begrijpen we elkaar en vullen we elkaar aan. Ook met Partner Manager Joris van Daalen hebben wij een goede klik: we kunnen makkelijk en snel met elkaar schakelen. Zo houden we de lijntjes kort.”
Dankzij de Workforce Management software van Dyflexis heb je altijd een kloppende urenregistratie. Als je Dyflexis koppelt met ons portaal, dan wordt deze informatie automatisch uitgewisseld.
Tim: “Dankzij de Workforce Management software van Dyflexis heb je altijd een kloppende urenregistratie. Als je Dyflexis koppelt met ons portaal, dan wordt deze informatie automatisch uitgewisseld. De koppeling werkt goed en het is een verlengstuk op HR en op onze dienstverlening. Omdat wij de juiste salarisgegevens, CAO, toeslagen en uitzonderingsregels implementeren, is daardoor iedere loonberekening correct. Het is een gouden combinatie: Dyflexis voor het registreren van uren, Fhris voor het verwerken van het salaris. Het enige wat je als administrateur zelf nog hoeft te doen is akkoord te geven op de uitbetaling.”
Dat Workforce Management in combinatie met HR-software zo z’n voordelen heeft, blijkt wel uit één van de gezamenlijke klanten van Dyflexis en Fhris. Zij groeiden van 150 naar 320 medewerkers. Tim: “Dankzij onze koppeling is de HR-afdeling nog steeds evenveel tijd kwijt aan de salarisverwerking, ondanks dat het aantal medewerkers ruim is verdubbeld. Dankzij automatisering krijgen ze dus twee keer zo veel werk gedaan.” Door deze tijdsbesparing ontstaat er ruimte voor andere HR-zaken, zoals adviseren en beleidsvoering. Dat doen zij met de dashboards en rapportages in Dyflexis. Fhris maakt deze data inzichtelijk en adviseert op basis van die gegevens de klant. Vervolgens gaat hun HR-afdeling hier zelf mee aan de slag om hun bedrijfsvoering nog strategischer te maken.
Tim: “Dit is een prachtig voorbeeld van dat onze systemen elkaar goed aanvullen. We zien gewoon dat het werkt en dat we bedrijven hier echt mee helpen. Daarom gaan we in de toekomst nog meer van zulke HR en WFM-totaalpakketten aanbieden.” Fhris houdt dan een intake met klanten en luistert goed naar hun behoeftes. Omdat zij precies de verschillende functionaliteiten van alle Workforce Management systemen kennen, weten ze welke software voor de klant de beste match is. “Vaak adviseren wij hen Dyflexis, omdat je daar nu eenmaal het meest mee kunt. Vervolgens zetten we beiden onze specialisten aan het werk. Dyflexis doet hun software-implementatie en wij die van ons. Zo bieden we onze klanten het beste van twee werelden. Met een soepele automatisering als eindresultaat.”
Frisse blik op de toekomst
Hoe ziet de toekomst van automatisering er uit? Tim: “Om onszelf te ontwikkelen en onze klanten het best te helpen, blijven we kritisch luisteren. We organiseren inspraaksessies en kijken naar ontwikkelingen in de branche en in de wereld.” Zodra er een nieuwe vraag naar automatisering ontstaat, spelen ze er direct op in. “We blijven net zo lang automatiseren totdat er niks meer overblijft. We gaan door totdat je zelf niet eens meer iets hoeft te controleren en alles volledig vanzelf gaat.” Dit is een ultiem einddoel waar Fhris en Dyflexis zich samen voor inzetten: niet alleen het besparen op tijd en kosten, maar een volledig toekomstbestendige professionaliseringsslag.
