“Dyflexis is van deze tijd. We waren verbaasd dat wij niet eerder met dit systeem aan de slag zijn gegaan”, vertelt Carmen Zoutendijk, HR manager bij SnowWorld. “Het inplannen van personeel is nu een stuk gemakkelijker. Naast dat je wil kijken welk personeel je inplant, kun je ook gemakkelijk op kosten plannen. Alle afdelingen hebben namelijk budgetten dus hier kan altijd rekening mee gehouden worden. Zo voorkomen we fouten.”
Waarbij gebruikt Snowworld Dyflexis?
“Wij gebruiken Dyflexis op dit moment voor de personeelsplanning en urenregistratie. Het is soms lastig in te plannen omdat we voor een deel seizoengebonden zijn en dus afhankelijk zijn van het weer. De ene dag is de andere niet en daarom moet je heel goed de planning in de gaten houden. Een complex klusje dus, maar met Dyflexis is dit mogelijk. Wij proberen het zo simpel en helder mogelijk te houden. Dyflexis is wat dat betreft erg gebruiksvriendelijk. De skileraren hoeven bijvoorbeeld niet steeds gebeld te worden wanneer er iemand nodig is. Nu ziet de manager in het systeem wie beschikbaar is en roostert hij zo in. De sklileraar krijgt dan een notificatie via de app. Managers beheren overigens ook de afrondregels. Het is aan hen hoe zij deze doorvoeren.”
Hoe wordt er op het moment ingeroosterd?
“Wij hebben geen planafdeling maar planners per afdeling. Snel en juist inroosteren was voorheen nogal zoeken. We zijn nu zo ver dat elke planner zijn of haar afdeling juist kan inplannen en accorderen. Managers hebben op hun beurt inzicht in de kosten zodat zij hierop kunnen sturen. Het is fijn dat wij een totaaloverzicht hebben over alle verschillende vestigingen. Zo helpen we elkaar en zijn zaken goed geregeld.”
Hoeveel baat hebben werknemers bij Dyflexis?
“Voor werknemers is het interessant om digitaal in te zien hoeveel uren zij gewerkt hebben, of er open diensten zijn, wanneer zij staan ingepland en voor welke dienst. Wij merken dat ons personeel grotendeels via de app diensten en wijzigingen bekijken. De vingerscan wordt als handig ervaren door het personeel. Zo kunnen zij snel en gemakkelijk inklokken voordat zij aan het werk gaan. 98% gebruikt de vingerscan. De rest maken gebruik van de witte Dyflexis pas.”
Ervaart u tijdwinst dankzij Dyflexis?
“Ja, het kost ons veel minder tijd om open diensten in te vullen. Werknemers reageren nu zelf op dit soort diensten. Omdat wij veel flexkrachten hebben zonder vaste dagen, kunnen zij nu aangeven wanneer zij exact beschikbaar zijn. Dat is wel prettig omdat hier nu op gestuurd kan worden. Bovendien voorkomt het discussies wanneer we verhalen op de aangegeven beschikbaarheid van een dergelijke medewerker. Momenteel zijn we ook veel bezig met labels. Deze gebruiken wij voor BHV’ers. Dit willen wij graag uitbreiden naar andere type werknemers. Het is prettig dat in Dyflexis alles kan wat wij willen.”
Hoe zit het met verlof?
“Het overzicht voor verlofaanvragen is erg prettig en overzichtelijk. Wanneer een verlofaanvraag wordt geaccordeerd, is deze direct terug te zien in het systeem. Daarnaast bestaat er een overzicht waar toe- en afgewezen verlofaanvragen inzichtelijk zijn. Zo hebben we grip op zaken.”
Raadt u Dyflexis aan?
“Wij zijn blij met de samenwerking met Dyflexis en de diensten die zij aanbieden. Dit maakt het plannen en het registreren van werkuren op vijf verschillende locaties een stuk gemakkelijker. De support afdeling staat altijd voor ons klaar en schakelt snel. Dat beloften na worden gekomen, is voor ons echt belangrijk.”
Carmen Zoutendijk
Snowworld