Wie naar Fleet Robotics kijkt, ziet geen standaard werkomgeving. Het bedrijf ondersteunt zeeschepen in havens met specialistische inspectie- en reinigingsdiensten. Dat gebeurt deels met innovatieve robots die op afstand worden aangestuurd, en deels met een duikdienst voor werk dat niet te automatiseren is. Achter deze operatie zit een organisatie met zo’n 100 medewerkers, verdeeld over operationele en corporate rollen, en een grote variatie aan roosters en contractvormen. Juist die complexiteit maakte workforce management een steeds belangrijker thema. Voor HR-verantwoordelijke John van Etten was het duidelijk: er was behoefte aan meer overzicht, betrouwbaarheid en rust in processen voor zowel managers als medewerkers. Die stap vond Fleet Robotics in de combinatie van Dyflexis en ADP.
Van Excel en handwerk naar behoefte aan grip
Voor de implementatie werkte Fleet Robotics grotendeels handmatig. Verlofregistratie gebeurde in Excel, overuren waren moeilijk inzichtelijk en managers hadden geen centrale tooling. Met ongeveer tien verschillende roostervormen, van ploegendiensten tot oproepkrachten en meerweekse schema’s, leidde dit tot veel uitzoekwerk en foutgevoeligheid. “Nu kan ik heel makkelijk een overzicht maken van de overuren van de schippers, hiervoor was daar geen beginnen aan.” De behoefte ging verder dan alleen planning of HR. Fleet Robotics zocht een oplossing waarin personeelsplanning, urenregistratie en salarisverwerking logisch samenkomen.
Waarom de combinatie van Dyflexis en ADP werkte
Die oplossing werd gevonden in de combinatie van Dyflexis en ADP. De keuze voor beide partijen werd bewust samen gemaakt. Dyflexis bood de flexibiliteit die nodig was voor complexe roosters, urenregistratie en verlof. ADP gaf vertrouwen als ervaren, internationaal opererende payrollpartner met sterke HR-mogelijkheden. Doorslaggevend was niet alleen de software, maar ook de samenwerking. Fleet Robotics had het gevoel dat hun situatie echt begrepen werd en dat beide systemen goed op elkaar aansloten.
Zo werkt het nu in de praktijk
In de huidige situatie lopen processen veel efficiënter:
- Medewerkers registreren uren via de app
- Managers controleren en accorderen
- Gegevens worden automatisch doorgestuurd naar ADP
- Proefstroken en controles zorgen voor een correcte verloning
Waar processen eerder versnipperd waren, is er nu één duidelijke werkwijze. Ondanks acht tot tien verschillende planningsvormen kan alles binnen één systeem worden beheerd. Dit zorgt niet alleen voor efficiëntie, maar ook voor meer transparantie richting medewerkers. Uren en verlof zijn inzichtelijk, wat bijdraagt aan een gevoel van eerlijkheid.
“Overzicht en snelheid zijn heel erg verbeterd sinds we deze combinatie gebruiken.”
Meer overzicht, meer snelheid, meer rust
De impact is duidelijk merkbaar in de organisatie:
- Meer overzicht en snelheid
- Minder handmatig werk
- Betere controle voor managers
- Meer transparantie voor medewerkers
“Overzicht en snelheid zijn heel erg verbeterd sinds we deze combinatie gebruiken.”
De tijdsbesparing is aanzienlijk. Voor John betekent het ongeveer 25% minder tijd kwijt aan administratie. Die tijd kan nu besteed worden aan strategischere HR-activiteiten. Minstens zo belangrijk: het heeft rust gebracht in de organisatie. Managers hebben grip, processen zijn duidelijker en de focus ligt weer op de kern van het bedrijf.
Een samenwerking die klopt
De koppeling tussen Dyflexis en ADP functioneert naadloos. Nieuwe medewerkers in ADP worden automatisch aangemaakt in Dyflexis, dankzij de koppeling. Daarnaast wordt de samenwerking met consultants als waardevol ervaren. Kennis van zowel Dyflexis als ADP zorgt voor snelle en effectieve ondersteuning.
Een sterke implementatie als basis
Ook de implementatie droeg bij aan het succes. Het traject werd als persoonlijk en praktisch ervaren, met veel aandacht voor de inrichting van roosters, toeslagen en overuren. Die grondige voorbereiding zorgde voor een sterke basis. Na livegang waren er nauwelijks fouten en kon snel worden doorgepakt. Ook de nazorg werd als prettig en betrokken ervaren.
Fleet Robotics kijkt vooruit naar verdere optimalisatie, onder andere op het gebied van performance management en onboarding. Het doel is om nog meer processen te centraliseren en losse systemen of documenten te verminderen.
De basis staat inmiddels stevig. Voor organisaties met complexe roosters en ploegendiensten is de conclusie duidelijk: deze combinatie is een sterke aanrader.