Excluton, producent van betonnen bestratingsproducten, biedt een uitgebreid assortiment voor zowel tuininrichting en inrichting van de Openbare Ruimte. Opgericht in 1975 door Frans van Haren, met het hoofdkantoor en de productielocatie strategisch gelegen in Druten aan de Waal, is Excluton de enige betonfabrikant in Nederland en de eerste in Europa met een gecertificeerd Cradle to Cradle® recyclesysteem. Dit innovatieve systeem maakt het mogelijk om oude stenen en materialen te hergebruiken voor nieuwe, duurzame bestratingsproducten.
In 2022 werd Excluton overgenomen door Gilde Equity Management. Deze overname bracht nieuwe wensen en behoeften met zich mee, vooral op organisatorisch gebied. HR-Manager Kitty Dirkse ging dus actief op zoek naar een geïntegreerd HR-pakket en een Workforce Management systeem en kwam uit bij Dyflexis.
Efficiëntie in urenregistratie
Toen Kitty startte bij Excluton, stond ze direct voor een flinke uitdaging: het efficiënter maken van de urenregistratie. Veel processen gebeurden nog handmatig en de systemen werkten los van elkaar.
“We besteedden wekelijks wel een halve dag aan het overzetten van gewerkte uren vanuit Excel naar ons salarispakket,” vertelt Kitty. “De systemen functioneerden wel afzonderlijk, maar waren niet gekoppeld. Dat leidde tot veel dubbel werk en foutgevoeligheid.”
Na een grondige verkenning werd gekozen voor een combinatie van Dyflexis, Daywize en Nmbrs. Die keuze pakte bijzonder goed uit:
“Deze stap was echt een gamechanger. Nieuwe medewerkers verschijnen nu automatisch in alle systemen, en de gewerkte uren staan met één druk op de knop in het salarispakket. Dankzij Dyflexis hebben we een enorme slag gemaakt in de modernisering van onze HR-processen.”
Perfectie in personeelsplanning
Ook de personeelsplanning was een hoofdbreker, zeker met diverse afdelingen en functies die allemaal hun eigen manier van plannen hadden.
“Het was een complexe puzzel die veel tijd kostte,” zegt Kitty. “Elke afdeling werkte met z’n eigen planningsmethode, waardoor het lastig was om een compleet en actueel overzicht te houden.”
De introductie van Dyflexis bracht hier verandering in. Medewerkers registreren hun uren nu via een nieuw kloksysteem, dat door teamleiders wordt gecontroleerd. Dat zorgt voor een dagelijks, individueel inzicht in gewerkte en extra uren – een waardevolle input voor toekomstige planningen.
“Onze planners en teamleiders kunnen nu veel sneller en efficiënter werken. Dat heeft geleid tot meer overzicht, een eerlijkere verdeling van diensten en bovendien tot substantiële kostenbesparingen.”
Snelle implementatie
Toen eenmaal duidelijk werd welke voordelen de softwarecombinatie met zich meebracht, wilde Excluton snel schakelen. “We wilden geen lange trajecten, maar direct doorpakken,” vertelt Kitty.
“Binnen twee maanden was de volledige implementatie afgerond. Dat ging soepel, mede dankzij goede begeleiding vanuit de leveranciers.”
Elke verandering begint met een uitdaging
Natuurlijk bracht de overstap ook onzekerheid met zich mee bij medewerkers. Toch werd het nieuwe systeem snel omarmd.
“Bij zulke veranderingen is enige weerstand heel normaal,” aldus Kitty. “Maar we zijn goed begeleid, en de voordelen werden al snel voor iedereen zichtbaar.
”Medewerkers kunnen zich nu makkelijk inschrijven voor extra diensten die in hun agenda passen, en ze hebben via de app realtime-inzicht in hun rooster.”
Ook het beheer van overuren is verbeterd: ze kunnen nu zelf kiezen voor uitbetaling of tijd-voor-tijd.”
