Vijf redenen waarom excel niet meer werkt voor personeelsplanning

1. Uw informatie is niet makkelijk toegankelijk
Als ondernemer weet u hoe belangrijk het is om up-to-date informatie te hebben over uw werknemers. Of het nu gaat over werkroosters, gewerkte uren of vakantiedagen; dit moet ergens opgeslagen zijn. Veel bedrijven archiveren deze gegevens in Excel bestanden. Echter, spreadsheets zijn niet voor iedereen makkelijk in te zien en vereisen veel werk om up-to-date te houden. Ook leidt het gebruik van Excel vaak tot een onoverzichtelijke situatie, waardoor u door alle Excel sheets het bos niet meer ziet.

2. Het bemoeilijkt uitbreiding
De droom van elke onderneming: uitbreiding! Vaak inherent aan uitbreiding is het aannemen van nieuw personeel. Dit betekent niet alleen meer productie, maar
ook meer administratie. Zeker wanneer u verschillende vestigingen heeft is het werken met papieren rooster en urenadministratie onhoudbaar. Werknemers die
van hot naar her rennen om bij elke vestiging het rooster in te kunnen zien, is niet bepaald het toonbeeld van efficiëntie.

3. U heeft geen zicht op de realiteit
De papieren realiteit verschilt vaak immens van de situatie op de werkvloer. Excel sheets laten bijvoorbeeld niet zien hoeveel werknemers er actief zijn, hoeveel personen te laat zijn begonnen en wat u real-time omzet is. Dit zijn echter wel waardevolle dingen om te weten en om uw bedrijfsvoering op aan te passen.

4. U kunt niet inspelen op veranderingen
Wanneer de werkroosters eenmaal gemaakt zijn, en zijn ingevoerd in Excel, kan het lastig zijn om wijzigingen door te voeren. Zeker wanneer u het rooster al gedeeld heeft met uw team. Bij veel bedrijven zijn de keren dat het rooster onveranderd is gebleven echter op één hand te tellen. Ziekte, verlof en verzuim gooien vaak roet in het eten. Excel biedt niet de mogelijkheid om veranderingen snel en makkelijk te communiceren, de beschikbaarheid te controleren of om open diensten aan te bieden.

5. U bent niet mobiel
Met Excel maakt u géén gebruik van de mogelijkheden die moderne cloud software biedt. Cloud software maakt het mogelijk om vanaf iedere plek, en op elk tijdstip, aan het werk te gaan. Dit betekent dat u als werkgever of manager vanaf huis, of wellicht deze periode relevanter: het strand, controle kunt houden over de personeelsplanning. Maar ook dat uw team altijd het rooster in kan zien en de beschikbaarheid kan aanpassen. Cloud-based staat gelukkig allang niet meer gelijk aan onveilig. Gecertificeerde veiligheidsprocedures zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk blijven.  

Het gebruik van Excel voor personeelsplanning en urenregistratie kan dus inefficiënt en tijdrovend zijn. Gelukkig is het allang niet meer de enige oplossing voor ondernemers. Slimme software, zoals het systeem van Dyflexis, maakt het bijvoorbeeld mogelijk om snelle planningen te maken, uren te registreren, verlofaanvragen te verwerken en personeelsdossiers bij te houden.

Bent u benieuwd wat Dyflexis kan betekenen voor uw bedrijf? Wij staan altijd klaar om uw vragen te beantwoorden!