De Transvaal Apotheek schrijft duidelijkheid, openheid en variatie voor

Te midden van de Haagse volksbuurt Transvaal is de gelijknamige Transvaal Apotheek gevestigd. Al meer dan zeventig jaar levert de apotheek medicijnen aan patiënten uit de wijk. De afgelopen jaren is het medewerkersaantal van de apotheek flink gegroeid. Dit komt doordat de Transvaal Apotheek taken op zich heeft genomen die door andere apotheken steeds vaker worden afgestoten. De Haagse farmaceut is bijvoorbeeld nog een van de weinige in de wijde omgeving die eigen bereidingen doet, waaronder steriele bereidingen. Daarnaast produceert zij ook zelf medicinale cannabisolie.

“We zijn inmiddels met zes apothekers en hebben ongeveer 25 assistenten in dienst,” vertelt Saskia Visser. Als apotheker is zij verantwoordelijk voor de productie van de medicijnen. Daarnaast heeft ze nog veel neventaken, zoals het beantwoorden van specialistische vragen en het controleren van recepten. Maar dat is nog niet alles, want naast haar gewone werk is Saskia ook verantwoordelijk voor het plannen van het personeel. “Het is best wel intensief,” zegt ze over haar takenpakket.

Eén systeem
Toen de Transvaal Apotheek nog maar acht assistenten had, werd de planning gemaakt in Excel. Wanneer iemand onverwachts weg moest, voor een bezoek aan de tandarts bijvoorbeeld, werd dit opgeschreven in een agenda. Helaas was dit systeem niet bestand tegen de groei waar de Transvaal Apotheek mee te maken kreeg. Saskia legt uit: “Uiteindelijk groeide het medewerkersaantal, waardoor het eigenlijk best wel veel werk was iedere keer.”

 

“Eerst maakte je het rooster in Excel en dan ging je eventuele afwijkingen verwerken in een ander systeem, maar nu is het gewoon één systeem.”

 

Tegenwoordig gebruikt de Transvaal Apotheek Dyflexis om de planning maken. Ook eventuele afwijkingen kunnen in Dyflexis makkelijk bijgehouden worden. Dit is erg handig volgens Saskia: “Eerst maakte je het rooster in Excel en dan ging je eventuele afwijkingen [daadwerkelijk gewerkte uren] verwerken in een ander systeem, maar nu is het gewoon één systeem.” Hierdoor kan zij nu een stuk efficiënter werken.

Iedereen op de juiste plek
Het werk van apothekers en apothekersassistenten is enorm veelzijdig en vereist vaak zeer specifieke kennis en vaardigheden. Gelukkig heeft de Transvaal Apotheek al deze kennis en ervaring in huis. De één is gespecialiseerd in het bereiden van medicijnen, terwijl de ander heel goed is in het voorlichten van patiënten. Maar daardoor is het maken van een planning wel een enorme uitdaging voor Saskia. Zij moet er namelijk voor zorgen dat iedereen op de juiste plek staat.

In Dyflexis worden eerst roosters gemaakt voor de afdelingen waar maar een beperkte groep mensen kan werken. Denk bijvoorbeeld aan de afdelingen waar steriele bereidingen worden uitgevoerd: niet iedere medewerker is opgeleid om een antibiotica-infuus te prepareren. Daarom wordt er eerst voor gezorgd dat deze afdeling voldoende bezetting heeft. Daarna worden alle overige taken ingevuld, zoals het verwerken, klaarmaken en uittypen van recepten. “Daar is iedereen voor opgeleid,” aldus Saskia.

Een gevarieerde baan
Saskia vindt het ook belangrijk om iedereen een gevarieerde baan te kunnen bieden. Ook hier houdt zij rekening mee tijdens het plannen. Hiervoor gebruikt ze een functionaliteit in Dyflexis om ‘standaard roosters’ aan te maken. Met enkele drukken op de knop kan ze deze standaard roosters instellen voor aankomende weken. Ze vertelt: “We hebben twee standaard roosters, voor de even en oneven weken, om onderling te variëren.” Achteraf worden er nog wijzigingen aangebracht in het standaard rooster, als iemand bijvoorbeeld vrij is.

 

“We hebben twee standaard roosters, voor de even en oneven weken, om onderling te variëren.”

 

Naast de tweewekelijkse tendens wordt er ook voor gezorgd dat medewerkers ‘s ochtends en ‘s middags een andere taak hebben. Het is belangrijk dat je ook gedurende de week verschillende taken hebt volgens Saskia: “Stel dat iemand maandag, dinsdag en woensdag werkt, dan is het niet de bedoeling dat deze persoon elke middag achter de balie staat.” Om dit zo simpel mogelijk in te vullen maakt ze gebruik van een rooster met een ochtend- en een middagdeel. Zo draagt Dyflexis eraan bij dat de Transvaal Apotheek haar medewerkers een gevarieerde baan kan bieden.

Duidelijke communicatie
Het bieden van een gevarieerde baan is niet de enige manier om medewerkers een fijne werkplek te kunnen bieden. Ook duidelijke communicatie staat hoog in het vaandel bij de Transvaal Apotheek. Een van de functionaliteiten in Dyflexis die veel voordeel oplevert is het communicatiecentrum, zegt Saskia. “Je iedereen in één keer een bericht sturen, of een afdeling selecteren.” Ook nieuwsbrieven en verslagen van vergaderingen worden via het communicatiecentrum met de medewerkers gedeeld.   

 

“Buiten het feit dat het gewoon écht handig is, heb je gewoon een duidelijk overzicht en kan je mensen laten zien hoe het zit.”

 

Ook de Rex-O-Matic van Dyflexis helpt om de communicatie te stroomlijnen. Doordat zowel de werkgever als werknemer een overzicht van de geregistreerde werktijden hebben, kunnen fouten makkelijk worden hersteld en onduidelijkheden worden opgehelderd. Hierover zegt Saskia: “Buiten het feit dat het [tijdregistratiesysteem] gewoon écht handig is, heb je gewoon een duidelijk overzicht [van de urenregistratie] en kan je mensen laten zien hoe het zit.”

Tot slot
Als apothekers hebben Saskia en haar collega’s een enorm drukke baan die veel verantwoordelijkheid met zich meebrengt: iedereen moet op de juiste plek staan om ervoor te zorgen dat patiënten zo goed mogelijk geholpen kunnen worden. Desondanks biedt de Transvaal Apotheek haar medewerkers een uitdagende baan door genoeg variatie te bieden. Daarnaast houdt men de lijntjes kort door duidelijkheid en openheid te verschaffen. Naast dat het helpen van patiënten op zich al veel voldoening geeft, volgens Saskia, dragen de bovengenoemde zaken bij aan de fijne werkplek die de Transvaal Apotheek biedt.