Auteur: wouter

In de Productie & Logistiek draait alles om precisie. Grondstoffen, machines, vervoersmiddelen: ze worden tot in detail gepland en afgestemd. Maar bij het belangrijkste kapitaal, de mensen, loopt het vaak minder strak. Juist daar ontstaan de kosten. Deze zijn niet direct zichtbaar op de balans, maar wel voelbaar in de dagelijkse operatie.

Verzuim en krapte

De logistieke sector staat onder grote druk. Uit onderzoek van Dujob blijkt dat één op de drie bedrijven het personeelstekort de grootste uitdaging noemt. Tegelijkertijd is het ziekteverzuim volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek zorgwekkend hoog: het gemiddelde verzuimpercentage in de sector logistiek en transport lag in 2024 op 6,3%, terwijl het gemiddelde ziekteverzuim in Nederland 4,9% was (Dujob, 2024).

Wat extra opvalt: maar liefst 38% van het verzuim in de sector is werkgerelateerd. Dit is bijna twee keer zoveel als het landelijk gemiddelde van 19%. De combinatie van onregelmatige diensten, een grillige personeelsvraag en een vergrijzend team maakt het steeds lastiger om de planning sluitend te krijgen. En als dat niet lukt, nemen de kosten, de werkdruk én het verloop alleen maar verder toe (CBS, 2024).

Ook in de productiesector is de druk hoog. In 2023 was het ziekteverzuim hier gemiddeld 6,1%, wat ruim boven het gemiddelde is dan in andere sectoren. In 2024 was het verzuim zelfs het hoogst binnen de industrie, aldus ArboNed en HumanCapitalCare. Werknemers vallen vaker én langer uit, onder andere door lichamelijk zwaar werk, onregelmatige diensten en hoge werkdruk. Daardoor wordt het lastiger om een goede personeelsplanning te maken.

Groeiende complexiteit

Deze cijfers laten zien dat veel productie- en logistieke bedrijven het moeilijk hebben met de groeiende complexiteit van personeelsplanning. Veranderende klantvraag, een krappe arbeidsmarkt, hoge verzuimcijfers en personeelstekorten dwingen organisaties tot maximale flexibiliteit. Tegelijkertijd blijven veel planningen gebaseerd op statische modellen, Excel-sheets of verouderde systemen.

Dat zorgt tot een gebrekkige afstemming tussen werkdruk en personeelsinzet. De gevolgen zijn bekend: te veel mensen inplannen, leidt tot onrendabele loonkosten. Te weinig beschikbare mensen resultaat weer in vertraagde leveringen, stress op de werkvloer en gemiste deadlines. Wat hierbij vaak over het hoofd wordt gezien, zijn de indirecte gevolgen die zich langzaam opstapelen. Juist die hebben een forse financiële impact tot gevolg. Denk aan inefficiëntie in de personeelsinzet, of een kostenoverschrijding in productie door slechte afstemming tussen roosters en werkdruk.

Daarnaast heeft een slechte personeelsplanning direct invloed op de motivatie. Wie te veel wordt ingezet, raakt overbelast. Wie telkens op ongunstige tijden moet werken, voelt zich al snel ondergewaardeerd. Die onvrede vertaalt zich in een verminderde inzet, oplopende frustratie en uiteindelijk in verloop.

Wat kost een inefficiënt rooster?

Stel: een ervaren heftruckchauffeur valt onverwacht uit. Zijn vaste brutomaandsalaris is €2.747, maar om het werk draaiende te houden, wordt er een uitzendkracht ingehuurd. Volgens de richtlijnen van de KvK kost een uitzendkracht gemiddeld twee tot drie keer het brutoloon. Laten we uitgaan van 2,5 keer. Dat betekent dat je voor één maand vervanging zo’n €6.870 betaalt.

Daar houdt het echter niet bij op. De vervanger is nieuw op de werkvloer, kent de processen nog niet, moet ingewerkt worden en werkt minder efficiënt. In de eerste weken is een productiviteitsverlies van 25% heel normaal. Je betaalt dan €1.717,50 voor werk dat niet of maar deels wordt uitgevoerd. Ondertussen zijn collega’s tijd kwijt aan het inwerken van de nieuwe medewerker – reken op minstens 10 uur begeleiding á €35 per uur, oftewel €350 extra.

Kostenpost                         Uitzendkracht                      Medewerker
Salaris                                 €6870                                   €2747
Productiviteitsverlies        €1717                                   €0
Begeleiding                        €350                                      €0
Totaal                                  €8937                                   €2747

Tabel: verborgen kosten bij personeelsuitval

In totaal betaal je dus al snel ruim €8.937 extra voor de vervanging van één medewerker per maand. En dan hebben we het nog niet over de indirecte schade: stagnatie in het logistieke proces, vertraagde leveringen, misgelopen klanttevredenheid en een verhoogde werkdruk op de rest van het team. Die kosten zie je niet terug op je rooster, maar voel je wel behoorlijk in je marge.

De complexiteit van plannen

Ondanks alle technologische mogelijkheden werkt nog steeds bijna 40% van de bedrijven in de logistiek en productie met Excel of andere handmatige planningsmethodes. Waarom? Omdat het een gewoonte is geworden en omdat het overzicht lijkt te geven. Maar schijn bedriegt. Excel laat geen realtime verzuim of overschrijding van contracturen zien, laat staan cao-afspraken of onverwachte gaten in de planning. Dat kost geld.

De complexiteit van personeelsplanning in de Productie   en Logistiek laat zich niet meer vangen in spreadsheets of vaste roosters. Wat vandaag een sluitende planning lijkt, is morgen alweer achterhaald door uitval, spoedorders of onverwachte vertragingen. Wie hierop pas reageert als het misgaat, loopt structureel achter de feiten aan. Onderzoek van PwC uit 2024 benadrukt het belang van strategische personeelsplanning en suggereert dat organisaties door het verbeteren hiervan hun productiviteit met maar liefst 30% kunnen verhogen (PwC, 2024).

Zo maakt Workforce Management het verschil

Juist in een sector waar processen tot op de seconde getimed zijn, is het vreemd dat personeelsplanning vaak zo weinig datagedreven gebeurt. De Workforce Management-software van Dyflexis brengt daar verandering in. De slimme, realtime planning past zich automatisch aan de situatie op de werkvloer aan. Is er iemand ziek? Verandert de orderstroom? De software anticipeert op veranderingen: automatisch en foutloos.

Dankzij automatisch plannen voorkom je onder- of overbezetting, beperk je overuren en houd je grip op je loonkosten. Managers hoeven niet meer continu achter de feiten aan te lopen, ze sturen proactief bij op basis van actuele data. En misschien nog wel belangrijker: medewerkers krijgen weer rust en duidelijkheid, wat hun werkplezier én je personeelsbehoud zichtbaar ten goede komt.

Door actuele gegevens zoals verzuim, ordervolumes, seizoensinvloeden en contractuele afspraken slim te combineren, beschik je over een dynamisch model voor Workforce Management dat voortdurend bijstuurt. Deze aanpak zorgt voor meer efficiëntie in personeelsinzet, waardoor je beter kunt inspelen op wisselende omstandigheden, zonder onnodige kosten te maken. Het resultaat? Minder verrassingen, betere controle, en een manier om structureel je loonkosten te verlagen zonder in te leveren op kwaliteit of werkplezier.

Ben jij benieuwd hoe Dyflexis jouw organisatie kan helpen om weer grip te krijgen op personeel, kosten en continuïteit? Vraag een demo aan en ervaar het verschil.

Een goed ingericht ploegenrooster is essentieel voor organisaties met wisselende diensten, zoals productiebedrijven en logistieke centra. Het zorgt ervoor dat machines optimaal benut worden, productieprocessen zonder onderbrekingen doorlopen en medewerkers niet overbelast raken. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar heeft ook een positief effect op de medewerkerstevredenheid en veiligheid op de werkvloer. Met de juiste software beheer je roosters eenvoudig, voer je snel wijzigingen door en geef je medewerkers altijd inzicht in hun werktijden. Zo blijft de organisatie soepel en efficiënt draaien.

Ploegen klaar? Uitrollen maar!

In de ploegenrooster software van Dyflexis stel je de ploegencyclus van jouw organisatie eenvoudig in. Dit vormt de basis van het rooster: teams worden toegewezen aan de juiste diensten, en medewerkers worden vervolgens aan deze teams gekoppeld. Dankzij dit flexibele systeem kun je eenvoudig en overzichtelijk een cyclisch rooster inrichten, waardoor je altijd weet welke medewerker wanneer werkt.

Eenvoudig wijzigingen doorvoeren

Het komt regelmatig voor dat gedurende de cyclus wijzigingen nodig zijn. Een medewerker moet van dienst ruilen, een teamindeling moet worden aangepast of er is behoefte aan extra ondersteuning. In de ploegenroostermodule voer je dit soort wijzigingen eenvoudig door. Wissel medewerkers tussen diensten, pas roosters aan en zorg ervoor dat alles in enkele klikken up-to-date is. Zo blijft je planning dynamisch en passend bij de actuele situatie op de werkvloer.

In een productieomgeving draait alles om continuïteit. Stilstand kost geld. Toch staan veel managers dagelijks voor dezelfde frustratie: een medewerker staat ingepland, maar is nergens te bekennen. Of erger nog: bij een calamiteit weet niemand wie er binnen is. Herkenbaar? Dan is de nieuwe aanwezigheidsrapportage precies wat jij nodig hebt.

In de dagelijkse praktijk van HR-managers draait het om balans: zorgen voor tevreden medewerkers, inzicht behouden in verlof en verzuim, en tegelijkertijd zorgen dat de salarisadministratie vlekkeloos verloopt. Workforce Management (WFM) speelt hierin een steeds grotere rol. Door processen te automatiseren en data inzichtelijk te maken, biedt WFM de tools die HR nodig heeft om efficiënter te werken en strategisch bij te dragen aan de organisatie. Hier zijn vijf voordelen die WFM onmisbaar maken voor HR-managers.

1. Personeelsplanning en urenregistratie conform de cao

Een efficiënte personeelsplanning is de basis voor een goed draaiende organisatie én voor het naleven van cao-afspraken. Als HR-manager weet je hoe complex het kan zijn om roosters op te stellen. Met name als deze moeten voldoen aan cao-vereisten, zoals rusttijden en maximale werkuren. Tegelijkertijd wil je ook rekening houden met beschikbaarheid, voorkeuren en fluctuaties in de vraag. Met een Workforce Management (WFM) systeem kun je dit proces automatiseren, waardoor roosters niet alleen nauwkeurig en eerlijk zijn, maar ook altijd in lijn met de cao.

Een goede planning voorkomt onder- of overbezetting en zorgt ervoor dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar draagt ook bij aan de tevredenheid en het vertrouwen van medewerkers in de organisatie.

Naast de planning is een foutloze urenregistratie essentieel om te voldoen aan de cao en een correcte verloning te garanderen. Organisaties die uren handmatig registreren kunnen tegen fouten aanlopen, wat leidt tot frustratie en tijdrovende correcties. Een WFM-systeem automatiseert de registratie van gewerkte uren, pauzes en toeslagen, zodat deze consistent en volgens de cao worden vastgelegd.

Kortom, en WFM-systeem verzekert jouw organisatie dat de cao automatisch en correct wordt toegepast in zowel de planning als de registratie. Bovendien biedt het flexibiliteit, zodat je de cao volgens eigen interpretatie kunt inrichten. Zo worden alle gewerkte uren, pauzes en toeslagen correct berekend, en worden roosters tijdig en eerlijk opgesteld.

2. Automatisering van verloningsprocessen: de loonkoppeling

Een nauwkeurig en efficiënt verloningsproces is van cruciaal belang voor iedere organisatie. Toch is het in veel bedrijven nog een tijdrovende klus die gevoelig is voor fouten. Denk aan het handmatig controleren en invoeren van gewerkte uren, toeslagen, verlof en zowel wettelijke als bovenwettelijke uren. Met een Workforce Management (WFM) systeem behoort dit tot het verleden.

Het WFM-systeem automatiseert het volledige proces door alle geregistreerde gegevens direct en nauwkeurig door te sturen naar het HR- en salarispakket. De gewerkte uren, inclusief eventuele toeslagen en opgenomen verlof, worden automatisch gekoppeld aan de juiste looncodes. Dit betekent dat de verloning direct klaarstaat, zonder dat er extra handmatige handelingen nodig zijn.

Deze automatisering minimaliseert fouten, verkort de doorlooptijd van het verloningsproces en geeft HR-professionals meer tijd om zich te richten op strategische taken. Bovendien zorgt het ervoor dat medewerkers altijd op tijd en correct worden uitbetaald, wat bijdraagt aan hun tevredenheid en vertrouwen in de organisatie.

Een geautomatiseerd verloningsproces is niet alleen efficiënter, maar biedt ook meer zekerheid en inzicht voor zowel de organisatie als de medewerkers. Je hebt altijd de garantie dat cao-afspraken correct zijn toegepast en dat de salarisadministratie voldoet aan wet- en regelgeving.

3. Automatische synchronisatie tussen verschillende systemen

Het is heel tijdrovend en foutgevoelig als je dezelfde gegevens in meerdere systemen moet invoeren. Zodra je een medewerkers hebt aangenomen, is het jouw taak om deze bij de juiste systemen in te voeren en heeft de medewerker inloggegevens nodig tot de verschillende systemen. Waarschijnlijk werk je hiervoor samen met de IT-manager.

Een koppeling tussen een WFM en het HR- en salarispakket zorgt ervoor dat de gegevens automatisch worden uitgewisseld. Erg handig, want handmatige invoer van contracten en medewerkersgegevens is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Contractgegevens zijn belangrijke en cruciale data, waarin je geen fouten mag maken.

In de praktijk betekent dit dat de medewerkers en contractgegevens vanuit het HR- en Salarispakket automatisch het WFM-pakket staan. Ook bij wijzigingen in contracten of arbeidsvoorwaarden worden de aanpassingen direct verwerkt. Zo blijft het HR- en Salarispakket leidend voor de persoonlijke gegevens.

Zodra de eerste maand van de medewerker erop zit en de uren van de medewerker zijn goedgekeurd, stuur je deze automatisch door naar HR- en Salarispakket. Deze staan vervolgens direct op de juiste looncodes staan. Kortom, het HR- en salarispakket vormt de basis voor de persoons- en contractgegevens, terwijl het WFM-pakket leidend is in het registreren van de gewerkte uren van medewerkers.

4. Verbeterde security

Naar mate een organisatie groeit is het beheren van wie toegang heeft tot welke gegevens vaak een uitdaging. Het kan voorkomen dat een medewerker toegang heeft tot gevoelige informatie die niet voor zijn of haar rol bedoeld is. Dit kan niet alleen leiden tot interne risico’s, maar ook tot schendingen van privacywetgeving.

Gecontroleerd toegangsbeheer is essentieel voor de veiligheid van bedrijfsgegevens en de naleving van wet- en regelgeving. Wanneer je rechten en rollen niet goed beheert, kunnen gegevens onbedoeld in de verkeerde handen terechtkomen, met alle gevolgen van dien.

WFM-software biedt een praktische oplossing door rollen en rechten binnen het systeem eenvoudig te beheren. Dit maakt het mogelijk om per functie binnen de organisatie exact te bepalen welke systemen en informatie zichtbaar zijn. Medewerkers krijgen alleen toegang tot wat relevant is voor hun rol, wat de veiligheid verhoogt en voorkomt dat onbevoegden gevoelige gegevens inzien. Dit maakt het beheer van toegang eenvoudig en biedt HR-professionals meer controle over de toewijzing van rechten binnen de organisatie.

Daarnaast beschikt de meeste WFM-software over Single Sign On (SSO). Met SSO hoeven medewerkers slechts één set inloggegevens te gebruiken om veilig en snel toegang te krijgen tot de systemen die zij nodig hebben. Dit verhoogt niet alleen het gebruiksgemak, maar biedt ook een centrale manier om toegang te beheren. Wanneer een medewerker uit dienst gaat, wordt de toegang tot gevoelige informatie automatisch ingetrokken, wat bijdraagt aan een betere beveiliging. Voor HR betekent dit minder werk met toegangsvragen en meer zekerheid dat informatie goed beschermd blijft.

5. Real-time rapportages voor diepgaand inzicht

Het ontbreken van inzicht in belangrijke personeelsdata, zoals verzuimpercentages of overuren, maakt het moeilijk om strategisch te sturen. Misschien merk je dat medewerkers overbelast zijn, maar zonder harde cijfers is het lastig om dit aan te pakken of te voorkomen.

Toegang tot actuele data is van cruciaal belang om trends te herkennen en problemen voor te blijven. Zonder inzicht loop je het risico dat kleine uitdagingen uitgroeien tot grote problemen. Dit leidt tot hogere kosten en een verminderde inzetbaarheid.

Met de uitgebreide rapportagefuncties van WFM-software beschik je op elk moment over realtime inzichten in belangrijke gegevens. Denk aan verzuimpercentages, verlofsaldi en afwijkingen in overuren. Deze informatie stelt je in staat om tijdig in te grijpen, bijvoorbeeld door de werkdruk te verdelen of medewerkers aan te moedigen verlof op te nemen. Dit helpt niet alleen kosten te beheersen, maar verbetert ook de planning en verhoogt de productiviteit van het team.

Door toegang en rechten centraal te beheren, samen met de implementatie van SSO, zorg je voor een veilige, efficiënte en gebruiksvriendelijke werkomgeving waarin privacy en beveiliging gewaarborgd zijn.

Conclusie: WFM maakt het verschil voor HR

Workforce Management is veel meer dan een tool voor de planning urenregistratie; het is een strategisch instrument dat HR helpt om processen te optimaliseren, medewerkers tevreden te houden en kosten te verlagen.

Van automatische gegevensverwerking tot diepgaande rapportages – WFM biedt HR-managers alles wat nodig is om efficiënter te werken en meer controle te houden over de personeelsplanning en salarisadministratie.

In een wereld waar efficiëntie en nauwkeurigheid cruciaal zijn voor succesvolle bedrijfsvoering, neemt de druk op salarisadministrateurs toe. De complexiteit van loonverwerking groeit, net als de regelgeving en hoeveelheid data. Fouten in salarisadministratie zijn schadelijk – zowel financieel als in vertrouwen van medewerkers. Een loonkoppeling tussen Dyflexis en salarisadministratiesoftware biedt dé oplossing. Maar wat betekent dit concreet voor de salarisadministrateur en de organisatie? In deze blog bespreken we de vijf belangrijkste voordelen van een loonkoppeling. 

1. Foutloze invoer van gegevens

Fouten in loonverwerking ontstaan vaak door handmatige invoer. Uren worden verkeerd overgenomen, toeslagen vergeten of er vinden dubbele invoeringen plaats. Dit kan leiden tot: 

• Incorrecte salarisuitbetalingen 

• Extra correctierondes en tijdverlies 

• Vertrouwensbreuk met medewerkers 

De loonkoppeling stuurt alle uren in Dyflexis, zoals gewerkte uren, toeslagen en verlofuren direct door naar het salarispakket. Dit proces is compleet foutloos, omdat de uren automatisch worden overgenomen en doorgestuurd.  

Hoe werkt onze koppeling? 

De loonkoppeling tussen Dyflexis en het salarispakket werkt twee kanten op: 

• Van het salarispakket naar Dyflexis voor medewerker- en contract gegevens: het salarispakket is leidend voor medewerkersgegevens en contractinformatie. Deze gegevens worden automatisch ingeladen in Dyflexis. Ook voor nieuwe medewerkers. Neem je een nieuwe medewerker aan? Dan is deze ook direct zichtbaar in Dyflexis.  

• Van Dyflexis naar het salarispakket: alle uren. Dyflexis is leidend voor de uren. Nadat je alle uren geaccordeerd hebt, vergrendel je de periode. Hiermee zorg je ervoor dat er met terugwerkende kracht geen wijzigingen gedaan worden. Alle uren gecontroleerd en gecheckt door de juiste personen? In één druk op de knop zet de loonkoppeling alle uren automatisch bij de juiste medewerker op de juiste looncode. In enkele seconde staan de salarisstroken klaar. 

Dankzij de loonkoppeling blijft alles up-to-date en werk je altijd met de juiste en foutloze informatie. 

2. Tijdbesparing en efficiëntie

Voor salarisadministrateurs is tijd kostbaar. De traditionele manier van uren overzetten van planningssoftware naar salarissoftware is tijdrovend en foutgevoelig. Met een loonkoppeling verloopt dit proces volledig automatisch, wat tijd bespaart bij zowel de verwerking als de controle. Waar je momenteel nog gegevens handmatig exporteert, overneemt en controleert, ga je met de loonkoppeling naar een volledig geautomatiseerd proces.

Een visuele weergave van de loonkoppeling:

3. Nauwkeurige toeslagen- en urenregistratie

Dyflexis registreert nauwkeurig gewerkte uren, pauzes, overuren en toeslagen. In sectoren waar ploegendiensten, flexibele uren en complexe cao’s de norm zijn – zoals horeca, retail, zorg en productie– is het essentieel dat toeslagen correct worden berekend en cao’s juist worden toegepast. 

Met een loonkoppeling worden gewerkte uren, pauzes, toeslagen en verlof automatisch en foutloos berekend: 

• Overuren en toeslagen worden direct gekoppeld aan de juiste looncomponenten. 

• Pauzes, TVT, verlof- en ziektedagen worden automatisch berekend. 

• Afwijkingen worden direct gesignaleerd. 

Eenmalige instelling, blijvende nauwkeurigheid: na een eenmalige configuratie – waarbij Dyflexis nauw samenwerkt met de salarisadministrateur – verloopt het proces volledig automatisch. Dit verzekert je van een foutloze loonverwerking, keer op keer.

4. Direct te activeren in jouw Dyflexis-omgeving

De loonkoppeling is direct te activeren binnen alle Dyflexis-systemen, waardoor je snel aan de slag kunt zonder grote implementatietrajecten. Hiervoor heeft Dyflexis samenwerkingen met alle gerenommeerde partijen, zoals Afas, Nmbrs, Loket, Visma, ADP en Exact. Al onze samenwerkingen zijn te vinden op onze marketplace. 

Om de loonkoppeling te activeren werken we nauwkeurig samen met jullie salarisadministrateur. In overleg met deze persoon richten we de koppeling in. Vervolgens kijken we mee bij de eerste verloning, om er zeker van te zijn dat alles correct verloopt. Kortom, geen grote investering of vervanging van bestaande systemen. 

Benieuwd met welke systemen Dyflexis nog meer integreert? Neem een kijkje op onze marketplace voor een volledig overzicht.

5. Meer inzicht en controle voor de salarisadministrateur

Automatisering betekent niet minder controle. Integendeel: met een loonkoppeling krijg je als salarisadministrateur meer inzicht in de salarisverwerking: 

• Real-time inzien van urenregistraties 

• Controle van loonkosten per afdeling 

• Bewaking van budgetten 

Dit maakt het eenvoudiger om analyses te maken en afwijkingen direct op te sporen. Je groeit als salarisadministrateur uit tot een strategische partner binnen de organisatie. 

Externe salarisadministratie? Ook dan biedt de loonkoppeling voordelen!

Werk je samen met een externe salarisadministrateur of accountant? Ook dan biedt een loonkoppeling voordelen. Door foutloze en automatische gegevensoverdracht bespaar je op de tijd die je accountant nodig heeft voor correcties en aanpassingen. Dit kan leiden tot lagere boekhoudkosten. 

Voordeel voor externe partijen: minder handmatige correcties, waardoor zij efficiënter kunnen werken en minder tijd kwijt zijn aan foutoplossing. Dit maakt hun dienstverlening sneller en nauwkeuriger.

Conclusie: wat levert dit jouw organisatie op? 

Een loonkoppeling met Dyflexis is geen luxe, maar een noodzakelijke stap naar een efficiëntere salarisadministratie. Het verhoogt de nauwkeurigheid, bespaart tijd en biedt waardevolle inzichten die bijdragen aan de groei van jouw organisatie.

In een digitale wereld, waarin we dagelijks talloze applicaties en platforms gebruiken, is het beheren van inloggegevens een uitdaging geworden. Daarom introduceert Dyflexis Single Sign On.

Single Sign-On als onmisbare schakel

Single Sign-On, kortweg SSO, zorgt ervoor dat gebruikers met één set inloggegevens ingelogd zijn in meerdere applicaties. Daarna zorgt de SSO-software ervoor dat het inloggen op andere applicaties automatisch verloopt. Dit verloopt via zogenoemde een identity provider.

De identity provider is gekoppeld aan bijvoorbeeld een Microsoft- of een Google-account. Zodra je inlogt in dit account, ben je automatisch ingelogd op de aangesloten applicaties.

Wat zijn de voordelen van SSO?

• Gebruiksgemak: Gebruikers hoeven slechts één set inloggegevens te onthouden, wat het inlogproces vereenvoudigt en versnelt.
• Verhoogde productiviteit: Minder tijd besteden aan inloggen betekent meer tijd voor daadwerkelijk werk.
• Verbeterde beveiliging: Door het verminderen van het aantal inloggegevens, verlaagt SSO de kans op onveilige wachtwoord-praktijken.
• Efficiënt beheer van toegangsrechten: Beheerders beheren vanuit één centraal punt gemakkelijk welke gebruikers toegang hebben tot welke applicaties.
• Beveilig gevoelige data: Voorkom dat medewerkers die uit dienst gaan toegang hebben tot gevoelige data. Gaat een medewerker uit dienst? Beheer in de identity provider de toegang tot de aangesloten applicaties.
• Minder IT-ondersteuning: Met minder vergeten wachtwoorden om te resetten, besteden IT-teams hun tijd aan belangrijkere taken.

Welke identity providers biedt Dyflexis aan?

Dyflexis ondersteunt de grootste identity providers, zoals:

• Azure (Microsoft)
• Okta (Google)
• Auth0 (Google)
• Salesforce

Bekijk onze Marketplace voor alle mogelijkheden.

De meeste organisaties gebruiken Google of Microsoft voor Single Sign On. Maak jij geen gebruik van deze systemen? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken door te mailen naar sales@dyflexis.com.

Hoe werkt de implementatie?

Implementatie van SSO is in een handomdraai geregeld. Nadat je een abonnement bij ons hebt, staan de API-keys in Dyflexis. Deze vul je in bij de identity Provider, en voilà; SSO is ingesteld.

Heb je behoefte aan hulp bij het instellen van SSO? Dan maakt een consultant graag tijd voor je vrij om je te helpen.

Ik wil gebruik maken van SSO

Mogelijk valt SSO al binnen je huidige abonnement. Stuur een e-mail naar sales@dyflexis.com om dit aan te vragen.

KPI staat voor Key Performance Indicator, ook wel kritieke prestatie-indicator genoemd. Ze geven je een inzicht in de mate waarin je op weg bent om een doel te bereiken. Beter gezegd, ze maken de voortgang meetbaar. In dit artikel vertellen we je concreet waar je op moet letten bij het opstellen van KPI’s.

KPI opstellen: organisatie, team of persoon

KPI’s worden opgesteld om strategische doelen te evalueren. Ze maken een doelstelling tastbaar. Wanneer je KPI’s wilt opstellen is het belangrijk om na te denken voor wie je deze opstelt. Dit kan bijvoorbeeld voor de gehele organisatie zijn, maar het kan ook per team of afdeling. Noteer dus voor wie welke KPI geldt.

KPI’s meetbaar opstellen: SMART!

Een KPI moet altijd zo opgesteld worden dat deze concreet (meetbaar) is. Daarvoor moet deze voldoen aan een aantal voorwaarden. We noemen dit de SMART-methode. Hierbij staat iedere letter voor een factor waaraan de KPI moet voldoen.

• Specifiek: de KPI is dusdanig begrijpelijk en duidelijk geformuleerd dat deze maar op één manier uitgelegd kan worden. Zo worden misverstanden voorkomen.
• Meetbaar: de KPI moet zo opgesteld zijn dat deze te omvatten is in cijfers, zodat het resultaat aantoonbaar is.
• Acceptabel: de KPI moet in lijn liggen het de alomvattende bedrijfsdoelstelling. Iedereen die ermee te maken krijgt moet in staat zijn deze te accepteren.
• Realistisch: de KPI moet zo opgesteld zijn dat deze ook echt behaald kan worden. Deze moet behapbaar zijn voor iedere betrokkene.
• Tijdsgebonden: er moet een specifiek tijdsperiode aan de KPI gebonden worden, met een duidelijk startpunt en eindpunt.

Voorbeelden KPI’s opstellen

KPI’s verschillen uiteraard per organisatie. Vaak zien we een aantal basisformuleringen, zoals het verhogen van de omzet met 2% binnen 6 maanden. Of het verhogen van het aantal websitebezoekers met 5% binnen 1 maand. Het verlagen van de reactietijd op klanten met 0,5 werkdag binnen 1 maand. Et cetera. Tijdsbestek en percentages / cijfers kunnen zelf aangepast worden. Vergeet dus niet om realistisch te blijven.

KPI’s komen daarnaast ook goed van pas bij het inrichten van strategisch personeelsbeleid. Daar hebben we een specifiek artikel over geschreven. Lees over KPI’s voor strategisch personeelsbeleid.

KPI’s opstellen, behalen en meten: Workforce Management Systeem!

Goede KPI’s opstellen is één taak, maar het daadwerkelijk behalen en meten van die doelstellingen is weer een ander verhaal. Daarvoor is het belangrijk om goede software te gebruiken. Het Workforce Management Systeem is hiervoor een uitstekende oplossing.

Hiermee krijg je inzicht in eerdere gegevens en kun je op basis daarvan voorspellingen doen (forecasting), wat je ondersteunt bij het opstellen van realistische KPI’s. Daarnaast helpt de software je bij het behalen van targets, omdat je op basis van die voorspellingen zorgt voor de juiste voorraad en personeelsbezetting. Bovendien heb je meer inzicht in je budget. Tot slot voer je daadwerkelijk de metingen uit met behulp van de software. En zo kun je ook weer eenvoudig bijstellen op basis van voorgaande periodes (monitoren).

Meer weten over de voordelen van Workforce Management voor je organisatie, of wil je een gratis demo aanvragen?

Roostervrije dagen en vakantiedagen zijn allebei dagen dat je niet hoeft te werken. Tot daar de overeenkomsten. Want de regels en richtlijnen rondom de roostervrije dagen en de vakantiedagen, die verschillen wel van elkaar. Hoe zit dat dan precies? Wat is belangrijk om te weten voor werkgevers en werknemers over het verschil tussen vakantiedagen en roostervrije dagen? Daar gaan we in dit artikel op in.

Verschil roostervrije dagen en vakantiedagen

Om het verschil tussen roostervrije dagen en vakantiedagen duidelijk te maken, is het belangrijk om in te zoomen op de betekenis van beide begrippen.

Wat zijn vakantiedagen?

Vakantiedagen zijn vrije dagen die wettelijk bepaald zijn. Zo krijg je wettelijk gezien vier keer het aantal uren dat je (gemiddeld) per week werkt, wat bij een fulltimejob ongeveer neerkomt op 20 vakantiedagen per jaar. Word je ziek? Dan heb je nog steeds recht op vakantiedagen. Dat geldt zelfs als je tijdens je vakantie ziek wordt!

Wat zijn roostervrije dagen?

Roostervrije dagen zijn vrije dagen die ook wel bekend staan als ADV-dagen. De betekenis van ADV is Arbeidsduurverkorting. Dat wil zeggen dat je volgens je contract per week minder werkt dan dat je daadwerkelijk werkt, waardoor je op een later moment roostervrije dagen overhoudt (heb je opgebouwd). Je bouwt geen roostervrije dagen op als je ziek bent (tenzij anders aangegeven in cao of contract).

Verschil ADV en vakantiedagen: ziekte

Er zitten een aantal belangrijke verschillen tussen roostervrije dagen en vakantiedagen.

1.     Verschil ADV en vakantiedagen: wel en niet werken

Een groot verschil tussen roostervrije dagen en vakantiedagen, is dat je vakantiedagen als percentage krijgt over de uren die je reeds gewerkt hebt. Je hebt daar dus in feite niets extra’s voor gedaan, je krijgt deze als een soort ‘bonus’. Daarentegen heb je voor roostervrije dagen wel degelijk gewerkt. Het is een vorm van Tijd-voor-Tijd.

2.     Verschil ADV en vakantiedagen: moment van opname en verval

Vaak wordt in de cao of het contract vastgelegd op welk moment ADV-dagen opgenomen mogen worden. In de meeste gevallen vervallen ze na een jaar. Dit in tegenstelling tot vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen kun je tot een jaar na het kalenderjaar waarin je ze hebt opgebouwd meenemen. Voor bovenwettelijke dagen geldt de termijn van 5 jaar.

3.     Verschil ADV en vakantiedagen: uitbetaling

Wettelijke vakantiedagen mogen nooit uitbetaald worden, behalve aan het einde van je contract. Zolang je dus in dienst bent moet je de uren opnemen, zo niet, dan vervallen ze. Bij ADV kan er wel een afspraak gemaakt worden over uitbetaling.

Voorbeeld verschil vakantiedagen en roostervrije dagen

Het komt regelmatig voor dat men een 38-uren contract heeft, en toch 40 uur per week werkt. Je bouwt dan 2 ADV-uren per week op. Ben je die dag ziek? Dan bouw je ook geen 2 ADV-uren op. Wel bouw je over die 38 uur vakantiedagen op.

Zorgen dat alles goed geregistreerd wordt? Dyflexis!

Zoals je leest zijn er toch wel een aantal cruciale verschillen tussen (ADV) roostervrije dagen en vakantiedagen. Je kunt je vast voorstellen dat het belangrijk is dat alles op de juiste manier gedocumenteerd wordt. Daar komt Dyflexis om de hoek kijken. Met ons Workforce Management Systeem houd je verlofregistratie tot in de puntjes bij. Hierbij worden roostervrije dagen en vakantiedagen op de juiste manier van elkaar gescheiden. Met zo’n automatisering bespaar je veel tijd en geld, en voorkom je fouten!

Meer weten en zelf de voordelen ontdekken? Probeer dan de gratis demo van het Workforce Management Systeem van Dyflexis.

We snappen allemaal het belang van een goede planning. Maar daadwerkelijk een goede planning maken, dat is andere koek. Zeker in bedrijven met personeel is het van belang om goed de plannen, zodat het werk door kan blijven gaan. We geven je een aantal concrete tips, die je helpen om binnen de onderneming goed te plannen.

1.     Stel een (vaste) takenlijst op (of herbekijk)

Je kunt geen goede planning maken als je niet weet wat er gedaan moet worden. Daarom zet je eerst eens alle taken duidelijk op een rijtje. Zo heb je als restaurant personeel nodig in de keuken en bediening, en heb je bij de supermarkt vakkenvullers en kassamedewerkers nodig. Vul zelf maar in! Een aantal vaste taken zijn – ongeacht hoeveel personen je voor een bepaalde functie nodig hebt – altijd noodzakelijk.

2.     Houd rekening met dal- en piekmomenten

Het is logisch dat je op het ene moment meer te doen hebt dan op het andere moment. Bij sommige bedrijven zijn seizoensgebonden trends bijvoorbeeld duidelijk merkbaar. In een goede planning houd je hier rekening mee. Maar dat is wellicht makkelijk gezegd dan gedaan, want hoe weet je nu wat die piek- en dalmomenten zijn? We raden je aan om gebruik te maken van forecasting software, waarmee je op basis van eerdere gegevens voorspellingen kunt doen, als basis voor een goede planning.

3.     Stel een realistische, goede planning op

Het is tijd om daadwerkelijk een planning te maken. Ook hier hoef je nog geen mensen aan taken te koppelen. Je schrijft op welke functies op welke momenten op welke plekken nodig zijn. Hoe je dit doet, verschilt natuurlijk per branche. Een aantal algemene tips.

• Ben realistisch, en houd rekening met werktempo. Zeker wanneer je andere mensen gaat inplannen, kun je niet verwachten dat ze even snel zijn als jij.
• Vergeet niet om voldoende pauzes in je goede planning op te nemen.
• Stel prioriteiten, zodat een concrete werkvolgorde duidelijk wordt.

Houd ook rekening met een back-up. Wat als de planning niet loopt zoals gehoopt? Hoe ga je dat oplossen? Waar mogelijk bouw je wat extra tijd in.

4.     Zorg voor mensen die de planning kunnen realiseren

Had je alleen een planning voor jezelf gemaakt? Dan moet je zorgen dat je zelf aan de slag gaat. Wanneer het echter om een personeelsplanning gaat, dan komt er net iets meer bij kijken. Het is belangrijk om te beseffen dat een goede planning pas écht haalbaar is, als er mensen zijn die de taken op de planning kunnen uitvoeren. Dat begint al bij een goed selectieproces, waarin de verwachtingen helder worden gemaakt. Koppel de juiste personen aan de juiste plekken in de planning. Houd ook hier rekening met een back-up plan, want iemand kan altijd onverwachts ziek zijn.

TIP: Probeer bij het inplannen ook rekening te houden met persoonlijke voorkeuren. Dan is de kans groter dat de planning effectief en efficiënt uitgevoerd wordt.

5.     Automatiseer en reflecteer je goede planning

Een goede planning maken is zo makkelijk nog niet. Het is dan ook slim om regelmatig te reflecteren en bij te stellen waar nodig. Gelukkig hoef je dit niet in je uppie te doen! Automatiseer en profiteer! Bij Dyflexis hebben we het handige Workforce Management Systeem voor je klaarstaan. Hiermee kun je piek- en dalmomenten detecteren, back-ups toevoegen aan de planning en zien waar het juist goed gaat of (mogelijk) misgaat. Zo ga je voor de beste planning, zonder gedoe of zorgen.

Aan de slag met Workforce Management? Vraag een gratis demo aan voor het Workforce Management Systeem van Dyflexis.