Voorraden, Orders & Personeel: 5 praktische personeelsplanning tips voor de E-commerce

Met één klik op de muis is de bestelling geplaatst. Terwijl de consument achterover leunt en de bevestiging van de levering doorneemt, beginnen in het distributie magazijn van de webshop de raderen te draaien. Om aan de belofte van de uiterlijke bezorgdatum te kunnen voldoen, heeft u een logistiek proces opgezet dat volledig uitgestippeld is. Aan de basis van dit proces ligt een solide personeelsplanning. Personeel inplannen kan een moeizame opgave zijn, maar met de juiste personeelsplanning software wordt het allemaal een stuk aangenamer en kunt u op meerdere manieren extra profijt behalen!

Tip 1: Plan op basis van het aantal verwachte orders

E-commerce bedrijven hebben het grote voordeel dat er een overvloed aan analytics data beschikbaar is. Dit maakt het een stuk eenvoudiger voor u om na te gaan wat de drukke periodes in het jaar zijn. Wanneer u gepersonaliseerde cadeaus verkoopt via uw webwinkel zult u gemerkt hebben dat rondom Valentijnsdag, Sinterklaas of Kerst de winkelmandjes voller gevuld zijn dan in andere periodes van het jaar. Gebruik deze historische gegevens om voorspellingen te maken van het aantal verwachte orders en pas het werkrooster hier op aan. De personeelsplanning software van Dyflexis is koppelbaar met diverse API en ERP systemen die ervoor zorgen dat personeelsplanners al tijdens het inroosterproces inzicht hebben in de dagelijkse verwachte orders, omzet (forecast), voorraad en overige bedrijfsinformatie die nodig is om de optimale bezettingsgraad te berekenen. Hierdoor kunnen personeelsplanners vroegtijdig een kostenefficiënte personeelscapaciteit voor de magazijnen bepalen en komen ze niet voor verrassingen te staan.

Tip 2: Slim inroosteren op basis van contractgegevens

Werken in uw opslagplaatsen veel oproepkrachten? Houd er dan rekening mee dat sinds de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) voor deze werkkrachten een minimale oproeptermijn van 4 dagen geldt. Houd bovendien rekening met uurlonen en overuren. Stel uw medewerkers ontvangen een nachttoeslag van 150%, dan is het verstandig om in tijden dat u de personeelskosten laag wilt houden vooral de werknemers met een lager uurloon de nachtdiensten te geven. De Dyflexis personeelsplanning software brengt diverse contractinformatie al tijdens het inroosterproces in beeld, zodat personeelsplanners continu in staat zijn de meest weloverwogen beslissingen te maken.

Tip 3: Plan aan de hand van vaardigheden en certificaten

Sommige medewerkers beschikken over specifieke vaardigheden, die ze al dan niet hebben aangeleerd om bijzondere taken uit te kunnen voeren. In een opslagplaats mag de heftruck bijvoorbeeld alleen bestuurd worden door iemand die het juiste certificaat hiervoor behaald heeft. Om te voorkomen dat er te weinig van deze medewerkers op de planning komen te staan, doet u er goed aan personeel dat over bepaalde competenties uit te lichten tijdens het inroosteren. Zo kunt u bij het maken van de werkroosters zien wie waartoe in staat is en op welke plek deze mensen ontbreken. De Dyflexis personeelsplanning software biedt gebruikers de mogelijkheid om zelf labels aan te maken. Als er niet genoeg medewerkers met specifieke kwalificaties zijn ingepland toont het systeem een waarschuwing aan de personeelsplanner, zodat het werkrooster meteen aangepast kan worden.

Tip 4: zorg voor korte communicatielijnen met een personeelsplanning app

Mocht een werknemer zich ziek melden voor een dienst, is het belangrijk dat met name in drukke tijden snel een vervanger wordt gevonden. Het is erg belangrijk dat u in dat geval snel contact kunt opnemen met uw werknemers. Een applicatie voor mobiele telefoons is een zeer effectief middel om korte communicatielijnen tot stand te brengen. Met de Dyflexis personeelsplanning app kunnen medewerkers snel reageren op open diensten die zijn aangemaakt, omdat een ingeroosterde werknemer zich bijvoorbeeld ziek heeft gemeld. Daarnaast ontvangen medewerkers via de Dyflexis app een pushbericht wanneer het werkrooster een wijziging heeft gehad en is het mogelijk voor ze om onderling diensten te ruilen.

Tip 5: Implementeer een kloksysteem voor een geïntegreerde urenregistratie oplossing

Door de personeelsplanning te integreren met een kloksysteem, bespaart u veel tijd op de urenregistratie van uw medewerkers. Een tweede voordeel is dat u in één overzicht de geplande uren naast de daadwerkelijk gewerkte uren te zien krijgt. Op deze manier ziet u direct wanneer er meer of minder gewerkt is dan de planning. Met het Rex-O-Matic NOA kloksysteem van Dyflexis klokken medewerkers gemakkelijk in en uit door een persoonlijke pas als een OV-chipkaart of bankpas te scannen. Begin- en eindtijden worden automatisch geregistreerd in het personeelsplanning systeem. De geregistreerde werktijden kunt u vervolgens met een druk op de knop goedkeuren.

Met Dyflexis bent u verzekerd van een personeelsplanning systeem dat volledig in lijn is met al uw wensen omtrent het inroosteren van personeel. Klik hier en ontdek wat Dyflexis nog meer kan betekenen voor e-commerce bedrijven!